Ahh … check-request forms, that ubiquitous tool used to request payments for all sorts of things. Teoricamente uma solução – tornando fácil solicitar um pagamento quando uma fatura está faltando. Na realidade, no entanto, pode criar numerosas dores de cabeça para as organizações que os utilizam, já para não falar de causar pagamentos duplicados pela carga. Aqui está uma olhada em alguns dos problemas em torno de formulários de check-request e algumas sugestões para evitá-los.

antecedentes

formulários de pedido de verificação são utilizados na maioria das organizações para solicitar o pagamento quando uma fatura não está disponível ou nunca foi fornecida. Idealmente, deve haver documentação de backup aumentando o pedido de check e fornecendo detalhes sobre o valor do pagamento, o beneficiário e a razão para o pagamento. Uma vez que a maioria dos pagamentos feitos em formulários de check-request não vai passar pelo rigoroso jogo de três vias em contas a pagar (a/P), a documentação que suporta o pedido de check é de extrema importância.

a única exceção a isso é quando as organizações exigem um pedido de verificação para cada pagamento único. Embora isto não seja considerado uma melhor prática, algumas organizações com indústria única ou requisitos regulamentares acham necessário ir por este caminho. quando os pedidos de verificação causam problemas, os formulários de verificação são frequentemente utilizados para acomodar os pedidos de verificação. Trata-se de pagamentos únicos efectuados a fornecedores fora do processo normal de apresentação de facturas. Normalmente isso acontece quando um pagamento é atrasado e um vendedor chateado ameaça colocar a organização em espera de crédito.

Se o formulário de check-request é usado para uma verificação de pressa ou simplesmente porque a fatura foi deslocada — se a documentação adequada não é anexada — as chances de um aumento de pagamento duplicado.

sem a fatura para realizar o jogo de três vias, a ordem de compra e o receptor (POR) muitas vezes permanecem abertos nos livros da organização. Isto pode transformar-se em três tipos de problemas:

1. o mais óbvio é um pagamento duplicado feito quando a fatura Finalmente aparece e é pago em A / P.a questão menos óbvia é o que acontece aos receptores abertos e às ordens de compra quando as demonstrações financeiras são preparadas. Há uma chance de que os Estados possam ver receptores abertos como propriedade não reclamada.o problema final diz respeito à fraude. Infelizmente, um grande número de pagamentos fraudulentos — mais do que gostaríamos de pensar — são emitidos em pedidos de verificação. Como é possível? A resposta mais óbvia é um funcionário desonesto preenche o formulário de pedido de cheque e ou convence um signatário autorizado a assiná-lo ou forja a Assinatura ele mesmo. a fraude também pode ocorrer em resposta a um vendedor irado que invoque não pagamento. Alguns vendedores aprenderam que se eles pegarem no telefone e são geralmente abusivos com a equipe de A/P ameaçando credit holds, eles podem às vezes obter um controlador amarrado para assinar em um formulário de check-request que autoriza o pagamento. Em um dos exemplos mais flagrantes deste tipo de fraude, um vendedor puxou um golpe gritante todos os meses por 18 meses — recebendo o dobro do pagamento para cada um. Com documentação turva anexada a cada formulário, foi difícil encontrar as cópias até que todo o arquivo do Fornecedor foi puxado e revisto.

   As Melhores Práticas do formulário de pedido de verificação

   requerem documentação para cada formulário de pedido de verificação. Se não estiver disponível uma factura ou uma cópia de uma factura, anexar uma cópia do contrato, um e-mail especificando os requisitos ou o que estiver disponível. Devem ser tomadas precauções para evitar o envio do formulário sem quaisquer documentos comprovativos.

   nos casos extremos em que não existe documentação disponível, você deve exigir uma assinatura extra de um executivo de muito alto nível dentro da organização, talvez o controlador ou o CFO. A pessoa que faz o pedido deve estar pronta com uma explicação muito boa para a razão pela qual o cheque deve ser emitido sem documentação. Os pedidos sem documentação devem ser poucos e reduzidos ao mínimo. Se houver ordens de compra pendentes (POs) e receptores relacionados com estes pedidos, essa informação deve ser incluída no formulário para que A/P possa extingui-los quando o pagamento é feito.

   Se houver uma fatura anexada ao formulário de check-request, execute a correspondência de três vias normal extinguindo tanto a ordem de compra quanto o receptor aberto.os formulários de pedido de verificação são um mal necessário no mundo actual das contas a pagar. Se os executivos financeiros trabalham duro para implementar as melhores práticas, os problemas que causam serão mantidos ao mínimo.