os prazos esgueiram-se para si? Nunca há tempo suficiente? Sentes que passas mais tempo em reuniões do que fora delas? Tentas fazer o trabalho, mas continuas a ser interrompido?eu sei, certo? É como se te conhecesse.você não está sozinho-eu sinto exatamente o mesmo. Quando se trata de gerir o meu tempo, às vezes parece que estou a perder a batalha, a guerra e talvez até a vontade de viver.ainda assim, não tem de ser assim.estou a partilhar algumas das minhas dicas favoritas de gestão de calendários. Claro que você ainda terá seus dias maus, mas siga até mesmo um punhado destas dicas e eu prometo que você será responsável pelo seu horário, gerir o seu tempo e quebrar seus objetivos.revisão. Então reveja novamente.reveja o seu calendário no início de cada semana (domingo à noite é o melhor). Veja que reuniões você tem e lista quaisquer itens de ação e preparação que você precisa para cuidar. Se eles são importantes, então bloqueie o tempo no seu diário para fazê-los acontecer.reveja novamente. Dia. Faço isto logo de manhã (estranho como as coisas podem mudar de um dia para o outro – o negócio nunca mais dorme, não é?). Eu também tenho outro scan cerca de 30 minutos antes de terminar para ver o que eu fiz (e o que eu não fiz) e dar uma olhada em amanhã para que eu possa começar um avanço.para quê dar-se ao trabalho?aprendi que a nossa opinião sobre o que era importante na segunda-feira pode mudar até quarta-feira. Também é fácil esquecer uma reunião ou esquecer algo que você precisa fazer. Aquele check-in rápido salvou-me muitas, muitas vezes e tenho a certeza que também o fará para ti.

um dia livre de eventos por semana

permita-se um dia livre de reunião por semana e faça o seu melhor para proteger esse tempo a todo custo. Mesmo que a chefe diga que precisa de se encontrar consigo no único dia em que não tem nada em oferta, uma alternativa, se possível.preciso de me concentrar no trabalho profundo, e tu também. Estar ocupado não lhe dá um aumento de salário no final do ano. Então o teu dia “livre” está longe de estar livre.vai dar-lhe tempo para pensar, contribuir para projectos a longo prazo, abordar a lista de Tarefas, demolir e-mails e energia através da sua administração.continue, dê a si mesmo algum tempo de qualidade. Tu mereces.se sabe que precisa de uma reunião, coloque – a no calendário assim que puder. Quanto mais tempo você adiar, mais provável você vai ter problemas de agendamento ou conflitos.certifique-se de que o propósito é claro e todos sabem por que a reunião está em vigor e o que precisam preparar.

eu sempre Envio minha disponibilidade do calendário para a frente. pode ir muito longe para evitar esses e-mails intermináveis tentando descobrir um tempo que funciona.

Ferramentas de agendamento para reuniões

talvez isto seja mais uma dica de produtividade do que uma dica de gestão de calendário porque usar um escalonador de reuniões irá poupar-lhe uma enorme quantidade de tempo ao tentar agendar reuniões.

• Se estiver a usar o Outlook num servidor de Intercâmbio, não irá correr mal com o humilde Assistente de programação. Ao adicionar os participantes, a grelha de livre/ocupado mostra a disponibilidade dos participantes, de modo que encontrar um tempo que se adapte a todos é simples.
• Outlook Mobile (Android, iOS) tem programação incorporada. Quando você escolhe uma hora que funciona para todos, o evento é verde. Quando há um conflito, fica vermelho. Você também pode enviar sua disponibilidade quando solicitado para uma reunião. Basta responder ao E-mail, clique no ícone do calendário, selecione as vezes que você está livre, e Outlook Mobile faz o resto. Isto é uma economia de tempo enorme.o horário da Microsoft que lhe permite enviar uma nova sondagem para propor os seus horários seleccionados a todos os participantes e permitir que todos votem. Em seguida, envia o convite da reunião em seu nome.
• O Calendário Google oferece ferramentas semelhantes para encontrar um tempo de reunião e convidar as pessoas para selecionar vagas de compromissos.
• Ferramentas de gestão de calendário como Doodle e calendários oferecem grandes versões gratuitas para agendar reuniões e integrações com Outlook, Gmail e muito mais. Eles são uma maneira fácil para os clientes e colegas de reservar tempo com você. Basta definir a sua disponibilidade, compartilhar o seu link, deixá-los selecionar um tempo disponível e o evento é adicionado ao seu calendário!

siga

Se lhe for pedido para fazer algo por um cliente ou colega, ambos sabemos que o irão perseguir para uma actualização. Defina as expectativas marcando imediatamente uma reunião de acompanhamento no calendário de todos. É uma dica simples, mas eficaz.

é uma ótima maneira de ficar no topo das tarefas e se certificar de que você entrega as promessas a tempo.

Use Lembretes

você sabe como às vezes você entra em um rolo e de repente você perde toda a noção do tempo?

uma maneira simples e fácil de voltar à realidade é definir uma nomeação de 5 minutos para o tempo que você quer ser lembrado de algo e explicar o que é no assunto da reunião. Assinale a chamada de atenção e ajuste-a para zero minutos.

Por exemplo

• tempo para sair para reunião de clientes – obter o trem para King Cross, em seguida, Victoria line para Oxford Circus.os impressos para a apresentação desta tarde usam este truque com moderação. As tarefas não pertencem ao seu calendário-há ferramentas muito melhores para isso. Você não quer o seu calendário preenchido com dezenas de lembretes de 5 minutos, mas o estranho aqui e ali pode realmente ajudá-lo.
  

  adicione outro fuso horário

  se trabalhar com colegas ou clientes em todo o mundo, então adicionar um segundo fuso horário ao seu calendário é uma boa ideia.

  Isto irá mostrar duas vezes no seu calendário – muito útil ao planear reuniões. Além disso, poupa-te o incómodo de pesquisar no Google “em que horas é…”Você pode configurar dual-time zones no Outlook e no Gmail e na maioria dos outros clientes de E-mail.

  importar todos os seus calendários

  Se tiver vários calendários então importá-los todos para o seu calendário primário. Isso lhe economizará muito tempo e se você tiver o modo de sobreposição, você será capaz de ver todos os seus calendários e compromissos simultaneamente.

  a configuração é geralmente a mesma para a maioria das aplicações.

  Aqui está como fazê-lo no Outlook, mas se você está usando algo mais, basta Google “importar calendário” e você vai encontrar um how-to-guide.

  encontre-se apenas enquanto precisar de

  outra das minhas dicas favoritas de gestão do Calendário: Mantenha as reuniões breves.quanto mais curto, melhor. 30 minutos devem ser suficientes para a maioria das reuniões.

  a maioria dos calendários predefinidos para intervalos de 30 minutos. É por isso que você tende a ser convidado para reuniões de uma hora quando é necessário menos tempo. Você pode mudar a escala de tempo do calendário no Outlook para o que quiser, então pense em modificá-lo para 15 minutos. Será mais fácil organizar reuniões de 15 ou 45 minutos.existem tantas reuniões longas e chatas no meu calendário, por isso, se não as posso recusar completamente (Ver número 10), Vou tentar limitar a minha participação, deixando o organizador saber que só posso participar em parte da reunião e pedir-lhes para me marcarem uma vaga.

  Você não vai sempre escapar com ele,mas vale a pena uma tentativa, especialmente para as reuniões de status update tipo.há algo mais frustrante do que passar uma hora numa reunião a receber actualizações que leia em 10 minutos? Em vez disso, considere a colaboração on-line, brainstorming e ferramentas de gerenciamento de projetos. Prepare a sua equipa para isto e encoraje os colegas a usá-los também. Eles vão reduzir os e-mails e reuniões significativamente se usado de forma eficaz e dar-lhe um monte de tempo de volta em seu diário.alguns dos meus favoritos são Trello, MeisterTask ou Zenkit. Livre e muito eficaz.está na hora de dizer olá ao século XXI!

  na verdade, basta dizer “não”

  esta é uma das minhas dicas favoritas de gestão de calendário. Se você não sabe por que você deve estar em uma reunião, e o organizador também não pode dizer a você, então diga “não” até que eles possam. Você precisa ser claro sobre qual é a sua contribuição e o valor que você está adicionando.se isso é muito duro, tente delegar – pode ser uma boa oportunidade de desenvolvimento para alguém em sua equipe.outro truque é recusar, mas oferecer ajuda ao organizador com alguma preparação de reunião para que se sintam confortáveis hospedando sem você. Por exemplo, enquanto você pode não estar apresentando os slides, você pode criá-los.

  para uma reunião cara-a-cara, às vezes o valor simplesmente não está lá. Viajar 3 horas quando você só foi alocado 15 minutos na agenda, não é eficiente. Pergunta se és mesmo necessário em pessoa.

  talvez em vez de” não”, você se oferece para assistir virtualmente.

  Iniciar na hora e ignorar a chamada de chamada

  não espere por atrasados. Começa. Para grandes reuniões, esqueça a chamada. Todos sabem quem deve estar lá (basta verificar a lista de participantes no convite se você não o fizer.

  aqueles que chegam tarde irão alcançá-lo. Aqueles que não aparecerem, ou não vão sentir falta deles, ou DEVEM um pedido de desculpas a todos.quase todas as reuniões a que assisti passam 15 minutos à espera de retardatários e a fazer uma chamada de quem está ao telefone, que está na sala de reuniões, que pede desculpa. Observe esta regra, e você não só terminará a tempo, você pode até reclamar algum de volta!

  13. Conflitos de reunião não podem estar em dois lugares ao mesmo tempo, apesar dos seus super poderes. Isso não é uma dica de gestão de calendário, é apenas física.

  Se você tem um conflito de agendamento em seu conflito de calendário, tome cuidado com ele imediatamente. Quanto mais tempo você deixar as duas reuniões no lugar, mais ansiedade você vai criar para si mesmo enquanto o dia se aproxima e você não fez nada sobre isso.também é extremamente injusto para o organizador declinar à última da hora.

  priorize Qual é a mais importante para você assistir e não o convite que você aceitou primeiro.

  cancele

  às vezes você só precisa cancelar uma reunião. Gerir o teu calendário significa isso mesmo. Não pressiones só porque está agendado. Se o valor simplesmente não estiver lá, cancele a reunião e dê o dom do tempo.

  

  Lote reuniões em seu calendário

  Se você tem um monte de reuniões, em seguida, morder a bala e programá-los todos em um dia e fazer e-mails entre os dois. Isso vai dar-te um bloco maior de tempo livre para outro dia. Claro que pode ser brutal, e eu não faria disso um hábito, mas pode ser uma boa estratégia se você precisa reivindicar algum tempo em seu calendário.o que prefere?3 reuniões de 1 hora às quartas-feiras e 2 reuniões de 1 hora às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras, às sextas-feiras e às sextas-feiras.se tiver reuniões anteriores, use a função de contagem regressiva no relógio do seu telemóvel para garantir que se mantém focado em terminar a tempo.

  O Google tem um temporizador de contagem decrescente simples com alarme.

  defina a contagem decrescente ou o alarme para 5 minutos mais curto do que a duração da reunião para que você saiba que é hora de terminar as coisas (por exemplo, se for uma reunião de uma hora, defina a contagem decrescente para 55 minutos).

  Se vai levar algum tempo entre reuniões-basta avisar os dois organizadores com antecedência que você tem de volta para trás, por isso pode precisar de sair um pouco mais cedo, ou pode chegar um pouco tarde.

  código a cores o seu calendário

  categorização e código de cores é impressionante. É fácil de segmentar e identificar reuniões pessoais de negócios e organizar o seu dia. Em um vislumbre, você tem uma grande visão geral de seus compromissos e uma maneira fácil de filtrar o que você está fazendo ao longo de um dia, uma semana, um mês.muitas pessoas (incluindo eu) mantêm um diário pessoal e um calendário de trabalho. Eu experimentei com o uso deste método e ele ajudou a eliminar a necessidade de vários calendários.se tentar, diga-me o que acha.

  Schedule time in your calendar for email

  This is perhaps the most important calendar management tip.você pode facilmente gastar cada minuto que Deus envia em E-mail se você permitir. Dedique apenas algumas horas por dia ao E-mail. Eu normalmente tento por 60 a 90 minutos no máximo de manhã e o mesmo novamente na parte da tarde e bloquear essa hora no meu calendário.

  O Tempo no intervalo é para o trabalho real.

  soa muito bem em teoria e é claro que nem sempre funciona assim, mas eu mantenho esse horário com mais frequência do que não.

  desliguei todas as notificações de E-mail. Também desliguei a recepção automática e mudei o intervalo para cada 3 horas. Isto significa que se por alguma razão eu estiver no meu e-mail Eu não me distraio com algo novo que chegou. Ele também salvou meu pescoço algumas vezes, porque os e – mails ficam na minha caixa de entrada por 3 horas antes de enviar-houve mais do que algumas vezes eu interceptei um e-mail que eu estou grato nunca chegou em caixas de alguns clientes.quando é o seu pico produtivo?

  todos nós temos uma hora ideal do dia quando somos os mais produtivos. Para alguns, é a primeira coisa da manhã. Para outros, eles têm o seu segundo vento Alegre logo após o almoço. Sabes quando é o teu?preste atenção aos seus impulsos de produtividade e evite reuniões durante esse tempo. Marque essa hora no seu calendário para fazer o trabalho.

  Se você deve aceitar uma reunião, torná – la aqueles onde você precisa se envolver, foco, tomar decisões e participar-em outras palavras, … Pensem.precisa mesmo de se encontrar?

  gestão de calendário não é apenas sobre agendar reuniões de forma eficaz. também é sobre evitar agendá-los, em primeiro lugar. Siga esta árvore de decisão e pergunte a si mesmo se você precisa sequer de se encontrar. Vai ficar surpreendido com a rapidez com que a sua agenda se liberta.

  

  Encontre tempo na sua agenda

  todos queremos reivindicar algum tempo de volta nas nossas programações, de modo que nenhuma lista de dicas de gestão de calendário poderia ser completa sem algumas ferramentas de rastreamento de tempo. Aqui estão os meus favoritos, todos livres.

  Rescutetime
  mostra-lhe Onde está a gastar o seu tempo. Ele opera tranquilamente no acompanhamento de fundo em que aplicações você trabalha e por quanto tempo e lhe dá uma grande imagem de suas atividades. Veja o meu painel de instrumentos mais recente. Passei mais de 30 horas em E-mail. Eu sei. Assustador.

  Quando você vai através do seu calendário e olhar para trás para o mês que foi e sobrepô-lo com o seu Painel de revisão, alguns padrões começam a surgir. Você pode realmente começar a ver o que o distrai, quando e porquê.

  Toggl
  Toggl oferece rastreamento de tempo ilimitado e livre para indivíduos. Tudo o que você tem a fazer é clicar no botão play e o aplicativo vai começar a monitorar as horas de trabalho de seus funcionários. Depois, você pode ver os dados semanais e mensais gerados sobre o total de horas de trabalho.

  TimeCamp
  esta ferramenta realmente abre seus olhos para como o seu dia é gasto e pin downs o que você está realmente fazendo e quanto tempo é (ou não) desperdiçado. Ele acompanha sua atividade de forma invisível e automática em segundo plano e também tem um número incrível de integrações, incluindo ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce e muito mais. Eles afirmam encontrar-lhe mais 30 minutos de tempo produtivo em seu calendário por dia!

  

  ler Mais

  • Você Realmente Precisa para Manter Essa Reunião?
    “Let’s schedule a meeting” has become the universal response to just about every situation. Mas é a certa?Quiz: quão bom é a sua gestão de tempo?quão eficiente és tu? Faça este questionário e descubra como a sua gestão de tempo é realmente boa.
  • 27 de Gerenciamento de Tempo Dicas Para Trabalhar Menos e Jogar Mais
    Mover para além da agenda de gestão com esses 27 de gerenciamento de tempo dicas

  imagem de Destaque projetado por Freepik

  

  Warwick Marrom

  Warwick Brown levou de desenvolvimento de negócios e gerenciamento de contas de equipes na Austrália e na Europa há mais de 15 anos e trabalhou com algumas das empresas mais prestigiadas do mundo, incluindo Merck & Co, Deutsche Bank, McKinsey & Company e Vodafone. Como o fundador do Account Manager Tips, sua missão é ajudar as organizações a alavancar o poder de gerenciamento de conta chave para acelerar a retenção e receita do cliente.

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