By Grantham University Maj 17, 2019

firma, która chce odnieść sukces w dzisiejszej gospodarce, będzie musiała zrozumieć, z jakich zasobów korzysta, jak funkcjonują w modelu biznesowym i jak w pełni je wykorzystać. Ten przewodnik wprowadzi menedżerów i właścicieli do koncepcji zasobów gospodarczych, omówić niektóre z wyzwań, które przedstawiają, i rozłożyć strategie, które każdy profesjonalista biznes powinien zrozumieć do zarządzania i oceny zasobów. Studiując zarządzanie biznesem, menedżerowie i właściciele mogą ustawić swoje firmy i siebie na sukces.

Co To jest zasób?

w kontekście biznesu i ekonomii zasobem jest każdy czynnik, który jest niezbędny do osiągnięcia celu lub prowadzenia działalności. Krótko mówiąc, są to elementy, których firma potrzebuje, aby prowadzić działalność. Zasoby często obejmują pracowników, przestrzeń roboczą, sprzęt lub kapitał. Dokładne zrozumienie, z czego korzysta Twoja firma, ma kluczowe znaczenie, aby mieć pewność, że wykorzystujesz w pełni dostępne zasoby i nie tracisz żadnych luk w swoim modelu biznesowym.

rodzaje zasobów

zasoby firmy można podzielić na kilka różnych rodzajów. Niektóre z najczęściej używanych to:

• praca: prawie każda firma wymaga ludzkiej pracy, aby przetrwać dzień pracy. Praca obejmuje wszystkich ludzi, którzy pracują dla Ciebie, i zadania, które wykonują.
• zarządzanie: bez przewodniej ręki wiele firm osiągnęłoby bardzo niewiele. Dlatego umiejętności menedżerskie i ich realizacja są niezbędnym zasobem dla wielu firm.
• ekspertyza: aby naprawdę pomóc firmie w Excelu, praca i zarządzanie muszą być wykonywane z doświadczeniem. Wiedza o Twojej domenie i praktykach, które pomogą Ci odnieść sukces, jest kluczowa.
• wyposażenie: Większość firm wymaga specjalistycznych narzędzi do wykonywania swojej pracy, niezależnie od tego, czy jest to specjalny sprzęt, unikalne oprogramowanie, czy maszyna zaprojektowana do wykonania określonego zadania.
• Finanse: Finanse firmy umożliwiają jej wykorzystanie wielu innych zasobów. Może to obejmować: wypłatę wynagrodzenia, zakup sprzętu lub wynajem miejsca do pracy.
• energia: w XXI wieku trudno jest prowadzić biznes bez korzystania z energii, czy to w postaci benzyny do zasilania floty ciężarówek, czy elektryczności do utrzymania biura pełnego komputerów i działania.
• Ziemia: Ziemia jest wyjątkowa jako zasób, ponieważ nie musi być produkowana. Zamiast tego można go udoskonalić, aby dopasować go do potrzeb konkretnej firmy.
• czas: ponieważ żadna firma nie może natychmiast osiągnąć swoich celów, każda firma musi traktować czas jako zasób. Ponieważ koszt czasu jest mierzony w kategoriach innego zasobu, czas często musi być brany pod uwagę obok zasobów, takich jak praca, energia i ziemia.

to tylko niektóre z zasobów, z których wiele firm korzysta na co dzień; nie jest to wyczerpująca lista zasobów, ponieważ każda firma ma swoje unikalne potrzeby. Myśląc o zasobach, z których korzysta Twoja własna firma, staraj się wziąć pod uwagę rzeczy, których potrzebuje, aby kontynuować, zarówno w skali codziennej, jak i długoterminowej.

czym jest zarządzanie zasobami?

zasoby, z których korzysta firma, można podzielić na różne typy. Zarządzanie zasobami to proces alokacji zasobów, aby firma mogła wykonać swoją pracę w najbardziej efektywny sposób. Proces ten jest często wykonywany przez osoby przeszkolone w zakresie zarządzania projektami, które mają wiedzę i doświadczenie, aby podejmować tego rodzaju decyzje w imieniu firmy.

jako menedżer lub właściciel firmy, to Ty decydujesz, jak najlepiej wykorzystać dostępne zasoby, dowiedzieć się, jakie dodatkowe zasoby możesz potrzebować i określić, gdzie zasoby są marnowane w twoim modelu biznesowym. Zarządzanie zasobami jest koniecznością dla każdej firmy, która chce pozostać konkurencyjna wobec swoich rywali.

kluczowe terminy zarządzania zasobami

niektóre kluczowe terminy często używane w dyskusjach na temat zarządzania zasobami obejmują:

• Cross-Functional Resource Allocation: proces alokacji zasobów między różnymi zespołami funkcjonalnymi w organizacji, w którym każdy zespół koncentruje się na tym samym ostatecznym celu.
• alokacja zasobów funkcjonalnych: proces alokacji zasobów w ramach jednego zespołu funkcjonalnego.
• zespół funkcjonalny: zespół, który ma na celu spełnienie jednej funkcji projektu. Niektóre przykłady różnych zespołów funkcjonalnych w tej samej organizacji mogą obejmować zespół piszący, zespół redakcyjny i zespół wydawniczy.
• Zarządzanie organizacją: proces zarządzania i przydzielania zasobów w organizacji.
• alokacja zasobów: proces przydzielania zasobów do zadań i projektów w celu ich wydajnej dystrybucji.
• macierz przydziału zasobów: termin związany z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Ludzie w macierzy przydziału zasobów są zdeterminowani, aby mieć pewien związek z danym zadaniem, niezależnie od tego, czy jest to bycie odpowiedzialnym, bycie odpowiedzialnym, konsultowanie się lub informowanie.
• Plan zasobów: kompleksowy plan wszystkich zasobów potrzebnych do wykonania określonego zadania.
• Struktura podziału zasobów: w ramach planu zasobów struktura podziału zasobów określa hierarchię między zasobami, zwłaszcza zasobami ludzkimi.
• zależność zasobów: Zjawisko, w którym organizacja opiera się zbytnio na jednym zasobie, tworząc wąskie gardło dla wszystkich swoich projektów. Na przykład, jeśli masz cztery licencje na oprogramowanie, ale osiem działów, które potrzebują własnej licencji, masz problem z zależnością od zasobów.
• Histogram zasobów: wizualna reprezentacja wszystkich zasobów zaangażowanych w projekt i ich relacji ze sobą.
• nadmierna alokacja zasobów: zasób, który jest powiązany ze zbyt wieloma zadaniami. Na przykład przepracowany pracownik.
• Planowanie strategiczne: Działalność w zakresie zarządzania organizacyjnego polegająca na ustalaniu priorytetów, alokacji zasobów i ustanawianiu wspólnych celów.
• wskaźnik wykorzystania: wskaźnik wykorzystania zasobu. Często używane w odniesieniu do czasu pracownika i tego, ile on spędza na danym zadaniu w stosunku do całkowitej przydzielonej kwoty.

korzyści z zarządzania zasobami

dobre zarządzanie zasobami może umożliwić firmie excel w swojej domenie. Niektóre z korzyści płynących z efektywnego zarządzania zasobami to:

• mniej konfliktów w miejscu pracy. Kiedy zasoby firmy są dobrze zarządzane, zespoły i osoby fizyczne mogą częściej czuć, że mają to, czego potrzebują. Kiedy mają to, czego potrzebują, może być mniej konfliktów w miejscu pracy w związku z ograniczonymi zasobami. Solidna struktura podziału zasobów tworzy również mechanizm rozwiązywania konfliktów w firmie, identyfikując, gdzie zasoby i potrzeby stoją względem siebie w całej organizacji.
• niższe koszty ogólne. Dobre zarządzanie zasobami wiąże się z efektywnym przydzielaniem zasobów. Gdy jest to zrobione dobrze, nie ma potrzeby mikrozarządzania projektem. Jeśli dobrze przydzielasz zasoby w swojej firmie,możesz zaoszczędzić na kosztach administracyjnych w dłuższej perspektywie.
• większa produktywność. Duża wydajność w zarządzaniu zasobami rozciąga się na wszystkie obszary Twojej firmy. Jeśli będziesz bardziej efektywny w sposobie dystrybucji zasobów Twojej firmy, cała Twoja firma będzie w stanie działać wydajniej. Oznacza to szybką realizację projektów przy mniejszej ilości zasobów.
• lepsze zyski. Gdy będziesz mógł wykonywać swoją pracę przy niższych kosztach ogólnych, a Twoje zespoły będą bardziej produktywne w określonym czasie, będziesz miał potencjał do zwiększenia zysków Twojej firmy.
• poprawa jakości w projektach i produktach. Pamiętaj, że wiedza jest również zasobem. Zapewniając, że Twoja firma ma dużą wiedzę, możesz również zapewnić, że jesteś w stanie dostarczyć rodzaje wysokiej jakości produktów, które przyciągają wzrok klientów.
• obniżone wskaźniki wypalenia zawodowego. Inteligentne zarządzanie zasobami może pomóc w uzyskaniu wysokiej jakości pracy od pracowników bez przesady. Gdy pracownicy nie cierpią z powodu wypalenia zawodowego, łatwiej jest ich zatrzymać, rozwijając wiedzę poprzez doświadczenie.

ostatecznie firmy, które praktykują dobre zarządzanie zasobami, są w stanie szybciej produkować wyższą jakość pracy przy mniejszym obciążeniu. Oczywiste jest, że każda firma powinna poważnie przyjrzeć się własnym praktykom, aby znaleźć najbardziej wydajne systemy alokacji zasobów.

wyzwania zarządzania zasobami

zarządzanie zasobami może być dobrodziejstwem dla Twojej firmy, ale to nie znaczy, że będzie łatwe. Efektywne zarządzanie zasobami może być trudne z kilku powodów:

• zaskakuje w obiegu pracy. Żadne dwa projekty nie są takie same, więc żadne dwa projekty nie mogą pracować z dokładnie tym samym planem. Dobre zarządzanie zasobami jest czasami utrudnione przez nieoczekiwane zmiany w projekcie, do których menedżerowie będą musieli się dostosować, aby zapewnić sprawne działanie funkcjonalnych zespołów.
• Zarządzanie zasobami ludzkimi. Ludzie tworzą dużą liczbę zasobów danej firmy, w tym pracy, wiedzy i zarządzania. Jednak ludzie są skomplikowani i nie wszyscy działają w ten sam sposób. Ponadto ludzie mogą cierpieć na wypalenie zawodowe, jeśli staną się ofiarami nadmiernej alokacji zasobów. Dobrzy menedżerowie zasobów muszą zrozumieć mocne i słabe strony swoich pracowników, aby efektywnie ich przydzielać, bez ich przepracowania.
• za mało zasobów. Ostatecznie zasoby są ograniczone. Jednym z największych wyzwań zarządzania zasobami jest znalezienie, gdzie umieścić ograniczone zasoby, gdy nie masz wystarczająco dużo, aby zrobić wszystko na raz.

dobre zarządzanie zasobami może przynieść ogromne korzyści dla Twojej firmy, ale może być również bardzo trudne do wykonania w sposób niezawodny. Ludzie, którzy są przeszkoleni w zakresie poprawy wydajności, są lepiej przygotowani do identyfikowania i rozwiązywania problemów związanych z nieefektywnością w ramach planu zarządzania zasobami firmy.

strategie i techniki zarządzania zasobami

zarządzanie zasobami wiąże się z pewnymi wyzwaniami, ale istnieją również techniki i strategie, które mogą pomóc przezwyciężyć te trudności i doprowadzić do wydajnej alokacji zasobów. Dla właścicieli firm i menedżerów, którzy czują się niepewni, jak władać strategii zarządzania zasobami, realizacji MBA może pomóc dowiedzieć się, jak skutecznie wykorzystać te strategie i wiedzieć, która technika jest najlepiej dostosowane do sytuacji.

planowanie zasobów

zarządzanie zasobami, jako termin, odnosi się do ogólnej idei podejmowania świadomych decyzji o tym, gdzie umieścić zasoby, aby twój model biznesowy działał efektywnie. Planowanie zasobów odnosi się jednak do konkretnej strategii, która może zwiększyć efektywność zarządzania zasobami.

planowanie zasobów obejmuje identyfikację każdego zasobu, który będzie musiał zostać wykorzystany w celu ukończenia projektu. Jako strategia, planowanie zasobów jest często wykonywane najlepiej, gdy wsłuchujesz się w wkład pracowników. Porozmawiaj z ludźmi, którzy będą pracować nad Twoim projektem i dowiedz się dokładnie, czego potrzebują, aby odnieść sukces. Robiąc to przed rozpoczęciem projektu, możesz upewnić się, że Twoje zespoły mają wszystko, czego będą potrzebować przed rozpoczęciem pracy. Może to zmniejszyć czkawkę w realizacji projektu i pomóc zespołom stać się bardziej wydajnym.

Zarządzanie ryzykiem

nieoczekiwane zdarzenia, które pojawiają się podczas realizacji projektu, to jedne z najpoważniejszych wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami. Jednak poprzez obliczanie możliwych zagrożeń przed rozpoczęciem projektu, biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo każdego indywidualnego ryzyka i opracowanie planu zarządzania ryzykiem, możliwe jest wygładzenie niektórych nierówności, które mogą powodować niespodzianki.

zastanów się nad niektórymi zagrożeniami, z jakimi często borykają się firmy w codziennej działalności. Mogą to być m.in.:

• awaria zasilania w biurze;
• pracownicy wzywający do choroby;
• spóźnione terminy realizacji projektu;
• firmy powiązane kończące działalność;
• błąd ludzki.

zarządzanie ryzykiem polega na identyfikowaniu rodzajów ryzyka, na które może napotkać projekt i umożliwianiu elastycznej alokacji zasobów w razie potrzeby, aby zapobiec całkowitemu wykolejeniu projektu.

szacowanie i prognozowanie

efektywna alokacja zasobów często wymaga, aby menedżerowie i właściciele dokładnie zrozumieli, ile danego zasobu będzie potrzebował projekt. Jednak tego rodzaju wiedza jest dostępna dopiero po zakończeniu projektu.

w tym miejscu pojawiają się szacunki i prognozy. Dokładne szacunki zapotrzebowania na zasoby konkretnego projektu lub zadania mogą pomóc firmie w informowaniu o strategii zarządzania zasobami. Szacunki rzadko będą w 100% dokładne. Jednak poprzez ocenę przeszłych szacunków pod kątem rzeczywistych wymagań dotyczących zasobów i poproszenie pracowników o dokładne udokumentowanie zużycia zasobów, możliwe jest udoskonalenie procesu prognozowania i lepsze zrozumienie potrzeb w zakresie zasobów.

wyrównywanie zasobów

wyrównywanie zasobów, znane również jako wygładzanie zasobów, jest procesem realokacji zasobów, aby uniknąć niedostatecznego wykorzystania i zapobiec wypaleniu. Na przykład, jeśli jeden zespół kończy projekt przed harmonogramem, podczas gdy inny pozostaje w tyle i staje się zestresowany, wyrównywanie zasobów wiązałoby się z przeniesieniem części niedorobionej pracy zespołu na opóźniony projekt. W ten sposób możesz zapewnić, że Twoja praca jest efektywnie wykorzystywana, unikając nadmiernej alokacji zasobów.

zwinne Zarządzanie projektami

jak zauważyliśmy powyżej, doskonałe prognozy alokacji zasobów są niezwykle rzadkie, jeśli nie niemożliwe. Jednak zwinne zarządzanie projektami może pomóc złagodzić skutki niedoskonałości w procesie prognozowania. Zwinne zarządzanie projektami polega na podejściu do projektu z szeroką wizją, a nie jednym, dobrze zdefiniowanym celem. Zamiast układać sztywny plan projektu, zwinne zarządzanie projektami wymaga dokonywania małych korekt kursu po drodze. Efektem końcowym jest to, że zespoły działające w ramach zwinnego zarządzania projektami są w stanie dostosowywać się do zmieniających się warunków i radzić sobie z niespodziankami bez konieczności Od początku przywiązywania do stałej alokacji zasobów.

lista narzędzi do zarządzania zasobami

Jeśli jesteś właścicielem firmy lub menedżerem, zarządzanie zasobami nie jest czymś, co musisz zrobić sam. Istnieje wiele różnych narzędzi, które mogą pomóc w bardziej efektywnej alokacji zasobów. Dodatkowo, mając narzędzia jest pomocne, stopień w Business intelligence może dodatkowo wyposażyć cię w doświadczenie, szkolenia i umiejętności, których potrzebujesz do podejmowania świadomych decyzji o alokacji zasobów. Niemniej jednak poniżej znajduje się kilka popularnych narzędzi do zarządzania zasobami, które pomogą Ci zapewnić płynne działanie projektów:

• 10,000 ft — 10,000 ft to oprogramowanie z funkcjami zarządzania zasobami. Jest to szczególnie przydatne w pomaganiu menedżerom w przydzielaniu odpowiednich umiejętności do danego zadania. Obejmuje ona śledzenie czasu i kosztów dla poszczególnych projektów, umożliwiając menedżerom śledzenie przeszłych potrzeb w zakresie zasobów i planowanie bardziej wydajnej alokacji zasobów w przyszłości.
• Asana-Asana to popularna aplikacja kalendarza, która może pomóc ci przypisać i śledzić zadania dla pracowników. Zadania Można sortować na konkretne projekty, przekazywać między pracownikami i zespołami oraz nadawać niestandardowe tagi w zależności od ich statusu. Asana może ułatwić przydzielanie zadań, ponieważ menedżerowie tworzą i przydzielają zadania pracownikom, a postęp jest widoczny przez cały okres realizacji zadania.
• Epicflow — Epicflow ma na celu pomóc menedżerom w bardziej efektywnej alokacji zasobów. Jest to najbardziej godne uwagi w przypadku integracji zarządzania zasobami w wielu różnych projektach, z których wszystkie pochodzą z tej samej puli zasobów. Może również automatycznie obliczyć priorytet zadania, skutecznie przypisując zasoby do zadań, które mają największe potrzeby.
• Teamdeck — Teamdeck to przydatne oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi. Jego funkcje obejmują harmonogram, śledzenie czasu i zarządzanie urlopami, wszystkie w tym samym widoku, co pozwala podejmować świadome decyzje o tym, w jaki sposób przydzielasz swoją pracę.