system księgowy firmy opiera się na ramach kont, które utrzymują przychody, wydatki i inne dane zorganizowane i gotowe do umieszczenia w sprawozdaniu finansowym.
ta struktura, zwana wykresem kont, służy jako indeks wszystkich rachunków finansowych firmy. Księgowi używają tego wykresu kont do identyfikacji transakcji, ponieważ rejestrują je w księdze głównej firmy.
Konfigurowanie wykresu kont
rozpoczynając nową działalność, konfigurujesz swój wykres kont jako pierwszy krok w tworzeniu systemu księgowego Twojej firmy. Małe firmy nie wszystkie mają ten sam schemat kont. Konta, które dołączasz, zależą od rodzaju działalności. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę usługową, nie masz konta w magazynie.
Kiedy konfigurujesz swój wykres kont, pomyśl o przyszłości. Nie myśl tylko o kontach, których potrzebujesz dla swojej małej firmy. Pomyśl o kontach, których możesz potrzebować od 5 do 10 lat i uwzględnij je na wykresie. Może nie masz teraz pracowników, ale za kilka lat możesz dodać pracowników do swojej firmy, więc zaplanuj to na swoim wykresie. Nadal być może będziesz musiał dodać konta do wykresu w miarę upływu czasu.
należy utworzyć system numeracji dla wykresu kont. Jeśli zamierzasz korzystać z skomputeryzowanego systemu księgowego, użyj czterocyfrowego systemu numeracji. Blok liczb jest zwykle przypisany do każdej z kategorii, które tworzą Wykres kont, a puste numery są pozostawiane na końcu, aby dodać dodatkowe konta w przyszłości.
w ramach cyklu księgowego Wykres kont jest używany w transakcjach w dzienniku, a na wykresie kont znajduje się pięć kategorii:
- aktywa
- pasywa
- kapitał własny
- przychody
- wydatki
aktywa
Kategoria aktywów to miejsce, w którym śledzisz, co posiada Twoja firma. Możesz chcieć, aby Twoja Kategoria aktywów zaczynała się od liczby 1000. Zwykle jest to liczba, której używają skomputeryzowane programy księgowe. Numeruj każdy rachunek aktywów w sekwencji, takiej jak 1000, 1010, 1020 i tak dalej, zaczynając od aktywów bieżących i przechodząc na aktywa trwałe.
aktywa obrotowe będą obejmować rachunki gotówkowe, takie jak gotówka na rachunkach czekowych i oszczędnościowych. Możesz mieć klientów, którym udzielasz kredytu, więc będziesz potrzebował konta należności. Jeśli sprzedajesz produkty, będziesz potrzebować konta zapasów.
po zaksięgowaniu środków trwałych należy umieścić w rachunku za skumulowaną amortyzację. Jest to zawsze ujemna liczba na saldzie i jest bezpośrednio związana z Twoimi środkami trwałymi, ponieważ jest to, co amortyzujesz. Nie pozostawiaj miejsca na inne rachunki pomiędzy środkami trwałymi a skumulowaną amortyzacją. Możesz mieć skumulowaną amortyzację dla więcej niż jednego środka trwałego. Możesz amortyzować swoje budynki, pojazdy, sprzęt biznesowy i tak dalej.
zobowiązania
Kategoria zobowiązań to miejsce, w którym śledzisz zobowiązania swojej firmy lub to, co Twoja firma jest winna lub może być winna w przyszłości. Możesz zacząć numerować sekcję zobowiązań od 2000. Podobnie jak w przypadku kategorii aktywów, chcesz podążać za tradycyjną formą bilansu w rozwijaniu sekcji pasywów na wykresie kont. Będziesz miał sekcję zobowiązań bieżących i sekcję zobowiązań długoterminowych.
sekcja zobowiązań krótkoterminowych będzie zawierać krótkoterminowe rachunki dłużne, takie jak accounts payable, konto, na którym będziesz rejestrować to, co jesteś winien swoim dostawcom. Będzie to również obejmować Twoje rachunki memoriałowe, które zawierają to, co jesteś winien w podatkach od wynagrodzeń i podatkach od sprzedaży. Będziesz mieć również konto na naliczone wynagrodzenia. Możesz również mieć aktualny rachunek zobowiązań dla płatnych kart kredytowych i pożyczek krótkoterminowych.
w przyszłości możesz zaciągnąć dług długoterminowy, taki jak kredyt hipoteczny. Powinieneś uwzględnić miejsce na wykresie kont dla innych długoterminowych kont dłużnych.
kapitał własny właściciela
rachunki kapitałowe właściciela obejmują Twoją inwestycję w firmę. W przypadku, gdy zdecydujesz się podjąć na innych inwestorów gdzieś wzdłuż linii, należy uwzględnić rachunki dla akcji wspólnych i, być może, preferowane akcje. Będziesz chciał mieć konto na zyski zatrzymane dla wszelkich zysków, które prowadzisz z powrotem do firmy. Zwykle zakładasz konta kapitałowe właściciela z 3000.
przychody
przychody ze sprzedaży jest pierwszym rachunkiem na wykresie rachunków związanych z rachunkiem przychodów. Przychody ze sprzedaży są głównym źródłem dochodu dla Twojej firmy, a ta sekcja wykresu kont zwykle zaczyna się od 4000. Wraz z rachunkiem przychodów ze sprzedaży możesz dołączyć konto dla rabatów i zwrotów ze sprzedaży oraz dodatków. Będziesz także chciał dołączyć konto do dochodu z odsetek za wszelkie dochody, które zarobisz na inwestycjach Twojej firmy.
koszty sprzedaży lub Koszty sprzedanych towarów są zwykle kolejnym rodzajem konta do rozważenia. Nawet firmy usługowe muszą wziąć pod uwagę koszty sprzedaży. Uwzględniasz również konta rabatów od dostawców, koszty wysyłki i różne koszty sprzedaży.
wydatki
ostatnią kategorią na wykresie kont jest kategoria wydatków, która zwykle ma numer 5000. Poręcznym sposobem na wykazanie wydatków na wykresie kont jest spojrzenie na IRS tax Form Schedule C i postępuj zgodnie ze sposobem, w jaki wydatki są wymienione na tym formularzu. To ułatwia Tobie i Twojemu księgowemu, gdy nadejdzie czas podatków. Utwórz konto dla każdego z wydatków wymienionych w harmonogramie C plus wszelkie inne wydatki specyficzne dla Twojej firmy. Pozostaw kilka pustych kont dostępnych na wypadek, gdybyś ich potrzebował w przyszłości. Przypisz każdemu numer z zakresu 5000-5999.
