skąd wiesz, czy Twoje podejście do zarządzania zmianą jest skonfigurowane, aby odnieść sukces ? Korzystając z metodologii Prosci jako podstawy, stworzyliśmy łatwą w użyciu listę kontrolną, która poprowadzi Cię przez twoje podejście do zarządzania zmianą.

Użyj tej listy kontrolnej, aby zbadać następujące elementy strategii zarządzania zmianami:

• Planowanie zarządzania zmianą
• gotowość do zarządzania zmianą
• Sponsoring
• Komunikacja
• Coaching
• zarządzanie oporem
• Szkolenie
• wzmocnienie

Ta lista kontrolna jest szczególnie przydatna, gdy przygotowujesz się do nadchodzących inicjatyw, analizujesz postępy w bieżących inicjatywach i dyskutujesz z innymi o zarządzaniu zmianą.

Jak korzystać z listy kontrolnej

poniższe wyjaśnienia przeprowadzą cię przez każdy element listy kontrolnej, dlaczego ten element ma znaczenie i jak można go zaimplementować.

Planowanie zarządzania zmianą

ustrukturyzowane podejście do zarządzania zmianą zostało wymienione jako numer dwa przyczyniające się do sukcesu w Best Practices in Change Management – 11th Edition. Dalsza analiza danych wskazuje na bezpośrednią korelację między zastosowaniem ustrukturyzowanej metodologii a efektywnością zarządzania zmianą, a skuteczność zarządzania zmianą jest bezpośrednio związana z sukcesem projektu.

Klucze do realizacji:

• użyj uporządkowanego i zaplanowanego podejścia
• upewnij się, że masz niezbędne zasoby
• rozpocznij działania związane z zarządzaniem zmianą na początku projektu, a nie jako myśl lub Dodaj do

gotowość do zarządzania zmianą

przeprowadzanie ocen gotowości do zmian i gotowości organizacyjnej wyjaśnia, gdzie jesteś dzisiaj i co musisz zrobić dalej. Odpowiednia ilość zarządzania zmianą zależy zarówno od wprowadzanej zmiany, jak i od grup, których ona dotyczy.

Klucze do realizacji:

• nie oceniaj ze względu na ocenę; upewnij się, że wyniki dadzą Ci ważne informacje i wpłyną na twoje przyszłe działania
• Dostosuj swoją strategię zarządzania zmianami i plany, aby dopasować się do konkretnej zmiany, którą zarządzasz

Sponsoring

skuteczny sponsoring został wymieniony jako główny czynnik sukcesu w każdym z jedenastu badań porównawczych Prosci w ciągu ponad dwudziestu lat badań z udziałem ponad 8000 uczestników z 85 krajów. W najnowszym badaniu ponad połowa wszystkich uczestników oceniła zrozumienie i realizację zarządzania zmianą przez swoich sponsorów jako niewystarczające.

Klucze do wdrożenia:

• nie zakładaj, że twoi sponsorzy wiedzą, co to znaczy być skutecznym sponsorem zmian; często są luki w wiedzy sponsora
• pamiętaj, że sponsoring to coś więcej niż podpisanie nazwy na karcie projektu; wiąże się z aktywnym i widocznym udziałem zespołu projektowego, pracowników i innych liderów wyższego szczebla

Komunikacja

komunikacja będzie miała kluczowe znaczenie dla budowania świadomości i chęci zmian. Częsta i otwarta komunikacja została uznana za trzeci kluczowy czynnik sukcesu w najlepszych praktykach zarządzania zmianą-11.edycja.

Klucze do realizacji:

• najskuteczniejsza komunikacja jest twarzą w twarz, więc nie polegaj wyłącznie na „nadawanych” formach komunikacji pisemnej i elektronicznej
• angażują zarówno kluczowych nadawców wiadomości o zmianach, w tym starszych liderów biznesu (dla wiadomości o wpływie zmiany na organizację), jak i bezpośrednich przełożonych (wiadomości o wpływie zmiany na jednostkę i „co w niej jest dla mnie”)

Coaching

rola bezpośrednich przełożonych podczas zmiany jest krytyczna. Są preferowanym nadawcą wiadomości o tym, jak zmiana wpływa na jednostkę, i odgrywają kluczową rolę w identyfikowaniu i zarządzaniu oporem. Menedżerowie średniego szczebla byli wymieniani jako jeden z głównych opornych do zmiany w ostatnim raporcie benchmarkingowym. Angażowanie ich jako trenerów pomaga rozwiązać niektóre z głównych przyczyn oporu menedżera.

Klucze do realizacji:

• podobnie jak w przypadku sponsorów, nie zakładaj, że menedżerowie wiedzą, co to znaczy być skutecznym coachem—niektórzy z najlepszych menedżerów nie są skutecznymi menedżerami zmian bez odpowiedniej wiedzy i wsparcia
• daj coachom informacje, których potrzebują, aby być nadawcami kluczowych wiadomości o tym, jak zmiana wpłynie na jednostki

zarządzanie odpornością

opór pracowników i menedżerów na zmiany został wymieniony jako główna przeszkoda sukcesu projektu w ostatnich jedenastu badaniach porównawczych Prosci. Najczęstsze przyczyny oporu nie są związane z wdrażanym rozwiązaniem. Zamiast tego są one często związane z aktualnym stanem i potencjalną dezinformacją w organizacji.

Klucze do realizacji:

• bądź proaktywny w zarządzaniu oporem identyfikując, jak może wyglądać i skąd może pochodzić
• często możesz zapobiegać lub łagodzić najczęstsze przyczyny oporu, po prostu myśląc o działaniach związanych z zarządzaniem zmianą na początku cyklu życia zmian

Szkolenie

szkolenie jest istotną częścią budowania wiedzy na temat zmian i zdolności do zmiany. Wielu praktyków zmian jest mocno zaangażowanych w część szkoleniową projektu. Polegaj na najlepszych praktykach podczas planowania i ułatwiania szkoleń.

Klucze do realizacji:

• skoncentruj się na planowaniu i projektowaniu (w tym ocenie potrzeb szkoleniowych i zaangażowaniu odbiorców), ponieważ zostało to wymienione jako najważniejszy czynnik sukcesu dla szkoleń specyficznych dla projektu
• upewnij się, że szkolenie zostanie przeprowadzone we właściwym czasie, gdy pracownicy są na etapie wiedzy i umiejętności modelu ADKAR

wzmocnienie

Jeśli ludzie powrócą do starego sposobu robienia rzeczy po wdrożeniu, nie tylko stracisz czas i zasoby, ale twoje rozwiązanie nie wygeneruje korzyści albo zwrot z inwestycji, którego się spodziewałeś. Chociaż wzmocnienie jest często pomijane, jest pomostem między okresem zmian (stanem przejściowym) a tym, jak rzeczy będą zrobione po wdrożeniu (stanem przyszłym).

Klucze do realizacji:

• bądź proaktywny, systematyczny i wyraźny podczas opracowywania mechanizmów wzmacniających zmianę
• angażuj sponsorów i trenerów we wzmacnianie, ponieważ będą one kluczem do tworzenia oczekiwań, że zmiana zostanie utrzymana

Przyspiesz zmiany dzięki ustrukturyzowanemu podejściu

Lista kontrolna Twojego podejścia do zarządzania zmianą może umożliwić ci bycie proaktywnym, systematycznym i dokładnym w pracy nad zarządzaniem zmianą. Ludzie po twojej zmianie są zbyt ważni, by pozostawić ją Przypadkowi. Możesz przyspieszyć zmiany i zminimalizować zakłócenia, myśląc z wyprzedzeniem i stosując ustrukturyzowane podejście. Pamiętaj, że zarządzanie zmianą nie jest:

• po prostu komunikacja
• po prostu adresowanie oporu
• po prostu szkolenie
• po prostu sponsorowanie
• po prostu ocena
• po prostu identyfikowanie i ograniczanie ryzyka
• po prostu informowanie ludzi

Zarządzanie zmianą to proces, narzędzia i techniki zarządzania ludźmi-strona zmiany w celu osiągnięcia wymaganego wyniku biznesowego. Dzięki zrozumieniu zmian indywidualnych i organizacyjnych oraz narzędzi, które mają wpływ na zmiany, możesz przyspieszyć ich wdrażanie w swojej organizacji.