co by się stało, gdybyś został potrącony przez autobus podczas chodzenia do pracy?

cóż, poza chorobliwie oczywistym, a także czasem i pieniędzmi przeznaczonymi na zatrudnianie i wdrażanie ich zastępstwa…

To jest linia myślenia stojąca za niesławnym „czynnikiem autobusowym” – minimalną liczbą osób, które, jeśli nie będą działać, spowodują upadek Twojej działalności.

„46% brytyjskich firm zostałoby zmuszonych do natychmiastowego zaprzestania handlu, jeśli kluczowa osoba zmarła lub nie była w stanie kontynuować pracy z powodu choroby lub urazu” – Doradca Finansowy Online, Key Man Insurance: ostateczny przewodnik po ubezpieczeniu kluczowych osób

może nie jest to idealne rozwiązanie, ale jest to trudna rzeczywistość, z którą musi zmierzyć się każdy zespół, niezależnie od tego, czy tymczasowo lub na stałe, twoi koledzy nie zawsze są w stanie zrobić to do pracy.

my, tutaj na Process Street, mieliśmy więcej niż nasz udział opóźnień w projekcie (a nawet niepowodzeń) z powodu niskiego współczynnika magistrali, dlatego ten post został napisany. Dziś dowiesz się, jak zidentyfikować ryzykowne projekty za pomocą Bus factor i jak złagodzić te problemy tak szybko (i tanio), jak to możliwe.

zajmiemy się:

• jaki jest współczynnik magistrali?
• Jak obliczyć współczynnik bus
• elementy bus factor
• Jak zwiększyć współczynnik bus
• granice zwiększania współczynnika bus

zacznijmy.

co to jest bus factor?

„bus factor” to minimalna liczba osób, które w przypadku ubezwłasnowolnienia spowodowałyby krytyczną awarię systemu. Jest to tradycyjnie stosowane w projektach programistycznych, ale teoria ma zastosowanie w prawie każdej dyscyplinie.

pojęcie „bus factor” jest związane z ubezpieczeniem osób kluczowych. Jest to polityka, którą firmy często podejmują, aby pokryć potencjał kluczowej osoby (np. prezesa), aby poważnie zachorować lub nawet umrzeć.

to chorobliwy temat, ale taki, który jest w pewnym stopniu niezbędny do wszelkiego rodzaju planowania awaryjnego (długoterminowego zabezpieczenia na przyszłość).

Załóżmy, że pracownicy pewnego zespołu są, jeden po drugim, wyłączani z działania (przez chorobę, opóźnienia w ruchu drogowym, autobus, trucht itp.).

ilu ludzi, od najbardziej do najmniej ważnych, potrzebowałoby do pracy, żeby się zatrzymać?

innymi słowy, jak elastyczny jest Twój projekt na ludzkie problemy, takie jak dostępność, lub ich brak?

tym właśnie jest bus factor.

chociaż jest to najczęściej używane w odniesieniu do projektów rozwojowych, warto wiedzieć, aby dowiedzieć się, jak podatny jest projekt na wstrzymanie. Ponadto, wraz z ciągłym rozwojem branży technologicznej i powszechnym wykorzystaniem technologii w ogóle, nie można powiedzieć, że patrząc na to, co sprawia, że branża działa obecnie, można zaoszczędzić ogromny ból głowy, jeśli chodzi o integrację it z istniejącą firmą.

warto również zauważyć, że bus factor nie musi dotyczyć tylko członków zespołu, którzy są wyłączeni z działania.

Załóżmy, że jesteś menedżerem i jako taki masz bardzo ograniczony czas na każdy projekt, który realizuje Twój zespół. Jeśli wiesz, że projekt ma współczynnik magistrali 1, podczas gdy inne mają wyższy współczynnik magistrali, wiesz, że opłaci się spędzić więcej ograniczonego czasu, upewniając się, że projekt działa płynnie.

jak obliczyć współczynnik magistrali

proste wyjaśnienie obliczania współczynnika magistrali projektu lub zespołu brzmi:

„jaka jest minimalna liczba osób, które w razie nieobecności uniemożliwiłyby kontynuowanie pracy?”

Jeśli projekt nie może być kontynuowany, ponieważ konkretna osoba jest niedostępna, masz współczynnik magistrali 1.

innymi słowy, lepiej jest mieć wyższy współczynnik magistrali, ponieważ oznacza to, że twój zespół może kontynuować pracę bez zależności od konkretnych osób.

w istocie jest to pytanie o to, jak dobrze informacje są dystrybuowane w Twojej organizacji. Dokumentacja procesów i zmniejszenie złożoności procesów pracy może pomóc zwiększyć współczynnik magistrali.

na przykład, gdy zespół tutaj na Process Street był znacznie mniejszy, celowo zorganizowaliśmy pracę elastycznie. Kiedy zaczynaliśmy, nie mieliśmy zasobów, aby mieć dedykowanych grafików, redaktorów, pisarzy, menedżerów baz wiedzy i tak dalej.

tak więc członkowie naszego zespołu byli bardzo zróżnicowani w szkoleniu. Mógłbym obsłużyć obsługę klienta przez jeden dzień, gdyby na przykład nasz przedstawiciel był poza domem. Ale chciałbym również robić recenzje treści i edytować, obok typowych obowiązków pisarskich.

oznaczało to, że procesy mogły działać płynnie, jeśli ktoś był niedostępny.

oczywiście, mieliśmy stały „edytor” do nadzorowania i organizowania, ale codzienna praca edytorska i przeglądowa mogła być również wykonywana przez naszych typowych pisarzy, ze względu na szczegółowe procesy, które zbudowaliśmy i udokumentowaliśmy.

elementy bus factor

wiesz co to jest bus factor i jak go obliczyć. Świetnie!

Zanim jednak powiem Ci, jak poprawić współczynnik autobusowy i zwiększyć wskaźnik sukcesu twoich projektów, musisz wiedzieć, jakie czynniki przyczyniają się do twojego współczynnika autobusowego.

te elementy bus factor to:

• złożoność projektu
• specyfika tematu
• przejrzystość zespołu
• doświadczenie pracownika

Elementy Bus factor: złożoność projektu

powiedzmy, że masz dwa projekty do wykonania. Jednym z nich jest promowanie nowego artykułu do biuletynów 30 w twojej niszy. Drugim jest tworzenie nowych filmów 5, aby wyjaśnić różne funkcje produktu.

który według ciebie byłby unieruchomiony przez jednego kluczowego członka zespołu, który nie działa?

w ten sposób złożoność projektu odgrywa rolę w określaniu współczynnika magistrali. Im bardziej złożony projekt, tym niższy będzie współczynnik magistrali.

idąc z naszego przykładu, wysyłanie newsletterów 30 nie jest zbyt skomplikowanym zadaniem (szczególnie w porównaniu z innymi potencjalnymi projektami promocyjnymi). W rzeczywistości całe zadanie może być wykonane przez jedną osobę z niewielkim lub zerowym szkoleniem-wystarczy wysłać e-maile do odpowiednich biuletynów i śledzić je jako i kiedy.

5 nowych filmików to jednak inna sprawa.

najpierw musisz utworzyć skrypt, który będzie wymagał wielu iteracji i ewentualnego przeglądu i zatwierdzenia przez menedżera, aby upewnić się, że wszystkie informacje są poprawne. Nie chcesz publikować filmu wyjaśniającego, w którym fakty dotyczące Twojego produktu są błędne.

następnie będziesz potrzebował kogoś z dobrą konfiguracją dźwięku, aby nagrać VO. To zwiększa wymagania osób dostępnych do wykonania tego zadania-jeśli tylko jedna osoba w Twoim zespole ma mikrofon wystarczająco dobry do nagrywania czystego dźwięku, współczynnik magistrali jest już na 1.

nie wspominając nawet o potencjalnych nagraniach ekranowych (które wymagają odpowiedniego oprogramowania), niestandardowych animacjach, edycji wideo, muzyce i tak dalej.

zasadniczo, im więcej punktów w procesie realizacji projektu, tym gorzej będzie z czynnikiem autobusowym. Więcej części oznacza, że istnieje więcej możliwości, aby coś poszło nie tak.

Elementy Bus factor: specyfika tematu

złożoność projektu niekoniecznie jest największym problemem przyczyniającym się do twojego bus factor; ten wątpliwy honor idzie do specyfiki tematu.

im bardziej konkretny temat, tym gorszy będzie twój bus factor.

mówiąc dokładniej, jeśli wszystkie inne czynniki pozostaną stałe, współczynnik magistrali zmniejszy się proporcjonalnie do tego, ile konkretnej wiedzy jest wymagane do wykonania twojej pracy.

wracając do naszego przykładu kampanii informacyjnej A tworzenia filmów, kampania nie wymaga doświadczenia. Oznacza to, że w przypadku ubezwłasnowolnienia osoba odpowiedzialna za wysyłanie i odpowiadanie na e-maile może zostać zmieniona przy stosunkowo niewielkim problemie.

tego samego nie można powiedzieć o tworzeniu filmów. Choć prawdą jest, że ktoś może nauczyć się podstaw tworzenia wideo i wyprodukować szorstki film w odpowiednim czasie, znacznie trudniej jest znaleźć szybką zastępstwo dla animatora, aktora głosowego, scenarzysty lub edytora wideo.

Elementy bus factor: Team transparent

dla mnie to jest ten wielki. Tak wiele problemów i nagłych nieobecności w naszym zespole tutaj na Process Street zostało rozwiązanych, ponieważ pracujemy na głos.

im bardziej przejrzysty jest Twój zespół i im więcej się komunikuje, tym lepszy będzie twój bus factor.

w 2019 roku odszedł jeden z naszych głównych członków zespołu marketingowego, ale mimo że było nam przykro, że odszedł, byliśmy w stanie podnieść luzy, które zostawił, dzieląc swoje obowiązki między obecnych członków zespołu.

udało nam się to zrobić tylko dlatego, że wszyscy udokumentowaliśmy nasze procesy i spotykaliśmy się dwa razy w tygodniu przez lata na dogłębnych spotkaniach, aby omówić obowiązki wszystkich. Mieliśmy nasze zarządzanie procesami w dół pat.

każdy wie, nad czym inni pracują, ma dostęp do swoich plików za pośrednictwem współdzielonych dysków i może dokładnie zobaczyć, jak praca jest wykonywana za pomocą naszych udokumentowanych szablonów procesów.

Elementy Bus factor: doświadczenie pracowników

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to jednak nie wszystko.

chociaż specyfika tematu jest nieco zbieżna, ważne jest również, aby pamiętać o indywidualnym poziomie doświadczenia zespołu, gdy myślisz o swoim czynniku autobusowym.

prace rockstars są dobre i dobre, ale twój zespół nie powinien polegać na jednej osobie, aby wyciągnąć wyniki i ukończyć projekty. Każdy musi mieć odpowiednie szkolenie i doświadczenie, aby poradzić sobie z tym, co w niego rzucasz.

Jeśli nie mają jeszcze tego doświadczenia, znajdź czas, aby je im dać. Są szanse, że docenią zmianę tempa, a ty przynajmniej zapewniasz wsparcie, jeśli przerażający autobus uderzy.

powiedzmy, że Twój menedżer komunikacji lub przedstawiciele obsługi klienta zachorują. Czy masz kogoś, kto ma niezbędne doświadczenie, aby wypełnić dla nich, gdy są chore?

nawiasem mówiąc, jest to miejsce, w którym wiele startupów ma znaczną przewagę.

podobnie jak nasz zespół, wiele startupów jest zmuszonych do noszenia kilku kapeluszy jednocześnie ze względu na ograniczoną wielkość zespołu. Zapewnia to oczywiście cross-training dla różnych zespołów; nasi autorzy treści mogą łatwo poradzić sobie z obowiązkiem wsparcia, a wszyscy nasi menedżerowie mają doświadczenie w obsłudze naszych kampanii marketingowych e-mail.

nie oznacza to, że wybór kopii zapasowej musi być tak dobry, jak pierwszy wybór. Pamiętaj, że bus factor mierzy, ile osób potrzeba, aby projekt nie mógł być kontynuowany – jeśli dojdzie do tragedii, czasami samo załatwienie sprawy jest wystarczająco dobre.

jak zwiększyć współczynnik magistrali

najprostszymi sposobami na zwiększenie współczynnika magistrali i uczynienie projektów bardziej wiarygodnymi w ich realizacji są odwrócenie czynników, które przyczyniają się do współczynnika magistrali:

• uproszczenie projektów
• uczynienie tematu mniej szczegółowym
• zwiększenie przejrzystości zespołu
• zwiększenie szkolenia pracowników

trzy z tych rozwiązania są użyteczne, choć nie do końca praktyczne. Nie zawsze jest możliwe uproszczenie projektów lub uczynienie ich mniej szczegółowymi bez pokonania pierwotnego celu.

podobnie, zwiększenie szkolenia pracowników jest bardziej długoterminowym celem, który może zająć miesiące (zwłaszcza jeśli zaniedbałeś go do tego momentu).

zwiększenie przejrzystości jest jednak łatwe. Wszystko, co musisz zrobić, to pracować na głos i dokumentować swoje procesy.

dokumentowanie standardowych procedur operacyjnych (SOP) pozwala określić, w jaki sposób dokładnie należy wykonywać obowiązki. Jeśli zadanie wymaga wykonania więcej niż jeden raz, opłaca się napisać proces, w jaki sposób je wykonać.

to nie musi być doskonały proces od samego początku – ważne jest to, że twoja metoda na zrobienie rzeczy jest zapisywana. Następnie, jeśli osoba, która zwykle wykonuje to zadanie, nie jest dostępna, możesz po prostu poprosić kogoś innego, aby przeszedł proces, aby osiągnąć ten sam wynik.

innymi słowy, jeśli Twoja dokumentacja jest wystarczająco dobra, Twój bus factor nie powinien już stanowić problemu dla powtarzających się zadań!

aby pomóc ci udokumentować swoje procesy, możesz zarejestrować się na Process Street za darmo już dziś! Nasze wiodące oprogramowanie workflow umożliwia łatwe rejestrowanie procesów i śledzenie ich w działaniu jako list kontrolnych z możliwością działania.

Kliknij tutaj, aby uzyskać pomoc w rozpoczęciu pracy z Process Street!

inne elementy pracy na głos są dokładnie takie; praca w sposób, który pozwala wszystkim wiedzieć (i, jeśli to konieczne, dostęp), nad czym pracujesz.

można to osiągnąć za pomocą udostępnionej usługi przechowywania w chmurze (takiej jak Dysk Google) do przechowywania plików projektu, oprogramowania do zarządzania projektami zespołu, takiego jak Airtable, oraz usług, które umożliwiają wielu członkom zespołu współpracę nad tym samym dokumentem w tym samym czasie, takich jak Google Docs.

takie zdalne narzędzia to świetny sposób na szybką aktualizację infrastruktury, aby była bardziej przejrzysta i zachęcić zespół do współpracy nad swoimi projektami.

limity zwiększenia bus factor

aby dopełnić, warto pamiętać, że niektóre projekty z natury będą miały niski współczynnik bus.

bez względu na to, jak szczegółowo dokumentujesz swoje procesy, nie zawsze możesz zastąpić wymaganą wiedzę osoby odpowiedzialnej. Nawet jeśli ktoś jest w stanie wykonać te same kroki, co zamierzony pracownik, nie będzie miał tej samej intuicji, jeśli chodzi o otwarte decyzje i prawdopodobnie będzie wymagał nadzoru lub dodatkowych kroków przeglądowych, aby upewnić się, że ich praca jest poprawna.

istnieją również projekty, które zawierają poufne informacje, dla których niekoniecznie chcesz zwiększyć współczynnik magistrali. Na przykład, jeśli kadra kierownicza wyższego szczebla zostanie na jakiś czas wyłączona z działania, niekoniecznie należy przenieść swoje obowiązki na kogoś innego (zwłaszcza jeśli są z wyższej rangi).

w tych przypadkach masz dwie opcje zwiększenia współczynnika bus; programy szkoleniowe, aby dać większej liczbie osób szerszy zakres doświadczenia i rozszerzenie zespołu, aby mieć więcej osób w każdej randze starszeństwa w hierarchii Twojej firmy.

w takich okolicznościach nie jest łatwo, tanio lub szybko zwiększyć współczynnik magistrali, ale i tak jest to lepsze niż wstrzymanie operacji.