jednak konieczne jest również jasne zdefiniowanie problemu, aby znaleźć właściwe rozwiązanie. Definicja powinna obejmować wszystko, od przyczyn źródłowych po sposoby, w jakie wpływa na biznes. Istnieje wiele narzędzi, które pozwalają przedsiębiorcom na konkretne rozwiązanie każdego problemu biznesowego.
jednym z takich narzędzi jest Metoda analizy przyczynowo-skutkowej lub Diagram (cea). Ta konkretna metoda umożliwia przedsiębiorcom pełne zbadanie i zdefiniowanie problemu przed rozpoczęciem poszukiwania jego rozwiązań, a tym samym jest doskonałym narzędziem do zapobiegania podobnym komplikacjom w przyszłości.
problemy z tradycyjnymi metodami rozwiązywania problemów
zanim szczegółowo omówimy metodę analizy przyczyn i skutków, należy omówić niektóre z powodów, dla których tradycyjne techniki rozwiązywania problemów w przedsiębiorstwach nie przynoszą pożądanych rezultatów. W związku z tym:
- większość z tych metodczęsto rozwiązuje problemy.
- lub, rozwiązują problem bez identyfikowania przyczyn źródłowych i powodów, dla których wystąpił w pierwszej kolejności.
- tymczasowo rozwiązują problem. W większości przypadków problemy powracają i znacznie szkodzą twojej firmie.
- czasami kończysz na identyfikowaniu przyczyn, które nie powodują problemów, dla których znajdujesz rozwiązania.
- większość przedsiębiorców nie postrzega procesu rozwiązywania problemów jako procesu poprawy biznesu. Dlatego zwykle nie zwracają uwagi na krytyczne problemy szkodzące ich działalności i pozostawiają je innym do obsługi.
jak Metoda analizy przyczyn i skutków może pomóc?
Jak zapobiec strasznemu losowi Twojej firmy? Możesz zapobiec katastrofie poprzez odpowiednie analizy sytuacji, identyfikowanie głównych przyczyn problemu i zapobieganie ich ponownemu wystąpieniu i to jest to, co analiza przyczyn i skutków robi dla ciebie.
japoński profesor Kaoru Ishikawa po raz pierwszy zaproponował koncepcję analizy przyczynowo-skutkowej w swojej książce „Introduction to Quality Control”, opublikowanej po raz pierwszy w 1990 roku. Profesor Ishikawa jest również pionierem w dziedzinie zarządzania jakością. Istnieje wiele innych nazw CEA, takich jak diagram Ishikawa, diagram w jodełkę i Diagram Fishbone, ponieważ końcowy diagram narysowany w analizie przyczynowo-skutkowej wygląda dokładnie jak szkielet ryb.
profesor Ishikawa pierwotnie wprowadził diagramy kości ryb wyłącznie w celu kontroli jakości. Jednak biznesmeni zaczęli używać go jako narzędzia do analizy różnych procesów biznesowych, zwłaszcza identyfikacji wąskich gardeł w procesie produkcyjnym i rozwiązywania problemów.
diagram Fishbone nie tylko pozwala zidentyfikować przyczyny każdego problemu i jak utrudnia rozwój firmy, ale także podjąć środki zapobiegawcze, aby uniknąć takiego wystąpienia w przyszłości.
analiza przyczyn i skutków jest w rzeczywistości procesem dwuetapowym. Po pierwsze, spoglądasz w przeszłość i analizujesz, co poszło nie tak, a po drugie, planujesz rzeczy, które nadejdą, patrząc w przyszłość.
- spojrzenie w przeszłość. Ten krok polega na zidentyfikowaniu wszystkich obszarów, w których popełniłeś błędy. W rzeczywistości patrzysz w przeszłość, analizujesz swoje błędy i próbujesz znaleźć wszystkie możliwe przyczyny. Identyfikując najbardziej problematyczne obszary, faktycznie podejmujesz niezbędne środki, aby zapobiec błędom i problemom w przyszłości. Podobnie, jeśli jakikolwiek obszar Twojej firmy działał znakomicie, możesz być w stanie odtworzyć wydajność w przyszłości, stosując CEA.
- patrząc w przyszłość. Ten krok polega na przewidywaniu wszelkich przyszłych scenariuszy i planowaniu ich z dużym wyprzedzeniem. W tym kroku rozważasz przyszłe problemy i znajdujesz ich praktyczne rozwiązania. Podobnie, planujesz również, jak dalej budować na swoim możliwym sukcesie biznesowym w nadchodzących latach. W rzeczywistości planujesz, co robić w teraźniejszości i określasz przyszły wynik swojej firmy na podstawie kroków, które zamierzasz podjąć.
znaczenie analizy przyczyn i skutków
analiza przyczyn i skutków jest jednym z najbardziej popularnych i potężnych narzędzi do znajdowania przyczyn problemów i ich rozwiązań.
w związku z tym przyczyną jest root, jeśli jej usunięcie uniemożliwia ponowne wystąpienie problemu w dowolnym momencie w przyszłości. Podobnie problem staje się Przypadkowy, jeśli wpływa tylko na wynik procesu lub zdarzenia. Dlatego usunięcie przypadkowej przyczyny poprawia proces biznesowy, ale nie zapobiega ponownemu wystąpieniu problemu.
większość firm wykorzystuje analizę przyczyn i skutków w celu poprawy swoich działań operacyjnych. Nie ma jednak powodu, dla którego to niezwykle przydatne narzędzie nie może być wykorzystywane do identyfikacji i rozwiązywania problemów w projektach. W rzeczywistości kierownik projektu może z powodzeniem wykryć przyczynę problemu, który negatywnie wpływa na projekt i ostatecznie go usunąć, jeśli uda mu się skutecznie wykorzystać analizę przyczynowo-skutkową. W przeciwieństwie do innych popularnych narzędzi, możesz używać CEA w kółko, ponieważ ma na celu ciągłe doskonalenie procesów biznesowych.
ponieważ CEA pomaga zrozumieć przyczyny awarii lub problemu, może również umożliwić opracowanie systemu lub działań w celu utrzymania korekty. Podobnie, diagramy Fishbone nie tylko pomóc w wykrywaniu problemów, ale także kategoryzuje te przyczyny do użytecznych grup dla przyszłego odniesienia.
podobnie, CEA jest wyjątkowa w taki sposób, że zapewnia, że nie zboczysz z właściwej ścieżki i zawsze poszukasz rozwiązań dla rzeczywistych problemów i ich przyczyn.
co to jest rybitwa?
diagram Fishbone jest ostatecznym wynikiem analizy przyczynowo-skutkowej przeprowadzonej w celu określenia przyczyn i znalezienia rozwiązania problemu. W rzeczywistości jest to sposób na wizualne spojrzenie na wszystkie te przyczyny i ich wpływ na biznes. Diagramy Fishbone umożliwiają nam burzę mózgów przyczyn błędu lub problemu łatwiej i skuteczniej w porównaniu do innych narzędzi, takich jak wyciągnięte wnioski. Jest to bardziej ustrukturyzowane podejście do realizacji tego ważnego zadania. Najczęściej stosuje się go w połączeniu z analizą 5 Whys, innym podejściem do przeprowadzenia CEA.
głowa ryby wyświetla rzeczywisty problem lub błąd w dyskusji. Następnie są mniejsze kości, które wymieniają wszystkie możliwe przyczyny przyczynowe w różnych kategoriach. Prawa strona „ryby” w rzeczywistości wymienia wszystkie problemy, podczas gdy lewa strona mianuje możliwe przyczyny źródłowe. Ponadto, można pogrupować te przyczyny w cztery różne kategorie, które są ludzie, Maszyny, materiały i metody. Kategorie te mogą mieć również wiele innych podkategorii.
teraz omówimy szczegółowo każdą z tych kategorii.
ludzie
wszystkie przyczyny stworzone przez ludzkie działania należą do tej kategorii. Ta kategoria określa, czy pracownicy są wystarczająco doświadczeni i przeszkoleni? Czy dobrze komunikują swoje potrzeby i problemy? Czy rozumieją swoje zadania i zadania?
Maszyny
Ta kategoria jest związana z problemami spowodowanymi przez problemy z komputerami, maszynami, instalacjami i narzędziami itp. Na tym etapie ustalasz, czy pracownicy używali odpowiednich narzędzi lub maszyn? Czy maszyny spełniają minimalne wymagania do wykonania zadania? Są wystarczająco bezpieczne? Czy jest jakiś problem z instalacją maszyn? Są wiarygodne, czy nie?
Materiał
materiał, którego używasz do opracowywania produktów, może również powodować wiele problemów dla Twojej firmy. Musisz ustalić, czy użyty materiał był rozsądnej jakości, czy nie? Czy użyłeś materiału niespełniającego norm, co spowodowało awarię produktu końcowego? Czy był jakiś problem z półproduktami i materiałami eksploatacyjnymi?
Podobnie można znaleźć odpowiedzi na pytania, jak długo materiał będzie trwał lub ma wystarczającą odporność na obce elementy.
metody
Ta kategoria bada, czy metody pracy były odpowiedzialne za problem, czy nie?Musisz ustalić, w jaki sposób twoje działy i pracownicy komunikowali się ze sobą? Czy procesy biznesowe lub metody pracy były adekwatne i wystarczająco zdolne do wykonania specjalnego zadania?
te kategorie są powszechnie określane jako 4M. jednak nie jest obowiązkowe stosowanie tylko tych czterech kategorii lub obszarów na diagramie. Istnieje wiele innych opcji dostępnych dla ciebie, takich jak:
podobnie wiele organizacji tworzy własne kategorie lub obszary na diagramie Fishbone w zależności od ich potrzeb i celów.
diagramy ości rybiej wyraźnie rozróżniają przyczyny i ich skutki. Poniżej znajduje się jeden z przykładów diagramu Fishbone.
jak wykonać analizę przyczyn i skutków?
po szczegółowym wyjaśnieniu diagramów kości ryb, nadszedł czas, aby omówić, jak ich użyć do analizy przyczyn i skutków. Celem diagramu Fishbone w ogóle i CEA w szczególności jest analiza wszystkich ustaleń razem i określić najważniejsze czynniki, aby rozwiązać problem lub osiągnąć cel.
zazwyczaj istnieją cztery kroki w analizie przyczyn i skutków, które są identyfikacją problemu, burzą mózgów lub identyfikacją głównych czynników, które są częścią problemu, określeniem przyczyn źródłowych i wreszcie, opracowanie planu działania w celu rozwiązania tych problemów.
Krok 1: Identyfikacja problemu
wiele przyczyn może prowadzić do jednego problemu. Dlatego Twoim obowiązkiem jest jasne zidentyfikowanie i rozwiązanie problemu na tym etapie, jeśli chcesz znaleźć odpowiednie rozwiązania.
dla wyjaśnienia bierzemy przykład ze studia projektowego. W pierwszym etapie CEA stwierdzili, że nie robią zbyt wiele ze względu na brak kreatywności wśród swoich projektantów.
dlatego głównym problemem jest brak kreatywności, który zostanie wyświetlony na głowie diagramu ości, jak pokazano na poniższym rysunku.
Krok 2: Identyfikacja głównych czynników
po określeniu głównego problemu, drugim krokiem jest zidentyfikowanie głównych przyczyn, dla których projektantom brakuje kreatywności. W tym konkretnym przykładzie cztery główne przyczyny to ludzie, Maszyny, materiały i manpower.In w tym przykładzie używamy metody 4 M kategoryzacji przyczyn.
możesz przeciągnąć linię od strony przyczyny po lewej stronie dla każdej z czterech kategorii, aby połączyć je z efektem lub problemem po prawej stronie.
Krok 3: Badanie przyczyn
trzecim krokiem jest określenie i zbadanie wszystkich przyczyn odpowiedzialnych za brak kreatywności. Musisz dokładnie zbadać swoje procesy biznesowe. Podobnie, musisz uruchomić kontrolę systemu całego sprzętu i sprawdzić, czy nie ma z nim usterki.
czy komputery, które dostarczyłeś projektantom, są w stanie uruchomić najnowsze oprogramowanie do projektowania? Czy zapewniasz swoim pracownikom doskonałe środowisko pracy? Czy pracownicy są zadowoleni ze swojej pracy i ról? Czy otrzymują wystarczającą rekompensatę za swoje usługi? Czy naprawdę rozumieją proces projektowania? Czy kierownicy projektów przekazują im informacje o projektach?
podobnie, inne przyczyny to zatrudnianie osób z niewłaściwymi umiejętnościami, stałe godziny pracy, brak niezbędnych szkoleń, brak motywacji lub umiejętności oraz niedoceniane lub niedoceniane wyniki itp. Mogą to być niektóre z powodów, dla których projektanci nie wykazują dużej kreatywności w swojej pracy. Na tym etapie Diagram Fishbone będzie wyglądał jak poniżej.
Krok 4: Analizuj
po zorganizowaniu wszystkich przyczyn w odpowiednie kategorie i zakończeniu diagramu, musisz przeanalizować i omówić każdy z powyższych problemów z menedżerami i projektantami. Jeszcze lepiej jest, jeśli dalej kategoryzujesz problemy w zależności od poziomu ich wpływu na problem i priorytetu.
Możesz również potrzebować różnych metod badawczych, takich jak ankiety, grupy fokusowe i wywiady, aby zrozumieć różne przyczyny. Na przykład możesz przeprowadzić wywiad z każdym projektantem, aby dowiedzieć się, jak bardzo rozumie on procesy projektowania. Następnie możesz wykorzystać te wyniki do opracowania odpowiednich programów szkoleniowych lub kursów dla swoich pracowników, aby rozwiązać problem niewystarczającej wiedzy.
w naszym przykładzie Analiza przyczynowo-skutkowa pozwoli zarówno menedżerom, jak i projektantom znaleźć rzeczywisty problem związany z brakiem kreatywności w zespole i znaleźć odpowiednie rozwiązania. CEA faktycznie bada związek między możliwymi przyczynami problemu a jego wpływem na firmę. Można uzyskać lepsze zrozumienie, w jaki sposób każda przyczyna przyczynia się do ostatecznego problemu. Podobnie, jesteś w stanie rozwiązać każdy problem w oparciu o jego priorytet. To jest dokładnie to, co musisz zrobić jako właściciel firmy projektowej, aby promować kreatywność w zespole projektantów.
to również na tym etapie opracowujesz jasny plan działania na przyszłość. Plan działania powinien zawierać jasne priorytety, cele i cele i powinien zostać wdrożony jak najszybciej. Podobnie plan powinien szczegółowo opisać, w jaki sposób rozwiążesz wszystkie problemy i podproblemy na dobre. Musisz również energicznie przestrzegać swojego planu, aby był skuteczny.
Możesz również przekształcić przyczynę podrzędną, taką jak brak motywacji, w pełnoprawny plan działania, którego celem jest promowanie motywacji pracowników za pomocą różnych zachęt. W rezultacie zwiększy się zaangażowanie pracowników i produktywność, a ostatecznie poprawi się rentowność.
the 5 WHYS?
Możesz również użyć innego niezwykle użytecznego narzędzia, które jest 5 Whys w połączeniu z diagramem Fishbone do przeprowadzenia CEA. Jak sugeruje tytuł, możesz zadać 5 różnych pytań lub „Dlaczego”, aby określić przyczynę każdego problemu. Poniżej znajduje się przykład użycia tej konkretnej techniki.
- dlaczego ostatnio nie mamy zbyt wielu interesów?
- ponieważ w naszym zespole projektowym brakuje kreatywności.
- dlaczego w naszym zespole brakuje kreatywności?
- bo brakuje motywacji.
- dlaczego brak motywacji?
- bo nie mają najnowszego sprzętu jak projektanci w innych firmach.
- dlaczego nie mają najnowszego sprzętu?
- ponieważ kierownik projektu nie uznał za konieczne kupowanie wyrafinowanych laptopów do uruchamiania nowoczesnego oprogramowania projektowego.
- dlaczego zdecydował się nie kupować najnowszego sprzętu?
- ponieważ nie ma wystarczającej wiedzy na temat procesu projektowania i jego wymagań. W rzeczywistości jest menedżerem ds. kont, który został mianowany ogólnym kierownikiem projektu ze względu na jego lojalność wobec organizacji. Wszystko, co robi, to znaleźć sposób na zaoszczędzenie pieniędzy.
możesz dotrzeć do głównej przyczyny każdego napotkanego problemu, pytając 5 Dlaczego. Ponadto Technika 5 Whys pomaga również łatwo znaleźć mniejsze problemy i ich przyczyny i przyczyny podrzędne.
kilka wskazówek dotyczących skutecznego stosowania metody analizy przyczyn i skutków
istnieje kilka naprawdę fajnych wskazówek dotyczących skutecznego korzystania z CEA w celu znalezienia problemów biznesowych i ich dokładnych przyczyn. Niektóre z tych wskazówek obejmują, ale nie są ograniczone do następujących.
- zachęcaj wszystkich członków swojego zespołu do udziału.
- Zastosuj wszystkie zasady burzy mózgów, ponieważ jest to zasadniczo sesja burzy mózgów.
- dyskutuj tylko o jednym pomyśle na raz. Zachęci to członków zespołu do wymyślania bardziej kreatywnych pomysłów.
- osoba dyskutująca o tym pomyśle powinna również wspomnieć, do której kości ryby należy.
- Przypnij jeden pomysł do wielu Kości, jeśli to możliwe. Na przykład brak motywacji w powyższym przykładzie może dotyczyć zarówno Kości maszyn, jak i siły roboczej.
- nie zaczynaj analizować problemów i przyczyn podczas rysowania diagramu. Podobnie, nigdy nie krytykuj nikogo, gdy przedstawia swoje pomysły. Obejmuje to również krytykę niewerbalną, taką jak opuszczenie spotkania lub potrząsanie głową.
- spróbuj znaleźć nowe pomysły z dowolnego dyskutowanego pomysłu.
- należy zawsze używać głównych kości, aby znaleźć przyczynę problemu. Na przykład zastanów się, w jaki sposób metody i procedury biznesowe mogą powodować omawiany problem.
- wróć do każdego pomysłu i przyczyny, które zostały już omówione. Spróbuj rozwinąć mniejsze kości lub gałęzie, zadając pytania typu ” Dlaczego tak się dzieje?”lub” Jak to się stało?”
- zawsze bądź szczery i otwarty. Powinieneś mieć odwagę, aby podać przyczynę lub ideę, o których nikt inny nie chce otwarcie dyskutować.
niektóre zalety metody analizy przyczyn i skutków
omówiliśmy już wiele wad CEA. Niektóre inne zalety metody są jak poniżej.
- pomaga zdefiniować związek między problemami a ich przyczynami.
- metoda działa na zasadzie wspólnych sesji burzy mózgów.
- CEA uniemożliwia przyjęcie tradycyjnych metod myślenia, które odwracają uwagę od rzeczywistych problemów. Z drugiej strony, burza mózgów kieruje cię w kierunku osiągnięcia rzeczywistego celu.
- w końcu docierasz do głównej przyczyny każdego problemu poprzez burzę mózgów i wielokrotnie pytając 5 Dlaczego.
- diagram fishbone pomaga zidentyfikować zarówno główne, jak i przypadkowe przyczyny problemu. Następnie możesz ustalić priorytety przyczyn i odpowiednio je obsłużyć.
niektóre wady DEA
są pewne wady wszystkiego i DEA nie jest wyjątkiem. W związku z tym poniżej przedstawiono niektóre wady DEA.
- burza mózgów może doprowadzić do wyczerpania czasu i energii.
- burza mózgów czasami prowadzi do nieistotnych przyczyn problemów, jak również.
- burza mózgów nie bierze pod uwagę faktów i dowodów, a jest tylko zbiorem różnych opinii.
- Jeśli masz do czynienia ze złożonymi problemami, będziesz musiał narysować naprawdę duży diagram z wieloma gałęziami i mniejszymi kośćmi. Może to zająć dużo czasu, energii i przestrzeni.
- na diagramie trudno jest pokazać złożone współzależności wielu przyczyn i czynników.
wniosek
Metoda analizy przyczyn i skutków jest doskonałym narzędziem do rozwiązywania zarówno prostych, jak i złożonych problemów biznesowych. Jest łatwy do zrozumienia i prosty do wdrożenia.
w większości przypadków pomaga dotrzeć do dokładnej przyczyny problemu, umożliwiając znalezienie odpowiednich i długotrwałych rozwiązań.
