Ahh … check-request forms, to wszechobecne narzędzie służące do żądania płatności za wszelkiego rodzaju rzeczy. Teoretycznie rozwiązanie – ułatwiając żądanie zapłaty w przypadku braku faktury. W rzeczywistości jednak może to powodować liczne bóle głowy dla organizacji korzystających z nich, nie wspominając o powodowaniu duplikatów płatności przez ładunek łodzi. Oto spojrzenie na niektóre problemy związane z formularzami check-request i kilka sugestii dotyczących ich unikania.

Tło

formularze Check-request są używane w większości organizacji do żądania płatności, gdy faktura nie jest dostępna lub nigdy nie została dostarczona. W idealnym przypadku powinna istnieć dokumentacja zapasowa rozszerzająca żądanie sprawdzenia i zawierająca szczegóły dotyczące kwoty płatności, odbiorcy i przyczyny płatności. Ponieważ większość płatności dokonywanych na formularzach check-request nie przejdzie rygorystycznego trójstronnego dopasowania w księgach płatnych (a / P), dokumentacja wspierająca wniosek o sprawdzenie ma ogromne znaczenie.

jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy organizacje wymagają żądania sprawdzenia każdej pojedynczej płatności. Chociaż nie jest to uważane za najlepszą praktykę, niektóre organizacje o unikalnych wymaganiach branżowych lub regulacyjnych uważają, że konieczne jest pójście tą drogą.

gdzie prośby o sprawdzenie powodują problemy

formularze wniosków o sprawdzenie są często używane do obsługi żądań typu „rush-check”. Są to jednorazowe płatności dokonywane na rzecz dostawców poza zwykłym procesem składania faktur. Zazwyczaj dzieje się tak, gdy płatność jest opóźniona, a zdenerwowany sprzedawca grozi wstrzymaniem kredytu organizacji.

niezależnie od tego, czy formularz check-request jest używany do pilnej kontroli, czy po prostu dlatego, że faktura została zagubiona-jeśli nie jest dołączona Odpowiednia dokumentacja-szanse na duplikat płatności rosną.

bez faktury do wykonania trójdrożnego dopasowania, zlecenie zakupu i odbiornik (por) często pozostają otwarte w księgach organizacji. Można to podzielić na trzy rodzaje problemów:

1. najbardziej oczywistym jest duplikat płatności dokonany, gdy faktura w końcu się pojawi i zostanie zapłacona w A/P.
2. mniej oczywistym problemem jest to, co dzieje się z otwartymi odbiorcami i zleceniami zakupu podczas przygotowywania sprawozdań finansowych. Istnieje szansa, że państwa mogą postrzegać otwarte odbiorniki jako nieodebraną własność.
3. ostatni problem dotyczy oszustwa. Niestety, wiele fałszywych płatności — więcej niż chcielibyśmy sądzić-jest wydawanych na żądanie czeku. Jak to możliwe? Najbardziej oczywistą odpowiedzią jest krzywy pracownik wypełniający formularz wniosku o czek i albo przekonuje upoważnionego sygnatariusza do podpisania go, albo sam fałszuje podpis.

oszustwo może również wystąpić w odpowiedzi na zirytowany sprzedawca, który twierdzi, że nie płaci. Niektórzy sprzedawcy dowiedzieli się, że jeśli rozmawiają przez telefon i są na ogół obraźliwi, gdy pracownicy A / P grożą posiadanym kredytom, czasami mogą uzyskać zastraszony kontroler, który podpisuje się na formularzu czeku autoryzującym płatność. W jednym z najbardziej skandalicznych przykładów tego typu oszustw, sprzedawca co miesiąc przez 18 miesięcy robił krzykliwy wyczyn-otrzymywał podwójną zapłatę za każdy z nich. Z mroczną dokumentacją dołączoną do każdego formularza, trudno było znaleźć duplikaty, dopóki cały plik dostawcy nie został pobrany i przejrzony.

najlepsze praktyki formularzy zapytań kontrolnych

wymagają dokumentacji dla każdego formularza zapytania. Jeśli faktura lub Kopia faktury nie jest dostępna, załącz kopię umowy, e-mail z wyszczególnieniem wymagań lub cokolwiek jest dostępne. Należy zachować szczególną ostrożność, aby nie wysyłać w formularzu bez żadnych dokumentów potwierdzających.

w skrajnych przypadkach, gdy nie jest dostępna dokumentacja, powinieneś wymagać dodatkowego podpisu bardzo wysokiego szczebla w organizacji, być może kontrolera lub dyrektora finansowego. Osoba składająca wniosek powinna być gotowa z naprawdę dobrym wyjaśnieniem, dlaczego kontrola powinna być wystawiona bez dokumentacji. Wnioski bez dokumentacji powinny być nieliczne i ograniczone do minimum. Jeśli istnieją zaległe zamówienia zakupu (pos) i odbiorcy związane z tymi żądaniami, informacje te powinny być zawarte w formularzu, aby A/P mogło je wygasić po dokonaniu płatności.

Jeśli do formularza check-request dołączona jest faktura, wykonaj normalne dopasowanie trójdrożne, które wygaśnie zarówno zlecenie zakupu, jak i otwarty odbiornik.

wnioski

formularze czekowe są złem koniecznym w dzisiejszym świecie płatniczym. Jeśli kierownictwo finansowe ciężko pracować, aby wdrożyć najlepsze praktyki, problemy, które powodują będą ograniczone do minimum.