lider jest niezbędny w każdej grupie, projekcie lub organizacji. Ma to na celu zapewnienie, że wszyscy pozostają na dobrej drodze w osiąganiu celów grupy lub celów. To samo dotyczy spotkań, istnieje również lider, który kieruje przepływem porządku obrad. Na posiedzeniu osoba ta jest określana jako” przewodniczący „lub po prostu”przewodniczący”.

oto główne obowiązki przewodniczącego:

• dba o to, aby przebieg spotkania był zgodny z porządkiem obrad
• członkowie szanują się nawzajem
• przestrzegane są zasady obrad
• zachęca do podejmowania decyzji
• nadzoruje lub przygotowuje zawiadomienia, porządek obrad, raporty, spotkania i działania następcze

wskazówki

każda grupa, zespół i organizacja jest wyjątkowa. Każde z nich może wymagać innego podejścia w zakresie przewodniczenia posiedzeniom. Biorąc to pod uwagę, istnieją pewne problemy wspólne dla wszystkich zarządów.

jeśli chodzi o typowe problemy, które zawsze są wspólnymi rozwiązaniami. W tym artykule przedstawiliśmy podstawowe sposoby skutecznego przewodniczenia posiedzeniom, aby zapewnić osiągnięcie najlepszych pozytywnych wyników.

wyznacz cele

przed rozpoczęciem spotkania ważne jest określenie, jaki jest cel spotkania. Czy chcesz na spotkaniu przedstawić problem z firmą? Chcesz skupić się głównie na nadchodzącym wydarzeniu, które jest planowane? Bez wyznaczonego celu spotkanie może stać się nieświeżą rozmową o niczym ważnym.

szczególnie ważne jest to, że chcesz zrozumieć, jaki wynik lub decyzje powinny być uzgodnione podczas spotkania. Coś takiego może być następnie wykorzystane jako mierniki do pomiaru efektywności i efektywności spotkania.

powiadomienia

ważne jest, aby informować członków z wyprzedzeniem o istotnych informacjach dotyczących spotkania. Powiadomienia pomogą członkom zrozumieć, co jest od nich wymagane przed, w trakcie i po spotkaniach.

ogłoszenie powinno zawierać następujące:

• Agenda
• kierownik projektu/punktu porządku obrad
• czas spotkania
• miejsce spotkania
• odpowiednie dokumenty
• protokół z poprzedniego posiedzenia, jeśli dotyczy

zachowanie czasu

podczas spotkania dobrym sposobem na zapewnienie, że wszyscy pozostaną na dobrej drodze, jest ustalenie ram czasowych dla każdego punktu porządku obrad. Rolą fotela jest zapewnienie przestrzegania ram czasowych.

• jeśli to możliwe, Ustaw timer na ekranie, aby wszyscy mogli zobaczyć
• daj wszystkim limit czasu podczas mówienia
• zrób krótkie przerwy, aby odświeżyć członków

zachęcaj i zarządzaj uczestnikami

Jeśli głos jest otwarty na dyskusję, obserwuj, kto mówi za dużo, a kto nie. Jeśli istnieje konflikt między członkami, wkrocz, przypominając im o celu spotkania i negocjuj między członkami, aby podjąć decyzję.

Innym przykładem jest członek, który mówi za dużo podczas spotkania. Przerywając im grzecznie i prosząc ich o zachowanie ciszy przez chwilę, może pomóc otworzyć podłogę. Zachęca to również tych, którzy pozostają cicho, aby dodać swój wkład.

Ewaluacja

Po zakończeniu spotkania należy użyć arkusza ewaluacyjnego, aby zebrać opinie i sugestie członków w zakresie ułatwienia następnego spotkania. Pozwoli to członkom na podkreślenie zarówno pozytywnych, jak i negatywnych części spotkania.

korzystając z arkusza, możesz poprawić obszary, które sprawiają, że spotkanie jest skuteczne, i uniknąć tych, które spowalniają postęp spotkania.

więcej porad?

oczywiście istnieje wiele, wiele więcej wskazówek dotyczących przewodniczenia i prowadzenia spotkań. Wierzymy, że począwszy od tych 5 pomoże Ci się toczyć. Mam nadzieję, że poprowadzi cię do udanych i satysfakcjonujących spotkań.