czy terminy skradają się do ciebie? Nigdy za mało czasu? Czujesz, że spędzasz więcej czasu na spotkaniach niż poza nimi? Starasz się wykonać pracę, ale ciągle ci przerywa?

wiem, prawda? Jakbym Cię znała.

nie jesteś sam-czuję dokładnie to samo. Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, czasami czuję się, jakbym przegrywał bitwę, wojnę, a może nawet wolę życia.

jednak nie musi tak być.

dzielę się moimi ulubionymi wskazówkami dotyczącymi zarządzania kalendarzem. Oczywiście nadal będziesz miał swoje złe dni, ale wykonaj nawet garść tych wskazówek, a obiecuję ci, że będziesz odpowiedzialny za swój harmonogram, zarządzaj swoim czasem i rozwalaj swoje cele.

Recenzja. Następnie ponownie przejrzyj.

sprawdź swój kalendarz na początku każdego tygodnia (najlepiej w niedzielę wieczorem). Zobacz, jakie masz spotkania i wymień wszelkie elementy działania i przygotowania, którymi musisz się zająć. Jeśli są ważne, Zablokuj czas w swoim pamiętniku, aby je zrealizować.

następnie przejrzyj ponownie. Każdego dnia. Robię to z samego rana (dziwne, jak rzeczy mogą się zmienić z dnia na dzień-biznes już nie śpi, prawda?). Mam też kolejny skan około 30 minut przed zakończeniem, aby zobaczyć, co zrobiłem (a czego nie zrobiłem) i zerknąć na jutro, aby uzyskać przewagę.

Po co się męczyć?

dowiedziałem się, że nasza opinia o tym, co było ważne w poniedziałek, może się zmienić do środy. Łatwo jest również zapomnieć o spotkaniu lub przeoczyć coś, co musisz zrobić. To szybkie zameldowanie uratowało mnie wiele, wiele razy i jestem pewien, że dla ciebie też.

jeden wolny dzień w tygodniu

pozwól sobie na jeden wolny dzień w tygodniu i postaraj się chronić ten czas za wszelką cenę. Nawet jeśli szef mówi, że musi się z tobą spotkać w jedynym dniu, nie masz nic do zaoferowania-zaproponuj alternatywę, jeśli tylko możesz.

muszę się skupić na głębokiej pracy, ty też. Bycie zajętym nie daje Ci podwyżki pod koniec roku. Więc twój” wolny ” dzień jest rzeczywiście daleko od wolnego.

da ci to czas na przemyślenie, przyczynienie się do długoterminowych projektów, zajęcie się listą rzeczy do zrobienia, zniszczenie e-maili i zasilanie za pośrednictwem administratora.

No dalej, daj sobie trochę czasu. Zasługujesz na to.

planuj spotkania jak najszybciej

Jeśli wiesz, że potrzebujesz spotkania, umieść je w kalendarzu tak szybko, jak to możliwe. Im dłużej to odkładasz, tym bardziej prawdopodobne jest, że będziesz mieć problemy z harmonogramem lub konflikty.

upewnij się, że cel jest jasny i każdy wie, dlaczego spotkanie jest na miejscu i co trzeba przygotować.

Zawsze wysyłam kalendarz z góry. to może przejść długą drogę, aby uniknąć tych niekończących się e-maili, próbując dowiedzieć się, kiedy to działa.

narzędzia do planowania spotkań

być może jest to bardziej wskazówka dotycząca produktywności niż wskazówka dotycząca zarządzania kalendarzem, ponieważ korzystanie z harmonogramu spotkań pozwoli zaoszczędzić ogromną ilość czasu podczas próby zaplanowania spotkań.

• Jeśli używasz Outlooka na serwerze Exchange, nie pomylisz się z skromnym asystentem planowania. Podczas dodawania uczestników siatka free / busy pokazuje dostępność uczestników, więc znalezienie czasu, który pasuje do każdego, jest proste.
• Outlook Mobile (Android, iOS) ma wbudowane planowanie. Kiedy wybierzesz czas, który działa dla wszystkich, wydarzenie jest zielone. Kiedy dochodzi do konfliktu, zmienia kolor na czerwony. Możesz również wysłać swoją dyspozycyjność na pytanie o spotkanie. Po prostu odpowiedz na wiadomość e-mail, kliknij ikonę kalendarza, wybierz Czas, w którym jesteś wolny, a Outlook Mobile zrobi resztę. To ogromna oszczędność czasu.
• Microsoft FindTime, który pozwala wysłać nową ankietę spotkania, aby zaproponować wybrane godziny wszystkim uczestnikom i umożliwić wszystkim głosowanie. Następnie wysyła zaproszenie na spotkanie w Twoim imieniu.
• Google Calendar oferuje podobne narzędzia, aby znaleźć czas spotkania i zaprosić ludzi do wyboru miejsc spotkań.
• narzędzia do zarządzania kalendarzem, takie jak doodle i Calendly, oferują świetne bezpłatne wersje do planowania spotkań i integracji z Outlook, Gmailem i innymi. Są one łatwym sposobem dla klientów i współpracowników, aby zarezerwować czas z Tobą. Po prostu ustaw swoją dostępność, udostępnij swój link, pozwól im wybrać Dostępny czas i wydarzenie zostanie dodane do Twojego kalendarza!

Kontynuuj

Jeśli klient lub kolega poprosi Cię o zrobienie czegoś, oboje wiemy, że będą cię ścigać po aktualizację. Ustaw oczekiwania, natychmiast planując kolejne spotkanie w kalendarzu wszystkich. To prosta wskazówka, ale skuteczna.

to świetny sposób, aby być na bieżąco z zadaniami i upewnić się, że dostarczasz obietnice na czas.

używaj przypomnień

wiesz, jak czasami wpadasz na rolkę i nagle tracisz poczucie czasu?

prostym i łatwym sposobem na powrót do rzeczywistości jest ustawienie 5-minutowego spotkania na czas, w którym chcesz o czymś przypomnieć i wyjaśnić, co to jest w temacie spotkania. Zaznacz przypomnienie i ustaw na zero minut.

na przykład

• czas wyruszyć na spotkanie z klientem – wsiądź do pociągu do King Cross, a następnie Victoria line do Oxford Circus.
• Wydrukuj materiały na dzisiejszą prezentację

użyj tej sztuczki oszczędnie. Zadania nie należą do Twojego kalendarza – istnieją do tego znacznie lepsze narzędzia. Nie chcesz, aby Twój kalendarz wypełniony był dziesiątkami przypomnień 5-minutowych, ale dziwne tu i tam mogą Ci pomóc.

dodaj kolejną strefę czasową

Jeśli pracujesz z kolegami lub klientami na całym świecie, dodanie drugiej strefy czasowej do kalendarza jest świetnym pomysłem.

To pokaże podwójne czasy w kalendarzu – bardzo pomocne przy planowaniu spotkań. Plus to oszczędza kłopotów z Googling ” która godzina jest w…”Możesz skonfigurować podwójne strefy czasowe w Outlooku i Gmailu oraz większości innych klientów poczty e-mail.

Importuj wszystkie swoje kalendarze

Jeśli masz wiele kalendarzy, zaimportuj je wszystkie do kalendarza podstawowego. Dzięki temu zaoszczędzisz mnóstwo czasu, a jeśli masz tryb nakładki, będziesz mógł zobaczyć wszystkie swoje kalendarze i spotkania jednocześnie.

konfiguracja jest na ogół taka sama dla większości aplikacji.

oto jak to zrobić w programie Outlook, ale jeśli używasz czegoś innego, po prostu Google „Importuj kalendarz”, a znajdziesz poradnik.

spotykaj się tylko tak długo, jak potrzebujesz

kolejna z moich ulubionych wskazówek dotyczących zarządzania kalendarzem: utrzymuj krótkie spotkania.

im krócej tym lepiej. 30 minut powinno wystarczyć na większość spotkań.

Większość kalendarzy domyślnie ma 30-minutowe interwały. Dlatego często zapraszają Cię na godzinne spotkania, gdy potrzeba mniej czasu. Możesz zmienić skalę czasu kalendarza w programie Outlook na cokolwiek chcesz, więc zastanów się nad modyfikacją go do 15 minut. Ułatwi to konfigurację 15-lub 45-minutowych spotkań.

w moim kalendarzu jest tak wiele długich, nudnych spotkań, więc jeśli nie mogę ich całkowicie odrzucić (patrz numer 10), postaram się ograniczyć mój udział, informując organizatora, że mogę dołączyć tylko do części spotkania i poprosić go o zaplanowanie mi miejsca.

nie zawsze ujdzie ci to na sucho, ale warto spróbować, szczególnie w przypadku spotkań typu status update.

Powiedz „nie” zebraniu faktów lub spotkaniach aktualizacji

czy jest coś bardziej frustrującego niż spędzanie godziny na spotkaniu, aby otrzymywać aktualizacje, które czytasz w 10 minut? Zamiast tego Rozważ współpracę online, burzę mózgów i narzędzia do zarządzania projektami. Skonfiguruj swój zespół i zachęcaj kolegów do korzystania z nich. Znacznie zmniejszą liczbę e-maili i spotkań, jeśli będą skutecznie wykorzystywane i dadzą ci dużo czasu z powrotem w dzienniku.

niektóre z moich ulubionych To Trello, MeisterTask lub Zenkit. Darmowy i bardzo skuteczny.

czas przywitać XXI wiek!

w rzeczywistości po prostu powiedz „Nie”

jest to jedna z moich ulubionych wskazówek dotyczących zarządzania kalendarzem. Jeśli nie wiesz, dlaczego powinieneś być na spotkaniu, a organizator też nie może Ci powiedzieć, powiedz „Nie”, dopóki nie będą mogli. Musisz jasno określić, jaki jest Twój wkład i jaką wartość dodajesz.

Jeśli to zbyt trudne, spróbuj delegować-może to być dobra okazja do rozwoju dla kogoś z twojego zespołu.

inną sztuczką jest odrzucenie, ale zaoferuj organizatorowi pomoc w przygotowaniu spotkania, aby poczuł się komfortowo gospodarzem bez ciebie. Na przykład, chociaż slajdy mogą nie być prezentowane, można je utworzyć.

w przypadku spotkania twarzą w twarz czasami wartość po prostu nie istnieje. Podróżowanie 3 godzin, gdy na porządku dziennym przydzielono Ci tylko 15 minut, nie jest efektywne. Pytanie, czy naprawdę jesteś potrzebny osobiście.

być może zamiast „nie” proponujesz udział wirtualnie.

Zacznij na czas i pomiń apel

nie czekaj na spóźnionych. Zaczynaj. W przypadku dużych spotkań pomiń apel. Każdy wie, kto powinien tam być (wystarczy sprawdzić listę uczestników na zaproszeniu, jeśli nie.

ci, którzy spóźnią się, dogonią. Ci, którzy się nie pojawią, albo ich nie przegapisz, albo są winni przeprosiny wszystkim.

prawie każde spotkanie, w którym uczestniczyłem, spędza 15 minut czekając na maruderów i robiąc apel, kto rozmawia przez telefon, kto jest w sali konferencyjnej, kto przesyła przeprosiny. Przestrzegaj tej zasady,a nie tylko skończysz na czas, ale możesz nawet odzyskać część!

13. Spotkanie z konfliktami

nie możesz być w dwóch miejscach na raz, pomimo swoich supermocy. To nie jest wskazówka do zarządzania kalendarzem, to tylko fizyka.

Jeśli masz konflikt planowania w swoim konflikcie kalendarza, zajmij się nim natychmiast. Im dłużej zostawisz te dwa spotkania na miejscu, tym większy niepokój stworzysz dla siebie, gdy zbliża się dzień, a ty nic z tym nie zrobiłeś.

odmowa Last minute jest również bardzo niesprawiedliwa dla organizatora.

ustalaj priorytety, które są dla Ciebie najważniejsze, a nie zaproszenie, które zaakceptowałeś jako pierwsze.

Anuluj to

czasami wystarczy odwołać spotkanie. Zarządzanie kalendarzem oznacza właśnie to. Nie naciskaj tylko dlatego, że to było zaplanowane. Jeśli wartości po prostu nie ma, anuluj spotkanie i daj dar czasu.

Grupuj spotkania w kalendarzu

Jeśli masz kilka spotkań, ugryź się i zaplanuj je wszystkie w ciągu jednego dnia, a między nimi wykonuj e-maile. To da ci większy blok wolnego czasu na kolejny dzień. Jasne, że to może być brutalne, i nie robiłbym z tego nawyku, ale może to być dobra strategia, jeśli chcesz mieć trochę czasu w kalendarzu.

Co byś wolał?

• 3 x 1-godzinne spotkania w środę i 2 x 1-godzinne spotkania w piątek

lub

• 5 x 1-godzinne spotkania w środę i piątek wolne

chyba znam odpowiedź.

Jeśli masz spotkania od tyłu, użyj funkcji odliczania na zegarze telefonu, aby skupić się na kończeniu na czas.

Google ma prosty licznik z alarmem.

Ustaw odliczanie lub alarm na 5 minut krótszy niż czas trwania spotkania, aby wiedzieć, że nadszedł czas, aby zakończyć sprawy (np. jeśli jest to godzinne spotkanie, Ustaw odliczanie na 55 minut).

Jeśli między spotkaniami zajmie ci trochę czasu-po prostu poinformuj obu organizatorów z wyprzedzeniem, że wróciłeś na zaplecze, więc może będziesz musiał wyjść trochę wcześniej lub przyjechać trochę późno.

kodowanie kolorów twój kalendarz

kategoryzowanie i kodowanie kolorów jest niesamowite. Łatwo jest wyodrębnić i zidentyfikować osobiste spotkania z biznesowymi i zorganizować swój dzień. W mgnieniu oka masz świetny przegląd swoich zobowiązań i łatwy sposób filtrowania tego, co robisz w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca.

Wiele osób (w tym ja) prowadzi osobisty pamiętnik i kalendarz pracy. Eksperymentowałem z użyciem tej metody i pomogło to wyeliminować potrzebę wielu kalendarzy.

Jeśli spróbujesz, daj mi znać, co myślisz.

zaplanuj czas w kalendarzu na e-mail

jest to prawdopodobnie najważniejsza wskazówka dotycząca zarządzania kalendarzem.

możesz łatwo spędzić każdą minutę, którą Bóg wyśle na maila, jeśli na to pozwolisz. Poświęć tylko kilka godzin dziennie na e-mail. Zazwyczaj staram się przez 60 do 90 minut maksimum rano i to samo ponownie po południu i zablokować ten czas w moim kalendarzu.

czas pomiędzy jest dla rzeczywistej pracy.

w teorii brzmi świetnie i oczywiście nie zawsze tak wychodzi, ale częściej trzymam się tego harmonogramu.

wyłączyłem wszystkie powiadomienia e-mail. Wyłączyłem również automatyczne wysyłanie-odbieranie i zmieniłem interwał na co 3 godziny. Oznacza to, że jeśli z jakiegoś powodu jestem w e-mailu, nie rozprasza mnie coś nowego, co przyszło. To również uratował mi szyję kilka razy, ponieważ e-maile siedzą w mojej skrzynce odbiorczej przez 3 godziny przed wysłaniem-było więcej niż kilka razy przechwyciłem e-mail, który jestem wdzięczny, że nigdy nie dotarł do skrzynek niektórych klientów.

kiedy jest Twój szczyt produktywności?

wszyscy mamy optymalną porę dnia, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. Dla niektórych to pierwsza rzecz rano. Dla innych, dostają swój radosny drugi wiatr zaraz po obiedzie. Wiesz kiedy jest Twój?

zwróć uwagę na swoją produktywność i unikaj spotkań w tym czasie. Zaplanuj ten czas w kalendarzu do pracy.

Jeśli musisz zaakceptować spotkanie, uczyń je tymi, w których musisz się zaangażować, skupić, podejmować decyzje i uczestniczyć-innymi słowy … pomyśl.

czy naprawdę musisz się spotkać?

zarządzanie kalendarzem to nie tylko efektywne planowanie spotkań. chodzi również o unikanie ich planowania w pierwszej kolejności. Postępuj zgodnie z tym drzewem decyzyjnym i zadaj sobie pytanie, czy w ogóle musisz się spotkać. Będziesz zaskoczony, jak szybko twój harmonogram zwalnia.

Znajdź czas w swoim harmonogramie

wszyscy chcemy odzyskać trochę czasu w naszych harmonogramach, więc żadna lista porad dotyczących zarządzania kalendarzem nie może być kompletna bez narzędzi do śledzenia czasu. Oto moje ulubione-wszystkie są darmowe.

RescueTime
pokazuje, gdzie spędzasz czas. Cicho działa w tle, monitorując, nad jakimi aplikacjami pracujesz i przez jak długo, i zapewnia świetną migawkę Twoich działań. Zobacz mój ostatni pulpit nawigacyjny poniżej. Spędziłem ponad 30 godzin na e-mailach. Wiem. Przerażające.

Kiedy przejdziesz przez kalendarz i spojrzysz wstecz na miesiąc, który był i nakładasz go na pulpit nawigacyjny RescueTime, zaczynają pojawiać się pewne wzorce. Naprawdę możesz zacząć widzieć, co cię rozprasza, kiedy i dlaczego.

Toggl
Toggl oferuje nieograniczone i wolne śledzenie czasu dla osób fizycznych. Wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć przycisk Odtwórz, a aplikacja rozpocznie monitorowanie godzin pracy twoich pracowników. Następnie możesz przejrzeć wygenerowane dane tygodniowe i miesięczne dotyczące całkowitych godzin pracy.

TimeCamp
To narzędzie naprawdę otwiera oczy na to, jak spędzasz dzień i przypinasz to, co faktycznie robisz i ile czasu jest (lub nie jest) zmarnowane. Śledzi Twoją aktywność niewidocznie i automatycznie w tle, a także ma niesamowitą liczbę integracji, w tym ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce i inne. Twierdzą, że znajdują Ci dodatkowe 30 minut produktywnego czasu w kalendarzu dziennie!

dalsze czytanie

• czy naprawdę musisz zorganizować to spotkanie?
  „umówmy się na spotkanie” stało się uniwersalną odpowiedzią na niemal każdą sytuację. Ale czy to ta właściwa?
• Quiz: jak dobre jest zarządzanie czasem?
  Jak wydajny jesteś? Weź udział w tym quizie i dowiedz się, jak dobre jest zarządzanie czasem.
• 27 porad dotyczących zarządzania czasem, aby pracować mniej i grać więcej
  Wyjdź poza zarządzanie kalendarzem dzięki tym 27 poradom dotyczącym zarządzania czasem

wyróżniony obraz zaprojektowany przez Freepik