” breng de mind scherp in Beeld en maak het alert zodat het onmiddellijk de waarheid kan intypen, die overal is. “- Bruce Lee
We leven in een afgeleide samenleving. Focus is een schaarse munt. Geen verrassing afleiding eisen een tol op de productiviteit op de werkplek. Zo lang geleden als 2004, sommige onderzoek zet de kosten van “niet opletten” op $588 miljard per jaar in de VS alleen.
wanneer de gedachten van uw team elders zijn, lijden zowel de samenwerking als de productiviteit.
vergaderingen zijn een noodzakelijk kwaad. Teams lossen problemen op, verbeteren hun spel en innoveren wanneer ze samenwerken. Echter, de meeste leidinggevenden besteden te veel tijd in vergaderingen-tot 23 uur per week-waardoor hun gedachten te dwalen in plaats van aanwezig en gericht.
zelfbewustzijn herstelt de rol die het verdient op de werkplek. Onderzoek door Tasha Eurich, auteur van Insight, toont aan dat zelfbewustzijn de meta-vaardigheid van de 21e eeuw is-zelfbewuste mensen zijn succesvoller, zelfverzekerder, bouwen betere relaties op en zijn effectievere leiders.
inchecken voor een vergadering zal uw team helpen afleidingen te verwijderen en de focus te herwinnen. Laat me het ‘waarom’ en ‘ hoe ‘ uitleggen.
voordelen van een mindset check-in
“hoe u een spatie invoert en hoe u een spatie verlaat is net zo belangrijk als wat er in de spatie gebeurt.”- Emily M. Axelrod
het inchecken is een opzettelijke oefening voor een team om een vergadering of sessie te openen. Elke deelnemer deelt wat (mindset) ze aan tafel brengen voordat het werk gesprek begint — een voor een. Als iedereen zijn persoonlijke afleidingen kan verwijderen, is het makkelijker om je te concentreren op het klaren van de klus. Een mindset check-in gaat over de status van je mind, niet die van het project.
controle-in verhoogt het zelfbewustzijn en geeft duidelijkheid over waar iedereen staat. Het herinnert teamleden bewust aan de inzet om samen te werken.
bij inchecken kunnen mensen aanwezig zijn: zorgen maken over wat er voor de vergadering is gebeurd of wat er daarna zal gebeuren, houdt ieders gedachten bezig. Het doel om deelnemers in staat te stellen om te delen wat er op hun gedachten is, is om zich te verbinden met het nu en hier. Als je je realiseert wat je afleidt, is het makkelijker om die dingen opzij te zetten en je geest in de vergadering te krijgen.
Check-in drijft begrip: het ritueel van check-in drijft zowel zelf als collectief bewustzijn. Weten waar iedereens geest is, drijft helderheid. Je kunt aanpassen hoe je de vergadering faciliteert of toleranter zijn als iemand zich defensief gedraagt of meer stil is dan normaal. Als je de mentaliteit van iemand anders begrijpt, word je minder oordelend over hoe ze zich gedragen.
Check-in geeft iedereen een stem: Teams profiteren van diversiteit in denken. Culturele fitness is het vermogen van een groep om haar perspectief uit te breiden door het stimuleren van diverse ideeën en standpunten. Helaas, introverten, buitenstaanders, of junior werknemers – om er een paar te noemen — voelen zich geïntimideerd om te spreken. Ze zijn bang om veroordeeld te worden. De mogelijkheid om te delen waar hun geest is op moedigt een ruimte voor iedereen om vrij te spreken.
Check-in versterkt vertrouwen: als je een onbreekbare relatie met iemand hebt, is het makkelijker om je blinde vlekken of zwakke punten te delen. Maar wat komt eerst? Brené Brown zei: “kwetsbaarheid is geen zwakte. Het is de meest nauwkeurige meting van moed.”Delen wat je geest bezig houdt is de eerste stap. Het brengen van je kwetsbare zelf naar een bijeenkomst zal anderen aanmoedigen om dat ook te doen.
Check-in herinnert ons eraan dat we mensen zijn: We zijn opgevoed om te denken dat werk en privé niet samen moeten gaan. Echter, het bouwen van een muur tussen de twee heeft alles behalve evenwicht gecreëerd. We zijn één enkele entiteit; wat er op het werk gebeurt, blijft niet op het werk.
Het is tijd om je ziel weer aan het werk te brengen, zoals ik hier schreef. Onze meest krachtige professionele troef is onze menselijkheid. Je persoonlijke overtuigingen, denkbeelden en emoties beïnvloeden hoe je op het werk speelt. En andersom.
mijn ervaring met check-ins
” gebrek aan richting, niet gebrek aan tijd, is het probleem. We hebben allemaal 24 uur per dag.”- Zig Ziglar
ik heb gedurende mijn carrière check-ins gebruikt, maar niet consequent. Het was niet tot drie jaar geleden of zo dat ik de waarde van deze eenvoudige handeling herstelde en begon met het implementeren van een meer gestructureerde en doelgerichte aanpak ervan.
bij mijn vorige baan heb ik een consultancy ingeschakeld om ons te helpen een reorganisatie uit te voeren. Tijdens die reis hebben we de check-in (her)ontdekt. De eerste reactie was echter allesbehalve positief. De meeste mensen vonden het onnodig of te gevoelig-feely. Anderen, paradoxaal genoeg, dachten dat het een afleiding was.
Het aannemen van een nieuw proces in de bedrijfswereld is stressvoller dan het veranderen van uw persoonlijke uiterlijk. Mensen hebben de neiging om elk nieuw proces dat een afwijking is van business as usual af te wijzen en te beoordelen. Vooral een die emoties blootstelt en leidinggevenden zich ongemakkelijk laat voelen. Na verloop van tijd werd check-in echter een cruciaal onderdeel van onze vergaderingen.
mijn persoonlijke reis heeft me geholpen empathischer te worden als ik teams coacht om met dit proces te experimenteren.
Check-in: Een stap-voor — stap proces
wanneer-aan het begin van elke bijeenkomst. Vergeet niet om het op de agenda te zetten. Ik raad je aan om in kleine doses te beginnen. Begin met een of twee teams. Het is beter om dieper te gaan met een paar in plaats van te proberen om iedereen te veranderen op hetzelfde moment het verkrijgen van geen diepte of tractie.
duur-het inchecken mag niet te lang duren. Als duimen regel, richten op vijf minuten maximaal voor een 8 tot 10 deelnemers vergadering. In eerste instantie zullen de deelnemers niet veel delen en dan zal springen Naar het andere uiterste. Het duurt enige tijd om de sweet spot te vinden tussen mensen die stil blijven of oversharing.
rollen-wijs één facilitator aan om de check-in op een doelgerichte en tijdige manier te beheren. Deze rol moet tussen de teamleden rouleren. Voorbereiding is essentieel. Iedereen in de kamer neemt deel, ongeacht de rollen ( facilitators en bazen check-in ook). Sommige mensen voelen zich ongemakkelijk “delen” in het bijzijn van hun baas. Ik begrijp dat het moeilijk is, maar de uitbetaling — exponentieel vertrouwen en openhartigheid — is het waard.
artikel gaat verder onder
nieuw rapport: de toekomst van Tijdelijk personeelsbeheer
het ritueel – de facilitator stelt een check-in vragen (zie voorbeelden hieronder). Elk lid neemt een beurt om te antwoorden. Het kan met de klok mee of popcorn-stijl (iedereen klokkenspel in wanneer ze klaar zijn). De moderator zegt “Dank u” of laat gewoon de volgende persoon inchecken. Er is geen ruimte voor verdere vragen of opmerkingen. Mensen moeten gewoon luisteren en aanwezig zijn. Lichaamstaal kan snel in de weg staan. Wat je collega’ s bezig houdt, kan onverwacht zijn. Vermijd het maken van vreemde gezichten of het oversteken van de armen wanneer iemand anders opent; het kan gemakkelijk averechts.
houd dit in gedachten: Check-ins zijn bedoeld om een ruimte te bieden waar naar mensen wordt geluisterd. Leer in hun schoenen te lopen.
Check-in questions
” Beoordeel een man op zijn vragen in plaats van op zijn antwoorden.”- Voltaire
er zijn evenveel check-in vragen als teams op aarde. Hier zijn een paar die bewezen hebben zeer effectief te zijn in mijn persoonlijke ervaring:
Wat heeft uw aandacht? – Deze vraag stelt mensen in staat om zich te concentreren op wat hun geest van plan is. Ben je afgeleid door een persoonlijk probleem, een andere vergadering, of na te denken over de honkbalwedstrijd die nu gebeurt? Deze vraag geeft mensen de ruimte om te beslissen hoe persoonlijk, of niet, ze willen gaan.
Wat neemt u mee naar deze bijeenkomst? – Deze vraag nodigt de deelnemers uit om na te denken over de manier waarop een ieder bijdraagt aan het team. Je brengt je mentale toestand, je problemen en oplossingen naar een bepaald project. Je hebt superkrachten en kryptoniet dat invloed heeft op hoe je omgaat met andere teamleden. Mensen kunnen op elk van deze specifieke gebieden bouwen om de vraag te beantwoorden.
wat voor dag heb je tot nu toe gehad vandaag? — Deze vraag is vergelijkbaar met de vorige, maar richt zich op de dag in plaats van op de persoon. Het is veiliger, maar creëert ook wat onthechting die diepgaande bewustwording kan beperken.
Ik geef de voorkeur aan de tweede vraag. Ik geloof dat kwetsbaarheid teams krachtiger maakt: het aanpakken van de problemen op de meest directe manier mogelijk versnelt het vertrouwen. Maar niet elke organisatie is hetzelfde. Probeer verschillende benaderingen, zie wat werkt voor uw team.
De spirit achter check-in is wat het belangrijkst is. Je wilt zelf-en teambewustzijn vergroten. Ongeacht, als de aanpak speels, intellectueel of emotioneel is, moet iedereen spelen (met dezelfde regels).
probeer het voor client meetings
inclusief check-in in client meetings. Ik heb een aantal teams gecoacht om dat te doen en het is krachtig. Wanneer klanten met dezelfde regels spelen, worden ze deel van je team. Ook worden spanningen met zakelijke klanten soms gedreven door misverstanden. Als een cliënt je vertelt dat ze net ruzie had met haar man, maakt dat een verschil. Niet alleen word je meer begrip, maar het versterkt het vertrouwen en de relaties.
voeg afsluitende rondes toe aan uw vergaderingen. Eindig met dezelfde geest die de sessie begon. Het geeft duidelijkheid over overeenkomsten en volgende stappen. Een van de redenen waarom de meeste vergaderingen zijn een verspilling van tijd is dat mensen de kamer te verlaten zonder duidelijkheid. De slotronde moet ieders mening over hoe de vergadering verliep te bespreken.
rolmodel gedrag. Mensen zullen zich eerst ongemakkelijk voelen. Als leider moet je de sprong wagen en dieper duiken dan wie dan ook. Uw team zal uw oprechte inzet voor verandering testen. Wees geduldig. Als je wilt dat je team de check-in serieus neemt, moet je jezelf blootstellen. Niet alleen delen wat je afgeleid houdt, maar het ‘waarom’.”
onthoud, check-ins zijn allesbehalve een afleiding. Het verhogen van zelfbewustzijn beweegt uw team van geen aandacht te besteden aan het hebben van focus. Het begrijpen van de mindset die elk aan tafel brengt, maakt vergaderingen productiever.
wat heeft uw aandacht? Deel je gedachten.
