het boekhoudsysteem van een bedrijf is gebaseerd op een raamwerk van rekeningen die inkomsten, uitgaven en andere gegevens georganiseerd houden en klaar staan om in een financieel overzicht te worden opgenomen.
dit raamwerk, het rekeningstelsel genoemd, dient als een index van alle financiële rekeningen van de onderneming. Accountants gebruiken deze grafiek van rekeningen om transacties te identificeren als ze ze opnemen in het grootboek van het bedrijf.
het rekeningstelsel instellen
wanneer u een nieuw bedrijf start, stelt u uw rekeningstelsel in als een eerste stap in het opzetten van het boekhoudsysteem van uw bedrijf. Kleine bedrijven hebben niet allemaal dezelfde grafiek van de rekeningen. De accounts die u opneemt, hangt af van het type bedrijf. Als u bijvoorbeeld een servicebedrijf hebt, hebt u geen voorraadaccount.
wanneer u uw rekeningschema instelt, denk dan aan de toekomst. Denk niet alleen aan de rekeningen die u nodig hebt voor uw kleine bedrijf nu. Denk aan de rekeningen die u nodig hebt 5 of 10 jaar op de lijn en omvatten die in uw grafiek. Je mag geen werknemers nu, maar in een paar jaar, kunt u werknemers toe te voegen aan uw bedrijf, dus plan voor dat met uw grafiek. Je kan nog steeds accounts toe te voegen aan uw grafiek als je gaat.
u moet een nummeringssysteem maken voor uw rekeninglijst. Als u een geautomatiseerd boekhoudsysteem gaat gebruiken, gebruik dan een nummeringssysteem met vier cijfers. Een blok van nummers wordt meestal toegewezen aan elk van de categorieën die deel uitmaken van de grafiek van de rekeningen, en lege nummers worden overgelaten aan het einde voor extra accounts worden toegevoegd in de toekomst.
als onderdeel van de boekhoudcyclus wordt het rekeningstelsel gebruikt bij journaaltransacties en er zijn vijf categorieën op het rekeningstelsel:
- activa
- passiva
- eigen vermogen
- inkomsten
- uitgaven
activa
De activacategorie is waar u bijhoudt wat uw bedrijf bezit. Misschien wilt u dat uw activacategorie begint met het getal 1000. Dat is meestal het nummer dat geautomatiseerde boekhoudprogramma ‘ s gebruiken. Nummer elke activarekening in een volgorde zoals 1000, 1010, 1020, enzovoort, te beginnen met vlottende activa en over te gaan op vaste activa.
vlottende activa omvatten rekeningen voor contant geld, zoals contant geld in uw betaal-en spaarrekeningen. U kunt klanten aan wie u krediet uit te breiden, dus je moet debiteuren rekening. Als u producten verkoopt, moet u een voorraad account.
plaats na uw vaste activa rekening een rekening voor gecumuleerde afschrijvingen. Het is altijd een negatief getal op het saldo en is direct gerelateerd aan uw vaste activa, omdat dat is wat u afschrijft. Laat geen ruimte voor andere rekeningen tussen vaste activa en de gecumuleerde afschrijving. U kunt een afschrijvingen hebben opgebouwd voor meer dan één vast actief. U kunt uw gebouwen, voertuigen, zakelijke apparatuur, enzovoort afschrijven.
passiva
de categorie passiva is waar u de schuldverplichtingen van uw bedrijf bijhoudt of wat uw bedrijf in de toekomst verschuldigd is of kan zijn. U kunt beginnen met het nummeren van de passiva sectie met 2000. Net als bij de categorie activa, wilt u de traditionele vorm van de balans te volgen bij het ontwikkelen van de passiva sectie van de grafiek van de rekeningen. Je hebt een sectie schulden op korte termijn en een sectie schulden op lange termijn.
de rubriek kortlopende schulden zal kortlopende schulden omvatten, zoals crediteuren, de rekening waar u zult registreren wat u aan uw leveranciers verschuldigd bent. Het zal ook uw transactie accounts, die omvatten wat je verschuldigd bent in loonbelasting en verkoop belastingen. U heeft ook een account voor opgebouwde lonen. U kunt ook een lopende aansprakelijkheidsrekening voor credit cards te betalen en kortlopende leningen te betalen.
In de toekomst kunt u een langetermijnschuld oplopen, zoals een hypotheek. U moet ruimte opnemen in uw grafiek van rekeningen voor andere langlopende schulden rekeningen.
eigen vermogen
De eigenaarsrekeningen omvatten uw investering in het bedrijf. In het geval dat u besluit op te nemen op andere beleggers ergens langs de lijn, moet u rekeningen voor gewone aandelen en, misschien, preferred stock op te nemen. U wilt een rekening voor ingehouden winst voor eventuele winsten die u ploegen terug in het bedrijf. Meestal start je de eigenaarsrekeningen met 3000.
omzet
omzet is de eerste rekening op het rekeningoverzicht met betrekking tot de winst-en verliesrekening. Omzet zijn de primaire bron van inkomsten voor uw bedrijf, en dit gedeelte van de grafiek van de rekeningen begint meestal met 4000. Samen met de sales revenue account, kunt u een account voor de verkoop kortingen en sales returns en vergoedingen. U wilt ook een rekening opnemen voor rente-inkomsten voor alle inkomsten die u verdient op de beleggingen van uw bedrijf.
verkoopkosten of kosten van verkochte goederen is meestal het volgende soort rekening om te overwegen. Zelfs servicebedrijven moeten rekening houden met de verkoopkosten. U omvat ook accounts voor kortingen van Leveranciers, kosten van verzending, en diverse verkoopkosten.
uitgaven
de laatste categorie op het rekeningenschema is de uitgavencategorie, die gewoonlijk wordt genummerd tot 5000. Een handige manier om een lijst van uitgaven in de grafiek van de rekeningen is om te kijken naar IRS Tax Form Schedule C en volg de manier waarop kosten worden vermeld op dat formulier. Dat maakt het gemakkelijk voor u en uw accountant als belastingtijd komt. Ontwikkel een account voor elk van de kosten vermeld op Schema C plus alle andere kosten die specifiek zijn voor uw bedrijf. Laat verschillende lege accounts beschikbaar voor het geval u ze in de toekomst nodig hebt. Wijs aan elk een nummer in het 5000-5999-bereik toe.
