wat zou er gebeuren als u door een bus werd geraakt terwijl u naar het werk liep?

nou, anders dan het morbide voor de hand liggende, en de tijd en het geld besteed aan het inhuren en onboarden van hun vervanging…

Dit is de lijn van denken achter de beruchte “bus factor” – het minimum aantal mensen die, als niet actief, zou leiden tot uw activiteiten om te mislukken.

“46% van de Britse bedrijven zou worden gedwongen om de handel onmiddellijk te staken als een belangrijke persoon stierf of niet kon blijven werken door ziekte of letsel” – Online Money Advisor, Key Man Insurance: A Definitive Guide to Key Person Insurance

het is misschien niet ideaal, maar het is een harde realiteit die elk team te maken heeft; tijdelijk of permanent, uw collega ‘ s zijn niet altijd in staat om het te maken in het werk.

wij, hier bij Process Street, hebben meer dan ons deel van de project vertragingen (en zelfs mislukkingen) als gevolg van een lage bus factor, dat is waarom dit bericht is geschreven. Vandaag leert u hoe u riskante projecten kunt identificeren met behulp van de busfactor en hoe u deze problemen zo snel (en goedkoop) mogelijk kunt beperken.

We behandelen:

• Wat is de busfactor?
• Hoe bereken je de bus factor
• bus factor elementen
• Hoe verhoog je je bus factor
• de grenzen van het stimuleren van bus factor

laten we beginnen.

Wat is de busfactor?

De “busfactor” is het minimumaantal mensen dat, indien uitgeschakeld, kritieke systeemstoringen zou veroorzaken. Dit wordt traditioneel toegepast op softwareprojecten, maar de theorie is toepasbaar in bijna elke discipline.

het begrip “busfactor” houdt verband met de verzekering van sleutelpersonen. Dit is een beleid dat bedrijven vaak uit te nemen om het potentieel voor een belangrijke persoon (bijvoorbeeld, de CEO) te dekken ernstig ziek of zelfs sterven.

het is een morbide onderwerp, maar een dat enigszins noodzakelijk is voor elke vorm van contingency (long-term future-proofing) planning.

stel dat werknemers van een bepaald team één voor één buiten werking worden gesteld (door ziekte, vertragingen via het verkeer, een bus, een truch, of wat dan ook).

hoeveel mensen, van de meeste tot de minst belangrijke, zouden er nodig zijn om het werk tot stilstand te brengen?

met andere woorden, hoe flexibel is uw project voor menselijke problemen zoals beschikbaarheid of een gebrek daaraan?

dat is wat de busfactor is.

hoewel dit meestal wordt gebruikt in verband met ontwikkelingsprojecten, is het een nuttig cijfer om te weten hoe kwetsbaar een project is om te worden gestopt. Plus, met de voortdurende opkomst van de tech-industrie en het wijdverbreide gebruik van tech in het algemeen, het is verre van een stuk om te zeggen dat het kijken naar wat maakt de industrie werk op dit moment een enorme hoofdpijn kan besparen als het gaat om de integratie in een bestaand bedrijf.

Het is ook vermeldenswaard dat de busfactor niet alleen van toepassing hoeft te zijn op teamleden die buiten werking worden gesteld.

stel dat u een manager bent en als zodanig zeer beperkte tijd hebt om te besteden aan elk project dat uw team uitvoert. Als je weet dat een project een busfactor van 1 heeft, terwijl anderen een hogere busfactor hebben, Weet je dat het lonend is om meer van je beperkte tijd te besteden om ervoor te zorgen dat het project soepel verloopt.

How to calculate the bus factor

De eenvoudige verklaring voor het berekenen van de busfactor van een project of team is te zeggen:

” Wat is het minimumaantal mensen dat, indien afwezig, het werk zou verhinderen?”

als een project niet kan doorgaan omdat een specifieke persoon niet beschikbaar is, hebt u een busfactor van 1.

met andere woorden, het is beter om een hogere busfactor te hebben omdat dat betekent dat je team kan blijven werken zonder afhankelijk te zijn van specifieke mensen voor input.

in de kern is dit een vraag over hoe goed informatie wordt verspreid in uw organisatie. Procesdocumentatie en het verminderen van de complexiteit van workflows kunnen helpen om uw busfactor te verhogen.

bijvoorbeeld, toen het team hier bij Process Street veel kleiner was, gestructureerd we opzettelijk flexibel. Toen we begonnen, hadden we niet de middelen om toegewijde grafische ontwerpers, redacteuren, schrijvers, kennisbankmanagers, enzovoort te hebben.

onze teamleden waren dus zeer gediversifieerd in hun training. Ik zou de klantenservice een dag aankunnen als onze vertegenwoordiger er niet was, bijvoorbeeld. Maar ik zou ook content reviews en editing doen, naast typische schrijftaken.

dat betekende dat processen soepel konden blijven werken als iemand niet beschikbaar was.

Zeker, we hadden een vaste ‘editor’ om toezicht te houden en te organiseren, maar het dagelijkse bewerkings-en recensiewerk kon ook worden uitgevoerd door onze typische schrijvers, vanwege de gedetailleerde processen die we hadden gebouwd en gedocumenteerd.

bus factor elementen

u weet wat bus factor is en hoe u dit kunt berekenen. Geweldig!

echter, voordat ik u vertel hoe u uw busfactor kunt verbeteren en hoe u het succes van uw projecten kunt verhogen, moet u weten welke factoren bijdragen aan uw busfactor.

Deze busfactorelementen zijn:

• projectcomplexiteit
• Onderwerpsspecificiteit
• Teamtransparantie
• werknemerservaring

busfactorelementen: projectcomplexiteit

stel dat u twee projecten moet voltooien. Een daarvan is om een nieuw artikel te bevorderen 30 nieuwsbrieven in uw niche. De andere is om 5 nieuwe video ‘ s te maken om verschillende functies van uw product uit te leggen.

welke zou volgens u worden geïmmobiliseerd door een enkel teamlid dat niet actief is?

Dit is hoe projectcomplexiteit een rol speelt bij het bepalen van uw busfactor. Hoe complexer uw project, hoe lager uw bus factor zal zijn.

In navolging van ons voorbeeld is het e-mailen van 30 nieuwsbrieven geen erg complexe taak (vooral in vergelijking met andere potentiële promotieprojecten). In feite, de hele taak kan worden uitgevoerd door een enkele persoon met weinig tot geen opleiding – alles wat ze hoeven te doen is e-mails te sturen naar de relevante nieuwsbrieven en follow-up als-en-wanneer.

5 nieuwe video ‘ s, echter, zijn een andere ketel van vis.

eerst moet je het script aanmaken, dat meerdere iteraties en eventuele herziening en goedkeuring door een manager vereist om er zeker van te zijn dat alle informatie correct is. U wilt niet te publiceren een uitlegvideo die de feiten over uw product verkeerd na alles krijgt.

vervolgens heb je iemand nodig met een goede audio-instelling om de VO op te nemen. Dit voegt verdere eisen toe aan de mensen die beschikbaar zijn om deze taak uit te voeren – als slechts één persoon in uw team een microfoon heeft die goed genoeg is om helder geluid op te nemen, is uw busfactor al op 1.

dan hebben we het nog niet eens over de mogelijke schermopnames (die de juiste software vereisen), aangepaste animaties, videobewerking, muziek, enzovoort.

in principe, hoe meer punten in het proces van het voltooien van uw project, hoe slechter af uw bus factor zal zijn. Meer onderdelen betekenen dat er meer mogelijkheden zijn om dingen fout te laten gaan.

busfactor elementen: Onderwerpsspecificiteit

de complexiteit van een project is niet noodzakelijk het grootste probleem dat bijdraagt aan uw busfactor; die twijfelachtige eer gaat naar de specificiteit van het onderwerp.

hoe specifieker uw onderwerp, hoe slechter uw bus factor zal zijn.

meer in het bijzonder, als alle andere factoren constant blijven, zal uw busfactor afnemen in verhouding tot de hoeveelheid specifieke expertise die nodig is om uw werk uit te voeren.

teruggaand naar ons voorbeeld van een nieuwsbrief outreach campagne vs het maken van video ‘ s, de campagne vereist bijna geen ervaring uit te voeren. Dit betekent dat, indien uitgeschakeld, de persoon die verantwoordelijk is voor het verzenden en fielding antwoorden op de e-mails kan worden gewijzigd met relatief weinig probleem.

hetzelfde kan niet gezegd worden van het maken van video ‘ s. Hoewel het waar is dat iemand de basisprincipes van videocreatie kan leren en op tijd een ruwe video kan produceren, is het veel moeilijker om een snelle vervanging te vinden voor een animator, stemacteur, scenarioschrijver of video-editor.

busfactorelementen: Team transparantie

voor mij is dit de grote. Zoveel problemen en plotselinge afwezigheid in ons team hier bij Process Street zijn opgelost omdat we hardop werken.

hoe transparanter uw team is in hun werk, en hoe meer ze communiceren, hoe beter uw bus factor zal zijn.

terug in 2019 vertrok een van onze leden van het core marketing team, maar hoewel we verdrietig waren om hem te zien gaan, konden we de speling oppakken die hij achterliet door zijn taken te verdelen tussen bestaande teamleden.

de enige reden dat we in staat waren om dat te doen was omdat we allemaal onze processen hadden gedocumenteerd en jarenlang twee keer per week hadden vergaderd voor diepgaande vergaderingen om ieders taken te bespreken. We hadden ons proces management in de gaten.

Iedereen weet waar iedereen aan werkt, kan toegang krijgen tot hun bestanden via gedeelde schijven, en kan precies zien hoe het werk wordt uitgevoerd via onze gedocumenteerde process templates.

Bus factor elementen: Employee experience

Business process management (BPM) is echter niet alles.

hoewel er een kleine overlap is met de specifieke kenmerken van het onderwerp, is het ook belangrijk om het individuele ervaringsniveau van uw team te noteren wanneer u nadenkt over uw busfactor.

werk rockstars zijn allemaal goed en wel, maar je team zou niet moeten vertrouwen op een enkele persoon om hun resultaten op te halen en projecten te voltooien. Iedereen moet de juiste training en ervaring hebben om te kunnen omgaan met alles wat je naar hen gooit.

als ze die ervaring nog niet hebben, maak dan tijd om het aan hen te geven. De kans is groot dat ze zullen waarderen de verandering van tempo, en op zijn minst je bent het verstrekken van een back-up voor als de gevreesde bus stakingen.

stel dat uw communicatiemanager of klantenservicemedewerkers ziek worden. Heb je iemand die de nodige ervaring heeft om voor ze in te vallen terwijl ze ziek zijn?

Dit is overigens waar veel startups een significant voordeel hebben.

net als ons team worden veel startups gedwongen om hun werknemers meerdere hoeden tegelijk te laten dragen vanwege de beperkte teamgrootte. Dit biedt natuurlijk cross-training voor uw verschillende teams; onze content schrijvers kunnen gemakkelijk omgaan met support plicht, en al onze managers hebben ervaring met het omgaan met onze marketing e-mail campagnes.

dat wil niet zeggen dat je back-up keuze net zo goed moet zijn als je eerste keuze. Vergeet niet dat de busfactor meet hoeveel mensen er nodig zijn voordat een project niet kan worden voortgezet – als een tragedie toeslaat, is het soms goed om dingen gedaan te krijgen.

hoe verhoog ik uw busfactor

De eenvoudigste manieren om het verhogen van uw bus-factor en is gemaakt van uw projecten meer betrouwbaar in hun voltooiing te omkeren van de factoren die bijdragen aan je bus factor:

• Vereenvoudig uw projecten
• het Maken van het onderwerp minder specifiek
• Toename team transparantie
• Verhogen van de opleiding

Drie van deze oplossingen zijn nuttig, zij het niet helemaal praktisch. Het is niet altijd mogelijk om uw projecten te vereenvoudigen of de focus ervan minder specifiek te maken zonder het oorspronkelijke doel te verslaan.

evenzo is het verhogen van de opleiding van werknemers meer een doel op lange termijn dat maanden kan duren (vooral als je het tot op dit punt hebt verwaarloosd).

het vergroten van de transparantie is echter eenvoudig. Het enige wat u hoeft te doen is hardop te werken en uw processen te documenteren.

het documenteren van uw standaard operationele procedures (SOP ‘ s) laat u instructies opmaken voor hoe taken precies moeten worden uitgevoerd. Als een taak meer dan eens moet doen, loont het om een proces te schrijven voor hoe het te voltooien.

het hoeft vanaf het begin geen perfect proces te zijn – het belangrijkste is dat je methode om dingen gedaan te krijgen wordt vastgelegd. Dan, als de persoon die meestal uitvoert die taak is niet beschikbaar, je kunt gewoon iemand anders werken door middel van hun proces om hetzelfde resultaat te bereiken.

met andere woorden, als uw documentatie goed genoeg is, zou uw busfactor niet langer een probleem moeten zijn voor terugkerende taken!

om u te helpen uw processen te documenteren, kunt u zich vandaag nog gratis aanmelden voor Process Street! Met onze toonaangevende workflowsoftware kunt u eenvoudig uw processen opnemen en ze in actie volgen als uitvoerbare checklists.

Klik hier voor hulp bij het starten met Process Street!

de andere elementen van hardop werken zijn precies dat; werken op een manier die iedereen laat weten (en, indien nodig, toegang) waar je aan werkt.

dit kan worden bereikt door een gedeelde cloudopslagservice (zoals Google Drive) te gebruiken om uw projectbestanden te huisvesten, team project management software zoals Airtable, en services waarmee meerdere teamleden tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen samenwerken, zoals Google Docs.

Remote tools zoals deze zijn een geweldige manier om uw infrastructuur snel bij te werken om transparanter te zijn en uw team aan te moedigen om samen te werken aan hun projecten.

de grenzen van het verhogen van de busfactor

om af te ronden, is het de moeite waard eraan te denken dat bepaalde projecten inherent een lage busfactor zullen hebben.

hoe gedetailleerd u ook bent in het documenteren van uw processen, u kunt niet altijd de vereiste expertise van de verantwoordelijke vervangen. Zelfs als iemand in staat is om dezelfde stappen uit te voeren als de beoogde werknemer, zullen ze niet dezelfde intuïtie hebben als het gaat om open-end beslissingen, en zullen waarschijnlijk toezicht of extra review stappen nodig hebben om ervoor te zorgen dat hun werk correct is.

Er zijn ook projecten die gevoelige informatie bevatten waarvoor u niet per se de busfactor wilt verhogen. Bijvoorbeeld, als een senior management figuur wordt uitgeschakeld voor een tijdje, is het niet noodzakelijk geschikt om hun taken te verschuiven naar iemand anders (vooral als ze van een Meer junior rang).

in deze gevallen hebt u twee opties om de busfactor te versterken; trainingsprogramma ‘ s om meer mensen een breder scala aan ervaring te geven, en het uitbreiden van uw team om meer mensen te hebben in elke rangorde van uw bedrijfshiërarchie.

Het is niet gemakkelijk, goedkoop of snel om je bus factor te verhogen onder deze omstandigheden, maar het is nog steeds beter dan dat je operaties tot stilstand komen.