Ahh … check-request forms, dat alomtegenwoordige hulpmiddel dat wordt gebruikt om betalingen voor allerlei dingen aan te vragen. Theoretisch een oplossing – door het gemakkelijk te maken om een betaling aan te vragen wanneer een factuur ontbreekt. In werkelijkheid, echter, het kan leiden tot tal van hoofdpijn voor organisaties die ze gebruiken, niet te vergeten het veroorzaken van dubbele betalingen door de bootlading. Hier is een blik op enkele van de problemen rond check-request formulieren en een paar suggesties over het vermijden van hen.

Achtergrond

controle-aanvraagformulieren worden in de meeste organisaties gebruikt om betaling aan te vragen wanneer een factuur niet beschikbaar is of nooit is verstrekt. Idealiter zou er Back-updocumentatie moeten zijn die het controleverzoek aanvult en details geeft over het betalingsbedrag, de begunstigde en de reden voor de betaling. Aangezien de meeste betalingen op aanvraagformulieren niet de rigoureuze Drieweg match in crediteuren (A/P) zullen doorlopen, is de documentatie ter ondersteuning van het controleverzoek van het grootste belang.

de enige uitzondering hierop is wanneer organisaties een controleverzoek voor elke betaling vereisen. Hoewel dit niet als een best practice wordt beschouwd, vinden sommige organisaties met unieke industrie-of regelgeving het noodzakelijk om deze weg te gaan.

waar Controleverzoeken problemen veroorzaken

Controleverzoeken worden vaak gebruikt om spoedverzoeken op te nemen. Dit zijn eenmalige betalingen aan leveranciers buiten de normale factuurprocedure. Meestal gebeurt dit wanneer een betaling te laat is en een overstuur leverancier dreigt om de organisatie op krediet hold te zetten.

of het check-request-formulier wordt gebruikt voor een spoedcontrole of gewoon omdat de factuur is misplaatst — als de juiste documentatie niet is bijgevoegd — de kans op een dubbele betaling schiet omhoog.

zonder de factuur om de drieweg match uit te voeren, blijven de inkooporder en de ontvanger (por) vaak open in de boeken van de organisatie. Dit kan tot drie soorten problemen leiden:

1. het meest voor de hand liggende is een dubbele betaling die wordt gedaan wanneer de factuur uiteindelijk verschijnt en wordt betaald in A / P.
2. het minder voor de hand liggende probleem is wat er gebeurt met de open ontvangers en inkooporders wanneer de jaarrekening wordt opgesteld. Er is een kans dat Staten open ontvangers kunnen bekijken als niet-geclaimde eigenschap.het laatste probleem betreft de fraude. Helaas, een groot aantal frauduleuze betalingen — meer dan we zouden willen denken-worden afgegeven op controleverzoeken. Hoe is dit mogelijk? Het meest voor de hand liggende antwoord is een scheve werknemer vult de cheque aanvraag formulier en ofwel overtuigt een geautoriseerde ondertekenaar om het te ondertekenen of vervalst de handtekening zelf.

fraude kan ook optreden als een woedende verkoper beweert niet te betalen. Sommige leveranciers hebben geleerd als ze aan de telefoon en zijn over het algemeen misbruik Met A/P Personeel dreigen credit holds, ze kunnen soms krijgen een harried controller af te melden op een check-request formulier autorisatie van de betaling. In een van de meest flagrante voorbeelden van dit soort fraude, een verkoper trok een schreeuwende stunt elke maand voor 18 maanden — het krijgen van dubbele betaling voor elke. Met duistere documentatie die aan elk formulier was gekoppeld, was het moeilijk om de duplicaten te vinden totdat het volledige leveranciersbestand werd getrokken en beoordeeld.

Best Check Request Form Practices

vereisen documentatie voor elk check-request form. Indien een factuur of kopie van een factuur niet beschikbaar is, voeg dan een kopie van het contract, een e-mail met vermelding van de vereisten of wat er ook beschikbaar is bij. Er moet op worden toegezien dat het formulier niet zonder bewijsstukken wordt verzonden.

in de extreme gevallen waarin geen documentatie beschikbaar is, moet u een extra handtekening van een zeer hoog niveau executive binnen de organisatie nodig hebben, misschien de controller of de CFO. De persoon die het verzoek indient, moet klaar staan met een echt goede uitleg waarom de controle zonder documentatie moet worden afgegeven. Verzoeken zonder Documentatie moeten beperkt zijn en tot een minimum worden beperkt. Als er uitstaande inkooporders (POs) en ontvangers met betrekking tot deze verzoeken zijn, moet die informatie op het formulier worden opgenomen, zodat A/P deze kan vernietigen wanneer de betaling wordt verricht.

als er een factuur bij het check-request-formulier is gevoegd, voert u de normale Drieweg match uit waarbij zowel de inkooporder als de open ontvanger worden gedoofd.

conclusie

controle aanvraagformulieren zijn een noodzakelijk kwaad in de huidige crediteuren wereld. Als financiële leidinggevenden hard werken om best practices te implementeren, zullen de problemen die ze veroorzaken tot een minimum worden beperkt.