Een leider is essentieel in iedere groep, project of organisatie. Dit is om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft bij het bereiken van de doelstellingen van de groepen. Hetzelfde geldt voor vergaderingen, er is ook een leider om de stroom van de agenda te begeleiden. In een vergadering wordt deze persoon aangeduid als de” voorzitter “of gewoon de”voorzitter”.

Hier zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden van een voorzitter:

• zorgt ervoor dat de vergaderstroom zich aan de agenda houdt
• leden respecteren elkaar
• de regels van de vergadering worden nageleefd
• moedigt besluitvorming aan
• toezicht op of voorbereiding van mededelingen, agenda, verslagen, vergaderingen en follow-ups

Tips

elke groep, team en organisatie is uniek. Voor elke vergadering kan een andere aanpak nodig zijn wat betreft het voorzitten van vergaderingen. Dat gezegd hebbende, er zijn een aantal problemen gedeeld door alle besturen.

als het gaat om veelvoorkomende problemen, zijn dat altijd veelvoorkomende oplossingen. In dit artikel hebben we fundamentele manieren geschetst om vergaderingen effectief voor te zitten om ervoor te zorgen dat het beste positieve resultaat wordt bereikt.

stel doelen

voordat de bijeenkomst begint is het belangrijk om te bepalen wat het doel van de bijeenkomst is. Wilt u naar de vergadering om een probleem met het bedrijf te schetsen? Wil je je vooral richten op een aanstaande gebeurtenis die gepland staat? Zonder een doel te stellen een vergadering kan een muf gesprek over een niets belangrijks geworden.

Het is vooral belangrijk dat u wilt begrijpen welke uitkomst of besluiten tijdens de vergadering moeten worden overeengekomen. Iets als dit kan dan worden gebruikt als metrics om de effectiviteit en efficiëntie van de vergadering te meten.

mededelingen

Het is belangrijk dat de leden van tevoren berichten ontvangen over relevante informatie over vergaderingen. Mededelingen zullen de leden helpen te begrijpen wat er van hen wordt verlangd voor, tijdens en na vergaderingen.

de mededeling dient het volgende te bevatten::

• Agenda
• Project / agendapunt hoofd
• tijd van de vergadering
• plaats van de vergadering
• relevante documenten
• notulen van de vorige vergadering, indien van toepassing

tijdsduur

tijdens de vergadering is een goede manier om ervoor te zorgen dat iedereen op koers blijft, het instellen van een tijdsbestek per agendapunt. De rol van de voorzitter is om ervoor te zorgen dat het tijdsbestek wordt nageleefd.

• indien mogelijk, Zet de timer op een scherm zodat iedereen
• kan zien geef iedereen een tijdslimiet tijdens het spreken
• korte pauzes om de leden

aan te moedigen en te beheren deelnemers

als de vloer open is voor discussie, kijk dan wie te veel praat en wie niet. Als er een conflict tussen de leden, stap in door hen te herinneren aan het doel van de vergadering en onderhandelen tussen de leden om tot een besluit te komen.

een ander voorbeeld is een lid dat te veel praat tijdens de vergadering. Door hen beleefd te onderbreken en hen te vragen om een tijdje stil te blijven, kan de vloer worden geopend. Dit moedigt ook degenen die stil blijven aan om hun input toe te voegen.

evalueer

na afloop van de vergadering dient u een evaluatieformulier te gebruiken om de meningen en suggesties van de leden te verzamelen om de volgende vergadering te vergemakkelijken. Dit geeft de leden de kans om zowel positieve als negatieve delen van de vergadering te belichten.

met behulp van het werkblad kunt u vervolgens gebieden verbeteren die de vergadering effectief maken en gebieden vermijden die de voortgang van de vergadering vertragen.

meer tips?

natuurlijk zijn er nog veel meer tips over het voorzitten en uitvoeren van vergaderingen. Wij zijn van mening dat te beginnen met deze 5 zal u helpen de bal aan het rollen. Hopelijk leidt het tot succesvolle en bevredigende vergaderingen.