besluipen deadlines u? Nooit genoeg tijd? Heb je het gevoel dat je meer tijd doorbrengt in vergaderingen dan er uit? Je probeert je werk af te krijgen, maar wordt steeds onderbroken?

Ik weet het, toch? Het is alsof ik je ken.

Je bent niet alleen – Ik voel me precies hetzelfde. Als het gaat om het beheren van mijn tijd, soms voelt het alsof ik de strijd verlies, de oorlog en misschien zelfs de wil om te leven.

toch hoeft het niet zo te zijn.

Ik deel Enkele van mijn favoriete tips voor agendabeheer. Zeker heb je nog steeds je slechte dagen, maar volg zelfs een handvol van deze tips en ik beloof dat je de leiding van uw schema zal zijn, beheren van uw tijd en smash uw doelen.

beoordeling. Bekijk het dan opnieuw.

Bekijk uw agenda aan het begin van elke week (zondagavond is het beste). Zie welke vergaderingen je hebt en een lijst van alle actiepunten en voorbereiding die u moet verzorgen. Als ze belangrijk zijn, blokkeer dan de tijd in je dagboek om ze te laten gebeuren.

bekijk dan opnieuw. Dagelijks. Ik doe dit eerste ding in de ochtend (vreemd hoe dingen kunnen veranderen ‘ s nachts – business slaapt nooit meer doet het?). Ik heb ook nog een scan ongeveer 30 minuten voordat ik klaar ben om te zien wat ik gedaan heb (en wat ik niet gedaan heb) en neem een kijkje op morgen, zodat ik een voorsprong kan krijgen.

waarom moeite doen?

Ik heb geleerd dat onze mening over wat belangrijk was op maandag tegen woensdag kan veranderen. Het is ook gemakkelijk om een vergadering te vergeten of over het hoofd iets wat je moet doen. Die snelle check-in heeft me vele, vele malen gered en ik weet zeker dat het zal voor u ook.

één vrije dag per week

sta uzelf één vrije dag per week toe en doe uw best om die tijd ten koste van alles te beschermen. Zelfs als de baas zegt dat ze je moet ontmoeten op de enige dag dat je niets hebt – bied een alternatief als je mogelijk kunt.

Ik moet me concentreren op diep werk, en jij ook. Druk bezig zijn geeft je geen loonsverhoging aan het einde van het jaar. Dus je “vrije” dag is eigenlijk verre van gratis.

Het geeft je tijd om na te denken, bij te dragen aan lange termijn projecten, de to-do lijst aan te pakken, e-mails te vernietigen en de macht door je admin.

Ga door, geef jezelf wat quality time. Je verdient het.

plan vergaderingen zo snel mogelijk

Als u weet dat u een vergadering nodig hebt, zet deze dan zo snel mogelijk op de agenda. Hoe langer je het uitstelt, hoe groter de kans dat je planningsproblemen of conflicten zult hebben.

zorg ervoor dat het doel duidelijk is en iedereen weet waarom de bijeenkomst plaatsvindt en wat ze moeten voorbereiden.

Ik stuur mijn agenda beschikbaarheid altijd vooraf. het kan een lange weg te gaan om het vermijden van die eindeloze e-mails proberen om erachter te komen een tijd die werkt.

hulpprogramma ‘ s voor Vergaderplanning

misschien is dit meer een productiviteitstip dan een agendabeheertip omdat het gebruik van een vergaderplanner u enorm veel tijd bespaart bij het plannen van vergaderingen.

• Als u Outlook gebruikt op een Exchange-Server, gaat het niet mis met de humble Scheduling Assistant. Bij het toevoegen van deelnemers toont het vrij / bezet raster de beschikbaarheid van deelnemers, dus het vinden van een tijd die bij iedereen past is eenvoudig.
• Outlook Mobile (Android, iOS) heeft een ingebouwde planning. Als je een tijd kiest die voor iedereen werkt, is het evenement groen. Als er een conflict is, wordt het rood. U kunt ook uw beschikbaarheid sturen wanneer u om een vergadering wordt gevraagd. Beantwoord gewoon de e-mail, klik op het kalenderpictogram, selecteer de tijden dat u vrij bent en Outlook Mobile doet de rest. Dit is een enorme tijdsbesparing.
• Microsoft ‘ s FindTime waarmee u een nieuwe meeting poll kunt sturen om uw geselecteerde tijden aan alle deelnemers voor te stellen en iedereen in staat te stellen te stemmen. Het stuurt vervolgens de uitnodiging voor de vergadering namens u.
• Google Agenda biedt vergelijkbare tools om een vergadertijd te vinden en mensen uit te nodigen om afsprakenslots te selecteren.
• Agendabeheertools zoals Doodle en Calendly bieden geweldige gratis versies voor het plannen van vergaderingen en integraties met Outlook, Gmail en meer. Ze zijn een gemakkelijke manier voor klanten en collega ‘ s om tijd bij u te boeken. Stel gewoon uw beschikbaarheid in, deel uw link, laat ze een beschikbare tijd selecteren en het evenement wordt toegevoegd aan uw agenda!

Follow-up

Als u gevraagd wordt om iets te doen door een cliënt of collega, weten we allebei dat ze u gaan achtervolgen voor een update. Stel verwachtingen in door onmiddellijk een vervolgvergadering in ieders agenda te plannen. Het is een eenvoudige tip, maar effectief.

Het is een geweldige manier om op de hoogte te blijven van taken en ervoor te zorgen dat je Beloften op tijd aflevert.

gebruik herinneringen

Weet je hoe je soms op een rol en plotseling verlies je alle gevoel voor tijd?

een eenvoudige en gemakkelijke manier om terug te keren naar de realiteit is om een afspraak van 5 minuten in te stellen voor de tijd dat u aan iets wilt worden herinnerd en uit te leggen wat het is in het onderwerp van de bijeenkomst. Vink de herinnering aan en stel deze in op nul minuten.

bijvoorbeeld

• tijd om te vertrekken naar een klantvergadering-neem de trein naar King Cross en Victoria line naar Oxford Circus.
• hand-outs afdrukken voor de presentatie van deze middag

Gebruik deze truc spaarzaam. Taken horen niet op uw agenda – er zijn veel betere tools voor dat. Je wilt niet dat je kalender gevuld is met tientallen herinneringen van 5 minuten, maar de vreemde hier en daar kan je echt helpen.

voeg een andere tijdzone toe

Als u met collega ‘ s of klanten over de hele wereld werkt, is het toevoegen van een tweede tijdzone aan uw agenda een geweldig idee.

Dit toont dubbele tijden op uw agenda – erg handig bij het plannen van vergaderingen. Plus het bespaart u het gedoe van Googlen ” hoe laat is het in…”U kunt instellen dual-time zones op Outlook en op Gmail en de meeste andere e-mailclients.

Importeer al uw agenda ‘s

Als u meerdere agenda’ s hebt, importeer ze dan allemaal in uw primaire agenda. Het bespaart u veel tijd en als u overlay-modus, zult u in staat zijn om al uw agenda ‘ s en afspraken tegelijkertijd te zien.

de instelling is over het algemeen hetzelfde voor de meeste toepassingen.

Hier is hoe het te doen in Outlook, maar als je iets anders gebruikt, gewoon Google “agenda importeren” en je zult een how-to-guide vinden.

alleen ontmoeten voor zo lang als nodig is

een van mijn favoriete tips voor agendabeheer: houd vergaderingen kort.

hoe korter hoe beter. 30 minuten zou voldoende moeten zijn voor de meeste vergaderingen.

De meeste agenda ‘ s zijn standaard met intervallen van 30 minuten. Dat is de reden waarom je de neiging om te worden uitgenodigd voor een uur durende vergaderingen als er minder tijd nodig is. U kunt de Kalendertijdschaal in Outlook wijzigen in wat u wilt, dus denk erover om het te wijzigen in 15 minuten. Het maakt het makkelijker om 15 of 45 minuten te vergaderen.

er zijn zoveel lange, saaie vergaderingen in mijn agenda, dus als ik ze niet helemaal kan weigeren (zie nummer 10), zal ik proberen mijn deelname te beperken door de organisator te laten weten dat ik slechts een deel van de vergadering kan bijwonen en hen te vragen om een slot voor mij in te plannen.

je komt er niet altijd mee weg, maar het is het proberen waard, vooral voor status update Type meetings.

zeg ” nee ” tegen het verzamelen van feiten of het bijwerken van vergaderingen

Is er iets frustrerender dan een uur in een vergadering bezig te zijn om updates te krijgen die u in 10 minuten leest? In plaats daarvan, overwegen online samenwerking, brainstorming en project management tools. Zorg ervoor dat uw team hierop is ingesteld en moedig collega ‘ s aan om ze ook te gebruiken. Ze zullen e-mails en vergaderingen aanzienlijk verminderen als ze effectief worden gebruikt en geven u veel tijd terug in uw dagboek.

enkele van mijn favorieten zijn Trello, MeisterTask of Zenkit. Gratis en zeer effectief.

Het is tijd om hallo te zeggen tegen de 21e eeuw!

in feite, zeg gewoon ” nee ”

Dit is een van mijn favoriete agenda management tips aller tijden. Als je niet weet waarom je bij een vergadering moet zijn, en de organisator kan het je ook niet vertellen, zeg dan “Nee” totdat zij het kunnen. U moet duidelijk zijn over wat uw bijdrage is en de waarde die u toevoegt.

als dat te hard is, probeer dan delegeren – het kan een goede Ontwikkelingskans zijn voor iemand in je team.

een andere truc is om te weigeren, maar help de organisator met wat voorbereiding van de vergadering, zodat ze zich op hun gemak voelen bij het hosten zonder jou. Bijvoorbeeld, terwijl u misschien niet de presentatie van de dia ‘ s, kunt u ze maken.

voor een face-to-face bijeenkomst is de waarde soms gewoon niet aanwezig. 3 uur reizen als je maar 15 minuten op de agenda hebt staan, is niet efficiënt. Vraag of je echt persoonlijk nodig bent.

misschien biedt u in plaats van “nee” aan virtueel aanwezig te zijn.

Start op tijd en sla het appel over

wacht niet op laatkomers. Begin maar. Voor grote vergaderingen sla het appel over. Iedereen weet wie er zou moeten zijn (controleer de aanwezigheidslijst op de uitnodiging als je dat niet doet.

degenen die te laat komen zullen hun achterstand inhalen. Degenen die niet komen opdagen, of je zult ze niet missen, of ze zijn excuses verschuldigd aan iedereen.bijna elke vergadering die ik heb bijgewoond, wacht 15 minuten op achterblijvers en doet een appèl van wie er aan de telefoon is, wie er in de vergaderzaal is, wie zijn excuses stuurt. Neem deze regel in acht, en je zult niet alleen op tijd klaar zijn, je zou zelfs aanspraak kunnen maken op een aantal terug!

13. Ontmoeten conflicten

u kunt niet op twee plaatsen tegelijk zijn, ondanks uw superkrachten. Dat is geen agenda management tip, dat is gewoon natuurkunde.

Als u een planningsconflict heeft in uw agendaconflict, los dit dan onmiddellijk op. Hoe langer je de twee bijeenkomsten op hun plaats laat, hoe meer angst je gaat creëren voor jezelf als de dag nadert en je hebt er niets aan gedaan.

Het is ook zeer oneerlijk voor de organisator om op het laatste moment te weigeren.

prioriteer welke het belangrijkst is voor u om bij te wonen en niet de uitnodiging die u als eerste hebt geaccepteerd.

annuleer het

soms moet u gewoon een bijeenkomst annuleren. Het beheren van uw agenda betekent precies dat. Ga niet door omdat het gepland is. Als de waarde er gewoon niet is, annuleer de vergadering en geef het geschenk van de tijd.

Batch vergaderingen op uw agenda

Als u een aantal vergaderingen hebt, bijt dan de kogel en plan ze allemaal in een dag en doe e-mails tussendoor. Dat geeft je een groter blok vrije tijd voor een andere dag. Natuurlijk kan het brutaal zijn, en ik zou er geen gewoonte van maken, maar het kan een goede strategie zijn als je wat tijd in je kalender moet claimen.

wat wilt u?

• 3 x vergaderingen van 1 uur op woensdag en 2 x vergaderingen van 1 uur op vrijdag

of

• 5 x vergaderingen van 1 uur op woensdag en vrijdag gratis

Ik denk dat ik het antwoord Weet.

Als u back-to-back-vergaderingen hebt, gebruik dan de countdown-functie op de klok van uw telefoon om ervoor te zorgen dat u gefocust blijft op het op tijd afronden.

Google heeft een eenvoudige countdown timer met alarm.

stel het aftellen of alarm in voor 5 minuten korter dan de duur van de vergadering, zodat u weet dat het tijd is om dingen af te ronden (bijvoorbeeld als het een vergadering van één uur is, stel het aftellen in op 55 minuten).

als het je enige tijd gaat kosten om tussen de vergaderingen te komen – laat beide organisatoren van tevoren weten dat je back to back ‘ s hebt, dus het kan nodig zijn om een beetje vroeg te vertrekken, of kan een beetje laat aankomen.

kleurcode uw agenda

categoriseren en kleurcodering is geweldig. Het is eenvoudig om persoonlijke vergaderingen van zakelijke bijeenkomsten te segmenteren en te identificeren en uw dag te regelen. In een oogopslag heb je een goed overzicht van je verplichtingen en een gemakkelijke manier om te filteren wat je doet over een dag, een week, een maand.

veel mensen (waaronder ikzelf) houden een persoonlijk dagboek en een werkkalender bij. Ik heb geëxperimenteerd met het gebruik van deze methode en het heeft geholpen elimineren van de noodzaak voor meerdere kalenders.

als je het probeert, laat me dan weten wat je ervan vindt.

schema tijd in uw agenda voor e-mail

Dit is misschien wel de belangrijkste tip voor agendabeheer.

U kunt gemakkelijk elke minuut die God stuurt aan e-mail besteden als u dat toestaat. Besteed slechts een paar uur per dag aan e-mail. Ik probeer meestal voor 60 tot 90 minuten maximum in de ochtend en hetzelfde weer in de middag en blokkeren die tijd op mijn kalender.

de tussenliggende tijd is voor daadwerkelijk werk.

Het klinkt geweldig in theorie en natuurlijk werkt het niet altijd zo, maar ik hou me vaker wel dan niet aan dat schema.

Ik heb alle e-mailmeldingen uitgeschakeld. Ik heb ook uitgeschakeld auto send-receive en veranderde het interval om de 3-uur. Dit betekent dat als ik om de een of andere reden in mijn e-mail ik niet afgeleid door iets nieuws dat is aangekomen. Het heeft ook opgeslagen mijn nek een paar keer, omdat e-mails zitten in mijn inbox voor 3 uur voor het verzenden-Er is meer dan een paar keer dat ik heb onderschept een e-mail die ik dankbaar ben nooit aangekomen in de inboxen van sommige klanten.

wanneer is uw productieve piek?

we hebben allemaal een optimaal moment van de dag wanneer we het meest productief zijn. Voor sommigen is het het eerste in de ochtend. Voor anderen krijgen ze hun vreugdevolle tweede wind direct na de lunch. Weet je wanneer die van jou is?

Besteed aandacht aan uw productiviteit spurts en vermijd vergaderingen gedurende die tijd. Plan die tijd op uw agenda voor het doen van werk.

Als u een vergadering moet accepteren, maak het dan die waar u moet deelnemen, zich moet concentreren, beslissingen moet nemen en moet deelnemen – met andere woorden, … denken.

moet u echt ontmoeten?

agendabeheer gaat niet alleen over het effectief plannen van vergaderingen. het gaat ook om het vermijden van het plannen van hen in de eerste plaats. Volg deze beslissing boom en vraag jezelf af of je zelfs maar nodig hebt om te voldoen aan alle. Het zal je verbazen hoe snel je schema vrijkomt.

zoek tijd in uw schema

we willen allemaal wat tijd terug claimen in onze schema ‘ s, dus geen agenda management tips lijst kan compleet zijn zonder een aantal time tracking tools. Hier zijn mijn favorieten-die allemaal gratis zijn.

RescueTime
Laat zien waar u uw tijd doorbrengt. Het werkt stilletjes in de achtergrond monitoring welke toepassingen u werkt en voor hoe lang en geeft u een geweldige momentopname van uw activiteiten. Zie mijn recente dashboard hieronder. Ik heb 30+ uur doorgebracht op e-mail. Ik weet het. Eng.

wanneer u door uw agenda gaat en terugkijkt op de maand die was en deze overlayt met uw RescueTime dashboard, beginnen er patronen te ontstaan. Je kunt echt beginnen te zien wat je afleidt, wanneer en waarom.

Toggl
Toggl biedt onbeperkte en vrije tijd tracking voor individuen. Het enige wat je hoeft te doen is op de play-knop te klikken en de app zal beginnen met het monitoren van de werktijden van uw medewerkers. Daarna kunt u door de gegenereerde wekelijkse en maandelijkse gegevens over de totale uren besteed werken.

TimeCamp
Deze tool opent echt je ogen voor hoe je dag wordt besteed en pint wat je eigenlijk doet en hoeveel tijd Er (of niet) wordt verspild. Het volgt je activiteit onzichtbaar en automatisch op de achtergrond en heeft ook een verbazingwekkend aantal integraties, waaronder ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce en meer. Ze beweren dat u een extra 30 minuten productieve tijd in uw kalender per dag!

verder lezen

• moet je die vergadering houden?
  “laten we een vergadering plannen” is de universele reactie geworden op zowat elke situatie. Maar is het de juiste?
• Quiz: hoe goed is uw Time Management?hoe efficiënt bent u? Neem deze quiz en ontdek hoe goed uw time management echt is.
• 27 Time Management Tips om Minder Te Werken en Meer Spelen
  Verplaatsen buiten de agenda beheer met deze 27 time management tips

Aanbevolen afbeelding is ontworpen door Freepik