et selskaps regnskapssystem er avhengig av et rammeverk av kontoer som holder inntekter, utgifter og andre data organisert og klar til å sette inn et regnskap.
dette rammeverket, kalt kontoplanen, tjener som en indeks over alle selskapets finansielle kontoer. Regnskapsførere bruker dette kontoplanen til å identifisere transaksjoner når de registrerer dem i selskapets hovedbok.
Sette Opp Kontoplanen
når du starter en ny bedrift, setter du opp kontoplanen som et første skritt i å etablere bedriftens regnskapssystem. Små bedrifter har ikke alle samme kontoplan. Kontoene du inkluderer, avhenger av hvilken type virksomhet. Hvis du for eksempel har en servicevirksomhet, har du ikke en lagerkonto.
når du setter opp kontoplanen din, tenk på fremtiden. Ikke bare tenke på kontoene du trenger for små bedrifter nå. Tenk på kontoene du kanskje trenger 5 eller 10 år nedover linjen og ta med de i diagrammet ditt. Du kan ikke ha ansatte nå, men om noen år kan du legge til ansatte i bedriften din, så planlegg det med diagrammet ditt. Du må fortsatt legge til kontoer i diagrammet ditt mens du går.
du bør opprette et nummereringssystem for kontoplanen din. Hvis du skal bruke et datastyrt regnskapssystem, bruk et firesifret nummereringssystem. En blokk med tall er vanligvis tilordnet hver av kategoriene som utgjør kontoplanen, og tomme tall er igjen på slutten for at flere kontoer skal legges til i fremtiden.
som en del av regnskapssyklusen brukes kontoplanen i journaltransaksjoner, og det er fem kategorier på kontoplanen:
- Eiendeler
- Gjeld
- Eierens Egenkapital
- Inntekter
- Utgifter
Eiendeler
aktivakategorien er der du holder oversikt over hva selskapet eier. Du vil kanskje at aktivakategorien din skal starte med tallet 1000. Det er vanligvis nummeret som datastyrte regnskapsprogrammer bruker. Nummer hver aktivakonto i en sekvens som 1000, 1010, 1020 og så videre, som begynner med omløpsmidler og går videre til anleggsmidler.
Omløpsmidler vil inkludere kontoer for kontanter på hånden, for eksempel kontanter i din kontroll og sparekontoer. Du kan ha kunder som du utvide kreditt, så du trenger kundefordringer konto. Hvis du selger produkter, trenger du en lagerkonto.
etter aktivakonto, sette i en konto for akkumulert avskrivning. Det er alltid et negativt tall på balansen og er direkte relatert til anleggsmidlene dine, siden det er det du avskriver. Ikke la plass til andre kontoer mellom anleggsmidler og akkumulerte avskrivninger. Du kan ha akkumulert avskrivninger for mer enn ett anleggsmiddel. Du kan avskrive bygninger, kjøretøy, forretningsutstyr og så videre.
Gjeld
gjeldskategorien er der du holder oversikt over bedriftens gjeldsforpliktelser eller hva selskapet skylder eller kan skylde i fremtiden. Du vil kanskje begynne å nummerere gjeldsdelen med 2000. Akkurat som med kategorien eiendeler, vil du følge den tradisjonelle formen for balansen i utviklingen av gjeldsdelen av kontoplanen. Du vil ha en kortsiktig gjeld seksjon og en langsiktig gjeld seksjon.kortsiktig gjeld delen vil inkludere kortsiktige gjeld kontoer som leverandørgjeld, kontoen der du vil registrere hva du skylder leverandørene. Det vil også inkludere periodiseringskontoer, som inkluderer det du skylder i lønnsskatt og salgsskatt. Du vil også ha en konto for påløpte lønninger. Du kan også ha en gjeldende ansvar konto for kredittkort betales og kortsiktige lån betales.
i fremtiden kan du pådra deg noen langsiktig gjeld som et boliglån. Du bør inkludere plass i kontoplanen din for andre langsiktige gjeldskontoer.
Eiers Egenkapital
eierens egenkapitalregnskap inkluderer din investering i virksomheten. Hvis du bestemmer deg for å ta på andre investorer et sted langs linjen, bør du inkludere kontoer for felles aksje og kanskje foretrukket aksje. Du vil ha en konto for opptjent egenkapital for eventuelle overskudd du pløye tilbake i selskapet. Du starter vanligvis eierens egenkapitalkontoer med 3000.
Inntekter
Salgsinntekter er den første kontoen på kontoplanen knyttet til resultatregnskapet. Salgsinntekter er den primære inntektskilden for bedriften din, og denne delen av kontoplanen starter vanligvis med 4000. Sammen med sales revenue-kontoen vil du kanskje inkludere en konto for salgsrabatter og salgsavkastning og godtgjørelser. Du vil også inkludere en konto for renteinntekter for inntekt du tjener på selskapets investeringer.
Salgskostnader eller kostnader for solgte varer er vanligvis den neste typen konto å vurdere. Selv servicebedrifter må vurdere salgskostnader. Du inkluderer også kontoer for rabatter fra leverandører, fraktkostnader og diverse salgskostnader.
Utgifter
den siste kategorien som er oppført på kontoplanen, er utgiftskategorien, som vanligvis er nummerert 5000. En praktisk måte å liste utgifter i kontoplanen er å se PÅ IRS Skatteskjema Schedule C og følge måten utgifter er oppført på det skjemaet. Det gjør det enkelt for deg og din regnskapsfører når skatt tid kommer. Utvikle en konto for hver av utgiftene som er oppført På Schedule C pluss andre utgifter som er spesifikke for firmaet ditt. La flere tomme kontoer være tilgjengelige hvis du trenger dem i fremtiden. Tilordne et tall i 5000-5999-området til hver.
