hva ville skje hvis du ble truffet av en buss mens du gikk på jobb?

vel, bortsett fra det morbidly åpenbare, og tid og penger brukt på å ansette og onboarding deres erstatning…

Dette er tankegangen bak den beryktede «bussfaktoren» – det minste antall personer som, hvis de er ute av handling, vil føre til at operasjonene dine kollapser.

«46% AV britiske bedrifter ville bli tvunget til å slutte å handle umiddelbart hvis en nøkkelperson døde eller ikke kunne fortsette å jobbe gjennom sykdom Eller skade» – Online Money Advisor, Key Man Insurance: A Definitive Guide To Key Person Insurance

Det er kanskje ikke ideelt, men det er en hard virkelighet som hvert lag må møte; enten midlertidig eller midlertidig.eller permanent, dine kolleger er ikke alltid i stand til å gjøre det til jobb.Vi, Her På Process Street, har hatt mer enn vår andel av prosjektforsinkelser (og til og med feil) på grunn av en lav bussfaktor, og derfor har dette innlegget blitt skrevet. I dag lærer du hvordan du identifiserer risikable prosjekter ved å bruke bussfaktoren, og hvordan du kan redusere disse problemene så raskt (og billig) som mulig.

Vi skal dekke:

• Hva er bussfaktoren?
• hvordan beregne bus faktor
• Bus faktor elementer
• hvordan øke bus faktor
• grensene for å øke bus faktor

La oss komme i gang.

Hva er bussfaktoren?

«bussfaktoren» er det minste antall personer som, hvis de er uføre, vil forårsake kritisk systemfeil. Dette er tradisjonelt brukt på programvareprosjekter, men teorien gjelder på tvers av nesten hvilken som helst disiplin.

begrepet «bussfaktor» er relatert til nøkkelpersonforsikring. Dette er en politikk som bedrifter ofte tar ut for å dekke potensialet for en nøkkelperson (F. eks.

Det er et morbid emne, men en som er noe nødvendig for enhver form for beredskap (langsiktig fremtidssikring) planlegging.

La oss si at arbeidere av et bestemt lag, en etter en, blir satt ut av handling (ved sykdom, forsinkelser via trafikk, buss, truch eller hva som helst).

Hvor mange mennesker, fra mest til minst viktige, ville det ta for arbeid å stoppe opp?

med andre ord, hvor fleksibelt er prosjektet ditt til menneskelige problemer som tilgjengelighet, eller mangel på det?

det er hva bussfaktoren er.Mens dette er mest brukt i forhold til utviklingsprosjekter, er det en nyttig figur å vite for å finne ut hvor sårbart et prosjekt er å bli stoppet. I tillegg, med den fortsatte økningen av teknologibransjen og den utbredte bruken av teknologi generelt, er det langt fra en strekk å si at å se på hva som gjør at bransjen jobber for tiden, kan spare en massiv hodepine når det gjelder å integrere den i en eksisterende virksomhet.

det er også verdt å merke seg at bussfaktoren ikke trenger å bare gjelde for lagmedlemmer som blir satt ut av handling.

La oss si at du er en leder og som sådan har svært begrenset tid til å bruke på hvert prosjekt teamet ditt utfører. Hvis du vet at et prosjekt har en bussfaktor på 1 mens andre har en høyere bussfaktor, vet du at det vil lønne seg å bruke mer av din begrensede tid på å sørge for at prosjektet går jevnt.

hvordan beregne bus faktor

den enkle forklaringen for å beregne et prosjekt eller team buss faktor er å si:

«Hva er minimum antall personer som, hvis fraværende, ville hindre arbeid fra å fortsette?»

hvis et prosjekt ikke kan fortsette fordi en bestemt person ikke er tilgjengelig, har du en bussfaktor på 1.

det er med andre ord bedre å ha en høyere bussfaktor fordi det betyr at teamet ditt kan fortsette å jobbe uten å være avhengig av bestemte personer for innspill.

i kjernen er dette et spørsmål om hvor godt informasjon distribueres i organisasjonen. Prosessdokumentasjon og reduksjon av kompleksiteten i arbeidsflyter kan bidra til å øke bussfaktoren din.

for eksempel, da teamet her på Process Street var mye mindre, strukturerte vi med vilje arbeidet fleksibelt. Da vi startet, hadde vi ikke ressurser til å ha dedikerte grafiske designere, redaktører, forfattere, kunnskapsbaseledere og så videre.

så, våre teammedlemmer var svært diversifisert i sin trening. Jeg kunne håndtere kundesupport for en dag hvis vår rep var ute, for eksempel. Men jeg vil også gjøre innholdsvurderinger og redigering, sammen med typiske skriveoppgaver.

det betydde at prosesser kunne fortsette å fungere jevnt hvis noen var utilgjengelige.

Jada, vi hadde en fast ‘redaktør’ for å overvåke og organisere, men dag-til-dag redigering og gjennomgang arbeid kan også utføres av våre typiske forfattere, på grunn av de detaljerte prosesser vi hadde bygget og dokumentert.

Bussfaktorelementer

du vet hva bussfaktor er og hvordan du beregner det. Flott!Men Før jeg forteller deg hvordan du kan forbedre bussfaktoren din og øke suksessraten til prosjektene dine, må du vite hvilke faktorer som bidrar til bussfaktoren din.

disse bussfaktorelementene er:

• prosjektkompleksitet
• Emne spesifisitet
• team gjennomsiktighet
• Ansattes erfaring

Bussfaktorelementer: prosjektkompleksitet

la oss si at du har to prosjekter å fullføre. En er å fremme en ny artikkel til 30 nyhetsbrev i din nisje. Den andre er å lage 5 nye videoer for å forklare ulike funksjoner i produktet.

Hvilken tror du ville bli immobilisert av et enkelt nøkkelmedlem som var ute av handling?

dette er hvordan prosjektkompleksitet spiller en rolle i å bestemme bussfaktoren din. Jo mer komplisert prosjektet ditt er, desto lavere blir bussfaktoren din.

Etter på fra vårt eksempel, e-post 30 nyhetsbrev er ikke en svært kompleks oppgave (spesielt i forhold til andre potensielle salgsfremmende prosjekter). Faktisk kan hele oppgaven utføres av en enkelt person med liten eller ingen opplæring – alt de trenger å gjøre er å sende e-post til relevante nyhetsbrev og følge opp som-og-når.

5 nye videoer er imidlertid en annen vannkoker.

Først må du opprette skriptet, som vil kreve flere iterasjoner og eventuell gjennomgang og godkjenning av en leder for å sikre at all informasjon er riktig. Du ønsker ikke å publisere en explainer video som får fakta om produktet feil tross alt.

Neste trenger du noen med et godt lydoppsett for å ta OPP VO. Dette legger til ytterligere krav til de som er tilgjengelige for å utføre denne oppgaven-hvis bare en person i teamet ditt har en mikrofon som er god nok til å ta opp klar lyd, er bussfaktoren allerede på 1.Det er ikke engang å nevne de potensielle skjermopptakene (som krever passende programvare), tilpassede animasjoner, videoredigering, musikk og så videre.I Utgangspunktet, jo flere poeng i ferd med å fullføre prosjektet ditt, jo verre blir bussfaktoren din. Flere deler betyr at det er flere muligheter for at ting går galt.

Bus factor elements: Subject specificity

kompleksiteten i et prosjekt er ikke nødvendigvis det største problemet som bidrar til bussfaktoren din; den tvilsomme æren går til fagets spesifisitet.

jo mer spesifikt emnet ditt er, jo verre blir bussfaktoren din.mer spesifikt, hvis alle andre faktorer forblir konstante, vil bussfaktoren din reduseres proporsjonalt med hvor mye spesifikk kompetanse som kreves for å utføre arbeidet ditt.

når du går tilbake til vårt eksempel på en kampanje for nyhetsbrevoppsøking kontra å lage videoer, krever kampanjen nesten ingen erfaring å utføre. Dette betyr at, hvis uføre, den som er ansvarlig for å sende og fielding svar på e-post kan endres med relativt lite problem.

det samme kan ikke sies om å lage videoer. Selv om det er sant at noen kan lære det grunnleggende om videoopprettelse og produsere en grov video i god tid, er det mye vanskeligere å finne en rask erstatning for en animator, stemmeskuespiller, manusforfatter eller videoredigerer.

Bussfaktorelementer: Team transparency

for meg er dette den store. Så mange problemer og plutselige fravær i teamet vårt her På Process Street har blitt løst fordi vi jobber høyt.

jo mer gjennomsiktig i arbeidet ditt er laget ditt, og jo mer de kommuniserer, desto bedre blir bussfaktoren din.Tilbake I 2019 forlot en av våre viktigste markedsføringsteammedlemmer, men mens vi var triste for å se ham gå, var vi i stand til å plukke opp slakken han etterlot seg ved å dele sine plikter mellom eksisterende lagmedlemmer.

den eneste grunnen til at vi var i stand til å gjøre det var fordi vi hadde alle dokumentert våre prosesser og hadde møtt to ganger i uken i mange år for dyptgående møter for å diskutere alles plikter. Vi hadde vår prosessledelse ned pat.

Alle vet hva alle andre jobber med, kan få tilgang til filene sine gjennom delte stasjoner, og kan se nøyaktig hvordan arbeidet utføres gjennom våre dokumenterte prosessmaler.

Bussfaktorelementer: Ansattes opplevelse

Business process management (Bpm) er ikke alt skjønt.

mens det er litt overlapping med fagspesifikitet, er det også viktig å merke lagets individuelle erfaringsnivå når du tenker på bussfaktoren din.

work rockstars er alt bra og bra, men teamet ditt bør ikke stole på en enkelt person for å trekke opp sine resultater og fullføre prosjekter. Alle må ha riktig opplæring og erfaring til å håndtere hva du kaster på dem.

hvis de ikke har den erfaringen ennå, ta deg tid til å gi den til dem. Sjansen er at de vil sette pris på tempoendringen, og i det minste gir du en sikkerhetskopi for hvis den fryktede bussen slår.

La oss si At Kommunikasjonssjefen eller Kundestøtterepresentantene blir syke. Har du noen som har den nødvendige erfaringen til å fylle ut for dem mens de er syke?

Forresten, Dette Er Hvor mange oppstart har en betydelig fordel.akkurat som vårt team, er mange startups tvunget til å ha sine ansatte bære flere hatter samtidig på grunn av begrenset lagstørrelse. Dette gir naturlig kryssopplæring for dine ulike lag; våre innholdsforfattere kan enkelt håndtere støtteplikt, og alle våre ledere har erfaring med å håndtere våre markedsførings – e-postkampanjer.

det er ikke å si at backup valget må være like god som ditt førstevalg. Husk at bus factor måler hvor mange mennesker det tar før et prosjekt ikke kan videreføres-hvis tragedien rammer, er det noen ganger bare å få ting gjort godt nok.

hvordan øke bussfaktoren

de enkleste måtene å øke bussfaktoren din og gjøre prosjektene dine mer pålitelige når de er ferdige, er å invertere faktorene som bidrar til bussfaktoren din:

• Forenkle prosjektene dine
• Gjør emnet mindre spesifikt
• Øk lagets gjennomsiktighet
• Øke ansattes trening

Tre av disse løsninger er nyttige, om enn ikke helt praktiske. Det er ikke alltid mulig å forenkle prosjektene dine eller å gjøre fokuset på dem mindre spesifikt uten å beseire det opprinnelige målet.På Samme måte er økende opplæring av ansatte mer av et langsiktig mål som kan ta måneder (spesielt hvis du har forsømt det frem til dette punktet).

å øke gjennomsiktigheten er imidlertid lett. Alt du trenger å gjøre er å jobbe høyt og dokumentere prosessene dine.

Ved Å Dokumentere Dine Standard operasjonsprosedyrer (Sop) kan du legge ut instruksjoner for nøyaktig hvordan oppgaver skal utføres. Hvis en oppgave må gjøres mer enn en gang, lønner det seg å skrive en prosess for hvordan du fullfører den.

Det trenger ikke å være en perfekt prosess fra begynnelsen – det viktigste er at metoden for å få ting gjort er registrert. Så, hvis personen som vanligvis utfører den oppgaven ikke er tilgjengelig, kan du bare få noen andre til å jobbe gjennom prosessen for å oppnå det samme resultatet.

med andre ord, hvis dokumentasjonen din er god nok, bør bussfaktoren din ikke lenger være et problem for gjentatte oppgaver!

for å hjelpe deg med å dokumentere prosessene dine, kan Du registrere Deg For Process Street gratis i dag! Vår ledende arbeidsflyt programvare lar deg enkelt registrere dine prosesser og spore dem i aksjon som handlings sjekklister.

Klikk her For litt hjelp med Å komme i Gang Med Process Street!

de andre elementene i å jobbe høyt er akkurat det; jobber på en måte som lar alle vite (og om nødvendig få tilgang) hva du jobber med.

Dette kan oppnås ved å bruke en delt skylagringstjeneste (Som Google Disk) til å huse prosjektfilene dine, prosjektstyringsprogramvare for team Som Airtable og tjenester som lar flere teammedlemmer samarbeide på samme dokument samtidig, For Eksempel Google Docs.

Eksterne verktøy som Disse er en fin måte å raskt oppdatere infrastrukturen på for å bli mer gjennomsiktig og oppmuntre teamet til å jobbe sammen på prosjektene sine.

grensene for å øke bussfaktoren

for å runde ut, er det verdt å huske at enkelte prosjekter iboende vil ha en lav bussfaktor.

Uansett hvor detaljert du er i å dokumentere dine prosesser, kan du ikke alltid erstatte den nødvendige kompetansen til den ansvarlige. Selv om noen er i stand til å utføre de samme trinnene som den tiltenkte arbeideren, vil de ikke ha samme intuisjon når det gjelder åpne beslutninger, og vil sannsynligvis kreve tilsyn eller ekstra gjennomgangstrinn for å sikre at arbeidet deres er riktig.

det er også prosjekter som inneholder sensitiv informasjon som du ikke nødvendigvis vil øke bussfaktoren for. For eksempel, hvis en toppledelsesfigur blir satt ut av handling for en stund, er det ikke nødvendigvis hensiktsmessig å skifte sine plikter til noen andre(spesielt hvis de er fra en mer junior rang).

i disse tilfellene har du to alternativer for å øke bus-faktoren; opplæringsprogrammer for å gi flere personer et bredere spekter av erfaring, og utvide teamet ditt til å ha flere personer i hver anciennitetsrangering i bedriftens hierarki.Det er ikke lett, billig eller raskt å øke bussfaktoren din under disse omstendighetene, men det er fortsatt bedre enn å få driften til å stoppe.