Ahh … sjekk-request forms, som allestedsnærværende verktøy som brukes til å be om betaling for alle slags ting. Teoretisk en løsning-ved å gjøre det enkelt å be om betaling når en faktura mangler. I virkeligheten kan det imidlertid skape mange hodepine for organisasjoner som bruker dem, for ikke å nevne å forårsake dupliserte betalinger av båtlast. Her er en titt på noen av problemene rundt sjekk-forespørsel skjemaer og noen forslag på å unngå dem.

Bakgrunn

Sjekk-forespørselsskjemaer brukes i de fleste organisasjoner for å be om betaling når en faktura ikke er tilgjengelig eller aldri ble levert. Ideelt sett bør det være sikkerhetskopieringsdokumentasjon som forsterker sjekkforespørselen og gir detaljer om betalingsbeløpet, betalingsmottakeren og årsaken til betalingen. Siden de fleste betalinger gjort på sjekk-forespørsel skjemaer ikke vil gå gjennom strenge treveis kamp i leverandørgjeld (a/P), dokumentasjonen som støtter sjekk forespørsel er av største betydning.

det ene unntaket til dette er når organisasjoner krever en sjekkforespørsel for hver enkelt betaling. Selv om dette ikke anses som en beste praksis, finner noen organisasjoner med unike bransjekrav eller regulatoriske krav det nødvendig å gå denne ruten.

der Sjekkforespørsler Forårsaker Problemer

skjemaer for Sjekkforespørsler brukes ofte til å imøtekomme hastesjekkforespørsler. Dette er engangsbetalinger til leverandører utenfor den vanlige fakturainnleveringsprosessen. Vanligvis skjer dette når en betaling er sent og en opprørt leverandør truer med å sette organisasjonen på kreditt hold.

Enten sjekk-skjema brukes for en rush sjekk eller bare fordi fakturaen har blitt forlagt – hvis riktig dokumentasjon ikke er vedlagt-sjansene for en duplikat betaling skyrocket.

uten fakturaen for å utføre treveis match, forblir innkjøpsordre og mottaker (POR) ofte åpne på organisasjonens bøker. Dette kan blomstre i tre typer problemer:

1. det mest åpenbare er en duplikatbetaling når fakturaen endelig vises Og betales I A/P.
2. det mindre åpenbare problemet er hva som skjer med åpne mottakere og innkjøpsordrer når regnskapet er utarbeidet. Det er en sjanse for at stater kan se åpne mottakere som uavhentede eiendom.
3. det endelige problemet gjelder svindel. Akk, et stort antall falske betalinger — mer enn vi ønsker å tro — utstedes på sjekkforespørsler. Hvordan er dette mulig? Det mest åpenbare svaret er at en skjev medarbeider fyller ut sjekkforespørselsskjemaet og enten overbeviser en autorisert signatarskriver om å signere det eller smi signaturen selv.

Svindel kan også forekomme som svar på en rasende leverandør som hevder manglende betaling. Noen leverandører har lært om de kommer på telefonen og er generelt fornærmende med A / P-ansatte som truer kreditthold, kan de noen ganger få en harried kontroller til å logge av på et sjekkforespørselsskjema som tillater betalingen. I en av de mest skjerpende eksempler på denne typen svindel, en leverandør trakk en skrikende stunt hver måned for 18 måneder-å få dobbel betaling for hver enkelt. Med skummel dokumentasjon knyttet til hvert skjema, var det vanskelig å finne duplikatene før hele leverandørfilen ble trukket og gjennomgått.

Beste Sjekk Request Form Practices

Krever dokumentasjon for hver sjekk-request form. Hvis en faktura eller kopi av en faktura ikke er tilgjengelig, legg ved en kopi av kontrakten, en e-post detaljering krav eller hva som er tilgjengelig. Stor forsiktighet bør tas for å unngå å sende i form uten noen underlagsdokumenter.

i ekstreme tilfeller der ingen dokumentasjon er tilgjengelig, bør du kreve en ekstra signatur fra en svært høyt nivå leder i organisasjonen, kanskje kontrolleren eller CFO. Personen som gjør forespørselen, bør være klar med en veldig god forklaring på hvorfor sjekken skal utstedes uten dokumentasjon. Forespørsler uten dokumentasjon bør være få og holdes til et minimum. Hvis det er utestående innkjøpsordrer (POs) og mottakere relatert til disse forespørslene, bør denne informasjonen inkluderes på skjemaet slik At A / P kan slukke dem når betalingen er gjort.

hvis det er en faktura knyttet til sjekk-skjema, utføre normal treveis kamp slokking både innkjøpsordren og den åpne mottakeren.

Konklusjon

Sjekk forespørselsskjemaer er et nødvendig onde i dagens leverandørgjeld verden. Hvis økonomiske ledere jobber hardt for å implementere beste praksis, vil problemene de forårsaker holdes til et minimum.