har tidsfrister snike seg på deg ? Aldri nok tid? Du føler at du bruker mer tid på møter enn ut av dem? Du prøver å få jobben gjort, men fortsetter å bli avbrutt?

jeg vet, ikke sant? Det er som om jeg kjenner deg.

Du er ikke alene – jeg føler akkurat det samme. Når det gjelder å styre tiden min, føles det noen ganger som om jeg taper kampen, krigen og kanskje til og med viljen til å leve.

Likevel trenger det Ikke å være slik.

jeg deler noen av mine favoritt kalender ledelse tips. Sikker på at du fortsatt har dine dårlige dager, men følg selv en håndfull av disse tipsene, og jeg lover at du vil være ansvarlig for timeplanen din, styre tiden din og knuse målene dine.

Gjennomgang. Deretter gjennomgå igjen.

Se gjennom kalenderen i starten av hver uke (søndag kveld er best). Se hva møter du har og liste eventuelle gjøremål og forberedelser du må ta vare på. Hvis de er viktige, må du blokkere tid i dagboken din for å få dem til å skje.

deretter gjennomgå igjen. Daglig. Jeg gjør dette første om morgenen (rart hvordan ting kan forandre seg over natten-virksomheten sover aldri lenger gjør det?). Jeg har også en annen skanning om 30 minutter før jeg er ferdig for å se hva jeg har gjort (og hva jeg ikke gjorde) og ta en titt på i morgen, så jeg kan få en start.

Hvorfor bry seg?

jeg har lært at vår oppfatning av hva som var viktig på mandag kan endres innen onsdag. Det er også lett å glemme et møte eller overse noe du trenger å gjøre. Det rask innsjekking har reddet meg mange, mange ganger, og jeg er sikker på at det vil for deg også.

en hendelsesfri dag i uken

Tillat deg selv en møtefri dag i uken og gjør ditt beste for å beskytte den tiden for enhver pris. Selv om sjefen sier at hun trenger å møte deg på den eneste dagen, har du ingenting å tilby et alternativ hvis du muligens kan.

jeg må fokusere på dypt arbeid, og du gjør også. Opptatt å være opptatt får du ikke en lønnsøkning på slutten av året. Så din «gratis» dag er faktisk langt fra gratis.

Det vil gi deg tid til å tenke, bidra til langsiktige prosjekter, takle oppgavelisten, rive e-post og strøm gjennom administratoren din.

gå på, gi deg selv litt kvalitetstid. Du fortjener det.

Planlegg Møter ASAP

hvis du vet at du trenger et møte, få det på kalenderen så snart du kan. Jo lenger du setter den av, jo mer sannsynlig kommer du til å ha planleggingsproblemer eller konflikter.

Sørg for at formålet er klart og alle vet hvorfor møtet er på plass og hva de trenger for å forberede seg.

jeg sender alltid kalenderen min på forhånd. det kan gå en lang vei å unngå de endeløse e-poster prøver å finne ut en tid som fungerer.

Verktøy For Møteplanlegging

kanskje dette er mer et produktivitetstips enn et tips for kalenderadministrasjon fordi bruk av en møteplanlegger vil spare deg for mye tid når du prøver å planlegge møter.

• hvis Du bruker Outlook på En Exchange-Server, vil du ikke gå galt med den ydmyke Planleggingsassistenten. Når du legger til deltakere ledig / opptatt rutenettet viser tilgjengeligheten av deltakere så finne en tid som passer alle er grei.
• Outlook Mobile (Android, iOS) har innebygd planlegging. Når du velger en tid som fungerer for alle, er arrangementet grønt. Når det er en konflikt blir det rødt. Du kan også sende tilgjengelighet når du blir bedt om et møte. Bare svar på e-posten, klikk på kalenderikonet, velg tidspunktene du er ledig, Og Outlook Mobile gjør resten. Dette er en massiv tidsbesparende.
• Microsofts FindTime som lar deg sende en ny meningsmåling for å foreslå dine valgte tider til alle deltakere og la alle stemme. Det sender deretter møteinvitasjonen på dine vegne.
• Google Kalender tilbyr lignende verktøy for å finne en møtetid og invitere folk til å velge avtaleplasser.
• Kalenderadministrasjonsverktøy som Doodle og Calendly tilbyr flotte gratisversjoner for planlegging av møter og integrasjoner med Outlook, Gmail og mer. De er en enkel måte for kunder og kolleger å bestille tid med deg. Bare angi tilgjengelighet, dele linken din, la dem velge en tilgjengelig tid og hendelsen er lagt til i kalenderen din!

Følg opp

hvis du blir bedt om å gjøre noe av en klient eller kollega, vet vi begge at de skal jage deg for en oppdatering. Angi forventninger ved umiddelbart å planlegge et oppfølgingsmøte i alles kalender. Det er et enkelt tips, men effektivt.

det er en fin måte å holde seg på toppen av oppgaver og sørge for at du leverer løfter i tide.

Bruk påminnelser

Du vet hvordan noen ganger kommer du på rulle og plutselig mister du all følelse av tid?

en enkel og lett måte å komme tilbake til virkeligheten på er å sette en 5-minutters avtale for tiden du vil bli påminnet om noe og forklare hva det er i møtefaget. Kryss av påminnelsen og sett den til null minutter.

For eksempel

• Tid til å forlate for klient møte-få toget Til King Cross Deretter Victoria line Til Oxford Circus.
• Skriv ut brosjyrer for denne ettermiddagens presentasjon

Bruk dette trikset sparsomt. Oppgaver hører ikke hjemme i kalenderen din – det er mye bedre verktøy for det. Du vil ikke at kalenderen din er fylt med dusinvis av 5-minutters påminnelser, men den merkelige her og der kan virkelig hjelpe deg.

Legg til en annen tidssone

hvis du jobber med kolleger eller klienter over hele verden, er det en god ide å legge til en annen tidssone i kalenderen din.

dette vil vise to ganger i kalenderen din-veldig nyttig når du planlegger møter. Pluss det sparer deg bryet Med Googling » hva tid er det i…»Du kan konfigurere to tidssoner i Outlook og Gmail og de fleste andre e-postklienter.

Importer alle kalendere

hvis du har flere kalendere, importer du dem alle til din primære kalender. Det sparer deg for mye tid, og hvis du har overleggsmodus, kan du se alle kalendere og avtaler samtidig.

oppsettet er generelt det samme for de fleste applikasjoner.

Her er hvordan du gjør Det I Outlook, men hvis Du bruker Noe annet, Bare Google «import kalender» og du vil finne en how-to-guide.

bare møtes så lenge du trenger å

En annen av mine favoritt kalender ledelse tips: holde møter kort.

jo kortere jo bedre faktisk. 30 minutter bør være tilstrekkelig for de fleste møter.

de fleste kalendere standard til 30-minutters intervaller. Det er derfor du pleier å bli invitert til timelange møter når mindre tid er nødvendig. Du kan endre Kalenderen tidsskala i Outlook til hva du vil, så tenk på å endre det til 15 minutter. Det vil gjøre det enklere å sette opp 15 eller 45-minutters møter.Det er så mange lange, kjedelige møter i kalenderen min, så hvis jeg ikke kan avslå dem helt (se nummer 10), vil jeg prøve å begrense deltakelsen min ved å la arrangøren vite at jeg bare kan bli med i en del av møtet og be dem om å planlegge meg et spor.

du vil ikke alltid komme unna med det, men verdt et forsøk, spesielt for statusoppdateringstype møter.

Si » Nei » for å faktisk samle eller oppdatere møter

Er det noe mer frustrerende enn å tilbringe en time i et møte å få oppdateringer du leser om 10 minutter? I stedet bør du vurdere online samarbeid, brainstorming og prosjektstyringsverktøy. Få teamet oppsett på disse og oppmuntre kolleger til å bruke dem også. De vil redusere e-post og møter betydelig hvis de brukes effektivt og gi deg mye tid tilbake i dagboken din.

Noen av mine favoritter Er Trello, MeisterTask eller Zenkit. Gratis og svært effektivt.

Det er på tide å si hei til det 21. århundre!

faktisk, bare si » Nei »

Dette er en av mine all-time favoritt kalender ledelse tips. Hvis du ikke vet hvorfor du bør være på et møte, og arrangøren ikke kan fortelle deg heller, så si » Nei » til de kan. Du må være klar på hva ditt bidrag er og verdien du legger til.

hvis det er for hardt, prøv å delegere – det kan være en god utviklingsmulighet for noen i teamet ditt.

Et annet triks er å avslå, men tilby hjelp til arrangøren med litt møteforberedelse slik at de føler seg komfortable hosting uten deg. Selv om du kanskje ikke presenterer lysbildene, kan du for eksempel opprette dem.

for et ansikt til ansikt møte, noen ganger er verdien bare ikke der. Reiser 3 timer når du bare har fått tildelt 15 minutter på dagsorden, er ikke effektiv. Spørsmål om du virkelig trengs personlig.

Kanskje i stedet for «nei», tilbyr du å delta nesten.

Start i tide og hopp over roll call

ikke vent på sen-comers. Kom i gang. For store møter hoppe over roll call. Alle vet hvem som skal være der (bare sjekk deltakerlisten på invitasjonen hvis du ikke gjør det.

De som kommer sent vil ta opp. De som ikke dukker opp, enten vil du ikke savne dem, eller de skylder unnskyldning til alle.Omtrent hvert møte jeg har deltatt på, bruker 15 minutter på å vente på etternølere og gjør et anrop av hvem som er på telefonen, hvem som er i møterommet, som sender unnskyldninger. Følg denne regelen, og du vil ikke bare fullføre i tide, du kan til og med kreve litt tilbake!

13. Møte konflikter

Du kan ikke være på to steder samtidig, til tross for dine superkrefter. Det er ikke en kalender ledelse tips, det er bare fysikk.

hvis du har en planleggingskonflikt i kalenderkonflikten, må du ta vare på den umiddelbart. Jo lenger du forlater de to møtene på plass, jo mer angst du kommer til å skape for deg selv som dagen vevstoler nær, og du har ikke gjort noe med det.

det er også veldig urettferdig for arrangøren å avvise siste øyeblikk.

Prioriter det som er det viktigste for deg å delta og ikke invitasjonen du aksepterte først.

Avbryt det

Noen ganger trenger du bare å avbryte et møte. Administrere kalenderen betyr nettopp det. Ikke trykk på bare fordi det er planlagt. Hvis verdien rett og slett ikke er der, avbryte møtet og gi gave av tid.

batch møter på kalenderen din

hvis du har en haug med møter, så bite kulen og planlegge dem alle på en dag Og gjør e-post I Mellom. Det vil gi deg en større blokk med ledig tid til en annen dag. Klart det kan være brutalt, og jeg ville ikke gjøre det til en vane, men det kan være en god strategi hvis du trenger å kreve litt tid i kalenderen din.

Hva foretrekker du?

• 3 x 1-timers møter på onsdag og 2 x 1-timers møter på fredag

ELLER

• 5 x 1-timers møter på onsdag OG fredag GRATIS

jeg tror jeg vet svaret.

hvis du har rygg mot rygg møter, bruke nedtellingsfunksjonen på telefonens klokke for å sikre at du holde fokus på etterbehandling i tide.

Google har en enkel nedtellingstimer med alarm.

Sett nedtellingen eller alarmen i 5 minutter kortere enn møtets varighet, slik at du vet at det er på tide å pakke opp ting (for eksempel hvis det er et times møte, sett nedtellingen i 55 minutter).

hvis det kommer til å ta deg litt tid til å komme mellom møter – bare la begge arrangørene vite på forhånd at du har fått rygg mot rygg, så må kanskje gå litt tidlig, eller kan komme litt sent.

Fargekode kalenderen din

Kategorisering og fargekoding er fantastisk. Det er enkelt å segmentere og identifisere personlige møter fra bedrifter og ordne dagen din. På et glimt har du en god oversikt over dine forpliktelser og en enkel måte å filtrere hva du gjør over en dag, en uke, en måned.

Mange mennesker (inkludert meg selv) holder en personlig dagbok og en arbeidskalender. Jeg har eksperimentert med å bruke denne metoden, og det har bidratt til å eliminere behovet for flere kalendere.

hvis du gir det et forsøk, gi meg beskjed om hva du synes.

Planlegg tid i kalenderen din for e-post

Dette er kanskje det viktigste kalenderhåndteringstipset.

Du kan enkelt bruke Hvert minutt Gud sender på e-post hvis Du tillater det. Dedikere bare noen få timer om dagen til e-post. Jeg prøver vanligvis 60 til 90 minutter maksimalt om morgenen og samme igjen om ettermiddagen og blokkerer den tiden på kalenderen min.

tiden i mellom er for faktisk arbeid.

det høres bra ut i teorien, og selvfølgelig virker det ikke alltid slik, men jeg holder meg til den tidsplanen oftere enn ikke.

jeg har slått av alle e-postvarsler. Jeg har også slått av automatisk send-mottak og endret intervallet til hver 3-time. Dette betyr at hvis jeg av en eller annen grunn er i e-posten min, blir jeg ikke distrahert av noe nytt som er kommet. Det har også lagret nakken min et par ganger fordi e-post sitter i innboksen min i 3 timer før du sender – det har vært mer enn noen få ganger jeg har oppfanget en e-post som jeg er takknemlig for, kom aldri i noen kunders innbokser.

når er din produktive topp?

vi har alle en optimal tid på dagen når vi er mest produktive. For noen er det det første om morgenen. For andre får de sin gledelige andre vind rett etter lunsj. Vet du når din er?

Ta hensyn til produktiviteten spruter og unngå møter i løpet av den tiden. Planlegg den tiden på kalenderen din for å gjøre arbeid.

hvis du må godta et møte, gjør det de der du trenger å engasjere, fokusere, ta beslutninger og delta – med andre ord … tenke.

trenger du virkelig å møte?

Kalenderadministrasjon handler ikke bare om å planlegge møter effektivt. det handler også om å unngå å planlegge dem i utgangspunktet. Følg denne beslutningen treet og spør deg selv om du selv trenger å møte i det hele tatt. Du vil bli overrasket over hvor raskt tidsplanen frigjør.

Finn tid i timeplanen din

Vi ønsker alle å kreve litt tid tilbake i våre tidsplaner, så ingen kalenderadministrasjon tips liste kan være komplett uten noen tidssporingsverktøy. Her er mine favoritter – som alle er gratis.

RescueTime
Viser deg hvor du tilbringer tiden din. Det stille opererer i bakgrunnen overvåking hvilke programmer du jobber med og hvor lenge og gir deg en stor øyeblikksbilde av dine aktiviteter. Se mitt siste dashbord nedenfor. Jeg har brukt 30 + timer på e-post. Jeg vet det. Skremmende.

når du går gjennom kalenderen din og ser tilbake på måneden som var og legger Den over Med RescueTime-dashbordet, begynner noen mønstre å dukke opp. Du kan virkelig begynne å se hva distraherer deg, når og hvorfor.Toggl Tilbyr ubegrenset og ledig tid sporing for enkeltpersoner. Alt du trenger å gjøre er å klikke på play-knappen, og appen vil begynne å overvåke arbeidstiden til dine ansatte. Etterpå kan du gå gjennom de genererte ukentlige og månedlige dataene på de totale arbeidstidene.

TimeCamp
dette verktøyet virkelig åpner øynene til hvordan dagen er brukt og pin downs hva du faktisk gjør og hvor mye tid er (eller ikke) bortkastet. Den sporer aktiviteten din usynlig og automatisk i bakgrunnen, og har også et utrolig antall integrasjoner, inkludert ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce og mer. De hevder å finne deg en ekstra 30 minutter produktiv tid i kalenderen din om dagen!

Videre lesing

• trenger du virkelig å holde det møtet?»La oss planlegge et møte» har blitt det universelle svaret på omtrent alle situasjoner. Men er det den rette?
• Quiz: Hvor God Er Din Tid Ledelse?
  Hvor effektiv er du? Ta denne quizen og finne ut hvor god din tid ledelse virkelig er.
• 27 Tid Ledelse Tips For Å Jobbe Mindre og Spille Mer
  Gå utover kalender ledelse med disse 27 tid ledelse tips

Utvalgt bilde designet Av Freepik

nøkkelkontoadministratorens julegaveguide

er du sliter for julegave ideer for key account manager i livet ditt? Hvis du ønsker å vise takknemlighet til en kollega eller bare unne deg selv – det er noe for alle og ethvert budsjett i denne key account management ferie gave guide.

Hjelp! Hvordan Forteller Jeg Kunder Om En Prisøkning?

Er det noe verre enn å fortelle kundene om en prisøkning? Du vet at det kommer til å involvere mange samtaler, delikate forhandlinger, interne kamper og intens strategi for å få det over linjen. Her er hva du trenger å gjøre for å gjøre prosessen med å kommunisere en prisøkning så glatt som mulig.

Hemmelighetene Til Vellykkede Key Account Management Team med Laura Cuello

er din bedrift og din key account management team vokser raskt? Føler du at du alltid spiller catch-up og aldri har tid til viktige prosjekter, som å utvikle prosesser som driver forretningsvekst eller skape karriereveier for dine key account managers? I dette intervjuet deler Key account management-ekspert Laura Cuello praktiske råd til