ああ…check-request forms、あらゆる種類のものの支払いを要求するために使用されるユビキタスツール。 理論的には解決策—請求書が欠落しているときに支払いを要求することを容易にすることによって。 しかし実際には、それはboatloadによって重複した支払を引き起こすことを述べないためにそれらを使用して組織のための多数の頭痛を作成できる。 ここでは、チェックリクエストフォームを取り巻く問題のいくつかと、それらを回避する上でいくつかの提案を見ています。
背景
チェック要求フォームは、請求書が利用できないか、提供されなかったときに支払いを要求するためにほとんどの組織で使用されています。 理想的には、チェック要求を強化し、支払い金額、受取人、および支払いの理由に関する詳細を提供するバックアップ文書が必要です。 小切手要求フォームで行われたほとんどの支払いは、買掛金勘定（A/P）の厳密な三者一致を通過しないため、小切手要求をサポートする文書が最も重要です。
これに対する一つの例外は、組織がすべての単一の支払いのためのチェック要求を必要とする場合です。 これはベストプラクティスとは見なされませんが、独自の業界要件や規制要件を持つ一部の組織では、このルートを実行する必要があります。
チェック要求が問題を引き起こす場合
チェック要求フォームは、ラッシュチェック要求に対応するためによく使用されます。 これらは、通常の請求書提出プロセス以外の仕入先に対して行われる一回限りの支払いです。 通常、これは、支払いが遅れ、動揺したベンダーが組織を信用保留にする恐れがある場合に発生します。
チェック要求フォームがラッシュチェックに使用されているかどうか、または請求書が誤って配置されているためかどうか-適切な文書が添付されていない場合—重複した支払いの可能性が急増します。
三方一致を実行するための請求書がない場合、発注書とレシーバ(POR)は、組織の帳簿上で開いたままになることがよくあります。 最も明白なのは、請求書が最終的に表示され、A/Pで支払われたときに行われた重複支払いです。
不正行為は、不払いを主張する怒りのベンダーに応答して発生する可能性があります。 いくつかのベンダーは、彼らが電話で取得し、信用保持を脅かすA/Pスタッフと一般的に虐待されている場合、彼らは時々支払いを承認するチェックリク このタイプの詐欺の最もひどい例の1つでは、ベンダーは18ヶ月間毎月叫んでスタントを引っ張った—それぞれのための二重の支払いを得る。 各フォームに暗いドキュメントが添付されているため、ベンダーファイル全体がプルされてレビューされるまで、重複を見つけることは困難でした。
ベストチェックリクエストフォームプラクティス
すべてのチェックリクエストフォームのドキュメン 請求書または請求書のコピーが利用できない場合は、契約書のコピー、要件を詳述する電子メール、または利用可能なものを添付してください。 大きな注意は、任意の補助文書なしでフォームに送信しないように注意する必要があります。
文書が利用できない極端なケースでは、組織内の非常に高レベルの幹部、おそらくコントローラまたはCFOの余分な署名を必要とする必要があります。 要求を行う人は、なぜ小切手を文書なしで発行する必要があるのかについて本当に良い説明をして準備ができているはずです。 文書なしの要求は少なく、最小限に抑える必要があります。 これらの要求に関連する未処理の発注書（POs）およびレシーバがある場合は、支払いが行われたときにA/Pがそれらを消すことができるように、その情報
チェック依頼フォームに請求書が添付されている場合は、発注書とオープンレシーバの両方を消火する通常の三方一致を実行します。
結論
チェック要求フォームは、今日の買掛金の世界で必要悪です。 財務幹部がベストプラクティスを実装するために懸命に働く場合、彼らが引き起こすトラブルは最小限に抑えられます。
