Da Grantham Università 17 Maggio, 2019

Un’azienda che vuole avere successo nell’economia di oggi sarà necessario capire le risorse che utilizza, come funziona nel suo modello di business, e come rendere la maggior parte di loro. Questa guida introdurrà i manager e i proprietari aziendali al concetto di risorse economiche, discuterà alcune delle sfide che presentano e delineerà strategie che ogni professionista aziendale dovrebbe comprendere per la gestione e la valutazione delle risorse. Studiando l’amministrazione aziendale, manager e proprietari possono impostare le loro aziende e se stessi per il successo.

Che cos’è una risorsa?

Nel contesto del business e dell’economia, una risorsa è qualsiasi fattore necessario per raggiungere un obiettivo o svolgere un’attività. In breve, sono i componenti di cui un’azienda ha bisogno per fare affari. Le risorse spesso includono dipendenti, spazio di lavoro, attrezzature o capitale. Comprendere esattamente ciò che utilizza la tua azienda è fondamentale per assicurarti di sfruttare al meglio le risorse disponibili e di non perdere alcun buco nel tuo modello di business.

Tipi di risorse

Le risorse di un’azienda possono essere suddivise in diversi tipi. Alcuni dei più comunemente usati includono:

• Lavoro: quasi ogni azienda richiede lavoro umano per superare una giornata lavorativa. Il lavoro include tutte le persone che lavorano per te e i lavori che fanno.
• Gestione: Senza una mano guida, molte aziende finirebbero per ottenere molto poco. Per questo le competenze manageriali e l’esecuzione sono una risorsa essenziale per molte aziende.
• Expertise: Al fine di aiutare davvero un business excel, il lavoro e la gestione devono essere eseguiti con competenza. La conoscenza del tuo dominio e le pratiche che ti aiutano ad avere successo è fondamentale.
• Attrezzature: La maggior parte delle aziende richiede strumenti specializzati per svolgere il proprio lavoro, che si tratti di hardware speciale, un software unico o una macchina progettata per svolgere un determinato compito.
• Finanze: le finanze di un’azienda le consentono di utilizzare molte delle sue altre risorse. Ciò può includere: il pagamento dei salari, l’acquisto di attrezzature o l’affitto di uno spazio di lavoro.
• Energia: nel 21 ° secolo, è difficile gestire un’azienda senza attingere energia, sia che si tratti di benzina per alimentare una flotta di camion, o di elettricità per mantenere un ufficio pieno di computer installato e funzionante.
• Terra: La terra è una risorsa eccezionale in quanto non ha bisogno di essere prodotta. Invece, può essere raffinato per soddisfare le esigenze di un particolare business.
• Tempo: Dal momento che nessuna azienda può raggiungere i suoi fini istantaneamente, ogni azienda ha bisogno di trattare il tempo come una risorsa. Poiché il costo del tempo è misurato in termini di un’altra risorsa, il tempo spesso deve essere considerato insieme a risorse come lavoro, energia e terra.

Queste sono solo alcune delle risorse che molte aziende utilizzano ogni giorno; questo non è un elenco esaustivo di risorse, dal momento che ogni azienda ha le sue esigenze uniche. Quando si pensa alle risorse che utilizza il proprio business, cercare di considerare le cose che ha bisogno di andare avanti, sia su una scala giorno per giorno e nel lungo termine.

Che cos’è la gestione delle risorse?

Le risorse utilizzate da un’azienda possono essere suddivise in vari tipi. La gestione delle risorse è il processo di allocazione delle risorse affinché un’azienda completi il proprio lavoro nel modo più efficiente possibile. Questo processo è spesso fatto da persone con formazione nella gestione del progetto che hanno l’esperienza e lo sfondo per fare questo tipo di giudizi chiamate per conto di un business.

In qualità di business manager o proprietario, spetta a te decidere come utilizzare al meglio le risorse che hai a disposizione, capire quali risorse aggiuntive potrebbero essere necessarie e determinare dove le risorse vengono sprecate nel tuo modello di business. La gestione delle risorse è una necessità per qualsiasi azienda che vuole rimanere competitiva con i suoi rivali.

Termini chiave per la gestione delle risorse

Alcuni termini chiave spesso utilizzati nelle discussioni sulla gestione delle risorse includono:

• Allocazione interfunzionale delle risorse: il processo di allocazione delle risorse tra diversi team funzionali all’interno di un’organizzazione, in cui ogni team è focalizzato sullo stesso obiettivo finale.
• Allocazione funzionale delle risorse: il processo di allocazione delle risorse all’interno di un singolo team funzionale.
• Team Funzionale: Un team che mira a soddisfare una singola funzione di progetto. Alcuni esempi di team funzionali diversi all’interno della stessa organizzazione potrebbero includere il team di scrittura, il team di modifica e il team di pubblicazione.
• Gestione organizzativa: Il processo di gestione e allocazione delle risorse con in organizzazione.
• Allocazione delle risorse: il processo di assegnazione delle risorse a compiti e progetti con l’obiettivo di distribuirli in modo efficiente.
• Resource Assignment Matrix: un termine associato alla gestione delle risorse umane. Le persone in una matrice di assegnazione delle risorse sono determinate ad avere una certa relazione con una determinata attività, sia che si tratti di essere responsabili, essere responsabili, essere consultati o essere informati.
• Resource Plan: un piano completo di tutte le risorse necessarie per completare un determinato compito.
• Struttura di ripartizione delle risorse: all’interno di un piano delle risorse, la struttura di ripartizione delle risorse determina la gerarchia tra le risorse, in particolare le risorse umane.
• Dipendenza delle risorse: Il fenomeno in cui un’organizzazione si basa troppo su una singola risorsa, creando un collo di bottiglia per tutti i suoi progetti. Ad esempio, se si dispone di quattro licenze software, ma otto dipartimenti che hanno bisogno di una propria licenza, hai un problema con la dipendenza delle risorse.
• Istogramma delle risorse: una rappresentazione visiva di tutte le risorse coinvolte in un progetto e delle loro relazioni tra loro.
• Allocazione eccessiva delle risorse: una risorsa associata a troppe attività. Ad esempio, un dipendente oberato di lavoro.
• Pianificazione strategica: Un’attività di gestione organizzativa che coinvolge la definizione di priorità, allocazione delle risorse, e la creazione di obiettivi comuni.
• Tasso di utilizzo: Il tasso di utilizzo di una risorsa. Spesso utilizzato per quanto riguarda il tempo di un dipendente e quanto di esso spendono per un determinato compito rispetto all’importo totale assegnato.

Vantaggi della gestione delle risorse

Una buona gestione delle risorse può consentire a un’azienda di eccellere nel suo dominio. Alcuni dei vantaggi della gestione efficiente delle risorse includono:

• Meno conflitti sul posto di lavoro. Quando le risorse aziendali sono gestite bene, i team e gli individui possono sentirsi come se avessero ciò di cui hanno bisogno più spesso. Quando hanno ciò di cui hanno bisogno, ci possono essere meno conflitti sul posto di lavoro su risorse limitate. Una solida struttura di ripartizione delle risorse crea anche il meccanismo per la risoluzione dei conflitti all’interno dell’azienda, identificando dove le risorse e le esigenze si distinguono l’una rispetto all’altra in tutta l’organizzazione.
• Minori costi generali. Una buona gestione delle risorse comporta l’allocazione delle risorse in modo efficiente. Quando questo è fatto bene, c’è meno bisogno di microgestione del progetto. Se allochiudi bene le risorse all’interno della tua azienda, puoi risparmiare denaro sui costi amministrativi a lungo termine.
• Maggiore produttività. Grande efficienza nella gestione delle risorse si estende a tutte le aree del vostro business. Se sei più efficiente nel modo in cui distribuisci le risorse della tua azienda, l’intera azienda sarà in grado di operare in modo più efficiente. Ciò significa portare a termine i progetti rapidamente e con meno risorse complessive.
• Migliori profitti. Quando puoi svolgere il tuo lavoro con costi generali inferiori e i tuoi team sono più produttivi entro un determinato periodo di tempo, avrai il potenziale per migliorare i profitti della tua azienda.
• Migliorare la qualità in progetti e prodotti. Ricordate che la competenza è una risorsa pure. Assicurando che il vostro business ha un sacco di esperienza, si può anche garantire che siete in grado di fornire i tipi di prodotti di alta qualità che catturano gli occhi dei clienti.
• Tassi di burnout ridotti. La gestione intelligente delle risorse può aiutarti a ottenere un sacco di lavoro di alta qualità dai tuoi dipendenti senza spingerli troppo lontano. Quando i dipendenti non soffrono di burnout, è più facile tenerli in giro, sviluppando competenze attraverso l’esperienza.

In definitiva, le aziende che praticano una buona gestione delle risorse sono in grado di produrre un lavoro di qualità superiore in modo più rapido e con meno spese generali. È chiaro che ogni azienda dovrebbe dare un’occhiata seria alle proprie pratiche per trovare i sistemi più efficienti di allocazione delle risorse.

Sfide della gestione delle risorse

La gestione delle risorse può essere un vantaggio per la tua azienda, ma ciò non significa che sarà facile. Una gestione efficace delle risorse può essere difficile per alcuni motivi:

• Sorprese nel flusso di lavoro. Non ci sono due progetti uguali, quindi non ci sono due progetti in grado di lavorare con esattamente lo stesso piano. Una buona gestione delle risorse è talvolta resa difficile da sviluppi inaspettati in un progetto, a cui i manager dovranno adattarsi per garantire che i team funzionali continuino a operare in modo efficiente.
• Gestione delle risorse umane. Le persone costituiscono un gran numero di risorse di una data azienda, tra cui lavoro, competenza e gestione. Tuttavia, le persone sono complicate e non funzionano tutte allo stesso modo. Inoltre, le persone possono soffrire di burnout se diventano vittime dell’allocazione eccessiva delle risorse. I buoni gestori delle risorse devono comprendere i punti di forza e di debolezza dei propri dipendenti per allocarli in modo efficiente e senza sovraccaricare.
• Non abbastanza risorse. Alla fine della giornata, le risorse sono finite. Una delle più grandi sfide della gestione delle risorse è scoprire dove mettere risorse limitate quando non hai abbastanza per fare tutto in una volta.

Una buona gestione delle risorse può avere un enorme profitto per la tua azienda, ma può anche essere molto difficile da fare in modo affidabile. Le persone addestrate al miglioramento delle prestazioni sono meglio posizionate per identificare e affrontare le inefficienze all’interno del piano di gestione delle risorse di un’azienda.

Strategie e tecniche di gestione delle risorse

La gestione delle risorse presenta alcune sfide, ma ci sono anche tecniche e strategie che possono aiutarti a superare queste difficoltà e guidarti verso un’allocazione efficiente delle risorse. Per imprenditori e manager che si sentono incerti su come maneggiare strategie di gestione delle risorse, perseguire un MBA può aiutare a imparare a utilizzare efficacemente queste strategie e sapere quale tecnica è più adatto alla vostra situazione.

Pianificazione delle risorse

Gestione delle risorse, come termine, si riferisce all’idea generale di prendere decisioni informate su dove posizionare le risorse in modo che il modello di business possa essere eseguito in modo efficiente. La pianificazione delle risorse, tuttavia, si riferisce a una particolare strategia che può rendere la gestione delle risorse più efficace.

La pianificazione delle risorse comporta l’identificazione di ogni risorsa che dovrà essere utilizzata per completare un progetto. Come strategia, la pianificazione delle risorse è spesso fatta meglio quando si ascolta l’input dei dipendenti. Parlare con le persone che stanno andando a fare il lavoro sul vostro progetto e scoprire esattamente che cosa hanno bisogno per avere successo. In questo modo prima di iniziare un progetto, puoi assicurarti che i tuoi team abbiano tutto ciò di cui avranno bisogno prima che inizi il lavoro. Ciò potrebbe ridurre i singhiozzi nell’esecuzione del progetto e aiutare i team a diventare più efficienti.

Gestione del rischio

Gli eventi imprevisti che si verificano durante l’esecuzione di un progetto sono alcune delle sfide più gravi associate alla gestione delle risorse. Tuttavia, contando i possibili rischi prima dell’inizio di un progetto, considerando la probabilità di ogni singolo rischio e sviluppando un piano di gestione del rischio, è possibile appianare alcuni dei dossi che le sorprese possono causare.

Considera alcuni dei rischi che le aziende spesso affrontano nelle loro operazioni quotidiane. Questi potrebbero includere cose come:

• Un’interruzione di corrente in ufficio;
• Dipendenti che si ammalano;
• Mancate scadenze di progetto;
• Aziende associate che falliscono l’attività;
• Errore umano.

La gestione del rischio consiste nell’identificare i tipi di rischi che un progetto può affrontare e consentire un’allocazione flessibile delle risorse, se necessario, al fine di impedire che questi rischi facciano deragliare completamente un progetto.

La stima e la previsione

L’allocazione efficiente delle risorse spesso richiede che manager e proprietari comprendano esattamente la quantità di una determinata risorsa di cui un progetto avrà bisogno. Tuttavia, questo tipo di conoscenza è disponibile solo dopo che il progetto è stato completato.

È qui che entrano in gioco la stima e la previsione. Stime accurate delle richieste di risorse di un particolare progetto o attività possono aiutare un’azienda a informare la propria strategia di gestione delle risorse. Le stime raramente saranno accurate al 100%. Tuttavia, valutando le stime passate rispetto ai requisiti effettivi delle risorse e chiedendo ai dipendenti di documentare accuratamente il loro utilizzo delle risorse, è possibile affinare il processo di previsione e comprendere più chiaramente le esigenze delle risorse.

Livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse, noto anche come smoothing delle risorse, è il processo di riallocazione delle risorse per evitare il sottoutilizzo e prevenire il burnout. Ad esempio, se un team sta finendo il suo progetto prima del previsto, mentre un altro è in ritardo e viene stressato, il livellamento delle risorse comporterebbe lo spostamento di parte del lavoro del team sottopagato verso il progetto ritardato. In questo modo, è possibile garantire che il proprio lavoro venga utilizzato in modo efficiente evitando l’overallocation delle risorse.

Gestione del progetto agile

Come abbiamo notato sopra, le previsioni di allocazione delle risorse perfette sono estremamente rare, se non impossibili. Tuttavia, la gestione agile del progetto può aiutare a mitigare gli effetti delle imperfezioni nel processo di previsione. La gestione agile del progetto comporta l’approccio a un progetto con una visione ampia, piuttosto che un singolo obiettivo ben definito. Invece di stabilire un piano di progetto rigido, la gestione del progetto agile richiede di apportare piccole correzioni di rotta lungo la strada. Il risultato finale è che i team che operano sotto la gestione agile del progetto sono in grado di adattarsi alle mutevoli condizioni e gestire le sorprese senza essere legati a un’allocazione di risorse fissa fin dall’inizio.

Elenco degli strumenti di gestione delle risorse

Se sei un imprenditore o un manager, la gestione delle risorse non è qualcosa che devi fare da solo. Esistono un’ampia varietà di strumenti che possono aiutarti a allocare le risorse in modo più efficiente. Inoltre, pur avendo strumenti è utile, una laurea in business intelligence può ulteriormente equipaggiare con l’esperienza, la formazione e le competenze necessarie per prendere le decisioni di allocazione delle risorse informate. Tuttavia, di seguito sono riportati alcuni popolari strumenti di gestione delle risorse per aiutarti a mantenere i progetti senza intoppi:

• 10,000 ft — 10,000 ft è un software con funzionalità di gestione delle risorse. È particolarmente utile per aiutare i manager ad allocare le competenze giuste per un determinato compito. Include il monitoraggio del tempo e il monitoraggio delle spese per i singoli progetti, consentendo ai manager di monitorare le esigenze delle risorse passate e pianificare un’allocazione delle risorse più efficiente in futuro.
• Asana-Asana è un’applicazione calendario popolare che può aiutare a assegnare e monitorare le attività per i vostri dipendenti. Le attività possono essere ordinate in progetti specifici, passati tra dipendenti e team e assegnati tag personalizzati a seconda del loro stato. Asana può aiutare a semplificare l’allocazione, poiché i manager creano e assegnano compiti ai dipendenti, mentre i progressi sono visibili per tutta la durata di un’attività.
• Epicflow-Epicflow ha lo scopo di aiutare i manager allocare le risorse in modo più efficace. È particolarmente degno di nota per l’integrazione della gestione delle risorse in una serie di progetti diversi, tutti attingendo dallo stesso pool di risorse. Può anche calcolare automaticamente la priorità delle attività, assegnando risorse in modo efficiente alle attività che hanno più bisogno.
• Teamdeck-Teamdeck è un utile pezzo di software per la gestione delle risorse umane. Le sue caratteristiche includono pianificazione, monitoraggio del tempo, e lasciare la gestione, tutti all’interno della stessa vista, che può consentire di prendere decisioni informate su come allocare il vostro lavoro.