Il sistema contabile di una società si basa su un quadro di conti che mantengono le entrate, le spese e altri dati organizzati e pronti a mettere in un rendiconto finanziario.
Questo framework, chiamato piano dei conti, funge da indice di tutti i conti finanziari della società. I contabili utilizzano questo piano dei conti per identificare le transazioni mentre le registrano nel registro generale della società.
Impostazione del piano dei conti
Quando si avvia una nuova attività, si imposta il piano dei conti come primo passo per stabilire il sistema contabile della società. Le piccole imprese non hanno tutte lo stesso piano dei conti. Gli account inclusi dipendono dal tipo di attività. Ad esempio, se hai un’attività di assistenza, non avrai un account di inventario.
Quando si imposta il piano dei conti, pensare al futuro. Non basta pensare i conti necessari per la vostra piccola impresa ora. Pensa ai conti che potresti aver bisogno di 5 o 10 anni su tutta la linea e includi quelli nel tuo grafico. Non si può avere dipendenti ora, ma in pochi anni, è possibile aggiungere dipendenti per il vostro business, in modo da pianificare per che con il grafico. Potrebbe comunque essere necessario aggiungere account al grafico, come si va avanti.
È necessario creare un sistema di numerazione per il piano dei conti. Se si intende utilizzare un sistema di contabilità computerizzato, utilizzare un sistema di numerazione a quattro cifre. Un blocco di numeri viene solitamente assegnato a ciascuna delle categorie che compongono il piano dei conti e i numeri vuoti vengono lasciati alla fine per ulteriori account da aggiungere in futuro.
Come parte del ciclo di accounting, il piano dei conti è utilizzato in gazzetta transazioni, e ci sono cinque categorie sul piano dei conti:
- Attività
- Passività
- il Patrimonio netto del Proprietario
- Entrate
- Spese
Attività
La categoria di attività in cui è possibile tenere traccia di ciò che la vostra azienda possiede. Si consiglia la categoria di asset per iniziare con il numero 1000. Questo è di solito il numero che i programmi di contabilità computerizzati utilizzano. Numerare ciascun conto di attività in una sequenza come 1000, 1010, 1020 e così via, iniziando dalle attività correnti e passando alle immobilizzazioni.
Le attività correnti includeranno i conti per contanti a portata di mano, come i contanti nei conti correnti e nei conti di risparmio. Potresti avere clienti a cui estendi il credito, quindi avrai bisogno di un conto crediti. Se vendi prodotti, avrai bisogno di un account di inventario.
Dopo il conto cespite, inserire un conto per l’ammortamento accumulato. È sempre un numero negativo sul saldo ed è direttamente correlato alle tue immobilizzazioni poiché è ciò che stai ammortizzando. Non lasciare spazio per altri conti tra immobilizzazioni e ammortamenti accumulati. È possibile che l’ammortamento accumulato per più di un cespite. Puoi ammortizzare i tuoi edifici, veicoli, attrezzature aziendali e così via.
Passività
La categoria passività è dove si tiene traccia degli obblighi di debito della vostra azienda o ciò che la vostra azienda deve o può dovere in futuro. Si consiglia di iniziare la numerazione della sezione passività con 2000. Proprio come con la categoria attività, si desidera seguire la forma tradizionale del bilancio nello sviluppo della sezione passività del piano dei conti. Si avrà una sezione passività correnti e una sezione passività a lungo termine.
La sezione passività correnti includerà conti di debito a breve termine come conti da pagare, l’account in cui registrerai ciò che devi ai tuoi fornitori. Includerà anche i tuoi conti di competenza, che includono ciò che devi in tasse sui salari e imposte sulle vendite. Avrai anche un conto per i salari maturati. Si potrebbe anche avere un conto di passività corrente per le carte di credito da pagare e prestiti a breve termine da pagare.
In futuro, si può incorrere in qualche debito a lungo termine, come un mutuo. Si dovrebbe includere lo spazio nel piano dei conti per altri conti di debito a lungo termine.
Patrimonio netto del proprietario
I conti azionari del proprietario includono il vostro investimento nel business. Nel caso in cui si decide di assumere altri investitori da qualche parte lungo la linea, si dovrebbe includere conti per azioni ordinarie e, forse, azioni privilegiate. Si vuole un account per utili non distribuiti per eventuali profitti si arare di nuovo in azienda. Di solito si avvia conti azionari del proprietario con 3000.
Ricavi
Fatturato è il primo conto sul piano contabile relativo al conto economico. I ricavi di vendita sono la fonte primaria di reddito per il vostro business, e questa sezione del piano dei conti di solito inizia con 4000. Insieme al conto dei ricavi delle vendite, è possibile includere un account per gli sconti sulle vendite e i resi e le indennità delle vendite. Inoltre si desidera includere un conto per interessi attivi per qualsiasi reddito si guadagna sugli investimenti della vostra azienda.
I costi di vendita o i costi delle merci vendute è di solito il prossimo tipo di conto da considerare. Anche le imprese di servizi devono considerare i costi di vendita. Includi anche gli account per gli sconti dai fornitori, i costi di spedizione e i costi di vendita vari.
Spese
L’ultima categoria elencata nel piano dei conti è la categoria di spesa, che di solito è numerata 5000. Un modo pratico per elencare le spese nel piano dei conti è quello di guardare IRS Tax Form Schedule C e seguire il modo in cui le spese sono elencate in quel modulo. Che lo rende facile per voi e il vostro commercialista quando arriva il momento fiscale. Sviluppare un account per ciascuna delle spese elencate nel programma C più eventuali altre spese specifiche per la vostra azienda. Lasciare diversi account vuoti disponibili nel caso in cui ne avete bisogno in futuro. Assegnare un numero nell’intervallo 5000-5999 a ciascuno.
