Sappiamo tutti che i pazienti in California hanno il diritto di rivedere la loro cartella clinica e/o ottenere una copia. Inoltre, non sorprende che gli operatori sanitari siano in genere autorizzati a addebitare una commissione per questo servizio. Tuttavia, con tutte le diverse regole ed eccezioni, le tasse di copia possono essere confuse.
Poiché la maggior parte, se non tutti, gli studi medici sono “entità coperte” ai sensi delle leggi federali sulla privacy e quindi soggetti alla Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), è importante che i medici e il loro personale siano consapevoli delle differenze nella legge statale e federale e sappiano quali seguire.
Costi di copia
Quando il paziente richiede la propria cartella clinica, la legge della California (Health & Codice di sicurezza §123110) consente agli operatori sanitari di addebitare a un paziente o al suo rappresentante legale un massimo di $0,25 per pagina o $0.50 per pagina per i record copiati da microfilm. È consentita anche una tassa d’ufficio ragionevole, purché l’importo addebitato non superi i costi effettivi di preparazione delle cartelle cliniche.
Tuttavia, la confusione si verifica perché la regola sulla privacy HIPAA, che è legge federale e si applica a quasi tutti gli uffici medici, ha regole diverse per quanto riguarda ciò che un operatore sanitario può addebitare quando un paziente richiede le proprie cartelle cliniche. Secondo la regola sulla privacy, di seguito sono riportate le linee guida che gli operatori sanitari devono seguire.
Ragionevole di Segreteria Tassa
i Medici possono addebitare una “ragionevole, basata sui costi,” il che significa che la carica solo per:
- di Lavoro per copia documentazione medica, sia in formato cartaceo o elettronico;
- materiali di consumo per la copia di cartella clinica su carta o elettronici portatili media, se il paziente richiesta il record di essere forniti in formato elettronico (Se l’ufficio medico mantiene le informazioni del paziente in un fascicolo sanitario elettronico, la legge federale richiede che sia fornita al paziente in formato elettronico se il paziente fa la richiesta.);
- Spese di spedizione, se applicabile; e
- Preparare un riassunto della cartella clinica, se il paziente ha accettato di tale processo al posto di ottenere la loro cartella clinica effettiva).
Tassa clericale non consentita
Alcuni studi medici addebitano al paziente una tassa per il personale per individuare le cartelle cliniche, soprattutto se le cartelle cliniche sono fuori sede. Anche se questo è consentito dalla legge della California, non è consentito dalla legge federale (quella che probabilmente dovresti seguire). Pertanto, questo non è permesso.
Quando il paziente richiede cartelle cliniche elettroniche o carte cartacee mantenute in formato elettronico, la regola sulla privacy non consente al medico di addebitare più del costo effettivo del lavoro. In altre parole, le tasse per pagina non sono consentite per copie cartacee o elettroniche di cartelle cliniche mantenute elettronicamente. Né la regola sulla privacy consente di addebitare una tassa di recupero per le cartelle cliniche se devono essere localizzate.
Tariffa forfettaria per copie elettroniche delle cartelle cliniche mantenute elettronicamente
Un ufficio può addebitare una tariffa forfettaria per i pazienti che richiedono una copia delle loro cartelle cliniche. Tuttavia, questa tassa non può superare $6,50, comprese le spese di spedizione, manodopera e forniture.
Spese di copia non consentite
È altrettanto importante per i medici e il personale sapere quando non possono addebitare a un paziente una copia delle loro cartelle cliniche. I pazienti, gli ex pazienti o i loro rappresentanti hanno diritto a una copia gratuita della parte pertinente della cartella clinica del paziente necessaria per sostenere un appello riguardante l’ammissibilità a un programma di pubblica utilità, come le prestazioni di invalidità mediche o di sicurezza sociale. Si prega di fare riferimento a Salute & Codice di sicurezza §123110 per ulteriori informazioni relative alla fornitura di cartelle cliniche ai pazienti durante l’appello di un rifiuto del programma di pubblica utilità.
Tenere presente che per proteggere la riservatezza del paziente, le cartelle cliniche devono essere rilasciate solo con un’autorizzazione scritta del paziente (se vivo) o del suo rappresentante legale (se il paziente è deceduto o incompetente).
Sapere quando seguire la legge corretta non è sempre facile. Ma nel caso in cui il paziente richiede le loro cartelle cliniche, quasi ogni pratica medica dovrà seguire la legge federale sotto la regola della privacy. La regola sulla privacy HIPAA si applica solo quando il paziente richiede la propria cartella clinica. Non si applica quando la richiesta proviene da un mandato di comparizione, un piano di assicurazione sanitaria o sulla vita, una richiesta di avvocato o qualsiasi altra situazione.
Clicca qui per le linee guida fornite dalla California Medical Association per i costi di copia ammissibili relativi alla richiesta di un avvocato, citazione in giudizio, e la richiesta da parte degli assicuratori sanitari. Questo documento è pubblicato dal team legale della California Medical Association (CMA) in CMA 2017 California Physicians’ Legal Handbook (CPLH) disponibile all’indirizzo www.cmanet.org.
Scritto da Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Direttore della gestione del rischio, CAPAssurance
