Tuttavia, è anche imperativo definire chiaramente il problema per scoprire la soluzione giusta. La definizione dovrebbe includere tutto, dalle sue cause alla radice ai modi in cui sta influenzando il business. Ci sono molti strumenti che consentono agli imprenditori di indirizzare la soluzione specifica di qualsiasi problema aziendale.

Uno di questi strumenti è il metodo di analisi di causa ed effetto o diagramma (CEA). Questo particolare metodo consente agli uomini d’affari di esplorare e definire pienamente un problema prima di iniziare a cercare le sue soluzioni e, quindi, è un ottimo strumento per prevenire complicazioni simili anche in futuro.

PROBLEMI CON I METODI TRADIZIONALI DI PROBLEM SOLVING

Prima di discutere in dettaglio il metodo di analisi causa-effetto, è opportuno discutere alcuni dei motivi per cui le tecniche tradizionali di problem solving nelle aziende non producono i risultati desiderati. A questo proposito:

• La maggior parte di questi metodirisolvere parzialmente i problemi.
• Oppure, risolvono il problema senza identificare le cause alla radice e le ragioni per cui si è verificato in primo luogo.
• Risolvono temporaneamente il problema. Nella maggior parte dei casi, i problemi si ripresentano e danneggiano notevolmente la tua attività.
• A volte si finisce per identificare i motivi che non causano i problemi per cui si stanno trovando soluzioni.
• La maggior parte degli imprenditori non vede il processo di problem solving come un processo di miglioramento aziendale. Pertanto, normalmente non prestano molta attenzione ai problemi critici che danneggiano la loro attività e li lasciano agli altri da gestire.

COME PUÒ AIUTARE IL METODO DI ANALISI DI CAUSA ED EFFETTO?

Come puoi impedire alla tua azienda di subire un destino orribile? È possibile evitare il disastro attraverso adeguate analisi della situazione, identificando le cause principali del problema e impedendo loro di accadere di nuovo e questo è ciò che causa e influenza l’analisi fa per voi.

Il professore giapponese Kaoru Ishikawa ha proposto per la prima volta l’idea dell’analisi di causa ed effetto nel suo libro “Introduzione al controllo di qualità”, pubblicato per la prima volta nel 1990. Il professor Ishikawa è anche il pioniere nel campo della gestione della qualità. Ci sono molti altri nomi del CEA come il diagramma di Ishikawa, il diagramma a spina di pesce e il diagramma a spina di pesce perché il diagramma finale disegnato nell’analisi di causa ed effetto sembra esattamente come uno scheletro di pesce.

Il professor Ishikawa ha originariamente introdotto diagrammi a lisca di pesce solo ai fini del controllo di qualità. Tuttavia, gli uomini d’affari hanno iniziato ad usarlo come strumento per analizzare vari processi aziendali, in particolare l’identificazione dei colli di bottiglia nel processo di produzione e la risoluzione dei problemi.

Il diagramma a lisca di pesce non solo consente di identificare le cause di qualsiasi problema e come sta ostacolando la crescita del business, ma anche di adottare misure preventive per evitare tale evento in futuro.

L’analisi di causa ed effetto è in realtà un processo in due fasi. In primo luogo, si guarda indietro nel passato e analizzare ciò che è andato storto e in secondo luogo, si prevede per le cose a venire guardando al futuro.

• Guardando indietro nel passato. Questo passaggio comporta l’identificazione di tutte le aree in cui hai commesso errori. In realtà guardi al passato, analizza i tuoi errori e cerca di trovare tutte le possibili cause. Identificando le aree più problematiche, si prendono effettivamente le misure necessarie per prevenire errori e problemi in futuro. Allo stesso modo, se qualsiasi area della tua attività ha funzionato brillantemente, puoi essere in grado di replicare le prestazioni in futuro applicando CEA.
• Guardare al futuro. Questo passaggio comporta l’anticipazione di eventuali scenari futuri e la pianificazione per loro con largo anticipo. In questo passaggio, si contempla sui problemi futuri e trovare le loro soluzioni praticabili. Allo stesso modo, pianifichi anche come costruire ulteriormente il tuo possibile successo aziendale negli anni a venire. In realtà, si prevede che cosa fare nel presente e determinare il risultato futuro del vostro business in base ai passi che si sta per prendere.

IMPORTANZA DELL’ANALISI DI CAUSA ED EFFETTO

L’analisi di causa ed effetto è uno degli strumenti più popolari e potenti per trovare le cause alla radice dei problemi e le loro soluzioni.

A questo proposito, una causa è root se la sua rimozione impedisce che il problema si ripeta in qualsiasi momento in futuro. Allo stesso modo, il problema diventa casuale se riguarda solo l’esito di un processo o di un evento. Pertanto, la rimozione della causa casuale migliora un processo aziendale ma non impedisce il ripetersi di un problema.

La maggior parte delle aziende utilizza l’analisi di causa ed effetto per migliorare le proprie attività operative. Tuttavia, non vi è alcun motivo per cui questo strumento estremamente utile non possa essere utilizzato per identificare e risolvere i problemi nei progetti. Infatti, il project manager può rilevare con successo la causa principale di un problema che sta influenzando negativamente il progetto e, infine, rimuoverlo se riesce a utilizzare Causa ed effetto AnalysisMethod in modo efficace. A differenza di altri strumenti popolari, è possibile utilizzare CEA più e più volte perché mira al miglioramento continuo dei processi aziendali.

Poiché il CEA aiuta a comprendere le cause sottostanti di un guasto o problema, può anche consentire di sviluppare un sistema o azioni per sostenere la correzione. Allo stesso modo, diagrammi a lisca di pesce non solo aiutare a rilevare i problemi, ma anche categorizza queste cause in gruppi utili per riferimento futuro.

Allo stesso modo, CEA è unico in un modo che garantisce di non deviare dalla strada giusta e cercare sempre soluzioni per i problemi reali e le loro cause.

CHE COS’È UN DIAGRAMMA A LISCA DI PESCE?

Un diagramma a lisca di pesce è il risultato finale di qualsiasi analisi di causa ed effetto effettuata per determinare le cause e trovare soluzioni di un problema. In realtà, è un modo per guardare a tutte queste cause e il loro effetto sul business visivamente. Diagrammi a lisca di pesce ci permettono di brainstorming cause di un errore o problema più facilmente ed efficacemente rispetto ad altri strumenti come Lezioni apprese. È un approccio più strutturato per realizzare questo importante compito. Il più delle volte, viene utilizzato in combinazione con l’analisi 5 Whys, un altro approccio per eseguire CEA.

La testa del pesce mostra il problema reale o l’errore in discussione. Poi ci sono ossa più piccole che elencano tutte le possibili cause contributive in varie categorie. Il lato destro del” pesce ” elenca effettivamente tutti i problemi mentre il lato sinistro denomina le possibili cause alla radice. Inoltre, è possibile raggruppare queste cause in quattro categorie distinte che sono persone, macchine, materiali e metodi. Queste categorie possono avere anche molte altre sottocategorie.

Ora discutiamo ciascuna di queste categorie in dettaglio.

Persone

Tutte le cause create dalle azioni umane rientrano in questa categoria. Questa categoria determina se i dipendenti sono sufficientemente esperti e formati? Sono bravi a comunicare i loro bisogni e problemi? Capiscono i loro compiti e incarichi?

Macchine

Questa categoria è relativa ai problemi causati da problemi con computer, macchine, installazioni e strumenti ecc. In questa fase, si determina se i lavoratori hanno utilizzato gli strumenti o le macchine giuste? Le macchine soddisfano i requisiti minimi per eseguire un’attività? Sono abbastanza sicuri? C’è qualche problema con l’installazione delle macchine? Sono affidabili o no?

Materiale

Il materiale che si sta utilizzando per sviluppare i vostri prodotti può anche causare un sacco di problemi per il vostro business. È necessario determinare se il materiale utilizzato era di qualità ragionevole o no? Hai usato materiale scadente che ha provocato il fallimento del prodotto finale? C’è stato qualche problema con prodotti semilavorati e materiali di consumo?

Allo stesso modo, puoi anche trovare risposte alle domande come per quanto tempo un materiale durerà o ha abbastanza resistenza contro elementi estranei.

Metodi

Questa categoria indaga se i metodi di lavoro erano responsabili del problema o meno?È necessario accertare come i vostri reparti e dipendenti comunicato con l’altro? I processi aziendali o i metodi di lavoro erano adeguati e in grado di svolgere un compito speciale?

Queste categorie sono comunemente indicate come 4M. Tuttavia, non è obbligatorio utilizzare solo queste quattro categorie o aree nel diagramma. Ci sono molte altre opzioni disponibili per voi come:

Allo stesso modo, molte organizzazioni creano le proprie categorie o aree nel diagramma a lisca di pesce a seconda delle loro esigenze e obiettivi.

I diagrammi a lisca di pesce distinguono nettamente tra le cause e i loro effetti. Di seguito è riportato uno degli esempi di un diagramma a lisca di pesce.

COME ESEGUIRE L’ANALISI DI CAUSA ED EFFETTO?

Dopo aver spiegato i diagrammi a lisca di pesce in dettaglio, è ora il momento di discutere come usarli per fare analisi di causa ed effetto. Lo scopo del diagramma a lisca di pesce in generale e del CEA in particolare è quello di analizzare tutti i risultati insieme e determinare i fattori più importanti per risolvere un problema o raggiungere un obiettivo.

di solito Ci sono quattro fasi di Causa ed Effetto l’Analisi, che sono l’identificazione del problema, brainstorming o l’identificazione dei principali fattori che sono parte del problema, determinare le cause e, infine, lo sviluppo di un piano di azione per risolvere questi problemi.

Punto 1: Identificare il problema

Più cause possono portare a un singolo problema. Pertanto, è tuo dovere identificare chiaramente e affrontare il problema in questa fase se vuoi trovare le giuste soluzioni.

Per motivi di spiegazione, prendiamo l’esempio di uno studio di design. Nella prima fase del CEA, hanno stabilito che non stanno ottenendo molto business a causa della mancanza di creatività tra i loro designer.

Pertanto, il problema principale è la mancanza di creatività che verrà visualizzata sulla testa del diagramma a lisca di pesce come mostrato nella figura seguente.

Passo 2: Identificare i fattori principali

Dopo aver determinato il problema principale, il secondo passo è identificare le cause principali per cui i designer mancano di creatività. In questo particolare esempio, le quattro cause principali sono persone, macchine, materiali e manpower.In in questo esempio, stiamo usando il metodo di 4 M per categorizzare le cause.

È possibile trascinare una linea dal lato causa a sinistra per ciascuna delle quattro categorie per collegarle a effetto o problema sul lato destro.

Passo 3: Indagare le cause

Il terzo passo è quello di determinare e indagare tutte le cause responsabili della mancanza di creatività. È necessario esplorare a fondo i processi aziendali. Allo stesso modo, è necessario eseguire il controllo del sistema di tutte le apparecchiature e trovare se c’è qualche difetto con esso.

I computer che hai fornito ai tuoi progettisti sono in grado di eseguire il software di progettazione più recente? Fornisci ai tuoi dipendenti un ambiente di lavoro eccellente? I dipendenti sono soddisfatti del loro lavoro e dei loro ruoli? Ricevono un compenso sufficiente per i loro servizi? Capiscono davvero il processo di progettazione? I tuoi project manager li informano sui progetti?

Allo stesso modo, altre cause includono l’assunzione di persone con competenze sbagliate, orari di lavoro fissi, mancanza di formazione necessaria, mancanza di motivazione o abilità e prestazioni sottovalutate o sottovalutate, ecc. Questi possono essere alcuni dei motivi per cui i designer non mostrano molta creatività nel loro lavoro. In questa fase, il diagramma a lisca di pesce sarà simile come sotto.

Passaggio 4: Analizzare

Dopo aver organizzato tutte le cause nelle rispettive categorie e il diagramma è completo, è necessario analizzare e discutere ciascuno dei problemi di cui sopra con i vostri manager e progettisti. È ancora meglio se categorizzi ulteriormente i problemi a seconda del livello della loro influenza sul problema e sulla priorità.

Potrebbe anche essere necessario utilizzare vari metodi di ricerca come sondaggi, focus group e interviste per comprendere cause diverse. Ad esempio, puoi intervistare ogni designer per imparare quanto capisce i processi di progettazione. Successivamente, è possibile utilizzare i risultati per sviluppare programmi di formazione o corsi pertinenti per i dipendenti al fine di affrontare il problema della conoscenza insufficiente.

Nel nostro esempio, l’analisi di causa ed effetto consentirà sia ai manager che ai progettisti di trovare il problema reale legato alla mancanza di creatività nel team e trovare le giuste soluzioni. CEA indaga effettivamente la relazione tra le possibili cause di un problema e il suo effetto sul business. Si ottiene una migliore comprensione di come ogni causa sta contribuendo al problema finale. Allo stesso modo, sei in grado di affrontare ogni problema in base alla sua priorità. Questo è esattamente ciò che devi fare come proprietario della tua azienda di design per promuovere la creatività all’interno del tuo team di designer.

È anche in questa fase che si sviluppa un chiaro piano d’azione per il futuro. Il piano d’azione dovrebbe contenere priorità, obiettivi e obiettivi chiari e dovrebbe essere attuato quanto prima. Allo stesso modo, il piano dovrebbe descrivere in dettaglio come risolverai tutti i problemi e i sotto-problemi per sempre. È inoltre necessario seguire il vostro piano vigorosamente per essere efficace.

È anche possibile convertire una sotto-causa come la mancanza di motivazione in un piano d’azione a tutti gli effetti, il cui scopo è quello di promuovere la motivazione del personale attraverso vari incentivi. Di conseguenza, l’impegno del personale e la produttività miglioreranno e, in definitiva, la redditività migliorerà.

IL 5 PERCHÉ?

È inoltre possibile utilizzare un altro strumento estremamente utile che è il 5 Whys in combinazione con il diagramma a lisca di pesce per effettuare CEA. Come suggerisce il titolo, puoi porre 5 domande diverse o “Perché” per determinare la causa principale di qualsiasi problema. Di seguito è riportato un esempio di come utilizzare questa particolare tecnica.

• Perché non stiamo ottenendo molto business di ritardo?
  • Perché c’è mancanza di creatività nel nostro team di progettazione.
• Perché c’è mancanza di creatività nel nostro team?
  • Perché c’è mancanza di motivazione.
• Perché c’è mancanza di motivazione?
  • Perché non hanno le più moderne attrezzature come i progettisti in alcune altre aziende fanno.
• Perché non hanno le più moderne attrezzature?
  • Perché il project manager non ha ritenuto necessario acquistare computer portatili sofisticati per eseguire software di progettazione moderni.
• Perché ha preso la decisione di non acquistare attrezzature più recenti?
  • Perché non ha abbastanza conoscenza del processo di progettazione e delle sue esigenze. Egli è in realtà un account manager che è stato nominato come project manager globale a causa della sua fedeltà all’organizzazione. Tutto quello che fa è trovare i modi per risparmiare denaro.

Puoi raggiungere la causa principale di ogni problema che affronti chiedendo 5 Perché. Inoltre, la tecnica 5 Whys aiuta anche a trovare problemi più piccoli e le loro cause e sotto-cause abbastanza facilmente.

ALCUNI SUGGERIMENTI PER L’UTILIZZO EFFICACE DEL METODO DI ANALISI DI CAUSA ED EFFETTO

Ci sono alcuni suggerimenti davvero belli per utilizzare efficacemente CEA per trovare problemi aziendali e le loro cause esatte. Alcuni di questi suggerimenti includono ma non sono limitati a quanto segue.

• Incoraggia tutti i membri del tuo team a partecipare.
• Applica tutte le regole di brainstorming perché è essenzialmente una sessione di brainstorming.
• Discutere solo un’idea alla volta. Incoraggerà i membri del tuo team a venire con idee più creative.
• La persona che discute l’idea dovrebbe anche menzionare a quale osso del pesce appartiene.
• Aggiungi una singola idea a più ossa se possibile. Ad esempio, la mancanza di motivazione nell’esempio precedente può andare sia alle ossa della macchina che alla manodopera.
• Non iniziare ad analizzare problemi e cause mentre si sta disegnando un diagramma. Allo stesso modo, non criticare mai nessuno mentre presenta le sue idee. Ciò include anche critiche non verbali come lasciare la riunione o scuotere la testa.
• Prova a trovare nuove idee da qualsiasi idea in discussione.
• Dovresti sempre usare le ossa principali per trovare le sotto-cause del problema. Ad esempio, pensa a come i tuoi metodi e procedure aziendali possono causare il problema in discussione.
• Ritorna a ogni idea e causa che è già stata discussa. Cerca di sviluppare ossa o rami più piccoli facendo domande come ” Perché succede?”o” Come succede?”
• Sii sempre onesto e aperto. Dovresti avere il coraggio di dichiarare la causa o l’idea che nessun altro vuole discutere apertamente.

ALCUNI VANTAGGI DEL METODO DI ANALISI CAUSA-EFFETTO

Abbiamo già discusso molti svantaggi del CEA. Alcuni altri vantaggi del metodo sono come sotto.

• Ti aiuta a definire la relazione tra i problemi e le loro cause.
• Il metodo funziona sul principio delle sessioni di brainstorming congiunte.
• CEA ti impedisce di adottare metodi di pensiero tradizionali che ti distraggono dai problemi reali. D’altra parte, il brainstorming ti guida verso il raggiungimento del tuo obiettivo reale.
• Alla fine raggiungi la causa principale di ogni problema attraverso il brainstorming e chiedendo ripetutamente 5 perché.
• Un diagramma a lisca di pesce consente di identificare sia la radice che le cause casuali del problema. Successivamente, è possibile dare la priorità alle cause e gestirle di conseguenza.

ALCUNI SVANTAGGI DI DEA

Ci sono alcuni demeriti di tutto e DEA non fa eccezione. A questo proposito, di seguito sono riportati alcuni degli svantaggi di DEA.

• Il brainstorming può causare perdite di tempo ed energia.
• Il brainstorming a volte porta anche a cause irrilevanti di problemi.
• Il brainstorming non considera fatti e prove ed è solo un mucchio di opinioni diverse.
• Se hai a che fare con problemi complessi, dovrai disegnare un diagramma davvero grande con molti rami e ossa più piccole. Questo può richiedere molto tempo, energia e spazio.
• È difficile mostrare una complessa interrelazione di più cause e fattori sul diagramma.

CONCLUSIONE

Il metodo di analisi causa-effetto è un ottimo strumento per risolvere problemi aziendali semplici e complessi. È facile da capire e semplice da implementare.

Nella maggior parte dei casi, ti aiuta a raggiungere la causa esatta del problema, permettendoti di trovare anche le soluzioni giuste e durature.