Cosa accadrebbe se venissi colpito da un autobus mentre camminavi al lavoro?
Beh, a parte il morbosamente ovvio, e il tempo e il denaro speso per assumere e onboarding la loro sostituzione
Questa è la linea di pensiero dietro il famigerato “fattore bus” – il numero minimo di persone che, se fuori azione, causerebbe il collasso delle tue operazioni.
“il 46% del regno UNITO, le imprese sarebbero costrette a cessare l’attività immediatamente se una persona chiave è morto o è stato in grado di continuare a lavorare a causa di malattia o infortunio” – Soldi Online Advisor, Uomo Chiave di Assicurazione: Una Guida Definitiva per Persona Assicurazione
Si potrebbe non essere l’ideale, ma è una dura realtà che ogni squadra deve affrontare; se temporaneamente o permanentemente, i tuoi colleghi non sono sempre in grado di fare nel lavoro.
Noi, qui a Process Street, abbiamo avuto più della nostra quota di ritardi del progetto (e persino fallimenti) a causa di un basso fattore di bus, motivo per cui questo post è stato scritto. Oggi, imparerai come identificare i progetti rischiosi utilizzando il fattore bus e come mitigare tali problemi nel modo più rapido (ed economico) possibile.
Copriremo:
- Qual è il fattore bus?
- Come calcolare il fattore bus
- Elementi del fattore bus
- Come aumentare il fattore bus
- I limiti di aumentare il fattore bus
Iniziamo.
Qual è il fattore bus?
Il “fattore bus” è il numero minimo di persone che, se incapaci, causerebbero un guasto critico del sistema. Questo è tradizionalmente applicato ai progetti software, ma la teoria è applicabile in quasi tutte le discipline.
Il concetto di “fattore bus” è legato all’assicurazione della persona chiave. Questa è una politica che le aziende comunemente prendono per coprire il potenziale per una persona chiave (ad esempio, il CEO) a cadere gravemente malato o addirittura morire.
È un argomento morboso, ma in qualche modo necessario per qualsiasi tipo di pianificazione di contingenza (a lungo termine a prova di futuro).
Diciamo che i lavoratori di una certa squadra sono, uno per uno, messi fuori uso (per malattia, ritardi nel traffico, un autobus, un truch o qualsiasi altra cosa).
Quante persone, dalla più alla meno importante, ci vorrebbe perché il lavoro si fermasse?
In altre parole, quanto è flessibile il tuo progetto a problemi umani come la disponibilità o la sua mancanza?
Questo è il fattore bus.
Mentre questo è usato principalmente in relazione ai progetti di sviluppo, è una figura utile da sapere per capire quanto sia vulnerabile un progetto a essere fermato. Inoltre, con la continua ascesa del settore tecnologico e l’uso diffuso della tecnologia in generale, è tutt’altro che un tratto dire che guardare a ciò che rende il lavoro del settore attualmente può salvare un enorme mal di testa quando si tratta di integrarlo in un business esistente.
Vale anche la pena notare che il fattore bus non deve essere applicato solo ai membri del team che vengono messi fuori uso.
Diciamo che sei un manager e, come tale, hai un tempo molto limitato da spendere per ogni progetto che il tuo team sta portando avanti. Se sai che un progetto ha un fattore di bus di 1 mentre altri hanno un fattore di bus più alto, sai che pagherà per spendere più del tuo tempo limitato assicurandoti che il progetto funzioni senza intoppi.
Come calcolare il fattore bus
La semplice spiegazione per calcolare il fattore bus di un progetto o di un team è dire:
“Qual è il numero minimo di persone che, se assenti, impedirebbero il proseguimento del lavoro?”
Se un progetto non può continuare perché una persona specifica non è disponibile, si dispone di un fattore di bus pari a 1.
In altre parole, è meglio avere un fattore di bus più alto perché ciò significa che il tuo team può continuare a lavorare senza dipendere da persone specifiche per l’input.
Al centro, questa è una domanda su quanto bene le informazioni sono distribuite nella tua organizzazione. La documentazione dei processi e la riduzione della complessità dei flussi di lavoro possono contribuire ad aumentare il fattore bus.
Ad esempio, quando il team di Process Street era molto più piccolo, abbiamo intenzionalmente strutturato il lavoro in modo flessibile. Quando abbiamo iniziato, non avevamo le risorse per avere graphic designer dedicati, editori, scrittori, knowledge base manager e così via.
Quindi, i membri del nostro team sono stati altamente diversificati nella loro formazione. Potrei gestire l’assistenza clienti per un giorno se il nostro rappresentante fosse fuori, per esempio. Ma vorrei anche fare recensioni di contenuti, e la modifica, accanto a compiti di scrittura tipici.
Ciò significava che i processi potevano continuare a funzionare senza problemi se qualcuno non era disponibile.
Certo, avevamo un ‘editor’ fisso per supervisionare e organizzare, ma il lavoro di editing e revisione quotidiano poteva essere eseguito anche dai nostri scrittori tipici, a causa dei processi dettagliati che avevamo costruito e documentato.
Elementi del fattore bus
Sai cos’è il fattore bus e come calcolarlo. Forte!
Tuttavia, prima di dirti come migliorare il tuo fattore bus e aumentare il tasso di successo dei tuoi progetti, devi sapere quali fattori contribuiscono al tuo fattore bus.
Questi elementi del fattore bus sono:
- Complessità del progetto
- Specificità del soggetto
- Trasparenza del team
- Esperienza dei dipendenti
Elementi del fattore bus: Complessità del progetto
Supponiamo di avere due progetti da completare. Uno è quello di promuovere un nuovo articolo a 30 newsletter nella tua nicchia. L’altro è quello di creare 5 nuovi video per spiegare le varie caratteristiche del vostro prodotto.
Quale pensi che sarebbe immobilizzato da un singolo membro chiave del team fuori azione?
Questo è il modo in cui la complessità del progetto gioca un ruolo nel determinare il fattore bus. Più complesso è il tuo progetto, più basso sarà il tuo fattore di bus.
Seguendo il nostro esempio, inviare via email 30 newsletter non è un compito molto complesso (soprattutto rispetto ad altri potenziali progetti promozionali). Infatti, l’intera attività potrebbe essere eseguita da una sola persona con poca o nessuna formazione – tutto quello che devono fare è inviare e-mail alle newsletter pertinenti e follow-up come-e-quando.
5 nuovi video, tuttavia, sono un diverso bollitore di pesce.
Per prima cosa devi creare lo script, che richiederà più iterazioni e un’eventuale revisione e approvazione da parte di un manager per assicurarti che tutte le informazioni siano corrette. Non si desidera pubblicare un video esplicativo che ottiene i fatti circa il vostro prodotto sbagliato dopo tutto.
Successivamente avrai bisogno di qualcuno con una buona configurazione audio per registrare il VO. Questo aggiunge ulteriori requisiti delle persone disponibili per svolgere questo compito – se solo una persona nel tuo team ha un microfono abbastanza buono per registrare audio chiaro, il tuo fattore di bus è già a 1.
Non menziona nemmeno le potenziali registrazioni dello schermo (che richiedono un software appropriato), animazioni personalizzate, editing video, musica e così via.
Fondamentalmente, più punti nel processo di completamento del tuo progetto, peggio sarà il tuo fattore bus. Più parti significa che ci sono più opportunità per le cose vanno male.
Elementi del fattore bus: specificità del soggetto
La complessità di un progetto non è necessariamente il problema più grande che contribuisce al fattore bus; questo dubbio onore va alla specificità del soggetto.
Più specifico è il tuo argomento, peggiore sarà il tuo fattore bus.
Più specificamente, se tutti gli altri fattori rimangono costanti, il fattore bus diminuirà proporzionalmente alla quantità di competenze specifiche necessarie per svolgere il tuo lavoro.
Tornando al nostro esempio di una campagna di sensibilizzazione newsletter vs creazione di video, la campagna richiede quasi nessuna esperienza da svolgere. Ciò significa che, se incapace, la persona responsabile dell’invio e della messa in campo delle risposte alle e-mail può essere modificata con un problema relativamente piccolo.
Lo stesso non si può dire della creazione di video. Mentre è vero che qualcuno potrebbe imparare le basi della creazione di video e produrre un video grezzo a tempo debito, è molto più difficile trovare una sostituzione rapida per un animatore, doppiatore, sceneggiatore o editor video.
Elementi del fattore bus: Trasparenza del team
Per me, questo è il grande. Così tanti problemi e assenze improvvise nel nostro team qui a Process Street sono stati risolti perché lavoriamo ad alta voce.
Più trasparente è il tuo lavoro e più comunicano, migliore sarà il tuo fattore bus.
Nel 2019 uno dei nostri membri del team di marketing di base ha lasciato ma, mentre eravamo tristi di vederlo andare, siamo stati in grado di raccogliere il gioco che ha lasciato dividendo le sue funzioni tra i membri del team esistenti.
L’unica ragione per cui siamo stati in grado di farlo era perché avevamo tutti documentato i nostri processi e ci eravamo incontrati due volte alla settimana per anni per incontri approfonditi per discutere dei doveri di tutti. Abbiamo avuto la nostra gestione dei processi giù pat.
Tutti sanno su cosa stanno lavorando tutti gli altri, possono accedere ai loro file tramite unità condivise e possono vedere esattamente come viene eseguito il lavoro attraverso i nostri modelli di processo documentati.
Elementi del fattore bus: esperienza dei dipendenti
La gestione dei processi aziendali (BPM) non è tutto.
Mentre c’è una piccola sovrapposizione con la specificità del soggetto, è anche importante notare il livello di esperienza individuale della tua squadra quando pensi al tuo fattore bus.
Le rockstar del lavoro stanno bene, ma il tuo team non dovrebbe fare affidamento su una sola persona per ottenere i risultati e completare i progetti. Tutti hanno bisogno di avere la formazione adeguata e l’esperienza per gestire tutto ciò che si getta a loro.
Se non hanno ancora questa esperienza, trova il tempo per dargliela. Le probabilità sono che apprezzeranno il cambio di ritmo, e per lo meno si sta fornendo un backup per se gli scioperi autobus temuti.
Supponiamo che il tuo responsabile delle comunicazioni o i rappresentanti dell’assistenza clienti si ammalino. Avete qualcuno che ha l’esperienza necessaria per riempire per loro mentre sono fuori malato?
Per inciso, questo è dove molte startup hanno un vantaggio significativo.
Proprio come il nostro team, molte startup sono costrette a far indossare ai propri dipendenti diversi cappelli contemporaneamente a causa delle dimensioni limitate del team. Questo naturalmente fornisce cross-training per le varie squadre; i nostri autori di contenuti possono facilmente gestire il servizio di supporto e tutti i nostri manager hanno esperienza nella gestione delle nostre campagne email di marketing.
Questo non vuol dire che la scelta di backup deve essere altrettanto buono come la vostra prima scelta. Ricorda che bus factor misura quante persone ci vogliono prima che un progetto non possa essere continuato – se la tragedia colpisce, a volte basta fare le cose è abbastanza buono.
Come aumentare il fattore bus
Il modo più semplice per aumentare il vostro autobus fattore e realizzato i progetti più affidabile al loro completamento, sono di invertire i fattori che contribuiscono al vostro bus fattore:
- la Semplificazione dei progetti
- assicurarsi che il soggetto meno specifiche
- Aumenta il team di trasparenza
- Aumenta la formazione dei dipendenti
Tre di queste soluzioni sono utili, anche se non del tutto pratico. Non è sempre possibile semplificare i vostri progetti o rendere il focus di loro meno specifico senza sconfiggere l’obiettivo originale.
Allo stesso modo, aumentare la formazione dei dipendenti è più di un obiettivo a lungo termine che può richiedere mesi (soprattutto se l’hai trascurato fino a questo punto).
Aumentare la trasparenza, tuttavia, è facile. Tutto quello che dovete fare è lavorare ad alta voce e documentare i processi.
Documentare le procedure operative standard (SOP) consente di tracciare le istruzioni per esattamente come devono essere eseguite le funzioni. Se un compito ha bisogno di fare più di una volta, vale la pena di scrivere un processo per come completarlo.
Non deve essere un processo perfetto fin dall’inizio – la cosa importante è che il tuo metodo per fare le cose sia registrato. Quindi, se la persona che di solito svolge tale attività non è disponibile, puoi semplicemente far lavorare qualcun altro attraverso il loro processo per ottenere lo stesso risultato.
In altre parole, se la tua documentazione è abbastanza buona, il tuo fattore bus non dovrebbe più essere un problema per le attività ricorrenti!
Per aiutarti a documentare i tuoi processi, puoi iscriverti gratuitamente a Process Street oggi stesso! Il nostro software di flusso di lavoro leader consente di registrare facilmente i processi e tenerne traccia in azione come liste di controllo utilizzabili.
Clicca qui per un po ‘ di aiuto per iniziare con Process Street!
Gli altri elementi di working out loud sono esattamente questo; lavorare in un modo che consente a tutti di sapere (e, se necessario, accedere) su cosa stai lavorando.
Questo può essere ottenuto attraverso l’utilizzo di un servizio di cloud storage condiviso (come Google Drive) per ospitare i file di progetto, team project management software come Airtable, e servizi che consentono più membri del team collaborano sullo stesso documento allo stesso tempo, come Google Docs.
Strumenti remoti come questi sono un ottimo modo per aggiornare rapidamente la tua infrastruttura per essere più trasparente e incoraggiare il tuo team a lavorare insieme sui loro progetti.
I limiti del boosting bus factor
Per completare, vale la pena ricordare che alcuni progetti avranno intrinsecamente un fattore di bus basso.
Non importa quanto sia dettagliato documentare i processi, non è sempre possibile sostituire le competenze richieste della persona responsabile. Anche se qualcuno è in grado di eseguire gli stessi passaggi del lavoratore previsto, non avrà la stessa intuizione quando si tratta di decisioni aperte e probabilmente richiederà supervisione o passaggi di revisione aggiuntivi per garantire che il loro lavoro sia corretto.
Esistono anche progetti che contengono informazioni sensibili per cui non si desidera necessariamente aumentare il fattore bus. Ad esempio, se una figura di alto livello viene messa fuori uso per un po’, non è necessariamente appropriato spostare le proprie funzioni a qualcun altro (specialmente se provengono da un rango più junior).
In questi casi si hanno due opzioni per aumentare il fattore bus; programmi di formazione per dare più persone una gamma più ampia di esperienza, e l’espansione del team di avere più persone in ogni rango di anzianità della gerarchia aziendale.
Non è facile, economico o veloce aumentare il fattore bus in queste circostanze, ma è ancora meglio che arrestare le operazioni.
