Ahh Ah check-request forms, lo strumento onnipresente utilizzato per richiedere pagamenti per ogni sorta di cose. Teoricamente una soluzione-rendendo più facile richiedere un pagamento quando manca una fattura. In realtà, tuttavia, può creare numerosi mal di testa per le organizzazioni che li utilizzano, per non parlare di causare pagamenti duplicati dal carico della barca. Ecco uno sguardo ad alcuni dei problemi che circondano i moduli di richiesta di controllo e alcuni suggerimenti su come evitarli.

Background

Check-i moduli di richiesta vengono utilizzati nella maggior parte delle organizzazioni per richiedere il pagamento quando una fattura non è disponibile o non è mai stata fornita. Idealmente, ci dovrebbe essere la documentazione di backup che aumenta la richiesta di controllo e fornisce dettagli riguardanti l’importo del pagamento, il beneficiario e il motivo del pagamento. Poiché la maggior parte dei pagamenti effettuati sui moduli di richiesta di controllo non passerà attraverso la rigorosa corrispondenza a tre vie in contabilità fornitori( A / P), la documentazione a supporto della richiesta di controllo è della massima importanza.

L’unica eccezione a questo è quando le organizzazioni richiedono una richiesta di controllo per ogni singolo pagamento. Anche se questa non è considerata una best practice, alcune organizzazioni con requisiti di settore o normativi unici ritengono necessario seguire questa strada.

Dove le richieste di controllo causano problemi

I moduli Check-requests vengono spesso utilizzati per soddisfare le richieste di controllo rapido. Si tratta di pagamenti una tantum effettuati a fornitori al di fuori del normale processo di invio delle fatture. In genere questo accade quando un pagamento è in ritardo e un fornitore sconvolto minaccia di mettere l’organizzazione in attesa di credito.

Se il modulo di richiesta di controllo viene utilizzato per un controllo urgente o semplicemente perché la fattura è stata smarrita-se la documentazione corretta non è allegata — le probabilità di un pagamento duplicato salgono alle stelle.

Senza la fattura per eseguire la corrispondenza a tre vie, l’ordine di acquisto e il ricevitore (POR) rimangono spesso aperti sui libri contabili dell’organizzazione. Questo può sbocciare in tre tipi di problemi:

1. Il più ovvio è un pagamento duplicato effettuato quando la fattura viene finalmente visualizzata e viene pagata in A/P.
2. Il problema meno ovvio è ciò che accade ai ricevitori aperti e agli ordini di acquisto quando vengono preparati i rendiconti finanziari. C’è una possibilità che gli stati possano visualizzare i ricevitori aperti come proprietà non reclamate.
3. Il problema finale riguarda la frode. Ahimè, un gran numero di pagamenti fraudolenti — più di quanto vorremmo pensare — vengono emessi su richieste di controllo. Com’è possibile? La risposta più ovvia è che un dipendente storto compila il modulo di richiesta di controllo e convince un firmatario autorizzato a firmarlo o forgia la firma da solo.

La frode può verificarsi anche in risposta a un fornitore irato che rivendica il mancato pagamento. Alcuni fornitori hanno imparato se ottengono al telefono e sono generalmente abusivi con A / P personale minacciando di credito detiene, a volte possono ottenere un controller tormentato a firmare su un modulo di check-richiesta che autorizza il pagamento. In uno degli esempi più eclatanti di questo tipo di frode, un venditore ha tirato una bravata urlando ogni mese per 18 mesi — ottenendo il doppio pagamento per ciascuno di essi. Con la documentazione torbida allegata a ciascun modulo, era difficile trovare i duplicati fino a quando l’intero file del fornitore non veniva estratto e rivisto.

Le migliori pratiche del modulo di richiesta di controllo

Richiedono documentazione per ogni modulo di richiesta di controllo. Se una fattura o una copia di una fattura non è disponibile, allegare una copia del contratto, un’e-mail che specifica i requisiti o qualsiasi altra cosa disponibile. Occorre prestare molta attenzione per evitare di inviare il modulo senza documenti giustificativi.

Nei casi estremi in cui non è disponibile alcuna documentazione, è necessario richiedere una firma aggiuntiva di un dirigente di alto livello all’interno dell’organizzazione, forse il controller o il CFO. La persona che effettua la richiesta dovrebbe essere pronta con una spiegazione davvero buona per il motivo per cui il controllo dovrebbe essere rilasciato senza documentazione. Le richieste senza documentazione dovrebbero essere poche e ridotte al minimo. Se ci sono ordini di acquisto in sospeso (POs) e ricevitori relativi a queste richieste, tali informazioni dovrebbero essere incluse nel modulo in modo che A/P possa estinguerle al momento del pagamento.

Se c’è una fattura allegata al modulo di richiesta di controllo, eseguire la normale partita a tre vie estinguendo sia l’ordine di acquisto che il ricevitore aperto.

Conclusione

Controllare i moduli di richiesta sono un male necessario nel mondo dei conti da pagare di oggi. Se i dirigenti finanziari lavorano duramente per implementare le migliori pratiche, i problemi che causano saranno ridotti al minimo.