Un leader è essenziale in qualsiasi gruppo, di un progetto o di un’organizzazione. Questo per garantire che tutti rimangano in pista nel raggiungere l’obiettivo o gli obiettivi dei gruppi. Lo stesso vale per le riunioni, c’è anche un leader per guidare il flusso dell’agenda. In una riunione, questa persona è indicata come il ” presidente “o semplicemente il”presidente”.

Ecco le principali responsabilità di un presidente:

• Assicura la riunione del flusso di bastoni all’ordine del giorno
• i Membri si rispettano a vicenda
• Le regole dell’incontro sono osservati
• Favorisce il processo decisionale
• controlla o preparare note, agenda, rapporti, incontri e follow-up

Suggerimenti

Ogni gruppo, di squadra e l’organizzazione è unica. Ciascuno può richiedere un approccio diverso in termini di presidenza delle riunioni. Detto questo, ci sono alcuni problemi condivisi tra tutte le schede.

Quando si tratta di problemi comuni, che sono sempre soluzioni comuni. In questo articolo, abbiamo delineato i modi di base su come presiedere efficacemente le riunioni per garantire che venga raggiunto il miglior risultato positivo.

Imposta obiettivi

Prima dell’inizio della riunione è importante determinare quale sia l’obiettivo della riunione. Vuoi la riunione per delineare problema con l’azienda? Vuoi concentrarti principalmente su un evento imminente che è in programma? Senza un obiettivo fissato un incontro può diventare una conversazione stantia su un nulla di importante.

Il è particolarmente importante è che si desidera capire quale risultato o le decisioni devono essere concordate durante la riunione. Qualcosa di simile può quindi essere utilizzato come metriche per misurare l’efficacia e l’efficienza della riunione.

Avvisi

È importante comunicare in anticipo ai membri le informazioni relative alle riunioni. Gli avvisi aiuteranno i membri a capire cosa è richiesto loro prima, durante e dopo le riunioni.

L’avviso dovrebbe includere quanto segue:

• Agenda
• Progetto/Agenda voce di testa
• Tempo di meeting
• Luogo di incontro
• documenti Pertinenti
• Verbale della riunione precedente, se applicabile

Tempo a Mantenere

Durante l’incontro, un buon modo per garantire che tutti restino in pista è quello di impostare un intervallo di tempo per ogni punto all’ordine del giorno. Il ruolo della sedia è quello di assicurarsi che il lasso di tempo è osservato.

• Se possibile, mettere il timer sullo schermo per tutti da vedere
• Dare a tutti un limite di tempo quando si parla
• Sono brevi pause per aggiornare i membri

Promuovere e Gestire i Partecipanti

Se il pavimento è in discussione, osserva che parlano troppo e quelli che non lo sono. Se c’è un conflitto tra i membri, intervenire ricordando loro l’obiettivo della riunione e negoziare tra i membri al fine di arrivare a una decisione.

Un altro esempio è un membro che parla troppo durante la riunione. Interrompendoli educatamente e chiedendo loro di rimanere in silenzio per un po ‘ può aiutare ad aprire il pavimento. Questo incoraggia anche coloro che rimangono tranquilli ad aggiungere il loro contributo.

Valuta

Una volta terminata la riunione, dovresti utilizzare una scheda di valutazione per raccogliere le opinioni e i suggerimenti dei membri in termini di facilitazione della prossima riunione. Questo darà ai membri la possibilità di evidenziare entrambe le parti positive e negative della riunione.

Utilizzando il foglio, è quindi possibile migliorare le aree che rendono efficace la riunione ed evitare quelle che rallentano l’avanzamento della riunione.

Altri suggerimenti?

Naturalmente ci sono molti, molti altri suggerimenti su come presiedere e gestire le riunioni. Noi crediamo che a partire dal questi 5 vi aiuterà a ottenere la palla a rotazione. Speriamo che vi porta a eseguire incontri di successo e appagante.