Non scadenze furtivamente su di voi? Mai abbastanza tempo? Ti senti come si spende più tempo in riunioni che fuori di loro? Cerchi di portare a termine il lavoro ma continui a essere interrotto?

Lo so, giusto? E ‘ come se ti conoscessi.

Non sei solo – mi sento esattamente allo stesso modo. Quando si tratta di gestire il mio tempo, a volte mi sembra di perdere la battaglia, la guerra e forse anche la voglia di vivere.

Ancora, non deve essere così.

Sto condividendo alcuni dei miei consigli preferiti di gestione del calendario. Certo avrai ancora le tue brutte giornate, ma segui anche una manciata di questi suggerimenti e ti prometto che sarai responsabile del tuo programma, gestisci il tuo tempo e distruggi i tuoi obiettivi.

Recensione. Poi rivedere di nuovo.

Rivedere il calendario all’inizio di ogni settimana (Domenica sera è meglio). Vedere quali incontri avete ed elencare tutti gli elementi di azione e la preparazione è necessario prendersi cura di. Se sono importanti, quindi bloccare il tempo nel tuo diario per farli accadere.

Quindi rivedere di nuovo. Quotidianamente. Faccio questa prima cosa al mattino (strano come le cose possono cambiare durante la notte-il business non dorme mai più lo fa?). Ho anche un’altra scansione circa 30 minuti prima di finire per vedere cosa ho fatto (e cosa non ho fatto) e dare un’occhiata a domani in modo da poter ottenere un vantaggio.

Perché preoccuparsi?

Ho imparato che la nostra opinione su ciò che era importante lunedì può cambiare da mercoledì. È anche facile dimenticare una riunione o trascurare qualcosa che devi fare. Quel rapido check – in mi ha salvato molte, molte volte e sono sicuro che lo farà anche per te.

Un giorno libero evento a settimana

Concediti un giorno libero incontro a settimana e fai del tuo meglio per proteggere quel tempo a tutti i costi. Anche se il capo dice che ha bisogno di incontrarti nell’unico giorno in cui non hai niente in offerta, un’alternativa se possibile.

Ho bisogno di concentrarmi sul lavoro profondo, e lo fai anche tu. Occupato essere occupato non si ottiene un aumento di stipendio alla fine dell’anno. Quindi la tua giornata “libera” è in realtà tutt’altro che gratuita.

Ti darà il tempo di pensare, contribuire a progetti a lungo termine, affrontare la lista delle cose da fare, demolire le email e alimentare il tuo amministratore.

Vai avanti, concediti un po ‘ di tempo. Te lo meriti.

Pianificare le riunioni al più presto

Se si sa che avete bisogno di una riunione, farlo sul calendario il più presto possibile. Più a lungo si mette fuori, più è probabile che si sta per avere problemi di pianificazione o conflitti.

Assicurati che lo scopo sia chiaro e che tutti sappiano perché l’incontro è in atto e cosa devono preparare.

Invio sempre la mia disponibilità del calendario in anticipo. si può andare un lungo cammino per evitare quelle email infinite cercando di capire un tempo che funziona.

Strumenti di pianificazione delle riunioni

Forse questo è più un suggerimento per la produttività che un suggerimento per la gestione del calendario perché l’utilizzo di un pianificatore di riunioni ti farà risparmiare un’enorme quantità di tempo quando cerchi di pianificare le riunioni.

• Se stai utilizzando Outlook su un server Exchange, non andrai male con l’umile Assistente di pianificazione. Quando si aggiungono i partecipanti la griglia libero / occupato mostra la disponibilità dei partecipanti in modo da trovare un tempo che si adatta a tutti è semplice.
• Outlook Mobile (Android, iOS) ha una programmazione integrata. Quando si sceglie un tempo che funziona per tutti, l’evento è verde. Quando c’è un conflitto diventa rosso. È inoltre possibile inviare la disponibilità quando richiesto per una riunione. Basta rispondere all’e-mail, fare clic sull’icona del calendario, selezionare i tempi sei libero, e Outlook Mobile fa il resto. Questo è un enorme risparmio di tempo.
• Microsoft FindTime che consente di inviare un nuovo sondaggio riunione per proporre i tempi selezionati a tutti i partecipanti e consentire a tutti di votare. Invia quindi l’invito alla riunione a tuo nome.
• Google Calendar offre strumenti simili per trovare un orario di riunione e invitare le persone a selezionare gli slot degli appuntamenti.
• Strumenti di gestione del calendario come Doodle e Calendly offrono grandi versioni gratuite per la pianificazione di riunioni e integrazioni con Outlook, Gmail e altro ancora. Sono un modo semplice per clienti e colleghi di prenotare il tempo con te. Basta impostare la disponibilità, condividere il link, far loro selezionare un tempo disponibile e l’evento viene aggiunto al calendario!

Follow up

Se ti viene chiesto di fare qualcosa da un cliente o un collega, sappiamo entrambi che ti inseguiranno per un aggiornamento. Imposta le aspettative pianificando immediatamente una riunione di follow-up nel calendario di tutti. È un consiglio semplice ma efficace.

È un ottimo modo per rimanere in cima alle attività e assicurarsi di consegnare le promesse in tempo.

Utilizzare promemoria

Sai come a volte si ottiene su un rotolo e improvvisamente si perde ogni senso del tempo?

Un modo semplice e facile per tornare alla realtà è quello di fissare un appuntamento di 5 minuti per il tempo che si desidera essere ricordato di qualcosa e spiegare che cosa è nel soggetto della riunione. Spunta il promemoria e impostalo su zero minuti.

Ad esempio

• È ora di partire per la riunione del cliente – prendi il treno per King Cross e poi Victoria line per Oxford Circus.
• Stampa le dispense per la presentazione di questo pomeriggio

Usa questo trucco con parsimonia. Le attività non appartengono al tuo calendario – ci sono strumenti molto migliori per questo. Non vuoi che il tuo calendario sia pieno di dozzine di promemoria di 5 minuti, ma quello strano qua e là può davvero aiutarti.

Aggiungi un altro fuso orario

Se lavori con colleghi o clienti in tutto il mondo, aggiungere un secondo fuso orario al tuo calendario è un’ottima idea.

Questo mostrerà due volte sul calendario – molto utile quando si pianificano le riunioni. Inoltre consente di risparmiare il fastidio di Googling “che ora è in…”È possibile impostare due fusi orari su Outlook e su Gmail e la maggior parte degli altri client di posta elettronica.

Importa tutti i tuoi calendari

Se hai più calendari, importali tutti nel tuo calendario principale. Ti farà risparmiare un sacco di tempo e se hai la modalità overlay, sarai in grado di vedere tutti i tuoi calendari e appuntamenti contemporaneamente.

La configurazione è generalmente la stessa per la maggior parte delle applicazioni.

Ecco come farlo in Outlook, ma se stai usando qualcos’altro, basta Google “importa calendario” e troverai una guida pratica.

Si incontrano solo per tutto il tempo necessario

Un altro dei miei suggerimenti preferiti per la gestione del calendario: mantenere le riunioni brevi.

Più breve è il migliore in effetti. 30 minuti dovrebbero essere sufficienti per la maggior parte delle riunioni.

La maggior parte dei calendari di default a intervalli di 30 minuti. Ecco perché si tende ad essere invitati a riunioni di un’ora quando è necessario meno tempo. È possibile modificare la scala temporale del calendario in Outlook per quello che vuoi, in modo da pensare di modificarlo a 15 minuti. Sarà più facile impostare riunioni di 15 o 45 minuti.

Ci sono così tanti incontri lunghi e noiosi nel mio calendario, quindi se non posso rifiutarli del tutto (vedi numero 10), cercherò di limitare la mia partecipazione facendo sapere all’organizzatore che posso partecipare solo in parte alla riunione e chiedere loro di programmarmi uno slot.

Non sempre la passerai liscia, ma vale la pena provare, specialmente per le riunioni di tipo aggiornamento di stato.

Dire ” No ” alla raccolta di fatti o alle riunioni di aggiornamento

C’è qualcosa di più frustrante che passare un’ora in una riunione a ricevere aggiornamenti letti in 10 minuti? Invece, prendere in considerazione la collaborazione online, brainstorming e strumenti di gestione del progetto. Ottenere la configurazione del team su questi e incoraggiare i colleghi a usarli pure. Ridurranno in modo significativo le e-mail e le riunioni se utilizzate in modo efficace e ti daranno un sacco di tempo nel tuo diario.

Alcuni dei miei preferiti sono Trello, MeisterTask o Zenkit. Gratuito e molto efficace.

E ‘ tempo di dire ciao al 21 ° secolo!

In effetti, basta dire “No”

Questo è uno dei miei consigli di gestione del calendario preferiti di tutti i tempi. Se non sai perché dovresti essere a una riunione e l’organizzatore non può dirtelo, allora dì ” No ” finché non possono. È necessario essere chiari su ciò che il vostro contributo è e il valore che si sta aggiungendo.

Se è troppo duro, prova a delegare: potrebbe essere una buona opportunità di sviluppo per qualcuno nel tuo team.

Un altro trucco è quello di rifiutare, ma offrire aiuto all’organizzatore con un po ‘ di preparazione alle riunioni in modo che si sentano a proprio agio senza di te. Ad esempio, mentre potresti non presentare le diapositive, puoi crearle.

Per un incontro faccia a faccia, a volte il valore non c’è. Viaggiare 3 ore quando ti sono stati assegnati solo 15 minuti all’ordine del giorno, non è efficiente. Domanda se sei davvero necessario di persona.

Forse invece di” no”, offri di partecipare virtualmente.

Inizia in tempo e salta l’appello

Non aspettare i ritardatari. Inizia. Per grandi riunioni saltare l’appello. Tutti sanno chi dovrebbe essere lì (basta controllare l’elenco dei partecipanti sull’invito se non lo fai.

Quelli che arrivano in ritardo raggiungeranno. Quelli che non si presentano, o non ti mancheranno, o devono delle scuse a tutti.

Quasi ogni riunione a cui ho partecipato trascorre 15 minuti in attesa di ritardatari e facendo un appello di chi è al telefono, chi è nella sala riunioni, chi invia le loro scuse. Osservare questa regola, e non solo finire in tempo, si potrebbe anche rivendicare un po ‘ indietro!

13. Conflitti di riunione

Non puoi essere in due posti contemporaneamente, nonostante i tuoi superpoteri. Non è un consiglio di gestione del calendario, è solo fisica.

Se hai un conflitto di pianificazione nel tuo conflitto di calendario, prenditi cura di esso immediatamente. Più a lungo si lascia i due incontri in atto, più ansia si sta andando a creare per te come il giorno si avvicina e non hai fatto nulla al riguardo.

È anche potentemente ingiusto per l’organizzatore rifiutare l’ultimo minuto.

Dare la priorità che è il più importante per voi a partecipare e non l’invito che hai accettato per primo.

Annulla

A volte è sufficiente annullare una riunione. Gestire il tuo calendario significa proprio questo. Non insistere solo perché è stato programmato. Se il valore semplicemente non c’è, annullare la riunione e dare il dono del tempo.

Batch riunioni sul calendario

Se hai un sacco di incontri, poi morso la pallottola e pianificare tutto in un giorno e fare le email tra. Questo ti darà un blocco più grande di tempo libero per un altro giorno. Certo può essere brutale, e non ne farei l’abitudine, ma può essere una buona strategia se hai bisogno di richiedere un po ‘ di tempo nel tuo calendario.

Cosa preferiresti?

• 3 riunioni da 1 ora il mercoledì e 2 riunioni da 1 ora il venerdì

O

• 5 riunioni da 1 ora il mercoledì e il venerdì GRATIS

Penso di conoscere la risposta.

Se si dispone di back to back riunioni, utilizzare la funzione di conto alla rovescia sull’orologio del telefono per essere sicuri di rimanere concentrati sulla finitura in tempo.

Google ha un semplice conto alla rovescia con allarme.

Imposta il conto alla rovescia o l’allarme per 5 minuti in meno rispetto alla durata della riunione in modo da sapere che è il momento di concludere le cose (ad esempio, se si tratta di una riunione di un’ora, imposta il conto alla rovescia per 55 minuti).

Se ti ci vorrà un po ‘di tempo per andare tra una riunione e l’altra, lascia che entrambi gli organizzatori sappiano in anticipo che sei tornato indietro, quindi potrebbe essere necessario partire un po’ presto o arrivare un po ‘ tardi.

Codice colore il tuo calendario

Categorizzare e codificare i colori è fantastico. È facile segmentare e identificare le riunioni personali da quelle aziendali e organizzare la giornata. In un assaggio, si dispone di una grande panoramica dei vostri impegni e un modo semplice per filtrare quello che stai facendo più di un giorno, una settimana, un mese.

Un sacco di persone (me compreso) tenere un diario personale e un calendario di lavoro. Ho sperimentato l’utilizzo di questo metodo e ha contribuito a eliminare la necessità di più calendari.

Se fai un tentativo, fammi sapere cosa ne pensi.

Pianifica il tempo nel tuo calendario per email

Questo è forse IL suggerimento più importante per la gestione del calendario.

Puoi facilmente passare ogni minuto che Dio invia via email se lo permetti. Dedicare solo poche ore al giorno per e-mail. Di solito provo da 60 a 90 minuti al massimo al mattino e lo stesso di nuovo nel pomeriggio e blocco quel tempo sul mio calendario.

Il tempo in mezzo è per il lavoro effettivo.

Sembra fantastico in teoria e, naturalmente, non sempre funziona così, ma mi attengo a quel programma il più delle volte.

Ho disattivato tutte le notifiche e-mail. Ho anche disattivato l’invio automatico-ricezione e modificato l’intervallo ogni 3 ore. Ciò significa che se per qualche motivo sono nella mia email non mi distraggo da qualcosa di nuovo che è arrivato. Mi ha anche salvato il collo alcune volte perché le e – mail si trovano nella mia casella di posta per 3 ore prima dell’invio-c’è stato più di un paio di volte che ho intercettato un’e-mail che sono grato non è mai arrivata nelle caselle di posta di alcuni clienti.

Quando è il vostro picco produttivo?

Abbiamo tutti un momento ottimale della giornata in cui siamo i più produttivi. Per alcuni, è la prima cosa al mattino. Per gli altri, ottengono il loro gioioso secondo vento subito dopo pranzo. Sai quando è il tuo?

Presta attenzione ai tuoi scatti di produttività ed evita le riunioni durante quel periodo. Pianifica quel tempo sul tuo calendario per fare il lavoro.

Se devi accettare una riunione, rendila quella in cui devi impegnarti, concentrarti, prendere decisioni e partecipare – in altre parole, … pensare.

Hai davvero bisogno di incontrarti?

La gestione del calendario non riguarda solo la pianificazione delle riunioni in modo efficace. si tratta anche di evitare di programmarli in primo luogo. Seguire questo albero di decisione e chiedetevi se avete anche bisogno di incontrare a tutti. Sarete sorpresi di quanto velocemente il vostro programma si libera.

Trova il tempo nel tuo programma

Tutti noi vogliamo rivendicare un po ‘ di tempo indietro nei nostri programmi, quindi nessun elenco di suggerimenti per la gestione del calendario potrebbe essere completo senza alcuni strumenti di monitoraggio del tempo. Qui ci sono i miei preferiti-che sono tutti gratuiti.

RescueTime
Ti mostra dove stai trascorrendo il tuo tempo. Funziona tranquillamente in background monitorando quali applicazioni si lavora e per quanto tempo e ti dà una grande istantanea delle vostre attività. Vedi la mia dashboard recente qui sotto. Ho trascorso 30 + ore su e-mail. Lo so. Spaventoso.

Quando si passa attraverso il calendario e guardare indietro al mese che è stato e sovrapporlo con il vostro cruscotto RescueTime, alcuni modelli iniziano ad emergere. Puoi davvero iniziare a vedere cosa ti distrae, quando e perché.

Toggl
Toggl offre monitoraggio illimitato e tempo libero per gli individui. Tutto quello che dovete fare è fare clic sul pulsante Play e l’applicazione inizierà il monitoraggio delle ore di lavoro dei vostri dipendenti. Successivamente, è possibile passare attraverso i dati settimanali e mensili generati sul totale delle ore trascorse a lavorare.

TimeCamp
Questo strumento apre davvero gli occhi su come viene spesa la giornata e definisce ciò che stai effettivamente facendo e quanto tempo è (o non è) sprecato. Tiene traccia della tua attività in modo invisibile e automatico in background e ha anche un numero incredibile di integrazioni tra cui ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce e altro ancora. Essi sostengono di trovare un extra di 30 minuti di tempo produttivo nel vostro calendario al giorno!

Ulteriori letture

• Hai davvero bisogno di tenere quella riunione?
  “Programmiamo un incontro” è diventata la risposta universale a quasi ogni situazione. Ma è quello giusto?
• Quiz: Quanto è buona la gestione del tempo?
  Quanto sei efficiente? Prendete questo quiz e scoprire quanto è buona la gestione del tempo è davvero.
• 27 Gestione del Tempo Suggerimenti Per Lavorare di Meno e Giocare di Più
  andare oltre la gestione del calendario con questi 27 punte della gestione di tempo

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