mi történne, ha munkába járás közben elütne egy busz?

nos, eltekintve a kórosan nyilvánvaló, és az időt és pénzt költött bérbeadása és onboarding a csere…

Ez a vonal a gondolkodás mögött a hírhedt “busz tényező” – a minimális számú ember, aki, ha nem működik, okozna a műveletek összeomlását.

“az Egyesült Királyság vállalkozásainak 46% – A kénytelen lenne azonnal abbahagyni a kereskedést, ha egy kulcsfontosságú személy meghalt, vagy nem tudta folytatni a munkát betegség vagy sérülés miatt” – Online Money Advisor, Key Man Insurance: A key Person Insurance végleges útmutatója

lehet, hogy nem ideális, de ez egy kemény valóság, amellyel minden csapatnak szembe kell néznie; függetlenül attól, hogy ideiglenesen vagy tartósan, kollégái nem mindig képesek dolgozni.

nekünk, itt a Process Streeten, több mint részünk volt a projekt késéseiben (sőt kudarcokban is) az alacsony busz tényező miatt, ezért írták ezt a bejegyzést. Ma megtudhatja, hogyan lehet azonosítani a kockázatos projekteket a bus factor használatával, és hogyan lehet enyhíteni ezeket a kérdéseket a lehető leggyorsabban (és olcsón).

a következőket fogjuk lefedni:

• mi a busz tényező?
• hogyan kell kiszámítani a busz tényező
• busz tényező elemek
• hogyan lehet növelni a busz tényező
• a határok növelése busz tényező

kezdjük.

mi a busz tényező?

a “busztényező” azon emberek minimális száma, akik cselekvőképtelenség esetén kritikus rendszerhibát okoznának. Ezt hagyományosan a szoftverprojektekre alkalmazzák, de az elmélet szinte minden tudományágban alkalmazható.

a “busz tényező” fogalma a kulcsfontosságú személybiztosításhoz kapcsolódik. Ez egy olyan politika, amelyet a vállalkozások általában alkalmaznak annak fedezésére, hogy egy kulcsfontosságú személy (pl.

Ez egy morbid téma, de az egyik, hogy kissé szükséges bármilyen készenléti (hosszú távú jövőbiztos) tervezés.

tegyük fel, hogy egy bizonyos csapat dolgozói egyenként ki vannak téve a cselekvésből (betegség, forgalom késése, busz, truch vagy bármi más miatt).

hány ember, a legfontosabbtól a legkevésbé fontosig, tartana ahhoz, hogy a munka leálljon?

más szóval, mennyire rugalmas a projekt az emberi problémák, mint a rendelkezésre állás, vagy annak hiánya?

Ez az, amit a busz tényező.

bár ezt leginkább fejlesztési projektekkel kapcsolatban használják, hasznos szám, ha tudjuk, hogy kitaláljuk, mennyire sebezhető a projekt leállítása. Ráadásul a technológiai ipar folyamatos növekedésével és általában a technológia széles körű használatával messze van attól, hogy azt mondjuk, hogy az iparág jelenlegi működésének vizsgálata hatalmas fejfájást takaríthat meg, amikor egy meglévő üzletbe integráljuk.

azt is érdemes megjegyezni, hogy a busz tényezőnek nem csak azokra a csapattagokra kell vonatkoznia, akik nem működnek.

tegyük fel, hogy menedzser vagy, és mint ilyen, nagyon korlátozott idő áll rendelkezésedre minden egyes projektre, amelyet a csapat végez. Ha tudja, hogy egy projekt busztényezője 1, míg mások magasabb busztényezővel rendelkeznek, akkor tudja, hogy megtérül, ha korlátozott idejéből többet költ, ügyelve arra, hogy a projekt zökkenőmentesen működjön.

hogyan kell kiszámítani a busz tényező

a projekt vagy a csapat busztényezőjének kiszámításának egyszerű magyarázata a következő:

“mi az a minimális számú ember, aki hiányzik, megakadályozná a munka folytatását?”

ha egy projekt nem folytatható, mert egy adott személy nem érhető el, akkor a busztényező 1.

más szavakkal, jobb, ha magasabb a busz tényező, mert ez azt jelenti, hogy a csapat folytathatja a munkát anélkül, hogy konkrét emberektől függne a bemenet.

alapvetően ez a kérdés arról szól, hogy az információk milyen jól oszlanak meg a szervezetben. A folyamatdokumentáció és a munkafolyamatok összetettségének csökkentése segíthet növelni a busztényezőt.

például, amikor a Process Street-i csapat sokkal kisebb volt, szándékosan rugalmasan strukturáltuk a munkát. Amikor elkezdtük, nem voltak olyan erőforrásaink, hogy dedikált grafikusokat, szerkesztőket, írókat, Tudásbázis-vezetőket stb.

tehát csapatunk tagjai nagyon változatosak voltak az edzéseken. Egy napig tudnám kezelni az ügyfélszolgálatot, ha a képviselőnk kint lenne, például. De tartalmi áttekintéseket és szerkesztést is végeznék, a tipikus írási feladatok mellett.

Ez azt jelentette, hogy a folyamatok továbbra is zökkenőmentesen működhetnek, ha valaki nem érhető el.

persze, volt egy fix szerkesztőnk, aki felügyelte és megszervezte, de a napi szerkesztési és áttekintési munkát tipikus íróink is elvégezhették, az általunk felépített és dokumentált részletes folyamatoknak köszönhetően.

Busztényező elemek

tudod, mi a busztényező és hogyan kell kiszámítani. Zseniális!

mielőtt azonban elmondanám, hogyan javíthatja a buszfaktort és növelheti a projektek sikerességi arányát, tudnia kell, hogy milyen tényezők járulnak hozzá a buszfaktorhoz.

Ezek a busz tényező elemek a következők:

• projekt komplexitás
• tárgy specificitás
• csapat átláthatóság
• munkavállalói tapasztalat

busz tényező elemek: projekt komplexitás

tegyük fel, hogy két projekt befejezéséhez. Az egyik az, hogy támogassák egy új cikket 30 hírlevelek a rést. A másik az, hogy 5 új videót hozzon létre a termék különböző funkcióinak ismertetésére.

mit gondolsz, melyik lenne mozgásképtelenné egyetlen kulcsfontosságú csapat tagja, hogy nem működik?

így játszik szerepet a projekt komplexitása a busz tényező meghatározásában. Minél összetettebb a projekt, annál alacsonyabb lesz a busz tényezője.

példánkat követve 30 hírlevél elküldése nem túl összetett feladat (különösen más potenciális promóciós projektekhez képest). Valójában az egész feladatot egyetlen személy végezheti el, kevés vagy semmilyen képzéssel – mindössze annyit kell tennie, hogy e-maileket küld a megfelelő hírlevelekre, és nyomon követi a mikor és mikor.

5 új videó azonban más vízforraló.

először létre kell hoznod a szkriptet, amelyhez több iterációra van szükség, valamint egy menedzser esetleges felülvizsgálatára és jóváhagyására, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az összes információ helyes-e. Nem akarja közzétenni egy magyarázó videót, amely végül is téved a termékkel kapcsolatos tényekről.

ezután szüksége lesz valakire, aki jó hangbeállítással rendelkezik a VO rögzítéséhez. Ez további követelményeket támaszt a rendelkezésre álló emberekkel szemben a feladat elvégzéséhez-ha a csapatában csak egy embernek van elég mikrofonja a tiszta hang rögzítéséhez, a busz tényezője már 1.

Ez nem is említi a lehetséges képernyőfelvételeket (amelyek megfelelő szoftvert igényelnek), egyedi animációkat, videószerkesztést, zenét stb.

alapvetően minél több pont van a projekt befejezésének folyamatában, annál rosszabb lesz a busz tényezője. A több rész azt jelenti, hogy több lehetőség van arra, hogy a dolgok rosszul menjenek.

Bus factor elements: Subject specificity

a projekt összetettsége nem feltétlenül a legnagyobb probléma, amely hozzájárul a bus factor-hoz; ez a kétes becsület az alany sajátosságához vezet.

minél konkrétabb a téma, annál rosszabb lesz a busz tényezője.

pontosabban, ha az összes többi tényező állandó marad, a busz-tényező arányosan csökken azzal, hogy mennyi speciális szakértelemre van szükség a munka elvégzéséhez.

visszatérve a példa egy hírlevél tájékoztató kampány vs létrehozása videók, a kampány igényel mellett nincs tapasztalat elvégzésére. Ez azt jelenti, hogy ha cselekvőképtelen, az e-mailekre adott válaszok küldéséért és kitöltéséért felelős személy viszonylag kevés kérdéssel megváltoztatható.

ugyanez nem mondható el a videók létrehozásáról. Bár igaz, hogy valaki megtanulhatja a videó készítésének alapjait, és időben elkészítheti a durva videót, sokkal nehezebb megtalálni az animátor, a hangszínész, a forgatókönyvíró vagy a videószerkesztő gyors helyettesítését.

busz tényező elemek: Csapat átláthatóság

számomra ez a nagy. Annyi probléma és hirtelen hiányzás a csapatunkban itt a Process Streeten megoldódott, mert hangosan dolgozunk.

minél átláthatóbb a csapat munkája, és minél többet kommunikálnak, annál jobb lesz a buszfaktorod.

még 2019-ben az egyik marketing csapatunk egyik tagja távozott, de bár szomorúak voltunk, hogy elment, képesek voltunk felvenni a hátrahagyott lazaságot azáltal, hogy megosztottuk feladatait a meglévő csapattagok között.

az egyetlen ok, amiért ezt meg tudtuk tenni, az volt, hogy mindannyian dokumentáltuk a folyamatainkat, és évek óta hetente kétszer találkoztunk mélyreható találkozókon, hogy megvitassuk mindenki feladatait. Mi volt a folyamat menedzsment le pat.

mindenki tudja, hogy mindenki más Min dolgozik, hozzáférhet a fájljaihoz megosztott meghajtókon keresztül, és pontosan láthatja, hogyan történik a munka a dokumentált folyamatsablonokon keresztül.

busz tényező elemek: munkavállalói tapasztalat

üzleti folyamat menedzsment (BPM) nem minden, bár.

bár van egy kis átfedés a tárgyspecifikussággal, fontos megjegyezni a csapat egyéni tapasztalati szintjét is, amikor a busz tényezőjére gondol.

a munkahelyi rocksztárok mind jók és jók, de a csapatodnak nem kellene egyetlen emberre támaszkodnia, hogy előhozza az eredményeit és befejezze a projekteket. Mindenkinek szüksége van a megfelelő képzésre és tapasztalatra, hogy kezelje azt, amit dob.

ha még nem rendelkeznek ezzel a tapasztalattal, szánjon időt arra, hogy megadja nekik. Valószínű, hogy értékelni fogják a tempó változását, és legalább biztonsági másolatot nyújtanak, ha a rettegett busz sztrájkol.

tegyük fel, hogy a kommunikációs menedzser vagy az ügyfélszolgálati képviselő megbetegszik. Van valaki, aki rendelkezik a szükséges tapasztalattal, hogy töltse ki őket, amíg ők ki beteg?

egyébként ez az, ahol sok startupnak jelentős előnye van.

csakúgy, mint a csapatunk, sok startup kénytelen arra, hogy alkalmazottai egyszerre több kalapot viseljenek a korlátozott csapatméret miatt. Ez természetesen keresztképzést biztosít a különböző csapatok számára; tartalomíróink könnyen kezelhetik a támogatási feladatokat, és minden menedzserünk tapasztalattal rendelkezik marketing e-mail kampányaink kezelésében.

Ez nem azt jelenti, hogy a biztonsági mentési választásnak ugyanolyan jónak kell lennie, mint az első választásnak. Ne feledje, hogy a busz tényező azt méri, hogy hány ember vesz igénybe, mielőtt egy projektet nem lehet folytatni – ha tragédia támad, néha elég a dolgok elvégzése.

Hogyan növelhető a busz tényező

a buszfaktor növelésének és a projektek megbízhatóbbá tételének legegyszerűbb módja a buszfaktorhoz hozzájáruló tényezők megfordítása:

• egyszerűsítse a projekteket
• tegye a témát kevésbé specifikussá
• növelje a csapat átláthatóságát
• növelje az alkalmazottak képzését

ezek közül három a megoldások hasznosak, bár nem teljesen praktikusak. Nem mindig lehet egyszerűsíteni a projekteket, vagy kevésbé specifikussá tenni a fókuszt anélkül, hogy az eredeti célt legyőznénk.

Hasonlóképpen, a munkavállalói képzés növelése inkább hosszú távú cél, amely hónapokig tarthat (különösen, ha eddig elhanyagolta).

az átláthatóság növelése azonban egyszerű. Mindössze annyit kell tennie, hogy hangosan dolgozzon és dokumentálja a folyamatokat.

dokumentálása a szabványos működési eljárások (Sop) lehetővé teszi, hogy állapítson meg utasításokat, hogy pontosan hogyan feladatokat kell elvégezni. Ha egy feladatnak egynél többször kell elvégeznie, akkor érdemes megírni egy folyamatot annak befejezéséhez.

a kezdetektől fogva nem kell tökéletes folyamatnak lennie – az a fontos, hogy a dolgok elvégzésének módszerét rögzítsék. Ezután, ha az a személy, aki általában elvégzi ezt a feladatot, nem érhető el, akkor csak azt kérheti, hogy valaki más dolgozzon végig a folyamatán, hogy ugyanazt az eredményt érje el.

más szóval, ha a dokumentáció elég jó,a busz tényező már nem lehet probléma az ismétlődő feladatok!

hogy segítsen dokumentálni a folyamatokat, akkor iratkozzon fel Process Street ingyen ma! Vezető munkafolyamat-szoftverünk segítségével könnyedén rögzítheti folyamatait, és végrehajtható ellenőrzőlistákként nyomon követheti azokat.

kattintson ide a Process Street használatának megkezdéséhez!

a working out loud többi eleme pontosan ez; olyan módon dolgozik, hogy mindenki tudja (és ha szükséges, hozzáférjen), hogy min dolgozik.

Ez egy megosztott felhőalapú tárolási szolgáltatás (például a Google Drive) használatával érhető el a projektfájlok tárolásához, a csapatprojektkezelő szoftverhez, például az Airtable-hez, valamint olyan szolgáltatásokhoz, amelyek lehetővé teszik, hogy több csapattag együtt dolgozzon ugyanazon a dokumentumon egyszerre, például a Google Dokumentumok.

Az ilyen távoli eszközök nagyszerű módja az infrastruktúra gyors frissítésének, hogy átláthatóbbak legyenek, és ösztönözzék a csapatot, hogy működjenek együtt a projektjeiken.

A buszfaktor növelésének korlátai

a kerekítéshez érdemes megjegyezni, hogy bizonyos projektek eleve alacsony buszfaktorral rendelkeznek.

nem számít, mennyire részletesen dokumentálja a folyamatokat, nem mindig helyettesítheti a felelős személy szükséges szakértelmét. Még akkor is, ha valaki képes ugyanazokat a lépéseket végrehajtani, mint a tervezett munkavállaló, nem lesz ugyanaz az intuíció, amikor a nyílt végű döntésekről van szó, és valószínűleg felügyeletre vagy extra felülvizsgálati lépésekre lesz szükség a munkájuk helyességének biztosítása érdekében.

vannak olyan projektek is, amelyek érzékeny információkat tartalmaznak, amelyekhez nem feltétlenül szeretné növelni a busztényezőt. Például, ha egy felsővezetői személy egy ideig nem működik, akkor nem feltétlenül helyénvaló, hogy feladataikat valaki másra helyezzék át (különösen, ha egy fiatalabb rangból származnak).

ezekben az esetekben két lehetősége van a busz tényező növelésére; képzési programok, amelyek több ember számára szélesebb körű élményt nyújtanak, és a csapat bővítése, hogy több ember legyen a vállalati hierarchia minden rangidős rangjában.

ilyen körülmények között nem könnyű, olcsó vagy gyors növelni a busztényezőt, de még mindig jobb, mint ha a műveletei leállnának.