a helyes megoldás felfedezéséhez azonban elengedhetetlen a probléma egyértelmű meghatározása is. A meghatározásnak mindent tartalmaznia kell a kiváltó okoktól kezdve az üzleti tevékenységre gyakorolt hatásokig. Számos olyan eszköz létezik, amely lehetővé teszi a vállalkozók számára, hogy bármilyen üzleti probléma konkrét megoldását célozzák meg.

az egyik ilyen eszköz az ok – okozati elemzési módszer vagy Diagram (CEA). Ez a módszer lehetővé teszi az üzletemberek számára, hogy teljes mértékben feltárják és meghatározzák a problémát, mielőtt megkezdenék a megoldások keresését, és így nagyszerű eszköz a hasonló komplikációk megelőzésére a jövőben is.

problémák a hagyományos problémamegoldó módszerekkel

mielőtt részletesen megvitatnánk az ok-okozati elemzési módszert, helyénvaló megvitatni néhány okot, amelyek miatt a hagyományos problémamegoldó technikák a vállalkozásokban nem eredményezik a kívánt eredményeket. Ebben a tekintetben:

• a legtöbb ilyen módszerrészben megoldja a problémákat.
• vagy úgy oldják meg a problémát, hogy nem azonosítják a kiváltó okokat és okokat, amelyek miatt először történt.
• ideiglenesen megoldják a problémát. A legtöbb esetben a problémák megismétlődnek, és jelentősen károsítják vállalkozását.
• néha végül azonosítja azokat az okokat, amelyek nem okozzák azokat a problémákat, amelyekre megoldásokat keres.
• a legtöbb vállalkozó nem látja a problémamegoldó folyamatot üzleti fejlesztési folyamatnak. Ezért általában nem fordítanak nagy figyelmet az üzleti tevékenységüket károsító kritikus problémákra,és másokra bízzák őket.

hogyan segíthet az ok-okozati elemzési módszer?

hogyan lehet megakadályozni, hogy vállalkozása szörnyű sorsot szenvedjen? Elkerülheti a katasztrófát a helyzet megfelelő elemzésével, a probléma fő okainak azonosításával és megakadályozásával, hogy újra megtörténjenek, és ez az oka és hatása elemzés az Ön számára.

Kaoru Ishikawa japán professzor először az 1990-ben megjelent “Bevezetés a Minőségellenőrzésbe” című könyvében javasolta az ok-okozati elemzés gondolatát. Ishikawa professzor úttörő szerepet tölt be a minőségirányítás területén is. A CEA-nak sok más neve is van, például Ishikawa Diagram, Halszálkás Diagram és halcsont Diagram, mert az ok-okozati elemzésben rajzolt végső diagram pontosan úgy néz ki, mint egy halváz.

Ishikawa professzor eredetileg csak a minőségellenőrzés céljából vezette be a halcsont diagramokat. Az üzletemberek azonban eszközként kezdték használni a különféle üzleti folyamatok elemzésére, különös tekintettel a termelési folyamat szűk keresztmetszeteinek azonosítására és a problémamegoldásra.

a Fishbone diagram nemcsak lehetővé teszi, hogy azonosítsa a problémák okait és hogyan akadályozza az üzleti növekedést, hanem megelőző intézkedéseket is tesz annak érdekében, hogy elkerülje az ilyen eseményeket a jövőben.

Az ok-okozati elemzés valójában kétlépcsős folyamat. Először is, visszatekintünk a múltba, és elemezzük, hogy mi történt rosszul, másodszor pedig a jövőbe nézve tervezzük meg a dolgokat.

• Visszatekintés a múltba. Ez a lépés magában foglalja az összes olyan terület azonosítását, ahol hibákat követett el. Valójában a múltba nézel, elemezed a hibáidat, és megpróbálod megtalálni az összes lehetséges okot. A legproblémásabb területek azonosításával valóban megteszi a szükséges intézkedéseket a hibák és problémák megelőzésére a jövőben. Hasonlóképpen, ha vállalkozásának bármely területe ragyogóan teljesített, akkor a CEA alkalmazásával a jövőben megismételheti a teljesítményt.
• a jövőbe nézve. Ez a lépés magában foglalja a jövőbeli forgatókönyvek előrejelzését és azok jó előre történő tervezését. Ebben a lépésben megfontolja a jövőbeli problémákat, és megtalálja azok működőképes megoldásait. Hasonlóképpen azt is tervezi, hogyan lehet tovább építeni a lehetséges üzleti sikereire az elkövetkező években. Valójában azt tervezi, hogy mit kell tennie a jelenben, és meghatározza vállalkozásának jövőbeli eredményét a megtett lépések alapján.

az ok-okozati elemzés fontossága

Az ok-okozati elemzés az egyik legnépszerűbb és leghatékonyabb eszköz a problémák kiváltó okainak és megoldásainak megtalálásához.

ebben a tekintetben az OK gyökér, ha eltávolítása megakadályozza a probléma újbóli előfordulását a jövőben. Hasonlóképpen, a probléma akkor válik alkalmassá, ha csak egy folyamat vagy esemény eredményét érinti. Ezért az alkalmi ok eltávolítása javítja az üzleti folyamatot, de nem akadályozza meg a probléma újbóli előfordulását.

a legtöbb vállalkozás ok-okozati elemzést használ operatív tevékenységeinek javítására. Nincs azonban oka annak, hogy ez a rendkívül hasznos eszköz ne használható a projektek problémáinak azonosítására és megoldására. Valójában a projektmenedzser sikeresen észlelheti a projektet hátrányosan befolyásoló probléma kiváltó okát, és végül eltávolíthatja azt, ha sikerül hatékonyan alkalmaznia az ok-okozati elemzési módszert. Más népszerű eszközökkel ellentétben a CEA-t újra és újra használhatja, mert célja az üzleti folyamatok folyamatos fejlesztése.

mivel a CEA segít megérteni a hiba vagy probléma mögöttes okait, lehetővé teszi egy olyan rendszer vagy műveletek kidolgozását is, amelyek fenntartják a korrekciót. Hasonlóképpen, a halcsont diagramok nem csak a problémák felderítésében segítenek, hanem ezeket az okokat is hasznos csoportokba sorolják későbbi felhasználás céljából.

Hasonlóképpen, a CEA egyedülálló abban a tekintetben, hogy biztosítja, hogy ne térjen le a helyes útról, és mindig keressen megoldást a tényleges problémákra és azok okaira.

mi az a halcsont DIAGRAM?

a Halcsontdiagram minden ok-okozati elemzés végeredménye, amelyet az okok meghatározása és a probléma megoldásának megtalálása érdekében végeznek. Valójában ez egy módja annak, hogy vizuálisan megvizsgáljuk ezeket az okokat és azok üzleti hatását. A halcsont diagramok lehetővé teszik számunkra, hogy könnyebben és hatékonyabban ötleteljünk egy hiba vagy probléma okairól, mint más eszközök, például a tanulságok. Ez egy strukturáltabb megközelítés ennek a fontos feladatnak a megvalósításához. Leggyakrabban 5 Whys elemzéssel együtt használják, egy másik megközelítés a CEA végrehajtására.

a hal feje megjeleníti a vitatott tényleges problémát vagy hibát. Aztán vannak kisebb csontok, amelyek felsorolják az összes lehetséges járulékos okot különböző kategóriákban. A “hal” jobb oldala valójában felsorolja az összes problémát, míg a bal oldal megnevezi a lehetséges kiváltó okokat. Ezenkívül ezeket az okokat négy különböző kategóriába sorolhatja: emberek, gépek, anyagok és módszerek. Ezeknek a kategóriáknak számos további alkategóriája is lehet.

most részletesen tárgyaljuk ezeket a kategóriákat.

emberek

az emberi cselekedetek által létrehozott összes ok ebbe a kategóriába tartozik. Ez a kategória határozza meg, hogy a munkavállalók kellően tapasztaltak és képzettek-e? Jól kommunikálják szükségleteiket és problémáikat? Tisztában vannak a feladataikkal és a feladataikkal?

gépek

Ez a kategória a számítógépekkel, gépekkel, telepítésekkel, eszközökkel stb. Ebben a szakaszban meghatározza, hogy a munkavállalók a megfelelő szerszámokat vagy gépeket használták-e? Megfelelnek-e a gépek a feladat elvégzéséhez szükséges minimális követelményeknek? Elég biztonságosak? Van-e probléma a gépek telepítésével? Megbízhatóak vagy sem?

anyag

a termékek fejlesztéséhez használt anyag sok problémát is okozhat vállalkozása számára. Meg kell határoznia, hogy az Ön által használt anyag ésszerű minőségű volt-e vagy sem? Nem megfelelő anyagot használt, ami a végtermék meghibásodásához vezetett? Volt-e probléma a félkész termékekkel és a fogyóeszközökkel?

hasonlóképpen válaszokat találhat olyan kérdésekre is, mint például, hogy egy anyag mennyi ideig tart, vagy elegendő ellenállással rendelkezik az idegen elemekkel szemben.

módszerek

Ez a kategória azt vizsgálja, hogy a munkamódszerek felelősek-e a problémáért vagy sem?Meg kell győződnie arról, hogy az osztályok és az alkalmazottak hogyan kommunikáltak egymással? Az üzleti folyamatok vagy munkamódszerek megfelelőek és alkalmasak voltak-e egy speciális feladat elvégzésére?

ezeket a kategóriákat általában 4M-nek nevezik. azonban nem kötelező csak ezt a négy kategóriát vagy területet használni a diagramban. Sok más lehetőség áll az Ön rendelkezésére, mint például:

hasonlóképpen, sok szervezet saját kategóriákat vagy területeket hoz létre a Fishbone diagramban az igényeik és céljaik függvényében.

a halcsont diagramok egyértelműen megkülönböztetik az okokat és azok hatásait. Az alábbiakban bemutatjuk a halcsont Diagram egyik példáját.

hogyan kell elvégezni az ok-okozati elemzést?

miután részletesen elmagyarázta a halcsont diagramokat, itt az ideje, hogy megvitassuk, hogyan lehet őket ok-okozati elemzésre használni. A halcsont-Diagram és a CEA célja általában az összes eredmény együttes elemzése és a legfontosabb tényezők meghatározása a probléma megoldásához vagy a cél eléréséhez.

Az ok-okozati elemzésnek általában négy lépése van: a probléma azonosítása, ötletbörze vagy a probléma részét képező főbb tényezők azonosítása, a kiváltó okok meghatározása és végül egy cselekvési terv kidolgozása a problémák megoldására.

1. lépés: A probléma azonosítása

Több ok egyetlen problémához vezethet. Ezért az Ön feladata, hogy ebben a szakaszban egyértelműen azonosítsa és kezelje a problémát, ha meg akarja találni a megfelelő megoldásokat.

a magyarázat kedvéért egy design stúdió példáját vesszük. A CEA első lépésében megállapították, hogy a tervezők kreativitásának hiánya miatt nem kapnak sok üzletet.

ezért a fő probléma a kreativitás hiánya, amely a halcsont diagram fején jelenik meg, amint az az alábbi ábrán látható.

2.lépés: a fő tényezők azonosítása

a fő probléma meghatározása után a második lépés a tervezők kreativitásának hiányának fő okainak azonosítása. Ebben a konkrét példában a négy fő ok az emberek, gépek, anyagok és manpower.In ebben a példában a 4 M módszerét használjuk az okok kategorizálására.

húzhat egy sort a bal oldali okoldalról mind a négy kategória számára, hogy összekapcsolja őket a jobb oldali hatással vagy problémával.

3. lépés: Okok vizsgálata

a harmadik lépés a kreativitás hiányáért felelős összes ok meghatározása és vizsgálata. Alaposan meg kell vizsgálnia üzleti folyamatait. Hasonlóképpen, le kell futtatnia az összes berendezés rendszerellenőrzését, és meg kell találnia, hogy van-e hiba.

a tervezőknek átadott számítógépek képesek-e futtatni a legújabb tervezőszoftvert? Kiváló munkakörnyezetet biztosít alkalmazottainak? Elégedettek-e a munkavállalók a munkájukkal és a feladataikkal? Kapnak-e elég kompenzációt a szolgáltatásaikért? Tényleg értik a tervezési folyamatot? A projektmenedzserek tájékoztatják őket a projektekről?

hasonlóképpen, más okok közé tartozik a rossz készségekkel rendelkező emberek felvétele, a rögzített munkaidő, a szükséges képzés hiánya, a motiváció vagy a készség hiánya, valamint az alulértékelt vagy alulértékelt teljesítmény stb. Ez lehet néhány oka annak, hogy a tervezők nem mutatnak sok kreativitást munkájuk során. Ebben a szakaszban a halcsont Diagram úgy fog kinézni, mint az alatt.

4. lépés: Elemezze

Miután az összes okot a megfelelő kategóriákba sorolta, és a diagram elkészült, elemeznie kell és meg kell vitatnia a fenti problémákat a vezetőkkel és a tervezőkkel. Még jobb, ha tovább kategorizálja a problémákat attól függően, hogy milyen mértékben befolyásolják a problémát és a prioritást.lehet, hogy különféle kutatási módszereket, például felméréseket, fókuszcsoportokat és interjúkat kell használnia a különböző okok megértéséhez. Például interjút készíthet minden tervezővel, hogy megtudja, mennyire érti a tervezési folyamatokat. Ezt követően felhasználhatja az eredményeket releváns képzési programok vagy tanfolyamok kidolgozására alkalmazottai számára az elégtelen ismeretek problémájának kezelése érdekében.

példánkban az ok-okozati elemzés lehetővé teszi mind a vezetők, mind a tervezők számára, hogy megtalálják a csapat kreativitásának hiányával kapcsolatos tényleges problémát, és megtalálják a megfelelő megoldásokat. A CEA valójában a probléma lehetséges okai és a vállalkozásra gyakorolt hatása közötti kapcsolatot vizsgálja. Jobban megértheti, hogy az egyes okok hogyan járulnak hozzá a végső problémához. Hasonlóképpen, minden problémát prioritása alapján kezelhet. Pontosan ezt kell tennie a tervező cég tulajdonosaként, hogy elősegítse a kreativitást a tervezői csapaton belül.

Ez is ebben a lépésben, hogy dolgozzon ki egy világos cselekvési tervet a jövőben. A cselekvési tervnek világos prioritásokat, célokat és célkitűzéseket kell tartalmaznia, és azokat a lehető leghamarabb végre kell hajtani. Hasonlóképpen, a tervnek részletesen le kell írnia, hogyan fogja megoldani az összes problémát és alproblémát. Azt is meg kell, hogy kövesse a tervet erőteljesen, hogy hatékony legyen.

egy olyan al-okot is átalakíthat, mint a motiváció hiánya, teljes körű cselekvési tervgé, amelynek célja a személyzet motivációjának elősegítése különféle ösztönzők révén. Ennek eredményeként a személyzet elkötelezettsége és termelékenysége javulni fog, és végső soron a jövedelmezőség is javulni fog.

az 5 miért?

használhat egy másik rendkívül hasznos eszközt is, amely az 5 Whys a halcsont diagrammal együtt a CEA végrehajtásához. Ahogy a cím is sugallja, 5 különböző kérdést vagy “Miértet” tehet fel a probléma kiváltó okának meghatározására. Az alábbiakban bemutatunk egy példát arra, hogyan kell használni ezt a technikát.

• miért nem kapunk sok üzletet az utóbbi időben?
  • mert hiányzik a kreativitás a tervező csapatunkban.
• miért hiányzik a kreativitás a csapatunkban?
  • mert hiányzik a motiváció.
• miért hiányzik a motiváció?
  • mert nem rendelkeznek a legújabb berendezésekkel, mint néhány más vállalat tervezői.
• miért nem rendelkeznek a legújabb felszereléssel?
  • mert a projektmenedzser nem tartotta szükségesnek kifinomult laptopok vásárlását a modern tervező szoftver futtatásához.
• miért döntött úgy, hogy nem vásárolja meg a legújabb berendezéseket?
  • mert nem rendelkezik elegendő ismerettel a tervezési folyamatról és annak követelményeiről. Ő valójában egy Account manager, aki nevezték ki a teljes projektmenedzser, mert az ő hűsége a szervezet. Csak annyit tesz, hogy megtalálja a módját, hogy pénzt takarítson meg.

minden probléma gyökerét elérheti, ha megkérdezi 5 Miért. Továbbá az 5 Whys technika segít megtalálni a kisebb problémákat és azok okait és Al-okait is.

néhány tipp az ok-okozati elemzési módszer hatékony használatához

van néhány nagyon jó tipp a CEA hatékony használatához az üzleti problémák és azok pontos okainak megtalálásához. Ezen tippek némelyike a következőket tartalmazza, de nem kizárólag.

• ösztönözze a csapat minden tagját a részvételre.
• alkalmazza az összes ötletbörze szabályt, mert lényegében ötletbörze.
• egyszerre csak egy ötletet tárgyaljon. Ez arra ösztönzi a csapat tagjait, hogy kreatívabb ötletekkel álljanak elő.
• az ötletet megvitató személynek meg kell említenie azt is, hogy a hal melyik csontjához tartozik.
• Pin egy ötlet, hogy több csontot, ha lehetséges. Például, a motiváció hiánya a fenti példában mind a gép, mind a munkaerő csontjaira vonatkozhat.
• ne kezdje el a problémák és okok elemzését diagram rajzolása közben. Hasonlóképpen, soha ne kritizáljon senkit, miközben bemutatja ötleteit. Ez magában foglalja a nem verbális kritikát is, például az ülés elhagyását vagy a fej rázását.
• próbálj meg új ötleteket találni a tárgyalt ötletekből.
• mindig a fő csontokat kell használnia a probléma al-okainak megtalálásához. Gondoljon például arra, hogy üzleti módszerei és eljárásai hogyan okozhatják a vitatott problémát.
• vissza minden ötlethez és okhoz, amelyet már megvitattunk. Próbáljon kisebb csontokat vagy ágakat kialakítani olyan kérdések feltevésével, mint “miért történik ez?”vagy” hogyan történik ez?”
• mindig légy őszinte és nyitott. Meg kell a bátorságot, hogy állapítsa meg az OK vagy ötlet, amely senki más nem akar nyíltan megvitatni.

az ok-okozati elemzési módszer néhány előnye

a CEA sok hátrányát már megvitattuk. Néhány további előnye a módszer, mint alatt.

• segít meghatározni a problémák és okaik közötti kapcsolatot.
• a módszer a közös ötletgyűjtés elvén működik.
• a CEA megakadályozza a hagyományos gondolkodási módszerek elfogadását, amelyek elvonják a figyelmet a tényleges problémákról. Másrészről, az ötletbörze a tényleges cél elérése felé terel.
• végül eléri a kiváltó oka minden probléma keresztül brainstorming és kérdezi 5 Miért ismételten.
• a halcsont diagram segít azonosítani mind a probléma gyökerét, mind az alkalmi okait. Ezt követően rangsorolhatja az okokat, és ennek megfelelően kezelheti őket.

A DEA néhány hátránya

mindennek vannak bizonyos hátrányai, és a DEA sem kivétel. Ebben a tekintetben az alábbiakban bemutatjuk a DEA néhány hátrányát.

• a Brainstorming idő-és energiaelszívást eredményezhet.
• a Brainstorming néha a problémák irreleváns okaihoz is vezet.
• a Brainstorming nem veszi figyelembe a tényeket és a bizonyítékokat, és csak egy csomó különböző véleményt tartalmaz.
• ha összetett problémákkal foglalkozik, akkor egy nagyon nagy diagramot kell rajzolnia, sok ággal és kisebb csontokkal. Ez sok időt, energiát és helyet igényel.
• a diagramon nehéz több ok és tényező összetett összefüggését kimutatni.

következtetés

Az ok-okozati elemzési módszer nagyszerű eszköz mind az egyszerű, mind az összetett üzleti problémák megoldására. Könnyen érthető és egyszerűen megvalósítható.

a legtöbb esetben segít megtalálni a probléma pontos okát, lehetővé téve a megfelelő és tartós megoldások megtalálását is.