Ahh … check-request forms, hogy mindenütt használt eszköz kérésére kifizetések mindenféle dolgot. Elméletileg megoldás – azáltal, hogy megkönnyíti a fizetés igénylését, ha hiányzik egy számla. A valóságban azonban számos fejfájást okozhat az őket használó szervezetek számára, nem is beszélve arról, hogy a hajóterhelés duplikált kifizetéseket okoz. Itt van egy pillantás a check-request űrlapok körüli problémákra, és néhány javaslat azok elkerülésére.

háttér

a Check-request űrlapokat a legtöbb szervezet használja fizetés igénylésére, ha a számla nem áll rendelkezésre, vagy soha nem adták meg. Ideális esetben biztonsági másolatot kell készíteni az ellenőrzési kérelemről, és részleteket kell megadni a kifizetés összegéről, a kedvezményezettről és a fizetés okáról. Mivel a csekk-igénylési űrlapokon teljesített kifizetések többsége nem megy keresztül a szigorú háromutas egyezésen a fizetendő számlákban (a/P), az ellenőrzési kérelmet alátámasztó dokumentáció rendkívül fontos.

ez alól az egyetlen kivétel, amikor a szervezetek minden egyes kifizetéshez ellenőrző kérelmet igényelnek. Bár ez nem tekinthető a legjobb gyakorlatnak, egyes egyedi iparági vagy szabályozási követelményekkel rendelkező szervezetek szükségesnek tartják ezt az utat.

ahol a Check-Requests problémákat okoz

a check-requests űrlapokat gyakran használják a rush-check kérések befogadására. Ezek egyszeri kifizetések a szállítóknak a szokásos számlabenyújtási folyamaton kívül. Általában ez akkor fordul elő, ha a fizetés késik, és egy ideges eladó azzal fenyeget, hogy a szervezetet hiteltartásra helyezi.

függetlenül attól, hogy a csekk-igénylőlapot használják — e a rohanás ellenőrzéséhez, vagy egyszerűen azért, mert a számlát rosszul helyezték el — ha a megfelelő dokumentáció nincs csatolva -, a duplikált fizetés esélye az egekbe szökik.

a számla nélkül a háromutas egyezéshez a megrendelés és a vevő (POR) gyakran nyitva marad a szervezet könyveiben. Ez háromféle problémára bontható:

1. a legkézenfekvőbb egy duplikált kifizetés, amikor a számla végül megjelenik és A/P-ben kerül kifizetésre.
2. a kevésbé nyilvánvaló kérdés az, hogy mi történik a nyitott vevőkkel és a beszerzési megrendelésekkel a pénzügyi kimutatások elkészítésekor. Van esély arra, hogy az államok a nyitott vevőket nem igényelt ingatlanként tekinthetik meg.
3. az utolsó probléma a csalással kapcsolatos. Jaj, számos csalárd kifizetést — több, mint gondolnánk — adnak ki csekk kérések alapján. Hogy lehetséges ez? A legnyilvánvalóbb válasz az, hogy egy görbe alkalmazott kitölti a csekk-igénylőlapot, és vagy meggyőzi a felhatalmazott aláírót annak aláírására, vagy maga hamisítja az aláírást.

csalás akkor is előfordulhat, ha egy dühös eladó nem fizet. Egyes gyártók megtanulták, ha telefonálnak, és általában visszaélnek az A/P munkatársakkal, akik fenyegetik a hiteltartásokat, néha kaphatnak egy zaklatott vezérlőt, hogy aláírja a fizetést engedélyező csekk-kérelem űrlapot. Az ilyen típusú csalások egyik legszembetűnőbb példája, egy eladó minden hónapban sikoltozó mutatványt húzott 18 hónapok-kettős fizetést kap mindegyikért. Az egyes űrlapokhoz csatolt homályos dokumentációval nehéz volt megtalálni a másolatokat, amíg a teljes szállítói fájlt nem húzták és felülvizsgálták.

legjobb ellenőrzési igénylési űrlap gyakorlatok

dokumentációt igényel minden ellenőrző igénylési űrlaphoz. Ha számla vagy számla másolata nem áll rendelkezésre, csatolja a szerződés másolatát, a követelményeket részletező e-mailt vagy bármi mást. Nagy figyelmet kell fordítani arra, hogy elkerüljék az űrlap elküldését igazoló dokumentumok nélkül.

azokban a szélsőséges esetekben, amikor nem áll rendelkezésre dokumentáció, a szervezeten belül egy nagyon magas szintű vezető, esetleg a vezérlő vagy a pénzügyi igazgató aláírását kell kérnie. A kérelmet benyújtó személynek készen kell állnia egy igazán jó magyarázattal arra, hogy miért kell az ellenőrzést dokumentáció nélkül kiadni. A dokumentáció nélküli kérelmeknek kevésnek kell lenniük, és minimálisra kell szorítaniuk. Ha e kérésekkel kapcsolatban vannak fennálló beszerzési megbízások (POs) és vevőkészülékek, ezeket az információkat fel kell tüntetni az űrlapon, hogy az A/P a fizetés teljesítésekor elolthassa azokat.

Ha a csekk-igénylőlaphoz számla van csatolva, hajtsa végre a normál háromutas mérkőzést, mind a megrendelés, mind a nyitott vevő eloltásával.

következtetés

a Check request forms egy szükséges rossz a mai fizetési világban. Ha a pénzügyi vezetők keményen dolgoznak a legjobb gyakorlatok végrehajtása érdekében,az általuk okozott bajok minimálisra kerülnek.