a vezető elengedhetetlen minden csoportban, projektben vagy szervezetben. Ennek célja annak biztosítása, hogy mindenki jó úton haladjon a csoportok céljának vagy céljainak elérésében. Ugyanez igaz a találkozókra is, van egy vezető is, aki irányítja a napirend áramlását. Egy ülésen ezt a személyt “elnöknek” vagy egyszerűen “elnöknek”nevezik.

itt vannak az elnök fő feladatai:

• biztosítja, hogy az ülés folyamata ragaszkodjon a napirendhez
• a tagok tiszteletben tartják egymást
• az ülés szabályait betartják
• ösztönzi a döntéshozatalt
• felügyeli vagy előkészíti az értesítéseket, a napirendet, a jelentéseket, az üléseket és a nyomon követést

tippek

minden csoport, csapat és szervezet egyedi. Mindegyik eltérő megközelítést igényelhet az ülések elnöklésével kapcsolatban. Ennek ellenére vannak olyan problémák, amelyek megosztottak az összes testület között.

amikor a közös problémákról van szó, amelyek mindig közös megoldások. Ebben a cikkben, felvázoltuk az ülések hatékony vezetésének alapvető módjait a legjobb pozitív eredmény elérése érdekében.

célok kitűzése

az ülés megkezdése előtt fontos meghatározni, hogy mi a találkozó célja. Szeretné, hogy a találkozó felvázolja kérdés a cég? Szeretne elsősorban egy közelgő eseményre összpontosítani, amelyet terveznek? Kitűzött cél nélkül a találkozó elavult beszélgetéssé válhat egy semmi fontosról.

különösen fontos, hogy meg akarja érteni, milyen eredményekről vagy döntésekről kell megállapodni az ülés során. Valami ilyesmi használható mérőszámként az értekezlet hatékonyságának és hatékonyságának mérésére.

közlemények

fontos, hogy a tagok előzetes értesítéseket kapjanak az ülés releváns információiról. A közlemények segítenek a tagoknak megérteni, hogy mit várnak el tőlük az ülések előtt, alatt és után.

a hirdetménynek a következőket kell tartalmaznia:

• napirend
• projekt/napirendi pont vezetője
• az ülés ideje
• az ülés helye
• vonatkozó dokumentumok
• adott esetben az előző ülés jegyzőkönyve

Időtartás

az ülés során az egyik jó módja annak, hogy mindenki a pályán maradjon, hogy napirend-tételenként időkeretet állítson be. A szék szerepe annak biztosítása, hogy az időkeretet betartsák.

• ha lehetséges, tegye az időzítőt egy képernyőre, hogy mindenki láthassa
• adjon mindenkinek határidőt, amikor beszél
• rövid szünetek a tagok frissítésére

A résztvevők bátorítása és kezelése

Ha a padló nyitva áll a beszélgetéshez, figyelje meg, ki beszél túl sokat, és azok, akik nem. Ha konfliktus van a tagok között, LÉPJEN BE azzal, hogy emlékezteti őket az ülés céljára, és tárgyaljon a tagok között annak érdekében, hogy döntést hozzon.

egy másik példa az a tag, aki túl sokat beszél az ülés során. Ha udvariasan félbeszakítja őket, és megkéri őket, hogy maradjanak csendben egy ideig, az segíthet megnyitni a padlót. Ez arra is ösztönzi azokat, akik csendben maradnak, hogy adják hozzá hozzájárulásukat.

Értékelés

miután az ülés befejeződött, egy értékelő lapot kell használnia a tagok véleményének és javaslatainak összegyűjtésére a következő ülés megkönnyítésével kapcsolatban. Ez lehetőséget ad a tagoknak arra, hogy kiemeljék a találkozó pozitív és negatív részeit.

A munkalap segítségével javíthatja azokat a területeket, amelyek hatékonyabbá teszik az értekezletet, és elkerülheti azokat, amelyek lassítják az értekezlet előrehaladását.

további tippek?

természetesen sok-sok további tipp van az ülések elnöklésével és lebonyolításával kapcsolatban. Hisszük, hogy ezekkel kezdve 5 segít a labda gurulásában. Remélhetőleg sikeres és kielégítő találkozókat vezet.