Do határidők settenkedik fel rád? Soha nem elég idő? Úgy érzi, hogy több időt tölt a találkozókon, mint azokon kívül? Megpróbálsz munkát végezni, de folyton félbeszakítanak?

tudom, ugye? Mintha ismernélek.

nem vagy egyedül – pontosan ugyanúgy érzem magam. Amikor az időm kezeléséről van szó, néha úgy érzem, hogy elveszítem a csatát, a háborút, és talán még az élni akarást is.

ennek nem kell így lennie.

megosztom néhány kedvenc naptárkezelési tippemet. Biztos, hogy még mindig vannak rossz napjai, de kövesse még néhány ilyen tippet, és ígérem, hogy felelős lesz az ütemtervért, kezeli az idejét és összetöri a céljait.

áttekintés. Ezután ellenőrizze újra.

tekintse át naptárát minden hét elején (vasárnap este a legjobb). Nézze meg, milyen értekezletei vannak, és sorolja fel azokat a cselekvési elemeket és előkészületeket, amelyekre gondoskodnia kell. Ha fontosak, akkor blokkolja az időt a naplójában, hogy megtörténjenek.

Ezután ellenőrizze újra. Minden nap. Reggel ezt az első dolgot csinálom (furcsa, hogy a dolgok hogyan változhatnak egyik napról a másikra – az üzlet soha nem alszik többé?). 30 perccel azelőtt, hogy befejezem, megnézem, mit csináltam (és mit nem), és holnap bepillanthatok, hogy előnyt kapjak.

miért zavarja?

megtanultam, hogy a hétfői fontos véleményünk szerdára megváltozhat. Az is könnyű elfelejteni egy találkozót, vagy figyelmen kívül hagyni valamit, amit meg kell tennie. Ez a gyors bejelentkezés sok-sok alkalommal megmentett, és biztos vagyok benne, hogy neked is.

egy esemény ingyenes nap egy héten

engedj meg magadnak egy találkozó ingyenes nap egy héten, és nem a legjobb, hogy megvédje ezt az időt minden áron. Még akkor is, ha a főnök azt mondja, hogy csak azon a napon kell találkoznia veled, amikor nincs semmi – kínáljon alternatívát, ha lehetséges.

a mély munkára kell összpontosítanom, és te is. Az elfoglalt elfoglaltság nem eredményez fizetésemelést az év végén. Tehát a “szabad” napod valójában messze nem ingyenes.

időt ad arra, hogy gondolkodjon, hozzájáruljon hosszú távú projektekhez, kezelje a teendők listáját, lerombolja az e-maileket és a hatalmat az adminisztrátoron keresztül.

menj tovább, adj magadnak egy kis minőségi időt. Megérdemled.

értekezletek ütemezése ASAP

Ha tudja, hogy értekezletre van szüksége, vegye fel a naptárba, amint csak lehet. Minél tovább halogatja, annál valószínűbb, hogy ütemezési problémái vagy konfliktusai lesznek.

győződjön meg arról, hogy a cél világos, és mindenki tudja, miért van a találkozó, és mit kell készíteni.

a naptár elérhetőségét mindig előre küldöm. hosszú utat tehet annak elkerülése érdekében, hogy elkerülje azokat a végtelen e-maileket, amelyek megpróbálják kitalálni egy működő időt.

Értekezletütemezési eszközök

talán ez inkább termelékenységi tipp, mint naptárkezelési tipp, mert az értekezletütemező használata óriási időt takarít meg az értekezletek ütemezésének megkísérlésekor.

• Ha Exchange-kiszolgálón használja az Outlookot, akkor nem fog hibázni a szerény ütemezési asszisztenssel. A résztvevők hozzáadásakor az ingyenes / elfoglalt rács megmutatja a résztvevők elérhetőségét, így mindenki számára megfelelő idő megtalálása egyszerű.
• Az Outlook Mobile (Android, iOS) beépített ütemezéssel rendelkezik. Amikor mindenki számára megfelelő időt választ, az esemény zöld. Ha konfliktus van, pirosra vált. Elküldheti elérhetőségét is, amikor találkozót kérnek. Csak válaszoljon az e-mailre, kattintson a naptár ikonra, válassza ki a szabad időpontokat, a többit pedig az Outlook Mobile végzi. Ez egy hatalmas időmegtakarítás.
• Microsoft FindTime, amely lehetővé teszi, hogy küldjön egy új értekezlet szavazás javasolni a kiválasztott időpontok minden résztvevő számára, és lehetővé teszi, hogy mindenki szavazzon. Ezután elküldi az értekezlet meghívóját az Ön nevében.
• a Google Naptár hasonló eszközöket kínál az értekezlet időpontjának megkereséséhez és az emberek meghívásához a találkozóhely kiválasztásához.
• a naptárkezelő eszközök, például a Doodle és a Calendly nagyszerű ingyenes verziókat kínálnak az értekezletek ütemezéséhez és az Outlook, a Gmail és egyéb integrációkhoz. Ez egy egyszerű módja annak, hogy az ügyfelek és a kollégák időt foglaljanak veled. Egyszerűen állítsa be elérhetőségét, ossza meg linkjét, hagyja, hogy kiválasszanak egy rendelkezésre álló időt, és az esemény hozzáadódik a naptárához!

nyomon követés

Ha egy ügyfél vagy kolléga megkér valamire, mindketten tudjuk, hogy üldözni fognak egy frissítésért. Állítsa be az elvárásokat úgy, hogy azonnal ütemezi a nyomon követési találkozót mindenki naptárában. Ez egy egyszerű tipp, de hatékony.

Ez egy nagyszerű módja annak, hogy a feladatok tetején maradjon, és győződjön meg róla, hogy időben teljesíti az ígéreteket.

emlékeztetők használata

tudod, hogy néha egy tekercsbe kerülsz, és hirtelen elveszíted az időérzékedet?

a valósághoz való visszatérés egyszerű és egyszerű módja az, ha 5 perces időpontot állít be arra az időre, amikor emlékeztetni szeretne valamire, és elmagyarázza, mi az a találkozó tárgyában. Jelölje be az emlékeztetőt, és állítsa nulla percre.

például

• ideje, hogy elhagyja az ügyfél találkozó – kap a vonat King Cross majd Victoria line Oxford Circus.
• nyomtatványok a délutáni előadáshoz

használja ezt a trükköt takarékosan. A feladatok nem tartoznak a naptárba-ehhez sokkal jobb eszközök vannak. Nem akarja, hogy a naptár tele legyen több tucat 5 perces emlékeztetővel, de a furcsa itt-ott valóban segíthet.

adjon hozzá egy másik időzónát

ha munkatársakkal vagy ügyfelekkel dolgozik szerte a világon, akkor nagyszerű ötlet egy második időzóna hozzáadása a naptárhoz.

Ez kétszer jelenik meg a naptárban – nagyon hasznos az ülések tervezésekor. Plusz ez takarít meg a szóváltás a Googling “mennyi az idő…”Beállíthat kettős időzónákat az Outlook, a Gmail és a legtöbb más e-mail kliens esetében.

importálja az összes naptárat

Ha több naptár van, akkor importálja őket az elsődleges naptárba. Ez rengeteg időt takarít meg, és ha overlay módban van, akkor egyszerre láthatja az összes naptárát és találkozóját.

a beállítás általában ugyanaz a legtöbb alkalmazás esetében.

itt van, hogyan kell csinálni az Outlook, de ha használ valami mást, csak a Google “import naptár”, és megtalálja a how-to-guide.

csak addig találkozzon, amíg szüksége van

egy másik kedvenc naptárkezelési tippem: tartsa röviden az értekezleteket.

minél rövidebb, annál jobb. 30 perc elegendő a legtöbb üléshez.

a legtöbb Naptár alapértelmezés szerint 30 perces időközönként. Ezért hajlamos arra, hogy meghívást kapjon egy órás találkozókra, amikor kevesebb időre van szükség. Meg lehet változtatni a naptári időskála az Outlook, amit akar, ezért úgy módosítja, hogy 15 perc. Ez megkönnyíti a 15 vagy 45 perces találkozók beállítását.

olyan sok hosszú, unalmas találkozó van a naptáramban, így ha nem tudom teljesen elutasítani őket (lásd a 10.számot), megpróbálom korlátozni a részvételemet azzal, hogy tudatom a szervezővel, hogy csak az értekezlet egy részéhez csatlakozhatok, és megkérem őket, hogy ütemezzenek nekem egy helyet.

nem mindig ússza meg, de megér egy próbát, különösen az állapotfrissítés típusú értekezleteknél.

mondj “nem” a ténygyűjtésre vagy az értekezletek frissítésére

van-e valami frusztrálóbb, mint egy órát eltölteni egy értekezleten, hogy 10 perc alatt elolvassa a frissítéseket? Ehelyett fontolja meg az online együttműködést, az ötletbörzét és a projektmenedzsment eszközöket. Állítsa be a csapatot ezekre, és ösztönözze a kollégákat, hogy használják őket is. Jelentősen csökkentik az e-maileket és az értekezleteket, ha hatékonyan használják őket, és sok időt adnak vissza a naplóba.

néhány kedvencem a Trello, a MeisterTask vagy a Zenkit. Ingyenes és nagyon hatékony.

itt az ideje, hogy köszönjünk a 21. századnak!

valójában csak mondj “nem”

Ez az egyik kedvenc naptárkezelési tippem. Ha nem tudod, miért kellene egy találkozón lenned, és a szervező sem tudja megmondani, akkor mondj “NEM” – et, amíg nem tudnak. Tisztában kell lennie azzal, hogy mi a hozzájárulása és milyen értéket ad hozzá.

Ha ez túl durva, próbálja meg delegálni – ez jó fejlesztési lehetőség lehet valakinek a csapatában.

egy másik trükk az, hogy csökken, de segítséget nyújt a szervező néhány találkozó előkészítése, így jól érzik magukat hosting nélküled. Például, bár lehet, hogy nem mutatja be a diákat, létrehozhatja őket.

személyes találkozó esetén néha az érték egyszerűen nincs ott. Utazás 3 óra, amikor csak 15 percet osztottak ki a napirenden, nem hatékony. Kérdés, hogy valóban szükség van-e személyesen.

talán a “nem” helyett felajánlja, hogy virtuálisan részt vesz.

kezdje el időben, és hagyja ki a névsorolvasást

ne várjon későn érkezőkre. Kezdj hozzá. Nagy találkozók esetén hagyja ki a név szerinti hívást. Mindenki tudja, kinek kell ott lennie (csak ellenőrizze a résztvevők listáját a meghívón, ha nem.

azok, akik későn érkeznek, felzárkóznak. Azok, akik nem jelennek meg, vagy nem fognak hiányozni, vagy mindenkinek bocsánatkéréssel tartoznak.

majdnem minden találkozón, ahol részt vettem, 15 percet tölt a kóborlókra várva, és egy név szerinti hívást készít arról, hogy ki van a telefonon, ki van a tárgyalóban, aki elnézést kér. Tartsa be ezt a szabályt, és akkor nem csak befejezni időben, akkor is azt állítják, néhány vissza!

13. Találkozás konfliktusokkal

nem lehetsz egyszerre két helyen, a szuperhatalmaid ellenére. Ez nem naptárkezelési tipp, ez csak fizika.

ha ütemezési ütközése van a naptárütközésben, azonnal gondoskodjon róla. Minél tovább hagyod a két találkozót a helyén, annál több szorongást fogsz létrehozni magadnak, ahogy a nap közeleg, és semmit sem tettél róla.

az is rendkívül igazságtalan a szervezővel szemben, hogy az utolsó pillanatban elutasítja.

rangsorolja, melyik a legfontosabb az Ön számára, hogy részt vegyen, ne pedig az elsőként elfogadott meghívót.

Mégse

néha csak le kell mondania egy találkozót. A naptár kezelése éppen ezt jelenti. Ne nyomja meg csak azért, mert ütemezték. Ha az érték egyszerűen nincs ott, törölje a találkozót, és adja meg az idő ajándékát.

kötegelt értekezletek a naptárban

ha van egy csomó értekezleted, akkor harapd meg a golyót, és ütemezd őket egy nap alatt, és e-maileket csinálj. Így több szabadidőd lesz egy másik napra. Persze, hogy brutális lehet, és nem szokásom, de jó stratégia lehet, ha időt kell igényelnie a naptárában.

mit szeretnél?

• 3 x 1 órás találkozók szerdán és 2 x 1 órás találkozók pénteken

vagy

• 5 x 1 órás találkozók szerdán és pénteken ingyenes

azt hiszem, tudom a választ.

Ha van back-to-back találkozók, használja a visszaszámlálás funkciót a telefon óráján, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az időben történő befejezésre koncentrál.

a Google egy egyszerű visszaszámláló riasztással.

állítsa be a visszaszámlálást vagy az ébresztést 5 perccel rövidebb időre, mint az értekezlet időtartama, így tudja, hogy ideje lezárni a dolgokat (például ha egy órás megbeszélésről van szó, állítsa be a visszaszámlálást 55 percre).

Ha ez megy, hogy egy kis időt, hogy a találkozók között – csak hagyja, hogy mindkét szervező előre tudja, hogy megvan vissza vissza, így szükség lehet, hogy elhagyja egy kicsit korábban, vagy érkezik egy kicsit későn.

színkód a naptár

a kategorizálás és a színkódolás fantasztikus. Könnyű szegmentálni és azonosítani a személyes találkozókat az üzleti találkozóktól, és megszervezni a napot. Egy pillantás alatt nagyszerű áttekintést kap a kötelezettségvállalásairól, és egyszerű módja annak, hogy kiszűrje, mit csinál egy nap, egy hét, egy hónap alatt.

sokan (köztük én is) személyes naplót és munkanaptárt vezetnek. Kísérleteztem ezzel a módszerrel, és ez segített kiküszöbölni a több naptár szükségességét.

ha megpróbálod, tudasd velem, mit gondolsz.

idő ütemezése a naptárban az e-mailhez

Ez talán a legfontosabb naptárkezelési tipp.

könnyedén eltölthet minden percet, amelyet Isten küld e-mailben, ha megengedi. Szánjon napi néhány órát az e-mailre. Általában reggel 60-90 percig próbálkozom, délután pedig újra, és blokkolom ezt az időt a naptáramban.

a köztes idő a tényleges munkára vonatkozik.

elméletileg jól hangzik, és természetesen nem mindig működik így, de gyakrabban ragaszkodom ehhez a menetrendhez, mint nem.

kikapcsoltam az összes e-mail értesítést. Kikapcsoltam az automatikus küldés-fogadást is, és az intervallumot 3 óránként megváltoztattam. Ez azt jelenti, hogy ha valamilyen oknál fogva az e-mailemben vagyok, nem vonom el a figyelmemet valami új, ami megérkezett. Néhányszor megmentette a nyakamat is, mert az e – mailek a postaládámban ülnek 3 órákkal a küldés előtt-több mint néhány alkalommal elfogtam egy e-mailt, amely hálás vagyok, hogy soha nem érkezett meg egyes ügyfelek postaládájába.

mikor van a produktív csúcs?

mindannyiunknak van egy optimális napszaka, amikor a legtermékenyebbek vagyunk. Egyesek számára ez az első dolog reggel. Másoknak, ebéd után azonnal megkapják örömteli második szélüket. Tudod, mikor van a tiéd?

ügyeljen a termelékenységi spurtokra, és kerülje a találkozókat ez idő alatt. Ütemezze ezt az időt a naptárában a munka elvégzéséhez.

ha el kell fogadnod egy találkozót, tedd azt olyanná, ahol részt kell venned, összpontosítanod, döntéseket kell hoznod és részt kell venned – más szóval,… gondolkozz.

tényleg találkoznod kell?

a naptárkezelés nem csak az értekezletek hatékony ütemezéséről szól. elsősorban arról is szól, hogy elkerüljük az ütemezést. Kövesse ezt a döntési fát, és kérdezze meg magától, hogy egyáltalán találkoznia kell-e. Meg fog lepődni, milyen gyorsan felszabadul a menetrendje.

idő keresése az ütemtervben

mindannyian szeretnénk egy kis időt igényelni a menetrendünkben, így a naptárkezelési tippek listája nem lehet teljes időkövető eszközök nélkül. Itt vannak a kedvenceim – mindegyik ingyenes.

RescueTime
megmutatja, hogy hol tölti az idejét. Csendesen működik a háttérben, figyelemmel kísérve, hogy milyen alkalmazásokon dolgozik és mennyi ideig, és nagyszerű pillanatképet ad a tevékenységeiről. Lásd alább a legutóbbi irányítópultomat. Több mint 30 órát töltöttem e-mailben. Tudom. Ijesztő.

amikor átnézi a naptárát, és visszatekint a hónapra, és átfedi azt a RescueTime irányítópultjával, bizonyos minták kezdenek megjelenni. Tényleg elkezdheted látni, hogy mi vonja el a figyelmedet, mikor és miért.

Toggl
a Toggl korlátlan és szabadidejű követést kínál az egyének számára. Mindössze annyit kell tennie, hogy kattintson a lejátszás gombra, és az alkalmazás elkezdi nyomon követni az alkalmazottak munkaidejét. Ezután áttekintheti a generált heti és havi adatokat a munkával töltött összes óráról.

TimeCamp
Ez az eszköz valóban kinyitja a szemét, hogy a nap töltött, és pin downs, amit valójában csinál, és mennyi időt (vagy nem) elvesztegetett. Láthatatlanul és automatikusan követi tevékenységét a háttérben, és elképesztő számú integrációval rendelkezik, beleértve a ToDoist, a Trello, a DropBox, a Chrome, a Salesforce és így tovább. Azt állítják, hogy talál egy extra 30 perc produktív időt a naptár egy nap!

további olvasmányok

• tényleg meg kell tartanod ezt a találkozót?
  “nézzük ütemezése találkozó” vált az egyetemes válasz szinte minden helyzetben. De ez a megfelelő?
• kvíz: mennyire jó az Időgazdálkodásod?
  mennyire vagy hatékony? Töltse ki ezt a kvízt,és megtudja, mennyire jó az időgazdálkodása.
• 27 időgazdálkodási tipp a kevesebb munkához és a több játékhoz
  Lépj túl a naptárkezelésen ezekkel a 27 időgazdálkodási tippel

Kiemelt kép, amelyet a Freepik tervezett