By Grantham University May 17, 2019

egy olyan vállalkozásnak, amely sikeres akar lenni a mai gazdaságban, meg kell értenie az általa használt erőforrásokat, hogyan működnek üzleti modelljében, és hogyan lehet a legtöbbet kihozni belőlük. Ez az útmutató bemutatja az üzleti vezetőket és a tulajdonosokat a gazdasági erőforrások fogalmához, megvitatja az általuk bemutatott kihívásokat, és olyan stratégiákat határoz meg, amelyeket minden üzleti szakembernek meg kell értenie az erőforrások kezeléséhez és értékeléséhez. Az üzleti adminisztráció tanulmányozásával a vezetők és a tulajdonosok beállíthatják vállalataikat és magukat a sikerhez.

mi az erőforrás?

az üzleti és gazdasági kontextusban az erőforrás minden olyan tényező, amely szükséges egy cél eléréséhez vagy egy tevékenység végrehajtásához. Röviden, ezek azok az összetevők, amelyekre egy vállalkozásnak szüksége van az üzleti tevékenységhez. Az erőforrások gyakran magukban foglalják az alkalmazottakat, a munkaterületet, a berendezéseket vagy a tőkét. Annak megértése, hogy pontosan mit használ a vállalkozása, kritikus fontosságú annak biztosítása érdekében, hogy a lehető legtöbbet hozza ki a rendelkezésre álló erőforrásokból, és ne hagyjon ki lyukakat az üzleti modellben.

erőforrások típusai

egy vállalkozás erőforrásai többféle típusra bonthatók. Néhány a leggyakrabban használt:

• Labor: szinte minden vállalkozás igényel emberi munkaerő átjutni egy munkanap. A munka magában foglalja mindazokat az embereket, akik az Ön számára dolgoznak, és azokat a munkákat, amelyeket végeznek.
• menedzsment: irányító kéz nélkül sok vállalkozás nagyon keveset érne el. Ez az oka annak, hogy a vezetői készségek és a végrehajtás számos vállalat számára alapvető erőforrás.
• szakértelem: annak érdekében, hogy valóban segítse az üzleti excel, a munkaerő és a menedzsment kell végrehajtani szakértelemmel. A domain ismerete és a gyakorlatok, amelyek segítenek a sikerben, döntő fontosságúak.
• felszerelés: A legtöbb vállalkozás speciális eszközöket igényel a munkájához, legyen szó speciális hardverről, egyedi szoftverről vagy egy bizonyos feladat elvégzésére tervezett gépről.
• pénzügyek: a vállalat pénzügyei lehetővé teszik, hogy sok más erőforrását felhasználja. Ez magában foglalhatja: a bérek kifizetését, a berendezések beszerzését vagy a munkaterület bérlését.
• energia: a 21.században nehéz üzleti tevékenységet folytatni anélkül, hogy energiát használnánk, függetlenül attól, hogy benzin formájában van-e egy teherautó-flotta áramellátása, vagy villamos energia, hogy egy irodát tele legyen számítógépekkel.
• föld: a Föld kivételes erőforrás, amennyiben nem kell előállítani. Ehelyett finomítható, hogy megfeleljen egy adott vállalkozás igényeinek.
• idő: mivel egyetlen vállalkozás sem tudja azonnal elérni a céljait, minden vállalkozásnak erőforrásként kell kezelnie az időt. Mivel az időköltséget egy másik erőforrásban mérik, az időt gyakran olyan erőforrások mellett kell figyelembe venni, mint a munkaerő, az energia és a föld.

ezek csak néhány erőforrás, amelyet sok vállalkozás minden nap használ; ez nem az erőforrások kimerítő listája, mivel minden vállalkozásnak megvan a maga egyedi igénye. Amikor a saját vállalkozása által használt erőforrásokra gondol, próbálja meg megfontolni azokat a dolgokat, amelyekre szüksége van a folytatáshoz, mind napi szinten, mind hosszú távon.

mi az erőforrás-gazdálkodás?

a vállalkozás által használt erőforrások különféle típusokra bonthatók. Az erőforrás-gazdálkodás az erőforrások elosztásának folyamata annak érdekében, hogy a vállalat a lehető leghatékonyabb módon fejezze be munkáját. Ezt a folyamatot gyakran olyan projektmenedzsment képzéssel rendelkező emberek végzik, akik rendelkeznek szakértelemmel és háttérrel ahhoz, hogy ilyen típusú ítéleteket hozzanak létre egy vállalkozás nevében.

üzleti menedzserként vagy tulajdonosként Ön dönti el, hogyan lehet a rendelkezésre álló erőforrásokat legjobban felhasználni, kitalálni, hogy milyen további erőforrásokra lehet szüksége, és meghatározni, hogy hol pazarolják az erőforrásokat az üzleti modellben. Az erőforrás-gazdálkodás minden olyan vállalkozás számára szükséges, amely versenyképes akar maradni versenytársaival.

erőforrás-kezelési kulcsfogalmak

néhány kulcsfontosságú kifejezés, amelyet gyakran használnak az erőforrás-gazdálkodással kapcsolatos megbeszélések során, a következők:

• keresztfunkcionális erőforrás-allokáció: az erőforrások különböző funkcionális csapatok közötti elosztásának folyamata egy szervezeten belül, ahol minden csapat ugyanarra a végső célra összpontosít.
• funkcionális erőforrás-allokáció: az erőforrások elosztásának folyamata egyetlen funkcionális csapaton belül.
• funkcionális csapat: olyan csapat, amelynek célja egyetlen projektfunkció kielégítése. Néhány példa az ugyanazon szervezeten belüli különböző funkcionális csapatokra: az írói csapat, a szerkesztői csapat és a kiadói csapat.
• Szervezeti menedzsment: az erőforrások kezelése és elosztása a szervezetben.
• erőforrás-allokáció: az erőforrások feladatokhoz és projektekhez való hozzárendelésének folyamata a hatékony elosztás érdekében.
• erőforrás-hozzárendelési Mátrix: az emberi erőforrások kezelésével kapcsolatos kifejezés. Az erőforrás-hozzárendelési mátrixban lévő emberek eltökélt szándéka, hogy bizonyos kapcsolatban álljanak egy adott feladattal, legyen az felelős, elszámoltatható, konzultálnak vagy tájékoztatják őket.
• erőforrás-terv: egy adott feladat elvégzéséhez szükséges összes erőforrás átfogó terve.
• erőforrás-bontási struktúra: az erőforrás-terven belül az erőforrás-bontási struktúra határozza meg az erőforrások, különösen az emberi erőforrások hierarchiáját.
• erőforrás-függőség: Az a jelenség, amikor egy szervezet túlságosan támaszkodik egyetlen erőforrásra, szűk keresztmetszetet teremtve minden projektje számára. Ha például négy szoftverlicenc van, de nyolc részlegnek saját licencre van szüksége, akkor probléma van az erőforrásfüggőséggel.
• erőforrás hisztogram: a projektben részt vevő összes erőforrás vizuális ábrázolása, valamint azok egymáshoz való viszonya.
• erőforrás-túlallokáció: túl sok tevékenységhez társított erőforrás. Például egy túlhajszolt alkalmazott.
• stratégiai tervezés: Szervezeti menedzsment tevékenység, amely magában foglalja a prioritás meghatározását, az erőforrások elosztását és a közös célok létrehozását.
• felhasználási arány: az erőforrás felhasználásának sebessége. Gyakran használják a munkavállaló idejét és azt, hogy mennyit költenek egy adott feladatra a teljes kiosztott összeghez képest.

az erőforrás-gazdálkodás előnyei

A jó erőforrás-gazdálkodás lehetővé teszi egy vállalkozás számára, hogy kitűnjön a tartományában. Az erőforrások hatékony kezelésének néhány előnye a következő:

• kevesebb munkahelyi konfliktus. Ha a vállalati erőforrásokat jól kezelik, a csapatok és az egyének úgy érezhetik, hogy gyakrabban rendelkeznek azzal, amire szükségük van. Amikor megvan, amire szükségük van, kevesebb konfliktus lehet a munkahelyen a korlátozott erőforrások miatt. A szilárd erőforrás-lebontási struktúra létrehozza a konfliktusmegoldás mechanizmusát is a vállalaton belül, azonosítva, hogy az erőforrások és az igények hol állnak egymással szemben a szervezet egészében.
• alacsonyabb általános költségek. A jó erőforrás-gazdálkodás magában foglalja az erőforrások hatékony elosztását. Ha ez jól történik, kevesebb szükség van a projekt mikromenedzsmentjére. Ha jól osztja el az erőforrásokat a vállalkozásán belül, hosszú távon pénzt takaríthat meg az adminisztratív költségeken.
• nagyobb termelékenység. Az erőforrás-gazdálkodás nagy hatékonysága kiterjed vállalkozásának minden területére. Ha hatékonyabb vagy a vállalat erőforrásainak elosztásában, akkor az egész vállalkozás képes lesz hatékonyabban működni. Ez azt jelenti, hogy a projekteket gyorsan és kevesebb erőforrással kell végrehajtani.
• jobb nyereség. Ha alacsonyabb általános költségekkel tudja elvégezni a munkáját, és a csapatai termelékenyebbek egy adott időkereten belül, akkor lehetősége van arra, hogy javítsa vállalata nyereségét.
• a projektek és termékek minőségének javítása. Ne feledje, hogy a szakértelem is erőforrás. Annak biztosításával, hogy vállalkozása rengeteg szakértelemmel rendelkezik, biztosíthatja azt is, hogy képes legyen olyan kiváló minőségű termékeket szállítani, amelyek felkeltik az ügyfelek figyelmét.
• csökkentett kiégési Arány. Az intelligens erőforrás-gazdálkodás segíthet abban, hogy rengeteg magas színvonalú munkát szerezzen alkalmazottaitól anélkül, hogy túl messzire tolná őket. Amikor az alkalmazottak nem szenvednek kiégést, könnyebb megtartani őket, tapasztalatokon keresztül fejlesztve a szakértelmet.

végső soron a jó erőforrás-gazdálkodást gyakorló vállalkozások gyorsabban és kevesebb költséggel képesek magasabb minőségű munkát előállítani. Nyilvánvaló, hogy minden vállalkozásnak komolyan meg kell vizsgálnia saját gyakorlatait, hogy megtalálja a leghatékonyabb erőforrás-elosztási rendszereket.

az erőforrás-gazdálkodás kihívásai

Az Erőforrás-gazdálkodás áldás lehet vállalkozása számára, de ez nem jelenti azt, hogy könnyű lesz. A hatékony erőforrás-gazdálkodás néhány okból nehéz lehet:

• meglepetés a munkafolyamatban. Nincs két azonos projekt, tehát nincs két projekt pontosan ugyanazzal a tervvel. A jó erőforrás-gazdálkodást néha megnehezítik a projekt váratlan fejleményei, amelyekhez a vezetőknek alkalmazkodniuk kell annak biztosítása érdekében, hogy a funkcionális csapatok továbbra is hatékonyan működjenek.
• Emberi Erőforrások kezelése. Az emberek egy adott vállalat erőforrásainak nagy részét alkotják, beleértve a munkaerőt, a szakértelmet és a menedzsmentet. Az emberek azonban bonyolultak, és nem minden működik ugyanúgy. Ezenkívül az emberek kiéghetnek, ha az erőforrások túlzott elosztásának áldozatává válnak. A jó erőforrás-menedzsereknek meg kell érteniük alkalmazottaik erősségeit és gyengeségeit annak érdekében, hogy hatékonyan és túlterhelés nélkül eloszthassák őket.
• nincs elég erőforrás. A nap végén az erőforrások végesek. Az erőforrás-gazdálkodás egyik legnagyobb kihívása az, hogy megtudja, hová tegye a korlátozott erőforrásokat, ha nincs elég ahhoz, hogy mindent egyszerre megtegyen.

A jó erőforrás-gazdálkodás hatalmas kifizetést jelenthet a vállalat számára, de nagyon nehéz is megbízhatóan elvégezni. Azok a személyek, akik képzettek a teljesítmény javításában, jobb helyzetben vannak ahhoz, hogy azonosítsák és kezeljék a vállalat erőforrás-gazdálkodási tervének hiányosságait.

erőforrás-gazdálkodási stratégiák és technikák

Az Erőforrás-gazdálkodás kihívásokkal jár, de vannak olyan technikák és stratégiák is, amelyek segítenek leküzdeni ezeket a nehézségeket, és a hatékony erőforrás-allokáció felé vezetnek. Az üzleti tulajdonosok és vezetők, akik úgy érzik, bizonytalan, hogyan kell forgatni erőforrás-gazdálkodási stratégiák, folytat egy MBA segít megtanulni, hogyan kell hatékonyan kihasználni ezeket a stratégiákat, és tudja, melyik technika a legjobban megfelel a helyzetet.

erőforrás-tervezés

erőforrás-gazdálkodás, mint kifejezés, arra az Általános elképzelésre utal, hogy megalapozott döntéseket hozzon arról, hogy hol helyezze el az erőforrásokat az üzleti modell hatékony működése érdekében. Az erőforrás-tervezés azonban egy olyan stratégiára utal, amely hatékonyabbá teheti az erőforrás-gazdálkodást.

az erőforrás-tervezés magában foglalja az összes erőforrás azonosítását, amelyet a projekt befejezéséhez használni kell. Stratégiaként az erőforrás-tervezés gyakran akkor történik a legjobban, ha meghallgatja az alkalmazottak hozzájárulását. Beszéljen azokkal az emberekkel, akik elvégzik a projekt munkáját, és pontosan megtudják, mire van szükségük a sikerhez. Ha ezt egy projekt megkezdése előtt megteszi, megbizonyosodhat arról, hogy csapatainak minden megvan, amire szükségük lesz a munka megkezdése előtt. Ez csökkentheti a csuklást a projekt végrehajtása során, és segíthet a csapatoknak hatékonyabbá válni.

kockázatkezelés

a projekt végrehajtása során felmerülő váratlan események az erőforrás-gazdálkodással kapcsolatos legsúlyosabb kihívások közé tartoznak. Azonban a lehetséges kockázatok kiszámításával a projekt megkezdése előtt, figyelembe véve az egyes kockázatok valószínűségét és egy kockázatkezelési terv kidolgozását, lehetséges, hogy kiegyenlítsük a meglepetések által okozott dudorokat.

fontolja meg azokat a kockázatokat, amelyekkel a vállalatok gyakran szembesülnek mindennapi működésük során. Ezek közé tartozhatnak például:

• áramkimaradás az irodában;
• betegeket hívó alkalmazottak;
• elmulasztotta a projekt határidejét;
• társult vállalatok megszűnnek;
• emberi hiba.

a kockázatkezelés magában foglalja azoknak a kockázatoknak a meghatározását, amelyekkel a projekt szembesülhet, és szükség szerint rugalmas erőforrás-allokációt tesz lehetővé annak érdekében, hogy ezek a kockázatok teljesen kisikljanak a projektből.

becslés és előrejelzés

a hatékony erőforrás-allokáció gyakran megköveteli, hogy a vezetők és a tulajdonosok pontosan megértsék, hogy egy adott erőforrásból mennyire lesz szüksége egy projektnek. Ez a fajta tudás azonban csak a projekt befejezése után érhető el.

itt jön be a becslés és az előrejelzés. Egy adott projekt vagy feladat erőforrás-igényének pontos becslése segíthet a vállalatnak az erőforrás-gazdálkodási stratégia tájékoztatásában. A becslések ritkán lesznek 100% – ban pontosak. Ha azonban a múltbeli becsléseket a tényleges erőforrásigény alapján értékeli, és megkéri az alkalmazottakat, hogy alaposan dokumentálják erőforrás-felhasználásukat, akkor az előrejelzési folyamatot élesítheti, és tisztábban megértheti erőforrás-igényeit.

erőforrás-kiegyenlítés

erőforrás-kiegyenlítés, más néven erőforrás-simítás, az erőforrások átcsoportosításának folyamata az alulfelhasználás elkerülése és a kiégés megelőzése érdekében. Például, ha az egyik csapat a tervezett időpont előtt befejezi a projektet, míg egy másik lemarad és stresszessé válik, az erőforrás-kiegyenlítés magában foglalja az alulmunkált csapat munkájának egy részét a késleltetett projektre. Ezzel biztosíthatja, hogy munkáját hatékonyan használják fel, miközben elkerüli az erőforrások túlterhelését.

agilis projektmenedzsment

mint fentebb megjegyeztük, a tökéletes erőforrás-allokációs előrejelzések rendkívül ritkák, ha nem lehetetlenek. Az agilis projektmenedzsment azonban segíthet enyhíteni az előrejelzési folyamat hiányosságainak hatásait. Az agilis projektmenedzsment magában foglalja a projekt széles körű megközelítését, nem pedig egyetlen, jól meghatározott célt. A merev projektterv kidolgozása helyett az agilis projektmenedzsment megköveteli, hogy az út mentén kis kurzuskorrekciókat hajtson végre. A végeredmény az, hogy az agilis projektmenedzsment alatt működő csapatok képesek alkalmazkodni a változó körülményekhez és kezelni a meglepetéseket anélkül, hogy a kezdetektől fogva rögzített erőforrás-allokációhoz lennének kötve.

erőforrás-kezelési eszközök listája

Ha Ön vállalkozás tulajdonosa vagy vezetője, az erőforrás-gazdálkodás nem olyan, amit egyedül kell tennie. Számos olyan eszköz létezik, amelyek segítenek az erőforrások hatékonyabb elosztásában. Továbbá, miközben az eszközök hasznosak, az üzleti intelligencia fokozata tovább képezheti Önt olyan tapasztalatokkal, képzésekkel és készségekkel, amelyekre szüksége van a tájékozott erőforrás-elosztási döntések meghozatalához. Mindazonáltal az alábbiakban néhány népszerű erőforrás-kezelési eszköz segít a projektek zökkenőmentes működésében:

• 10 000 ft-10 000 ft egy erőforrás-kezelési funkcióval rendelkező szoftver. Különösen hasznos, ha segít a vezetőknek a megfelelő készségek kiosztásában egy adott feladathoz. Ez magában foglalja az egyes projektek időkövetését és költségkövetését, lehetővé téve a vezetők számára a múltbeli erőforrás-igények nyomon követését és a hatékonyabb erőforrás-allokáció tervezését a jövőben.
• Asana — Asana egy népszerű naptár alkalmazás, amely segít hozzárendelni és nyomon követni feladatokat az alkalmazottak. A feladatok konkrét projektekbe rendezhetők, átadhatók az alkalmazottak és a csapatok között, és állapotuktól függően egyedi címkéket adhatnak meg. Az Asana segíthet az elosztás megkönnyítésében, mivel a vezetők feladatokat hoznak létre és rendelnek hozzá az alkalmazottakhoz, míg a fejlődés a feladat teljes élettartama alatt látható.
• Epicflow — Epicflow célja, hogy segítse a vezetők források hatékonyabb elosztása. Leginkább figyelemre méltó az erőforrás-gazdálkodás integrálása számos különböző projektben, amelyek mindegyike ugyanabból az erőforráskészletből származik. Automatikusan kiszámíthatja a feladat prioritását is, hatékonyan hozzárendelve az erőforrásokat azokhoz a feladatokhoz, amelyekre a legnagyobb szükség van.
• Teamdeck — Teamdeck egy hasznos szoftver kezelésére az emberi erőforrások. Jellemzői közé tartozik az ütemezés, az időkövetés és a szabadságkezelés, mind ugyanabban a nézetben, amely lehetővé teszi, hogy tájékozott döntéseket hozzon a munkaerő elosztásáról.