mitä tapahtuisi, jos jäisit bussin alle kävellessäsi töihin?

no, paitsi sairaalloisen ilmeinen, ja aika ja raha käytetään palkkaamiseen ja niiden korvaamiseen…

Tämä on linja takana surullisen ”linja tekijä” – vähimmäismäärä ihmisiä, jotka, jos ei toimi, aiheuttaisi toimintanne romahtaa.

”46% Yhdistyneen kuningaskunnan yrityksistä joutuisi lopettamaan kaupankäynnin välittömästi, jos avainhenkilö kuolisi tai ei pystyisi jatkamaan työtään sairauden tai vamman kautta” – Online Money Advisor, Key Man Insurance: a Definitive Guide to Key Person Insurance

se ei ehkä ole ihanteellinen, mutta se on karu todellisuus, joka jokaisen tiimin on kohdattava; olipa tai pysyvästi työkaverit eivät aina pääse töihin.

meillä täällä Process Streetillä on ollut enemmän kuin osamme projektien viivästyksistä (ja jopa epäonnistumisista) johtuen vähäisestä väyläkertoimesta, minkä vuoksi tämä viesti on kirjoitettu. Tänään, opit tunnistamaan riskialttiita hankkeita käyttämällä linja tekijä, ja miten lieventää näitä kysymyksiä mahdollisimman nopeasti (ja edullisesti) kuin mahdollista.

me coveroidaan:

• mikä on bussikerroin?
• Miten lasketaan väyläkerroin
• Väyläkertoimen elementit
• miten nostetaan väyläkertoimen raja
• bussikertoimen raja

aloitetaan.

mikä on väyläkerroin?

”väyläkerroin” on vähimmäismäärä ihmisiä, jotka toimintakyvyttöminä aiheuttaisivat kriittisen järjestelmävian. Tätä on perinteisesti sovellettu ohjelmistoprojekteihin, mutta teoriaa voidaan soveltaa lähes kaikilla tieteenaloilla.

”väyläkertoimen” käsite liittyy avainhenkilövakuutukseen. Tämä on politiikka, että yritykset yleensä ottaa ulos kattaa mahdollisuudet avainhenkilön (esim, toimitusjohtaja) sairastua vakavasti tai jopa kuolla.

se on sairaalloinen aihe, mutta sellainen, joka on jossain määrin tarpeellinen kaikenlaiseen varautumiseen (pitkän aikavälin tulevaisuuteen varautumiseen).

sanotaan, että tietyn joukkueen työntekijät joutuvat yksi kerrallaan toimintakyvyttömiksi (sairauden, liikenteen, bussin, rekan tai minkä tahansa takia).

kuinka monta ihmistä, kaikkein tärkeimmästä vähiten tärkeään, tarvittaisiin työn tyrehtymiseen?

toisin sanoen, kuinka joustava projektisi on ihmisten ongelmiin, kuten saatavuuteen tai sen puutteeseen?

se on se väyläkerroin.

vaikka tätä käytetään enimmäkseen kehityshankkeiden yhteydessä, on hyödyllistä tietää, kuinka haavoittuvainen hanke on pysäytykselle. Lisäksi teknologiateollisuuden jatkuvalla nousulla ja teknologian yleisellä käytöllä on kaikkea muuta kuin mahdollista sanoa, että tarkasteltaessa sitä, mikä tekee teollisuudesta tällä hetkellä toimivan, voidaan säästää massiivista päänsärkyä, kun se tulee integroimaan olemassa olevaan liiketoimintaan.

kannattaa huomioida myös se, että bussikertoimen ei tarvitse koskea vain toimintakyvyttömiä joukkueen jäseniä.

sanotaan, että olet manageri ja sinulla on hyvin vähän aikaa käyttää aikaa tiimisi toteuttamiin projekteihin. Jos tiedät, että projekti on linja tekijä 1 kun taas toiset ovat suurempi linja tekijä, tiedät, että se maksaa pois viettää enemmän rajoitetun ajan varmistaa, että projekti toimii sujuvasti.

miten lasketaan väyläkerroin

yksinkertainen selitys projektin tai tiimin väyläkertoimen laskemiselle on sanoa:

”mikä on minimimäärä ihmisiä, jotka poissaolollaan estäisivät työn jatkumisen?”

Jos projekti ei voi jatkua, koska tietty henkilö ei ole käytettävissä, väyläkerroin on 1.

toisin sanoen on parempi olla korkeampi väyläkerroin, koska se tarkoittaa, että tiimisi voi jatkaa työskentelyä ilman, että se riippuu tietyistä henkilöistä.

ytimessä on kysymys siitä, miten hyvin informaatio jakautuu omassa organisaatiossa. Prosessidokumentointi ja työnkulkujen monimutkaisuuden vähentäminen voivat auttaa nostamaan väyläkerrointasi.

esimerkiksi kun tiimi täällä Process Streetillä oli paljon pienempi, me tarkoituksellisesti jäsennimme työtä joustavasti. Kun aloitimme, meillä ei ollut resursseja omistautuneisiin graafisiin suunnittelijoihin, toimittajiin, kirjoittajiin, tietopohjapäälliköihin ja niin edelleen.

niinpä joukkueemme jäsenten harjoittelu oli hyvin monipuolista. Pystyin hoitamaan esimerkiksi asiakaspalvelun päivän ajan, jos meidän edustaja ei ollut paikalla. Mutta tekisin myös sisältöarvosteluja ja editointia tyypillisten kirjoitustehtävien ohessa.

Tämä tarkoitti sitä, että prosessit voisivat jatkaa sujuvaa toimintaa, jos joku ei olisi käytettävissä.

toki meillä oli kiinteä ’editori’ valvomassa ja organisoimassa, mutta arkikäsittely-ja arvostelutyötä saattoivat tehdä myös tyypilliset kirjoittajamme rakentamiemme ja dokumentoimiemme yksityiskohtaisten prosessien vuoksi.

Väyläkertoimielementit

tiedät, mikä väyläkerroin on ja miten se lasketaan. Hienoa!

ennen kuin kerron, miten voit parantaa väyläkerrointasi ja parantaa projektien onnistumisprosenttia, sinun on tiedettävä, mitkä tekijät vaikuttavat väyläkertoimeesi.

nämä väylätekijät ovat:

• projektin monimutkaisuus
• Subjektispesifisyys
• tiimin läpinäkyvyys
• työntekijäkokemus

Väylätekijäelementit: projektin monimutkaisuus

sanotaan, että sinulla on kaksi projektia kesken. Yksi on edistää uuden artikkelin 30 uutiskirjeitä omalla kapealla. Toinen on luoda 5 uusia videoita selittää eri ominaisuuksia tuotteen.

kumman luulet lamaantuvan, jos yksi avaintiimin jäsen on toimintakyvytön?

näin projektin monimutkaisuus vaikuttaa väyläkertoimen määrittämiseen. Mitä monimutkaisempi projekti, sitä pienempi väyläkerroin on.

esimerkkimme mukaan 30 uutiskirjeen lähettäminen sähköpostitse ei ole kovin monimutkainen tehtävä (erityisesti muihin mahdollisiin kampanjaprojekteihin verrattuna). Itse asiassa koko tehtävän voisi suorittaa yksi henkilö, jolla on vähän tai ei koulutusta-heidän tarvitsee vain lähettää sähköposteja asiaankuuluviin uutiskirjeisiin ja seurata sitä milloin ja milloin.

5 uutta videota on kuitenkin erilainen kattila.

ensin sinun täytyy luoda skripti, joka vaatii useita iteraatioita ja lopulta hallinnoijan tarkistuksen ja hyväksynnän varmistaaksesi, että kaikki tiedot ovat oikein. Ei kannata julkaista selittävämpää videota, jossa faktat tuotteesta menevät sittenkin pieleen.

seuraavaksi VO: n äänittämiseen tarvitaan joku, jolla on hyvä äänentoisto. Tämä lisää vaatimuksia ihmisten käytettävissä tämän tehtävän suorittamiseen – jos vain yksi henkilö tiimissäsi on mikrofoni tarpeeksi hyvä tallentaa selkeä ääni, linja tekijä on jo 1.

siinä ei edes mainita mahdollisia ruututallenteita (jotka vaativat sopivaa ohjelmistoa), mukautettuja animaatioita, videoeditointia, musiikkia ja niin edelleen.

periaatteessa mitä enemmän pisteitä projektisi valmistumisprosessissa on, sitä huonommin väyläkertoimesi menee. Enemmän osia tarkoittaa sitä, että on enemmän mahdollisuuksia, että asiat menevät pieleen.

Väyläkertoimen elementit: subjektin spesifisyys

projektin monimutkaisuus ei välttämättä ole suurin ongelma, joka vaikuttaa väyläkertoimeesi; kyseenalainen kunnia kuuluu kohteen spesifisyydelle.

mitä tarkempi aiheesi on, sitä huonompi väyläkertoimesi on.

tarkemmin sanottuna, jos kaikki muut tekijät pysyvät muuttumattomina, väyläkertoimesi pienenee suhteessa siihen, kuinka paljon erityisosaamista työsi suorittaminen vaatii.

Palatakseni esimerkkiimme uutiskirje outreach campaign vs creating videos, kampanja vaatii lähes mitään kokemusta toteuttaa. Tämä tarkoittaa, että, jos toimintakyvytön, vastuuhenkilö lähettää ja fielding vastauksia sähköposteja voidaan muuttaa suhteellisen vähän ongelma.

samaa ei voi sanoa videoiden luomisesta. Vaikka on totta, että joku voisi oppia perusteet videon luomiseen ja tuottaa karkea video ajoissa, se on paljon vaikeampaa löytää nopeasti korvaaja animaattori, ääninäyttelijä, käsikirjoittaja, tai video editor.

Väyläkertoimen elementit: Team transparency

minulle tämä on se iso juttu. Niin monet ongelmat ja äkilliset poissaolot tiimissämme täällä Process Streetillä on ratkaistu, koska työskentelemme ääneen.

mitä läpinäkyvämpää heidän työssään tiimisi on, ja mitä enemmän he kommunikoivat, sitä parempi väyläkertoimesi on.

vuonna 2019 yksi markkinointitiimimme ydinjäsenistä lähti, mutta vaikka olimme surullisia hänen lähtemisestään, pystyimme jatkamaan hänen jättämäänsä löysää jakamalla hänen tehtävänsä olemassa olevien tiimiläisten kesken.

ainoa syy siihen oli se, että olimme kaikki dokumentoineet prosessimme ja kokoontuneet kaksi kertaa viikossa vuosien ajan syvällisiin kokouksiin, joissa keskusteltiin kaikkien velvollisuuksista. Prosessinjohtomme oli tapissa.

kaikki tietävät, mitä muut työstävät, pääsevät tiedostoihinsa jaettujen asemien kautta ja näkevät dokumentoitujen prosessimalliemme avulla, miten työ tehdään.

Bus factor elements: Employee experience

Business process management (BPM) isn ’ t everything though.

vaikka aihespesifisyyden kanssa on hieman päällekkäisyyttä, on tärkeää huomioida myös tiimisi yksilöllinen kokemustaso, kun mietit väyläkerrointasi.

Work rockstarsilla on kaikki hyvin, mutta tiimisi ei kannata luottaa siihen, että yksi henkilö vetää heidän tuloksensa ja projektinsa loppuun. Jokaisella on oltava sopiva koulutus ja kokemus käsitellä mitä tahansa heittää heitä.

Jos heillä ei vielä ole sitä kokemusta, varaa aikaa antaa se heille. Mahdollisuudet ovat he arvostavat muutoksen tahti, ja ainakin olet tarjota varmuuskopio, jos pelätty Bussi iskee.

sanotaan, että Viestintäpäällikkösi tai Asiakastukiasiakkaasi sairastuvat. Onko sinulla joku, jolla on tarvittavaa kokemusta tuuraamaan heitä, kun he ovat sairaana?

tässä kohtaa monella startupilla on merkittävä etu.

kuten tiimimme, myös monet startupit joutuvat pitämään työntekijöillään useita hattuja yhtä aikaa tiimin rajallisen koon vuoksi. Tämä tarjoaa luonnollisesti ristivalmennusta eri tiimeillesi; meidän content writers voi helposti käsitellä tukea velvollisuus, ja kaikki meidän johtajat on kokemusta käsittelystä markkinointisähköpostikampanjoita.

se ei tarkoita, että varavalintasi pitäisi olla aivan yhtä hyvä kuin ykkösvalintasi. Muista, että bus factor mittaa, kuinka monta ihmistä tarvitaan ennen kuin projektia ei voida jatkaa – jos tragedia iskee, joskus pelkkä asioiden hoitaminen riittää.

kuinka lisätä väyläkerrointa

yksinkertaisimmat tavat lisätä väyläkerrointa ja tehdä projekteista luotettavampia niiden toteuttamisessa ovat kääntää väyläkertoimeen vaikuttavat tekijät:

• yksinkertaistaa projekteja
• tee aiheesta vähemmän spesifinen
• lisää tiimin läpinäkyvyyttä
• lisää työntekijöiden koulutusta

kolme näistä ratkaisut ovat hyödyllisiä, joskaan eivät täysin käytännöllisiä. Projektien yksinkertaistaminen tai niiden tarkentaminen ei ole aina mahdollista ilman, että alkuperäinen tavoite jää toteutumatta.

vastaavasti työntekijöiden koulutuksen lisääminen on enemmänkin pitkän aikavälin tavoite, joka voi kestää kuukausia (varsinkin, jos olet laiminlyönyt sen tähän asti).

avoimuuden lisääminen on kuitenkin helppoa. Sinun tarvitsee vain treenata ääneen ja dokumentoida prosessisi.

dokumentoimalla vakiotoimintamenetelmäsi (SOPs) voit antaa ohjeet siitä, miten tehtävät tulisi suorittaa. Jos tehtävä on tehtävä useammin kuin kerran, kannattaa kirjoittaa prosessi, miten se suoritetaan.

sen ei tarvitse olla alusta asti täydellinen prosessi – tärkeintä on, että oma tapa saada asiat tehtyä kirjataan ylös. Sitten, jos henkilö, joka yleensä suorittaa, että tehtävä ei ole käytettävissä, voit vain olla joku muu työtä läpi prosessin saavuttaa saman tuloksen.

toisin sanoen, jos dokumentaatiosi on riittävän hyvä, väyläkertoimesi ei pitäisi enää olla ongelma toistuvissa tehtävissä!

auttaaksesi sinua dokumentoimaan prosessisi, voit rekisteröityä Process Streetille ilmaiseksi tänään! Johtavan työnkulkuohjelmamme avulla voit helposti tallentaa prosessisi ja seurata niitä toiminnassa toimivina tarkistuslistoina.

Klikkaa tästä saadaksesi apua prosessin aloittamisessa!

ääneen työskentelemisen muut elementit ovat juuri sitä; työskentely siten, että kaikki tietävät (ja tarvittaessa pääsevät), minkä parissa työskentelet.

Tämä voidaan saavuttaa käyttämällä jaettua pilvitallennuspalvelua (kuten Google Drive) projektitiedostojen tallentamiseen, tiimiprojektinhallintaohjelmistoa, kuten Airtable, ja palveluita, joiden avulla useat tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä saman dokumentin kanssa samaan aikaan, kuten Google Docs.

tällaiset Etätyökalut ovat loistava tapa päivittää infrastruktuuria nopeasti avoimemmaksi ja kannustaa tiimiä työskentelemään yhdessä projekteissaan.

boosting bus factor

pyöristää, on syytä muistaa, että tietyissä projekteissa on luonnostaan alhainen bus factor.

vaikka kuinka dokumentoisit prosessejasi, et voi aina korvata vastuuhenkilön vaadittua asiantuntemusta. Vaikka joku pystyy suorittamaan samat vaiheet kuin aiottu työntekijä, heillä ei ole sama intuitio, kun se tulee avoimiin päätöksiin, ja todennäköisesti tarvitaan valvontaa tai ylimääräisiä tarkistusvaiheita varmistaa työnsä on oikea.

on myös projekteja, jotka sisältävät arkaluontoista tietoa, jonka väyläkerrointa ei välttämättä haluta nostaa. Esimerkiksi, jos ylimmän johdon hahmo joutuu joksikin aikaa toimintakyvyttömäksi, ei ole välttämättä tarkoituksenmukaista siirtää tehtäviään jollekin toiselle (varsinkaan jos he ovat enemmän junioritasolla).

näissä tapauksissa sinulla on kaksi vaihtoehtoa parantaa väylä tekijä; koulutusohjelmat antaa enemmän ihmisiä laajemman valikoiman kokemusta, ja laajentaa tiimisi on enemmän ihmisiä jokaisessa seniority listalla yrityksen hierarkiassa.

näissä olosuhteissa ei ole helppoa, halpaa tai nopeaa nostaa väyläkerrointa, mutta se on silti parempi kuin toiminnan pysähtyminen.