Arvaa kuinka monta sähköpostia keskiverto toimistotyöntekijä saa joka päivä? 121.
ja määrän odotetaan nousevan 140: een vuoteen 2018 mennessä.
hermostui ja hätääntyi vain ajatellessaan sitä? Et ole yksin. Että tulva sähköpostin kannustaa monia ammattilaisia jatkuvasti-lähes pakkomielteisesti-tarkistaa sähköposteja koko päivän, ovatko he matkalla töihin, keskellä kokouksen, tai jopa lounaalla kollegan kanssa. Tämä tapa tarkistaa ja tarkistaa postilaatikkosi voi olla kuin riippuvuus.
tilannetta pahentaa se, että uusi sähköpostinkäyttäjien sykettä seurannut tutkimus osoittaa sähköpostin olevan erittäin stressaavaa. Stressi nostaa kortisolitasoja, jotka häiritsevät muun muassa elimistön ruoansulatusta ja immuunijärjestelmää. Se tarkoittaa, että kun olet stressaantunut, energiasi romahtaa, keskittymisesi herpaantuu ja tuottavuutesi vajoaa.
pohjanoteeraus? Pakkomielteisesti tarkistaa sähköpostisi on stressaavaa. Stressi on pahaksi terveydelle ja tuottavuudelle. Se on huolestuttava kierre. Sen on loputtava.
mutta miten?
Aloita perusasioista
vaikka on erittäin houkuttelevaa antaa postilaatikkoosi vain yksi päivitys (ja sitten toinen, ja toinen), tuottavuutesi ja keskittymisesi kannalta on tärkeää kouluttaa itsesi terveempään suhteeseen sähköpostin kanssa. (Jotkut psykologit voisivat kutsua tätä ” riippuvuuden murtamiseksi.”En menisi aivan niin pitkälle, useimmissa tapauksissa, joten pysytään” muuttamalla tapa.”)
aloittaaksesi tee pieniä muutoksia päivittäisiin rutiineihisi, jotka auttavat sinua ottamaan jatkuvan keskittymisen pois sähköpostistasi:
- Poista push-ilmoitukset puhelimestasi, jotta et saa ilmoitusta joka kerta, kun saat sähköpostia
- älä jätä sähköpostiasi auki, kun teet jotain muuta tietokoneellasi. On itse asiassa hyödyllistä pyrkiä pitämään vain yksi välilehti auki.
- tee itsesi kanssa sopimus siitä, että tarkistat postilaatikkosi vain tietyn määrän kertoja tunnissa tai päivässä. Tämä voi vaihdella kaikille—joillekin se voi tarkoittaa tarkistaa sähköpostin 15 minuutin välein; toisille, se voi tarkoittaa tarkistamista kerran, kahdesti tai viisi kertaa päivässä. Pointti on perustaa päivittäinen Sähköposti rutiini, joka lisää tuottavuutta ja tunnetta saavutus.
- kun sinun on todella keskityttävä etkä halua tulla häirityksi, yritä väliaikaisesti estää uusien viestien ilmestyminen postilaatikkoosi (Inbox Pause toimii minulle!).
tällaisten logististen säätöjen tekeminen voi todella auttaa lyhyellä aikavälillä—ne ovat pieniä askelia, jotka voi toteuttaa heti. Kuitenkin, tuottavuus hakata ja sovellukset eivät luo pysyvää muutosta, kunnes myös käsitellä taustalla emotionaalisia tekijöitä, jotka ruokkivat sähköpostin pakkomielle.
mene ongelman ytimeen
Jos haluat muuttaa negatiivisen tavan pysyvästi, ensimmäinen—ja tärkein—askel on tunnustaa, miksi ja miten tuo tapa ylipäätään muodostui.
selvittääksesi asian seuraavan kerran, kun tunnet tarvetta tarkistaa sähköpostisi, kysy itseltäsi seuraavat neljä kysymystä:
- mitä tunnen juuri nyt?
- miksi haluan tarkistaa sähköpostini juuri nyt?
- Koenko, että minun pitää tarkistaa sähköpostini juuri nyt?
- Pitääkö minun oikeasti tarkistaa sähköpostini juuri nyt?
vastaustesi perusteella mitkä ovat todelliset motiivisi haluta tarkistaa, tarkistaa ja tarkistaa uudelleen?
yleisiä motiiveja, joita asiakkaani usein kuvailevat, ovat:
- pelko poissaolosta: ”minun täytyy jatkuvasti tarkistaa sähköpostini pitkin päivää, tai en ehkä vastaa johonkin ajoissa—mikä voisi saada minut menettämään tilaisuuden.”
- murehtii, mitä muut ajattelevat: ”Jos en vastaa heti, pomoni saattaa ajatella, etten ole tunnollinen, etten ole työni päällä tai että vain hölmöilen koko päivän.”
- haluaa häiriötekijän tylsyydestä tai stressistä: ”olen kyllästynyt, hukkunut tai kyllästynyt siihen, mitä teen. Sähköposti antaa minulle aikalisän siitä, mitä minun pitäisi tehdä.”
- haluaa täyttää emotionaalisen tyhjiön tai etsii ihmisyhteyttä: ”tunnen itseni hieman yksinäiseksi. Tuntuu hyvältä tietää, että joku on lähettänyt minulle viestin.”
kun huomaat taustalla olevan motivaation, joka ajaa sinut pakkomielteisesti tarkistamaan postilaatikkosi, sinulla on joitakin voimakkaita tietoja, jotka voivat auttaa sinua muuttamaan tapojasi.
aloita uusien valintojen tekeminen
näillä tiedoilla voit alkaa tehdä uusia valintoja ja täyttää emotionaalisia tarpeitasi uusilla tavoilla—turvautumatta sähköpostiin kainalosauvana.
kaipaatko esimerkiksi sitä ihmisyhteyttä? Nouse ylös lounastauolla, suuntaa ystävällisen työkaverin vastaanotolle ja sano: ”Hei, miten päiväsi on sujunut?”
Jos tunnet olosi stressaantuneeksi ja kaipaat häiriötä, pidä viiden minuutin tauko lukeaksesi mielenkiintoisen artikkelin ja palaa sitten töihin.
Huolestuttaako poissaolo? Muistuta itseäsi: ”keskityn työhöni. Jos jokin asia on todella tärkeä, se on yhä siellä odottamassa minua, yhden tai kahden tunnin päästä. Minun ei tarvitse häiritä nykyistä projektiani juuri nyt.”
Jos olet huolissasi, että pomosi luulee sinun laiskottelevan, jos et vastaa sähköposteihin heti, vakuuta itsesi: ”pomoni tietää, että olen tunnollinen ja ahkera. Jos en vastaa sähköpostiin heti, pomoni olettaa, että minulla on kiire muiden tärkeiden töiden kanssa—ja se on hyvä asia.”
sähköposti ei ole luonnostaan hyvä tai huono; se on vain työkalu. Sijoita aikaa itsereflektioon ja varmista, että käytät tätä työkalua tavalla, joka tukee terveyttäsi, tuottavuutta ja uraasi—sen sijaan, että sabotoisit sitä.
tarkistatpa postilaatikkosi yhden, kaksi tai 60 kertaa tänään, tee se oikeista syistä.
