hankkeen määrittelyn ja keskeisten ominaisuuksien oikea ymmärtäminen on erittäin tärkeää. Mikä tahansa projekti ei ole vain tapa tehdä tai tehdä jotain, vaan se on mahdollisuus saavuttaa jokin haluttu tulos toteuttamalla systemaattista johtamistapaa (esimerkiksi tuottamalla tuote tai jakamalla tietoa).

hankkeisiin osallistuvan yksilön tai organisaation on ymmärrettävä, miten ongelmien monimutkaisuus ratkaistaan projektinhallinnan avulla. Tässä artikkelissa me määrittelemme termin ”projekti”, kuvailemme projektin keskeisiä ominaisuuksia ja selitämme, miten erottaa projekti toiminnasta.

mikä on projekti? – Määritelmä

– projekti on organisaatioille ja yksilöille loistava mahdollisuus saavuttaa liiketoiminnalliset ja muut kuin liiketoiminnalliset tavoitteensa tehokkaammin toteuttamalla muutosta. Projektit auttavat meitä tekemään toivottuja muutoksia organisoidusti ja pienemmällä epäonnistumisen todennäköisyydellä.

hankkeet eroavat muista työtyypeistä (esim.prosessi, tehtävä, menettely). Sillä välin hanke määritellään laajimmassa merkityksessä erityiseksi, rajalliseksi toiminnaksi, joka tuottaa havaittavan ja mitattavan tuloksen tiettyjen ennalta asetettujen vaatimusten mukaisesti.

se on yritys toteuttaa haluttu muutos ympäristöön hallitusti. Projektien avulla voimme suunnitella ja tehdä toimintaamme esim.: rakentaa autotalli, ajaa markkinointikampanja, kehittää verkkosivuilla, järjestää juhlat, mennä lomalle, valmistunut yliopisto arvosanoin, tai mitä tahansa muuta voimme haluta tehdä.

projekti on väliaikainen, ainutlaatuinen ja etenevä yritys tai pyrkimys tuottaa jonkinlainen aineellinen tai aineeton tulos (ainutlaatuinen tuote, palvelu, hyöty, kilpailuetu jne.). Se sisältää yleensä joukon toisiinsa liittyviä tehtäviä, jotka on suunniteltu suoritettaviksi tietyn ajan kuluessa ja tiettyjen vaatimusten ja rajoitusten, kuten kustannusten, laadun, suorituskyvyn ja muiden, puitteissa.

keskeiset ominaisuudet

annetun määritelmän mukaan mille tahansa hankkeelle voidaan määritellä nämä ominaisuudet:

• tilapäinen. Tämä keskeinen ominaisuus tarkoittaa, että jokaisella projektilla on rajallinen alku ja rajallinen loppu. Aloitus on aika, jolloin hanke käynnistetään ja sen konseptia kehitetään. Loppu on saavutettu, kun kaikki projektin tavoitteet on saavutettu (tai täyttämättä, jos on ilmeistä, että hanketta ei voida saattaa päätökseen – sitten se lopetetaan).
• Unique Deliverable(s). Mikä tahansa projekti pyrkii tuottamaan joitakin tuloksia, jotka voivat olla tuote, palvelu tai jokin muu tulos. Suoritteet pitäisi käsitellä ongelma tai tarve analysoidaan ennen projektin alkua.
• Progressive Development. Hankkeen etenemisen myötä jatkuva tutkimus ja parantaminen tulevat saataville, ja kaikki tämä mahdollistaa tarkempien ja kattavampien suunnitelmien laatimisen. Tämä keskeinen ominaisuus tarkoittaa sitä, että peräkkäiset suunnitteluprosessien iteroinnit johtavat tehokkaampien ratkaisujen kehittämiseen hankkeiden edistämiseksi ja kehittämiseksi.

tavanomainen projekti on lueteltujen ominaisuuksien lisäksi:

• tarkoituksenmukainen, koska sillä on rationaalinen ja mitattavissa oleva hankinta
• looginen, koska sillä on tietty elinkaari
• jäsennelty, koska sillä on tehtäviensä ja toimintojensa välisiä riippuvuuksia
• konflikti, kun se yrittää ratkaista ongelman, joka aiheuttaa jonkinlaisen konfliktin
• käytettävissä olevien resurssien rajoittama
• riski, koska siihen liittyy riski

joitakin esimerkkejä projektista ovat:

• uuden tuotteen tai palvelun kehittäminen
• rakennuksen tai laitoksen rakentaminen
• keittiön kunnostaminen
• uuden kuljetusajoneuvon suunnittelu
• uuden tai muokatun tietojärjestelmän hankkiminen
• kokouksen järjestäminen
• uuden liiketoimintaprosessin toteuttaminen

riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni projekti on, voit hyötyä muokattavien projektimallien käytöstä ― valmiiksi muotoiltuja, uudelleenkäytettäviä hahmotelmia, jotka palvelevat lähtökohtana uuden työn suunnittelulle. Mallien avulla voit määrittää tehtävät, budjetit, aikataulut, raportit ja muut projektinhallinnan asiakirjat ilman, että sinun tarvitsee aloittaa alusta joka kerta.

työnjako

organisaatioissa projekti määritellään työksi, joka suunnitellaan toteutettavaksi nykyisessä liiketoimintaympäristössä. Tämän määritelmän avulla voidaan tehdä ero muihin teoksiin, kuten:

• ohjelma – laaja, pitkän aikavälin tavoite, joka usein hajotetaan sarjaksi projekteja ja osaprojekteja
• tehtävä-tunnistettava ja mitattavissa oleva toiminta, joka luo pienen työyksikön projektia varten
• työyksikkö-projektitehtävän jako

projektit yhdessä ohjelmien, tehtävien, työpakettien ja työyksiköiden kanssa ovat työnjakorakenteen tai WBS: n elementtejä. Usein WBS: ää käytetään määrittämään hankkeiden toimintoperusteinen hierarkia niiden tulosten ja tavoitteiden perusteella.

projektien hallinta

projektinhallinta on taidetta suunnitella, ohjata ja toteuttaa projekti tavalla, joka takaa halutun lopputuloksen onnistuneen toteutuksen. Sitä käytetään laajasti organisaatioissa työkalukokonaisuutena strategisten tavoitteiden ja tavoitteiden saavuttamiseksi.

projektin johtamisen keskeisiä etuja yrityksen liiketoimintaympäristössä voidaan kuvailla seuraavasti:

• nopeutetaan yrityksen johtamisen parantamista ja vahvistamista toteuttamalla osallistavan johtamisen ideoita. Projektit auttavat ottamaan työntekijät mukaan päätöksentekoon
• omaksumaan systems engineering-lähestymistavan, joka auttaa käsittelemään riskejä tehokkaasti
• toteuttaa erityisiä muutoksia, jotka liittyvät yrityksen strategioihin