me kaikki tiedämme, että kalifornialaisilla potilailla on oikeus tarkistaa potilastietonsa ja / tai saada niistä kopio. Ei ole myöskään yllätys, että terveydenhuollon tarjoajat saavat tyypillisesti periä maksun tästä palvelusta. Kaikkine erilaisine sääntöineen ja poikkeuksineen kopiointimaksut voivat kuitenkin olla hämmentäviä.

koska useimmat, elleivät kaikki, lääketieteelliset toimistot ovat liittovaltion yksityisyyslakien alaisia ”katettuja yksiköitä” ja siten HIPAA: n (Health Insurance Portability and Accountability Act) alaisia, on tärkeää, että lääkärit ja heidän henkilöstönsä ovat tietoisia osavaltion ja liittovaltion lakien eroista ja tietävät, mitä noudattaa.

Kopiomaksut
kun potilas pyytää omia potilastietojaan, Kalifornian lain (Health & Turvallisuuskoodi §123110) mukaan terveydenhuollon tarjoajat voivat veloittaa potilaalta tai tämän lailliselta edustajalta enintään 0,25 dollaria sivulta tai 0 dollaria.50 per sivu mikrofilmiltä kopioitujen levyjen osalta. Myös kohtuullinen toimistomaksu on sallittu, kunhan perittävä summa ei ylitä potilastietojen laatimisesta aiheutuvia todellisia kustannuksia.

sekaannusta esiintyy kuitenkin siksi, että HIPAA: n Yksityisyyssäännössä, joka on liittovaltion laki ja koskee lähes jokaista lääkäritoimistoa, on erilaiset säännöt siitä, mitä terveydenhuollon tarjoaja voi veloittaa potilaan pyytäessä potilastietojaan. Tietosuojasäännön mukaan alla on ohjeet, joita terveydenhuollon tarjoajien on noudatettava.

kohtuullinen toimistomaksu
lääkärit voivat veloittaa ”kohtuullisen, kustannusperusteisen maksun”, mikä tarkoittaa, että he voivat veloittaa vain:

• työstä potilastietojen kopioimiseksi joko paperisina tai sähköisinä;
• tarvikkeista potilastietojen kopioimiseksi paperille tai kannettaville sähköisille välineille, jos potilas pyytää tietojen toimittamista sähköisessä muodossa (jos lääkintävirasto säilyttää potilastietoja sähköisessä potilastietokannassa, liittovaltion laki edellyttää, että ne on toimitettava potilaalle sähköisessä muodossa, jos potilas sitä pyytää.);
• Postitus, tarvittaessa; ja
• laatii yhteenvedon potilaskertomuksesta, jos potilas suostuu tähän prosessiin varsinaisen potilaskertomuksen hankkimisen sijasta).

toimistomaksu ei ole sallittu
jotkut lääkäritoimistot veloittavat potilaalta maksua, jonka henkilökunta maksaa potilastietojen paikantamisesta, varsinkin jos potilastiedot ovat muualla kuin paikan päällä. Vaikka tämä on sallittua Kalifornian lain, se ei ole sallittua liittovaltion lain (yksi sinun pitäisi todennäköisesti seurata). Siksi tämä ei ole sallittua.

kun potilas pyytää sähköisiä terveystietoja tai sähköisessä muodossa ylläpidettyjä paperisia kaavioita, Yksityisyyssäännön mukaan lääkäri ei voi laskuttaa enempää kuin todelliset työvoimakustannukset. Toisin sanoen sivumaksuja ei sallita sähköisesti ylläpidetyistä paperisista tai sähköisistä potilastietojen kopioista. Tietosuojasääntö ei myöskään salli hakemusmaksun perimistä potilastiedoista, jos ne on paikannettava.

kiinteämääräinen maksu sähköisesti säilytettävistä potilastietojen kopioista
toimisto voi periä kiinteän maksun potilailta, jotka pyytävät kopiota potilastiedoistaan. Tämä maksu ei kuitenkaan voi ylittää 6,50 dollaria, mukaan lukien postikulut, työvoima ja tarvikkeet.

Kopiomaksuja ei sallita
on aivan yhtä tärkeää, että lääkärit ja henkilökunta tietävät, milloin he eivät voi veloittaa potilaalta kopiota potilastiedoistaan. Potilailla, entisillä potilailla tai heidän edustajillaan on oikeus vapaaseen kopioon siitä potilastietojen osasta, joka on tarpeen yleishyödyllisen ohjelman, kuten Medical-ohjelman tai sosiaalivakuutusetuuksien, kelpoisuutta koskevan valituksen tueksi. Katso Terveys & Turvallisuuskoodi §123110 lisätietoja potilastietojen toimittamisesta potilaille yleishyödyllisen ohjelman epäämisen muutoksenhaun aikana.

muista, että potilassalaisuuden turvaamiseksi potilastiedot tulee luovuttaa vain potilaan (jos hän on elossa) tai hänen laillisen edustajansa (jos potilas on kuollut tai epäpätevä) kirjallisella luvalla.

ei ole aina helppoa tietää, milloin noudattaa oikeaa lakia. Mutta siinä tapauksessa, että potilas pyytää potilastietojaan, lähes jokaisen lääketieteellisen käytännön on noudatettava liittovaltion lakia Yksityisyyssäännön mukaisesti. HIPAA-Tietosuojasääntö pätee vain silloin, kun potilas pyytää potilastietojaan. Sitä ei sovelleta, kun pyyntö tulee haasteesta, terveys-tai henkivakuutuksesta, asianajajapyynnöstä tai muusta tilanteesta.

Katso tästä Kalifornian Lääkäriliiton antamat ohjeet asianajajan pyyntöön, haasteeseen ja sairausvakuutusyhtiöiden pyyntöön liittyvistä sallituista kopiointikuluista. Tämän asiakirjan on julkaissut California Medical Associationin (CMA) lakitiimi CMA: n vuoden 2017 California Physicians ’ Legal Handbook (CPLH) saatavilla osoitteessa www.cmanet.org.
kirjoittanut Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Director of Risk Management, CAPAssurance