Ahh … check-request forms, that ubiquitous tool used to request payments for all sort of things. Teoriassa ratkaisu – tekemällä maksun pyytäminen helpoksi, kun lasku puuttuu. Todellisuudessa se voi kuitenkin aiheuttaa lukuisia päänsärkyä niitä käyttäville organisaatioille, puhumattakaan siitä, että se aiheuttaa päällekkäisiä maksuja boatloadille. Tässä on tarkastella joitakin ongelmia check-request lomakkeet ja muutamia ehdotuksia välttää niitä.

Tausta

Maksupyyntölomakkeita käytetään useimmissa organisaatioissa maksun pyytämiseen silloin, kun laskua ei ole saatavilla tai sitä ei ole koskaan toimitettu. Ihannetapauksessa olisi oltava varmuuskopiointiasiakirjat, joissa vahvistetaan tarkastuspyyntö ja annetaan yksityiskohtaiset tiedot maksun määrästä, maksunsaajasta ja maksun syystä. Koska useimmat maksut suoritetaan check-request lomakkeet eivät mene läpi tiukkaa kolmen suunnan ottelu tilivelat (A / P), asiakirjat tukevat check request on erittäin tärkeää.

yksi poikkeus tähän on se, että organisaatiot vaativat tarkastuspyynnön jokaisesta maksusta. Vaikka tätä ei pidetäkään parhaana käytäntönä, jotkut organisaatiot, joilla on ainutlaatuisia toimialoja tai sääntelyvaatimuksia, pitävät tätä tietä tarpeellisena.

Jos tarkistuspyynnöt aiheuttavat ongelmia

tarkistuspyynnöt lomakkeita käytetään usein pikatarkistuspyyntöihin. Nämä ovat myyjille suoritettuja kertaluonteisia maksuja, jotka eivät kuulu normaaliin laskujen jättöprosessiin. Tyypillisesti tämä tapahtuu, kun maksu on myöhässä ja järkyttynyt myyjä uhkaa laittaa organisaation luottokieltoon.

riippumatta siitä, käytetäänkö tarkistuspyyntölomaketta pikatarkistukseen vai vain siitä syystä, että lasku on kadonnut-jos asianmukaisia asiakirjoja ei ole liitetty — päällekkäisen maksun todennäköisyys kasvaa huimasti.

ilman laskua kolmieräisen ottelun suorittamisesta, ostotilaus ja vastaanottaja (POR) jäävät usein auki organisaation kirjoihin. Tämä voi puhjeta kolmenlaisiksi ongelmiksi:

1. ilmeisin on kaksoismaksu, joka suoritetaan, kun lasku lopulta ilmestyy ja maksetaan A / P.
2. vähemmän ilmeinen kysymys on, mitä avoimille vastaanottimille ja ostotoimeksiannoille tapahtuu tilinpäätöstä laadittaessa. On mahdollista, että valtiot voivat pitää avoimia vastaanottimia lunastamattomana omaisuutena.
3. lopullinen ongelma liittyy petoksiin. Valitettavasti suuri määrä petollisia maksuja — enemmän kuin haluaisimme ajatella — annetaan sekkipyynnöissä. Miten tämä on mahdollista? Ilmeisin vastaus on, että kiero työntekijä täyttää shekkipyyntölomakkeen ja joko suostuttelee valtuutetun allekirjoittajan allekirjoittamaan sen tai väärentää allekirjoituksen itse.

petoksia voi tapahtua myös silloin, kun raivostunut myyjä vaatii maksamatta jättämistä. Jotkut myyjät ovat oppineet, jos he saavat puhelimeen ja ovat yleensä väärinkäyttöä kanssa/P henkilökunta uhkaa luotto omistaa, he voivat joskus saada harried controller allekirjoittaa pois check-request lomake valtuuttaa maksun. Eräässä räikeimmistä esimerkeistä tällaisesta petoksesta myyjä teki huutavan tempun joka kuukausi 18 kuukauden ajan — sai kaksinkertaisen maksun jokaisesta. Kun jokaiseen lomakkeeseen oli liitetty hämärä dokumentaatio, kaksoiskappaleita oli vaikea löytää ennen kuin koko toimittajan tiedosto oli vedetty ja käyty läpi.

parhaat Tarkastuspyyntölomakekäytännöt

edellyttävät dokumentointia jokaista tarkastuspyyntölomaketta varten. Jos laskua tai jäljennöstä laskusta ei ole saatavilla, liittäkää mukaan jäljennös sopimuksesta, sähköposti, jossa on yksityiskohtaiset vaatimukset tai mitä tahansa. On huolehdittava siitä, että lomaketta ei lähetetä ilman todistusasiakirjoja.

äärimmäisissä tapauksissa, joissa dokumentaatiota ei ole saatavilla, sinun tulisi vaatia ylimääräinen allekirjoitus organisaation erittäin korkean tason johtajalta, ehkä rekisterinpitäjältä tai TALOUSJOHTAJALTA. Pyynnön esittäjällä pitäisi olla valmiina todella hyvä selitys sille, miksi tarkistus pitäisi antaa ilman asiakirjoja. Pyyntöjä ilman asiakirjoja pitäisi olla vähän ja ne pitäisi pitää minimissä. Jos näihin pyyntöihin liittyy maksamattomia ostotilauksia (POs) ja vastaanottajia, nämä tiedot olisi sisällytettävä lomakkeeseen, jotta A/P voi sammuttaa ne, kun maksu suoritetaan.

Jos check-request-lomakkeeseen on liitetty lasku, suorita normaali kolmiosainen ottelu sammuttamalla sekä ostotilaus että avoin vastaanotin.

johtopäätös

Sekkipyyntölomakkeet ovat välttämätön paha tämän päivän tilivelkojen maailmassa. Jos talousjohtajat tekevät kovasti töitä parhaiden käytäntöjen toteuttamiseksi, niiden aiheuttamat ongelmat pidetään mahdollisimman vähäisinä.