By Grantham University May 17, 2019

a business that wants to be successful in today ’ s economy will need to understand the resources that it uses, how they function in its business model, and how to make the most out of them. Tässä oppaassa yritysjohtajat ja omistajat tutustuvat taloudellisten resurssien käsitteeseen, keskustelevat joistakin heidän esittämistään haasteista ja esittelevät strategioita, jotka jokaisen yritysammattilaisen tulisi ymmärtää resurssien hallintaan ja arviointiin. Liiketaloutta opiskelemalla johtajat ja omistajat voivat perustaa yrityksensä ja itsensä menestymään.

mikä on resurssi?

kauppatieteessä resurssilla tarkoitetaan mitä tahansa tekijää, joka on välttämätön jonkin tavoitteen saavuttamiseksi tai jonkin toiminnan suorittamiseksi. Lyhyesti sanottuna ne ovat komponentteja, joita yritys tarvitsee voidakseen tehdä liiketoimintaa. Resursseja ovat usein työntekijät, työtila, laitteet tai pääoma. Ymmärtäminen tarkasti, mitä yrityksesi käyttää on tärkeää, jotta voidaan varmistaa, että olet hyödyntää käytettävissä olevia resursseja, eikä puuttuu mitään reikiä liiketoimintamalli.

resurssityypit

yrityksen resurssit voidaan jakaa useisiin eri lajeihin. Yleisimmin käytettyjä ovat esimerkiksi:

• työ: lähes jokainen liike vaatii ihmistyövoimaa selvitäkseen työpäivästä. Työvoima sisältää kaikki ihmiset, jotka työskentelevät sinulle, ja työt, joita he tekevät.
• Johto: ilman ohjaavaa kättä monet yritykset päätyisivät saavuttamaan hyvin vähän. Siksi esimiestaidot ja toteutus ovat monelle yritykselle olennainen voimavara.
• asiantuntemus: jotta Bisnes olisi todella excel, työ ja johtaminen on toteutettava asiantuntemuksella. Tieto oman verkkotunnuksen ja käytäntöjä, jotka auttavat sinua onnistumaan on ratkaisevan tärkeää.
• Varusteet: Useimmat yritykset tarvitsevat erikoistyökaluja tehdä työnsä, onko se erityinen laitteisto, ainutlaatuinen pala ohjelmisto, tai kone on suunniteltu tekemään tietyn tehtävän.
• talous: yrityksen talous mahdollistaa sen monien muiden resurssien käytön. Näitä voivat olla esimerkiksi palkanmaksu, laitteiden hankinta tai työtilan vuokraaminen.
• Energia: 2000-luvulla on vaikea pyörittää yritystä hyödyntämättä energiaa, olipa kyse sitten bensiinistä kuorma-autokannan voimanlähteenä tai sähköstä, joka pitää toimiston täynnä tietokoneita toiminnassa.
• Maa: Maa on luonnonvarana poikkeuksellinen sikäli, ettei sitä tarvitse tuottaa. Sen sijaan sitä voidaan jalostaa tietyn yrityksen tarpeisiin sopivaksi.
• aika: koska mikään yritys ei voi saavuttaa päämääriään hetkessä, jokaisen yrityksen on käsiteltävä aikaa resurssina. Koska ajan Hinta mitataan toisen resurssin avulla, aika on usein otettava huomioon työvoiman, energian ja maan kaltaisten resurssien rinnalla.

nämä ovat vain joitakin resursseja, joita monet yritykset käyttävät päivittäin; tämä ei ole tyhjentävä luettelo resursseista, koska jokaisella yrityksellä on omat ainutlaatuiset tarpeensa. Kun ajattelet oman yrityksesi käyttämiä resursseja, yritä miettiä asioita, joita se tarvitsee jatkaakseen, sekä päivittäisessä mittakaavassa että pitkällä aikavälillä.

mitä on Resurssienhallinta?

yrityksen käyttämät resurssit voidaan jakaa eri tyyppeihin. Resurssienhallinta on resurssien kohdentamisprosessi, jotta yritys voi saattaa työnsä päätökseen mahdollisimman tehokkaasti. Tätä prosessia tekevät usein projektinhallinnan koulutuksen saaneet henkilöt, joilla on asiantuntemusta ja taustaa tehdä tällaisia tuomiopyyntöjä yrityksen puolesta.

liiketoimintajohtajana tai omistajana sinun on päätettävä, miten voit parhaiten hyödyntää käytettävissä olevia resursseja, selvittää, mitä lisäresursseja saatat tarvita ja määrittää, missä resursseja tuhlataan liiketoimintamallissasi. Resurssienhallinta on välttämätöntä kaikille yrityksille, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä kilpailijoidensa kanssa.

Resurssienhallinnan Avaintermit

joitakin Resurssienhallinnan keskusteluissa usein käytettyjä avaintermejä ovat:

• Cross-Functional Resource Allocation: prosessi, jossa resurssit jaetaan organisaation eri toiminnallisille tiimeille, jossa jokainen tiimi keskittyy samaan perimmäiseen tavoitteeseen.
• toiminnallisten resurssien kohdentaminen: prosessi, jossa resurssit jaetaan yhden toiminnallisen ryhmän sisällä.
• toiminnallinen tiimi: tiimi, joka pyrkii täyttämään yhden projektin tehtävän. Esimerkkejä saman organisaation eri toiminnallisista tiimeistä voivat olla kirjoitustiimi, editointitiimi ja julkaisutiimi.
• organisatorinen johtaminen: prosessi, jossa hallitaan ja jaetaan resursseja organisaation kanssa.
• resurssien kohdentaminen: prosessi, jossa resursseja osoitetaan tehtäviin ja hankkeisiin tavoitteena niiden tehokas jakaminen.
• resurssien Jakomatriisi: henkilöresurssien hallintaan liittyvä termi. Resurssinjakomatriisin ihmisillä on tietty suhde tiettyyn tehtävään, oli se sitten vastuullinen, vastuullinen, kuultu tai informoitu.
• Resurssisuunnitelma: kattava suunnitelma kaikista tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavista resursseista.
• Resurssijakauman rakenne: resurssisuunnitelmassa resurssijakauman rakenne määrittää resurssien, erityisesti henkilöresurssien, välisen hierarkian.
• Resurssiriippuvuus: Ilmiö, jossa organisaatio nojaa liikaa yhteen resurssiin, luoden pullonkaulan kaikille hankkeilleen. Esimerkiksi, jos sinulla on neljä ohjelmistolisenssiä, mutta kahdeksan osastoa, jotka tarvitsevat oman lisenssin, sinulla on ongelma resurssiriippuvuuden kanssa.
• Resource Histogram: visuaalinen esitys kaikista hankkeeseen osallistuvista resursseista ja niiden suhteista toisiinsa.
• resurssien ylijännitys: resurssi, joka liittyy liian moniin tehtäviin. Esimerkiksi ylityöllistetty työntekijä.
• strateginen suunnittelu: Organisatorinen johtamistoiminta, johon kuuluu prioriteetin asettaminen, resurssien kohdentaminen ja yhteisten tavoitteiden asettaminen.
• käyttöaste: nopeus, jolla resurssia käytetään. Käytetään usein suhteessa työntekijän aikaa ja kuinka paljon siitä he käyttävät tiettyyn tehtävään verrattuna kokonaismäärään.

Resurssienhallinnan hyödyt

hyvä Resurssienhallinta voi mahdollistaa yrityksen menestymisen toimialallaan. Resurssien tehokkaan hallinnan etuja ovat muun muassa:

• vähemmän työpaikkakonflikteja. Kun yrityksen resursseja hallitaan hyvin, tiimit ja yksilöt voivat useammin kokea, että heillä on se, mitä he tarvitsevat. Kun heillä on se, mitä he tarvitsevat, työpaikalla voi olla vähemmän konflikteja rajallisista resursseista. Vankka resurssien jaottelu rakenne luo myös mekanismin konfliktinratkaisuun yrityksen sisällä, tunnistamalla missä resurssit ja tarpeet ovat suhteessa toisiinsa koko organisaation.
• alemmat yleiskustannukset. Hyvään resurssinhallintaan kuuluu resurssien tehokas kohdentaminen. Kun tämä tehdään oikein, projektin mikromanagerointia tarvitaan vähemmän. Jos kohdennat resurssit hyvin yrityksesi sisällä, voit säästää rahaa hallinnollisissa kustannuksissa pitkällä aikavälillä.
• suurempi tuottavuus. Tehokas Resurssienhallinta ulottuu kaikkiin liiketoimintasi osa-alueisiin. Jos olet tehokkaampi yrityksesi resurssien jakamisessa, koko liiketoimintasi pystyy toimimaan tehokkaammin. Se tarkoittaa sitä, että hankkeet saadaan tehtyä nopeasti ja yleisesti ottaen vähemmillä resursseilla.
• parempia voittoja. Kun voit tehdä työsi pienemmillä yleiskustannuksilla ja tiimisi ovat tuottavampia tietyssä aikataulussa, sinulla on mahdollisuus parantaa yrityksesi voittoja.
• parantaa hankkeiden ja tuotteiden laatua. Muista, että osaaminenkin on voimavara. Varmistamalla, että yritykselläsi on runsaasti asiantuntemusta, voit myös varmistaa, että pystyt toimittamaan erilaisia korkealaatuisia tuotteita, jotka saavat asiakkaiden silmät.
• vähensi työuupumuslukuja. Älykäs Resurssienhallinta voi auttaa sinua saamaan paljon laadukasta työtä työntekijöiltäsi työntämättä heitä liian pitkälle. Kun työntekijät eivät kärsi työuupumuksesta, heitä on helpompi pitää mukana kehittämässä osaamista kokemuksen kautta.

Viime kädessä hyvää resurssinhallintaa harjoittavat yritykset pystyvät tuottamaan laadukkaampaa työtä nopeammin ja pienemmillä kustannuksilla. On selvää, että jokaisen yrityksen tulisi vakavasti tarkastella omia käytäntöjään löytääkseen tehokkaimmat resurssien allokointijärjestelmät.

Resurssienhallinnan haasteet

Resurssienhallinta voi olla yrityksellesi siunaus, mutta se ei tarkoita, että se tulisi helpoksi. Tehokas resurssien hallinta voi olla vaikeaa muutamasta syystä:

• yllättää työnkulussa. Yksikään hanke ei ole sama, joten mikään hanke ei voi toimia täsmälleen samalla suunnitelmalla. Hyvä Resurssienhallinta vaikeutuu joskus, kun projektissa tapahtuu yllättäviä muutoksia, joihin johtajien on sopeuduttava varmistaakseen, että toimivat tiimit toimivat edelleen tehokkaasti.
• henkilöstöhallinto. Ihmiset muodostavat suuren osan tietyn yrityksen resursseista, mukaan lukien työvoima, osaaminen ja johto. Ihmiset ovat kuitenkin monimutkaisia eivätkä kaikki toimi samalla tavalla. Lisäksi ihmiset voivat kärsiä burnoutista, jos he joutuvat resurssien liikakäytön uhreiksi. Hyvien resurssijohtajien on ymmärrettävä alaistensa vahvuudet ja heikkoudet, jotta ne voidaan kohdentaa tehokkaasti ja ylityöllistämättä.
• resurssit eivät riitä. Loppujen lopuksi resurssit ovat rajalliset. Yksi Resurssienhallinnan suurimmista haasteista on sen selvittäminen, mihin rajalliset resurssit kannattaa laittaa, kun ei riitä tekemään kaikkea kerralla.

hyvä Resurssienhallinta voi koitua yrityksellesi suureksi hyödyksi, mutta sitä voi myös olla hyvin vaikea tehdä luotettavasti. Tulosparannukseen koulutetut henkilöt pystyvät paremmin tunnistamaan ja puuttumaan yrityksen resurssinhallintasuunnitelman tehottomuuteen.

Resurssienhallinnan strategioihin ja tekniikoihin

Resurssienhallintaan liittyy joitakin haasteita, mutta on myös tekniikoita ja strategioita, jotka voivat auttaa voittamaan nämä vaikeudet ja johdattaa tehokkaaseen resurssien kohdentamiseen. Yritysten omistajille ja johtajille, jotka tuntevat epävarmuutta siitä, miten käyttää Resurssienhallinnan strategioita, jatkaa MBA voi auttaa sinua oppimaan, miten tehokkaasti hyödyntää näitä strategioita ja tietää, mikä tekniikka sopii parhaiten tilanteeseesi.

Resurssisuunnittelu

Resurssienhallinta tarkoittaa yleisesti ajatusta tehdä tietoon perustuvia päätöksiä resurssien sijoittamisesta, jotta liiketoimintamalli toimisi tehokkaasti. Resurssisuunnittelu viittaa kuitenkin tiettyyn strategiaan, joka voi tehostaa Resurssienhallintaa.

Resurssisuunnittelussa tunnistetaan kaikki resurssit, joita tarvitaan hankkeen loppuun saattamiseksi. Strategiana resurssisuunnittelu onnistuu usein parhaiten, kun kuuntelee työntekijöiden panosta. Puhu ihmisille, jotka aikovat tehdä työtä projektin ja selvittää, mitä he tarvitsevat onnistua. Tekemällä tämän ennen projektin aloittamista, voit varmistaa, että tiimisi on kaikki, mitä he tarvitsevat ennen töiden aloittamista. Tämä voi vähentää hikkaa projektin toteutuksessa ja auttaa tiimejäsi tehostumaan.

riskienhallinta

projektin toteutuksen aikana ilmaantuvat odottamattomat tapahtumat ovat vakavimpia Resurssienhallintaan liittyviä haasteita. Kuitenkin, laskemalla mahdolliset riskit ennen projektin alkua, ottaen huomioon todennäköisyys kunkin yksittäisen riskin, ja kehittää riskienhallintasuunnitelma, on mahdollista tasoittaa joitakin kuoppia, että yllätyksiä voi aiheuttaa.

harkitse joitakin riskejä, joita yritykset kohtaavat usein päivittäisessä toiminnassaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:

• sähkökatkos toimistossa;
• sairaaksi ilmoittautuneet työntekijät;
• projektien aikataulut jäivät täyttämättä;
• osakkuusyritykset lopettamassa toimintansa;
• inhimillinen virhe.

riskienhallintaan kuuluu hankkeen mahdollisten riskien tunnistaminen ja resurssien joustava kohdentaminen tarpeen mukaan, jotta nämä riskit eivät suista hanketta kokonaan raiteiltaan.

estimointi ja ennustaminen

tehokas resurssien kohdentaminen edellyttää usein, että johtajat ja omistajat ymmärtävät tarkasti, kuinka paljon tiettyä resurssia projekti tarvitsee. Tällaista tietoa on kuitenkin saatavilla vasta hankkeen valmistuttua.

tässä tulevat vastaan estimointi ja ennustaminen. Tarkat arviot tietyn projektin tai tehtävän resurssitarpeista voivat auttaa yritystä informoimaan resurssinhallintastrategiaansa. Arviot tulevat harvoin olemaan sataprosenttisen tarkkoja. Arvioimalla aikaisempia arvioita suhteessa todellisiin resurssitarpeisiin ja pyytämällä työntekijöitä dokumentoimaan resurssien käyttönsä perusteellisesti, on kuitenkin mahdollista hioa ennustusprosessiasi ja ymmärtää resurssitarpeesi selkeämmin.

Resurssitasoitus

Resurssitasoitus, joka tunnetaan myös nimellä resurssien tasoitus, on prosessi, jossa resursseja kohdennetaan uudelleen alikäytön välttämiseksi ja loppuunpalamisen estämiseksi. Jos esimerkiksi yksi tiimi saa projektinsa valmiiksi etuajassa, kun taas toinen on jäljessä ja alkaa stressaantua, resurssien tasaaminen merkitsisi sitä, että osa alityöllistetyn tiimin työvoimasta siirtyisi viivästyneeseen projektiin. Näin voit varmistaa, että työvoima käytetään tehokkaasti ja välttää resurssien ylimenevää kohdentamista.

Ketterä Projektinhallinta

kuten edellä todettiin, täydelliset resurssiennusteet ovat äärimmäisen harvinaisia, ellei jopa mahdottomia. Ketterä Projektinhallinta voi kuitenkin auttaa lieventämään ennusteprosessin puutteiden vaikutuksia. Ketterään projektinhallintaan kuuluu, että lähestytään projektia laajalla visiolla eikä yhdellä, hyvin määritellyllä päämäärällä. Jäykän hankesuunnitelman laatimisen sijaan ketterä Projektinhallinta vaatii pieniä kurssikorjauksia matkan varrella. Lopputuloksena on, että ketterällä projektinhallinnalla toimivat tiimit pystyvät sopeutumaan muuttuviin olosuhteisiin ja käsittelemään yllätyksiä ilman, että ne ovat alusta asti sidottuja kiinteään resurssien kohdentamiseen.

luettelo Resurssienhallinnan työkaluista

Jos olet yrityksen omistaja tai johtaja, Resurssienhallintaa ei tarvitse tehdä yksin. On olemassa laaja valikoima työkaluja, joiden avulla voit jakaa resursseja tehokkaammin. Lisäksi, vaikka ottaa työkaluja on hyödyllistä, tutkinto business intelligence voi edelleen varustaa sinut kokemusta, koulutusta, ja taitoja, jotka sinun täytyy tehdä tietoon resurssien kohdentamista päätöksiä. Alla on kuitenkin muutamia suosittuja resurssinhallintatyökaluja, joiden avulla voit pitää projektit sujuvina:

• 10,000 ft — 10,000 ft on osa ohjelmistoa, jossa on resurssinhallintaominaisuuksia. Se on erityisen hyödyllistä auttaa johtajia kohdentamaan oikeat taidot tiettyyn tehtävään. Se sisältää yksittäisten projektien ajanseurannan ja kulujen seurannan, jonka avulla johtajat voivat seurata aikaisempia resurssitarpeita ja suunnitella resurssien tehokkaampaa kohdentamista tulevaisuudessa.
• Asana — Asana on suosittu kalenterisovellus, jonka avulla voit määrittää ja seurata työntekijöillesi tehtäviä. Tehtävät voidaan lajitella tiettyihin projekteihin, siirtää työntekijöiden ja ryhmien välillä ja antaa mukautettuja tunnisteita riippuen niiden tilasta. Asana voi auttaa allokoinnin helpottamisessa, sillä esimiehet luovat ja antavat tehtäviä työntekijöille, kun taas edistyminen näkyy koko tehtävän elinkaaren ajan.
• Epicflow — Epicflow: n tarkoituksena on auttaa johtajia kohdentamaan resursseja tehokkaammin. Merkittävintä on resurssien hallinnan integrointi useisiin eri hankkeisiin, jotka kaikki perustuvat samaan resurssipooliin. Se voi myös automaattisesti laskea tehtävän prioriteetin, osoittaen resursseja tehokkaasti tehtäviin, joilla on suurin tarve.
• Teamdeck — Teamdeck on hyödyllinen ohjelmisto omien henkilöresurssien hallintaan. Sen ominaisuuksia ovat aikataulu, ajan seuranta, ja jätä hallinta, kaikki samassa näkymässä, jonka avulla voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä siitä, miten voit jakaa työvoimaa.