johtaja on välttämätön missä tahansa ryhmässä, projektissa tai organisaatiossa. Näin varmistetaan, että kaikki pysyvät oikealla tiellä ryhmien tavoitteen tai tavoitteiden saavuttamisessa. Sama pätee kokouksiin, siellä on johtaja sekä ohjata kulkua asialistalla. Kokouksessa tätä henkilöä kutsutaan ” puheenjohtajaksi ”tai yksinkertaisesti”puheenjohtajaksi”.

tässä ovat puheenjohtajan päävastuut:

• varmistaa kokousvirran pitävän kiinni esityslistasta
• jäsenet kunnioittavat toisiaan
• kokouksen sääntöjä noudatetaan
• kannustaa päätöksentekoon
• valvomaan tai valmistelemaan ilmoituksia, esityslistaa, raportteja, kokouksia ja seurantaa

vinkkejä

jokainen ryhmä, tiimi ja organisaatio on ainutlaatuinen. Kukin niistä voi edellyttää erilaista lähestymistapaa kokousten puheenjohtajuuden suhteen. Tästä huolimatta kaikkien lautakuntien kesken on joitakin ongelmia.

kun on kyse yhteisistä ongelmista, jotka ovat aina yhteisiä ratkaisuja. Tässä artikkelissa, olemme hahmotelleet perus tapoja, miten tehokkaasti puheenjohtajana kokouksia varmistaa, että paras myönteinen tulos saavutetaan.

Aseta tavoitteet

ennen kokouksen alkua on tärkeää selvittää, mikä kokouksen tavoite on. Haluatko kokouksessa hahmotella asiaa yhtiön kanssa? Haluatko keskittyä lähinnä tulevaan tapahtumaan, jota suunnitellaan? Ilman tavoitetta tapaaminen voi tulla tunkkainen keskustelu mitään tärkeää.

on erityisen tärkeää, että haluaa ymmärtää, mistä lopputuloksesta tai päätöksistä kokouksessa pitäisi sopia. Jotain tällaista voidaan sitten käyttää mittarina, jolla mitataan kokouksen vaikuttavuutta ja tehokkuutta.

ilmoitukset

on tärkeää antaa jäsenille ennakkoilmoituksia asiaan liittyvistä kokoustiedoista. Ilmoitukset auttavat jäseniä ymmärtämään, mitä heiltä vaaditaan ennen kokouksia, niiden aikana ja niiden jälkeen.

ilmoituksessa tulee olla seuraavat tiedot:

• esityslista
• kokouksen ajankohta
• kokouspaikka
• asiaa koskevat asiakirjat
• edellisen kokouksen pöytäkirjat tarvittaessa

ajan pitäminen

kokouksen aikana yksi hyvä tapa varmistaa, että kaikki pysyvät aikataulussa on asettaa aikataulu esityslistan asiakohdalle. Puheenjohtajan tehtävä on varmistaa, että aikataulua noudatetaan.

• Jos mahdollista, laita ajastin näytölle kaikkien nähtäväksi
• anna kaikille aikaraja puhuessaan
• pidä lyhyitä taukoja jäsenten virkistämiseksi

rohkaise ja hallitse osallistujia

Jos puheenvuoro on auki keskustelulle, tarkkaile, ketkä puhuvat liikaa ja ketkä eivät. Jos jäsenten välillä on riitaa, astu väliin muistuttamalla kokouksen tavoitteesta ja neuvottele jäsenten kesken, jotta päätös saadaan aikaan.

toinen esimerkki on jäsen, joka puhuu kokouksessa liikaa. Keskeyttämällä heidät kohteliaasti ja pyytämällä heitä olemaan hiljaa jonkin aikaa voi auttaa avaamaan lattian. Tämä kannustaa myös hiljaiseksi jääviä lisäämään panostaan.

arvioi

kokouksen jälkeen kannattaa käyttää arviointilomaketta, johon kootaan jäsenten mielipiteet ja ehdotukset seuraavan kokouksen helpottamiseksi. Tämä antaa jäsenille mahdollisuuden tuoda esiin sekä myönteisiä että kielteisiä osia kokouksesta.

lakanan avulla voi sitten parantaa asioita, jotka tekevät kokouksesta tehokkaan, ja välttää niitä, jotka hidastavat kokouksen etenemistä.

lisää vinkkejä?

tietysti on paljon, paljon enemmän vinkkejä puheenjohtajuuden ja kokousten pyörittämisen ympärillä. Uskomme, että aloittamalla nämä 5 auttaa sinua saamaan pallon liikkeelle. Toivottavasti johdat onnistuneita ja tyydyttäviä tapaamisia.