yllättävätkö deadlinet? Eikö koskaan ole tarpeeksi aikaa? Tunnetko viettäväsi enemmän aikaa kokouksissa kuin poissa niistä? Yritätkö saada töitä tehtyä, mutta jatkat keskeytyksiä?

tiedän, vai mitä? Aivan kuin tuntisin sinut.

et ole yksin – minusta tuntuu ihan samalta. Ajankäytön suhteen tuntuu välillä siltä, että olen häviämässä taistelun, sodan ja ehkä jopa elämänhalun.

ei sen silti tarvitse olla näin.

Jaan muutamia suosikkikalenterin hoitovinkejäni. Toki sinulla on vielä huonoja päiviä, mutta seuraa edes kourallinen näitä vinkkejä ja lupaan, että olet vastuussa aikataulustasi, hallita aikaa ja murskata tavoitteesi.

arvostelu. Sitten uudelleen.

Tarkista kalenterisi jokaisen viikon alussa (sunnuntai-ilta on paras). Katso, mitä kokouksia sinulla on, ja Luettele kaikki toimet ja valmistelut, joista sinun on huolehdittava. Jos ne ovat tärkeitä, blokkaa aika päiväkirjaasi, jotta ne toteutuvat.

tämän jälkeen uudelleen. Päivä. Teen tämän heti aamulla (outoa, miten asiat voivat muuttua yhdessä yössä-liike ei nuku enää koskaan?). Minulla on myös toinen skannaus noin 30 minuuttia ennen lopetan nähdä, mitä sain tehtyä (ja mitä en) ja kurkistaa huomenna, jotta voin saada etumatkaa.

miksi vaivautua?

olen oppinut, että käsityksemme siitä, mikä oli tärkeää maanantaina, voi muuttua keskiviikkoon mennessä. On myös helppo unohtaa kokous tai unohtaa jotain, mitä sinun täytyy tehdä. Tuo Nopea lähtöselvitys on pelastanut minut monta, monta kertaa, ja olen varma, että se pelastaa sinunkin osaltasi.

yksi tapahtuma vapaa päivä viikossa

salli itsellesi yksi kokous vapaa päivä viikossa ja tee parhaasi suojellaksesi tuota aikaa hinnalla millä hyvänsä. Vaikka pomo sanoisi, että hänen pitää tavata sinut – ainoana päivänä, jolloin sinulla ei ole mitään tarjottavaa.

minun pitää keskittyä syvälliseen työhön, ja niin on sinunkin. Kiire ei tuo palkankorotusta vuoden lopussa. Joten ”vapaa” päiväsi on itse asiassa kaukana vapaasta.

se antaa sinulle aikaa ajatella, edistää pitkän aikavälin hankkeita, puuttua to-do lista, purkaa sähköpostit ja valtaa kautta admin.

anna itsellesi laatuaikaa. Ansaitset sen.

Järjestä tapaamiset ASAP

Jos tiedät tarvitsevasi kokousta, ota se kalenteriin niin pian kuin mahdollista. Mitä kauemmin lykkäät sitä, sitä todennäköisemmin sinulla on aikatauluongelmia tai ristiriitoja.

varmista, että tarkoitus on selvä ja kaikki tietävät, miksi kokous pidetään ja mitä heidän pitää valmistella.

lähetän aina kalenterini saatavuuden etukäteen. se voi mennä pitkälle välttää niitä loputon sähköpostit yrittää selvittää aika, joka toimii.

Kokousaikataulutyökalut

ehkä tämä on enemmän tuottavuusvinkki kuin kalenterinhallintavinkki, koska kokousaikataulun käyttäminen säästää valtavasti aikaa, kun yrität ajoittaa tapaamisia.

• Jos käytät Outlookia Exchange-palvelimella, et mene vikaan nöyrän Aikataulutusavustajan kanssa. Kun lisäät osallistujia, vapaa / varattu ruudukko näyttää osallistujien saatavuuden, joten kaikille sopivan ajan löytäminen on yksinkertaista.
• Outlook Mobilessa (Android, iOS) on sisäänrakennettu aikataulutus. Kun valitsee ajan, joka toimii kaikille, tapahtuma on vihreä. Kun tulee konflikti, se muuttuu punaiseksi. Voit myös lähettää saatavuutesi, kun sinua pyydetään tapaamiseen. Vain vastata sähköpostiin, klikkaa kalenterin kuvaketta, valitse kertaa olet vapaa, ja Outlook Mobile tekee loput. Tämä säästää valtavasti aikaa.
• Microsoftin FindTime, jonka avulla voit lähettää uuden kokousäänestyksen, jossa voit ehdottaa valitsemiasi aikoja kaikille osallistujille ja antaa kaikkien äänestää. Sen jälkeen se lähettää kokouskutsun puolestasi.
• Google-Kalenteri tarjoaa samanlaisia työkaluja, joilla voi löytää tapaamisajan ja kutsua ihmisiä valitsemaan ajanvarauspaikkoja.
• Kalenterinhallintatyökalut, kuten Doodle ja Calendly, tarjoavat upeita ilmaisia versioita kokousten ja integraatioiden aikatauluttamiseen Outlookin, gmailin ja muiden kanssa. Ne ovat helppo tapa asiakkaille ja työtovereille varata aikaa kanssasi. Aseta vain saatavuus, Jaa linkki, anna heidän valita Käytettävissä oleva aika ja tapahtuma lisätään kalenteriin!

seuraa

Jos asiakas tai kollega pyytää sinua tekemään jotain, tiedämme molemmat, että he jahtaavat sinua päivitystä varten. Aseta odotukset ajoittamalla välittömästi seurantatapaaminen jokaisen kalenteriin. Se on yksinkertainen vinkki, mutta tehokas.

se on hyvä tapa pysyä tehtävien tasalla ja varmistaa, että lupaukset pitää lunastaa ajoissa.

käytä muistutuksia

Tiedätkö, miten joskus menee rullalle ja yhtäkkiä menettää kaiken ajantajun?

yksinkertainen ja helppo tapa palata todellisuuteen on sopia 5 minuutin Tapaaminen ajaksi, jonka haluat muistutuksen jostakin asiasta ja selittää, mitä se on kokouksen aiheessa. Rasti muistutus ja aseta se nolla minuuttia.

esimerkiksi

• aika lähteä asiakastapaamiseen – junasta King Crossiin ja sitten Victoria Linelle Oxford Circukseen.
• tämän iltapäivän esityksen yleisömäärät

käyttävät tätä kikkaa säästeliäästi. Tehtävät eivät kuulu kalenteriin – siihen on paljon parempia työkaluja. Et halua kalenterin täynnä kymmeniä 5 minuutin muistutuksia, mutta outoa siellä täällä voi todella auttaa sinua ulos.

Lisää toinen aikavyöhyke

Jos työskentelet kollegoiden tai asiakkaiden kanssa ympäri maailmaa, toisen aikavyöhykkeen lisääminen kalenteriin on loistava idea.

Tämä näyttää kalenterissasi kaksinkertaiset ajat – erittäin hyödyllinen kokousten suunnittelussa. Plus se säästää vaivaa googlaamalla ” mihin aikaan se on…”Voit perustaa dual-aikavyöhykkeet Outlook ja Gmail ja useimmat muut sähköpostiohjelmat.

tuo kaikki kalenterisi

Jos sinulla on useita kalentereita, tuo ne kaikki ensisijaiseen kalenteriisi. Se säästää paljon aikaa, ja jos sinulla on overlay-tila, voit nähdä kaikki kalenterit ja tapaamiset samanaikaisesti.

asetelmat ovat yleensä samat useimmissa sovelluksissa.

tässä on, miten se tehdään Outlookissa, mutta jos käytät jotain muuta, vain Google ”tuo kalenteri” ja löydät miten-opas.

tapaa vain niin kauan kuin tarvitsee

toinen suosikkikalenterin hallinnointivinkeistäni: pidä kokoukset lyhyinä.

mitä lyhyempi, sen parempi itse asiassa. 30 minuutin pitäisi riittää useimpiin kokouksiin.

useimmissa kalentereissa oletusarvo on 30 minuutin välein. Siksi sinut yleensä kutsutaan tunnin mittaisiin kokouksiin, kun aikaa tarvitaan vähemmän. Voit muuttaa kalenterin aikaskaalaa Outlookissa mihin haluat, joten mieti muokkaamalla sitä 15 minuuttiin. Se helpottaa 15 tai 45 minuutin kokousten järjestämistä.

kalenterissani on niin paljon pitkiä, tylsiä kokouksia, joten jos en voi kieltäytyä niistä kokonaan (katso numero 10), yritän rajoittaa osallistumistani ilmoittamalla järjestäjälle, että voin osallistua vain osaan kokouksesta ja pyytää heitä varaamaan minulle paikan.

aina ei pääse pälkähästä, mutta kannattaa kokeilla, varsinkin statuspäivitystyyppisissä kokouksissa.

sano ”Ei” faktojen keräämiselle tai päivityskokouksille

onko mitään turhauttavampaa kuin viettää tunti kokouksessa saaden lukemiaan päivityksiä 10 minuutissa? Harkitse sen sijaan verkkoyhteistyötä, ideointia ja projektinhallinnan työkaluja. Hanki tiimisi asetukset näihin ja rohkaise myös kollegoitasi käyttämään niitä. Ne vähentävät sähköposteja ja kokouksia merkittävästi, jos niitä käytetään tehokkaasti ja antavat sinulle paljon aikaa takaisin päiväkirjaasi.

jotkut suosikeistani ovat Trello, MeisterTask tai Zenkit. Ilmainen ja erittäin tehokas.

on aika tervehtiä 2000-lukua!

itse asiassa vain sanoa ”ei”

Tämä on yksi kaikkien aikojen suosikkikalenterin hallinnointivinkeistäni. Jos et tiedä, miksi sinun pitäisi olla kokouksessa, eikä järjestäjäkään voi kertoa sinulle, sano ”Ei”, kunnes he voivat. Sinun on oltava selvillä siitä, mikä on panoksesi ja mitä lisäarvoa tuot.

Jos se on liian rajua, kokeile delegointia – se voisi olla hyvä kehitysmahdollisuus jollekin joukkueessasi.

toinen kikka on kieltäytyä, mutta tarjota järjestäjälle apua jollain kokousvalmistelulla, jotta he tuntevat olonsa mukavaksi isännöitsijäksi ilman sinua. Esimerkiksi, vaikka et ehkä esitä dioja, voit luoda niitä.

kasvokkaisessa tapaamisessa joskus arvo vain ei ole olemassa. Matkustaminen 3 tuntia, kun olet vain varattu 15 minuuttia esityslistalla, ei ole tehokasta. Kysymys, tarvitaanko sinua oikeasti henkilökohtaisesti.

ehkä ”ei” – sanan sijaan tarjoudut osallistumaan virtuaalisesti.

aloita ajoissa ja ohita nimenhuuto

älä odota myöhäisiä tulijoita. Aloita. Suurissa kokouksissa jätä nimenhuuto väliin. Kaikki tietävät, kenen pitäisi olla paikalla (tarkista vain kutsussa oleva osallistujalista, jos et.

myöhästyneet saavat kiinni. Ne, jotka eivät tule, joko et jää kaipaamaan heitä, tai he ovat anteeksipyynnön velkaa kaikille.

lähes jokainen kokous, jossa olen ollut, viettää 15 minuuttia odottaen harhailijoita ja tehden nimenhuudon siitä, kuka on puhelimessa, kuka on kokoushuoneessa, kuka lähettää anteeksipyyntönsä. Noudata tätä sääntöä, ja et vain lopettaa ajoissa, saatat jopa vaatia takaisin!

13. Konfliktien kohtaaminen

ei voi olla kahdessa paikassa yhtä aikaa, supervoimistaan huolimatta. Se ei ole kalenterijohtamisen vinkki, Se on vain fysiikkaa.

Jos sinulla on kalenteriristiriita, hoida se heti. Mitä kauemmin jätät kaksi kokousta paikoilleen, sitä enemmän ahdistusta aiot luoda itsellesi päivän lähestyessä, etkä ole tehnyt asialle mitään.

on myös Järjestäjää kohtaan mahtavan epäreilua kieltäytyä viime hetkellä.

Aseta tärkeysjärjestykseen se, mikä on sinulle tärkein, eikä se kutsu, jonka otit ensimmäisenä vastaan.

peruuta se

joskus pitää vain perua Tapaaminen. Kalenterin hallinta tarkoittaa juuri sitä. Älä jatka vain, koska se on sovittu. Jos arvoa ei yksinkertaisesti ole, peruuta tapaaminen ja anna ajan lahja.

eräkokoukset kalenterissasi

Jos sinulla on nippu kokouksia, niin Pure bulletia ja aikatauluta ne kaikki päivässä ja tee sähköposteja välissä. Se antaa sinulle enemmän vapaa-aikaa toiselle päivälle. Toki se voi olla brutaalia, enkä ottaisi siitä tavaksi, mutta se voi olla hyvä strategia, jos haluat lunastaa aikaa kalenterissasi.

Mitä haluaisit?

• 3 x 1 tunnin kokouksia keskiviikkona ja 2 x 1 tunnin kokouksia perjantaina

tai

• 5 x 1 tunnin kokouksia keskiviikkona ja perjantaina ilmaiseksi

luulen tietäväni vastauksen.

Jos sinulla on back to back-kokouksia, käytä puhelimen kellon lähtölaskenta-toimintoa varmistaaksesi, että keskityt ajoissa viimeistelyyn.

Googlella on yksinkertainen ajastin, jossa on hälytys.

Aseta lähtölaskenta tai hälytys 5 minuuttia lyhyemmäksi kuin kokouksen kesto, jotta tiedät, että on aika lopettaa asiat (esim.Jos kyseessä on tunnin kokous, aseta lähtölaskenta 55 minuutiksi).

Jos kestää jonkin aikaa päästä kokousten väliin – kerro kummallekin järjestäjälle etukäteen, että olet saanut back to back ’ s: n, joten saatat joutua lähtemään hieman etuajassa tai saapua hieman myöhässä.

värikoodi kalenterisi

kategorisointi ja värikoodaus on mahtava. On helppo segmentoida ja tunnistaa henkilökohtaiset tapaamiset liikeasioista ja järjestää päiväsi. Välähdyksellä, sinulla on hyvä yleiskuva sitoumuksia ja helppo tapa suodattaa mitä olet tekemässä yli päivä, viikko, kuukausi.

monet ihmiset (myös minä) pitävät henkilökohtaista päiväkirjaa ja työkalenteria. Olen kokeillut tätä menetelmää ja se on auttanut poistamaan tarvetta useita kalentereita.

jos kokeilet, kerro mielipiteesi.

Aikatauluaika kalenterissasi sähköpostiin

Tämä on ehkä tärkein kalenterinhallintavinkki.

voit helposti käyttää jokaisen minuutin, jonka Jumala lähettää sähköpostilla, jos sallit sen. Varaa sähköpostiin vain muutama tunti päivässä. Yleensä yritän 60-90 minuuttia enintään aamulla ja sama uudelleen iltapäivällä ja estää sen ajan kalenteriini.

väliaika on varsinaiselle työlle.

kuulostaa hyvältä teoriassa, eikä se tietenkään aina mene niin, mutta pitäydyn kyllä siinä aikataulussa useammin kuin en.

olen sammuttanut kaikki sähköposti-ilmoitukset. Olen myös sammuttanut automaattisen send-receiven ja muuttanut aikaväliä 3 tunnin välein. Tämä tarkoittaa, että jos jostain syystä olen sähköpostissani, en saa hajamielinen jotain uutta, joka on saapunut. Se on myös tallentanut niskani muutaman kerran, koska sähköpostit istuvat postilaatikkooni 3 tuntia ennen lähettämistä-siellä on ollut enemmän kuin muutaman kerran olen siepannut sähköpostia, että olen kiitollinen koskaan saapunut joidenkin asiakkaiden postilaatikoihin.

milloin tuottavuushuippusi on?

meillä kaikilla on optimaalinen aika päivästä, jolloin olemme tuotteliaimpia. Joillekin se on ensimmäinen asia aamulla. Toiset saavat iloisen toisen tuulensa heti lounaan jälkeen. Tiedätkö, milloin omasi on?

kiinnitä huomiota tuottavuuspyrähdyksiisi ja vältä tapaamisia sinä aikana. Kirjaa tuo aika kalenteriisi töiden tekemistä varten.

Jos sinun täytyy hyväksyä kokous, tee siitä sellainen, jossa sinun on sitouduttava, keskityttävä, tehtävä päätöksiä ja osallistuttava – toisin sanoen … ajatella.

Tarvitseeko sinun todella tavata?

Kalenterinhallinnassa ei ole kyse vain kokousten aikatauluttamisesta tehokkaasti. kyse on myös siitä, ettei niitä ylipäätään ajoittaa. Seuraa tätä päätöksentekopuuta ja kysy itseltäsi, tarvitseeko sinun edes tavata lainkaan. Yllätyt, kuinka nopeasti aikataulusi vapautuu.

etsi aikaa aikataulustasi

me kaikki haluamme vaatia aikaa takaisin aikatauluissamme, joten mikään kalenterinhallinnan Vinkkilista ei voisi olla täydellinen ilman joitakin ajanseurantatyökaluja. Tässä ovat suosikkini – jotka kaikki ovat ilmaisia.

RescueTime
näyttää, missä vietät aikaasi. Se hiljaa toimii taustaseurannassa, mitä sovelluksia työskentelet ja kuinka kauan ja antaa sinulle hyvän tilannekuvan toiminnastasi. Katso tuore kojelauta alta. Olen käyttänyt 30 + tuntia sähköpostitse. Tiedän. Pelottava.

kun käy läpi kalenteria ja katsoo taaksepäin sitä kuukautta, joka oli, ja päällystä se RescueTime dashboard, joitakin kuvioita alkaa syntyä. Voit todella alkaa nähdä, mikä häiritsee sinua, milloin ja miksi.

Toggl
Toggl tarjoaa rajoittamatonta ja vapaa-ajan seurantaa yksityishenkilöille. Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on klikkaa play-painiketta ja sovellus alkaa seurata työaikoja työntekijöiden. Sen jälkeen voi käydä läpi kertyneet viikko-ja kuukausitiedot kokonaistyöajasta.

TimeCamp
Tämä työkalu todella avaa silmäsi siihen, miten päiväsi kuluu ja miten paljon aikaa on (tai ei ole) hukattu. Se seuraa toimintaa näkymättömästi ja automaattisesti taustalla ja on myös hämmästyttävä määrä integraatioita kuten ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce ja enemmän. He väittävät löytää sinulle ylimääräistä 30 minuuttia tuottavaa aikaa kalenterissasi päivässä!

Further reading

• tarvitseeko sinun todella pitää se kokous?
  ”Let’ s achieve a meeting ” on tullut universaali vastaus lähes jokaiseen tilanteeseen. Mutta onko se oikea?
• Tietovisa: kuinka hyvää ajanhallinta on?
  Just how efficient are you? Ota tämä tietokilpailu ja selvittää, kuinka hyvä ajanhallinta todella on.
• 27 Ajanhallintavinkkiä, joilla voit työskennellä vähemmän ja pelata enemmän
  siirrä kalenterinhallinnan ulkopuolelle näillä 27 ajanhallintavinkkiä

Featured image designed by Freepik