miksi muutos on niin vaikeaa? Varsinkin, jos tiedämme, että useimmiten merkittävä muutos parantaa asioita. Eikö niin?

no, ei aina, mutta oikealla tavalla tehtynä muutos voi tuoda merkittäviä parannuksia!

organisaatiot uudelleenorganisoivat sisäisiä rakenteita ja prosesseja muutamasta syystä.

muutos voi olla: jotta organisaatio mukautuisi paremmin muuttuviin olosuhteisiin, uusiin liiketoiminnan vaatimuksiin tai ehkä organisaatioon vaikuttavan kriisin vuoksi.

muutos aloitetaan perääntymällä ja tarkastelemalla organisaatiota strategisesta näkökulmasta ja tekemällä sitten suunnitelma liiketoiminnan uudelleensuuntaamisesta ja sopeuttamisesta.

tavoitteena on saada organisaatio lähemmäksi sitä, missä sen pitäisi olla: tulojen kasvun, tuottavuuden parantamisen, laadun parantamisen, kustannussäästöjen ja mikä tärkeintä – asiakaskokemuksen parantamisen kannalta.

jotkut organisaatiot onnistuvat tällaisessa pyrkimyksessä, ja jotkut epäonnistuvat surkeasti. McKinsey Quarterly teki tutkimuksen, joka paljasti, että vain 8% haastatelluista johtajista, jotka olivat käyneet läpi uudelleensuunnittelun, sanoivat muutostyönsä tuovan lisäarvoa, täyttäneen liiketoiminnan tavoitteet ja valmistuneen ajoissa.

suurin osa johtajista sanoi onnistuneiden uudistusten vieneen kuusi kuukautta tai vähemmän ja onnistuneensa muuttamaan työntekijöiden ajattelutavat siten, että he eivät vastustaneet muutosta vaan rallattelivat sitä.

järjestöjohtajat tutkivat uudelleenjärjestelyjä
ja muutospyrkimyksiä, kun he tuntevat tarvetta:

vastaa organisaation kasvuun. Onko organisaatio esimerkiksi kasvanut ulos nykyisestä toimitilastaan?

Vähennä kustannuksia. Ovatko esimerkiksi käyttökustannukset kasvaneet, ja onko kustannussäästöihin mahdollisuuksia.

parhaiden käytäntöjen vertailuarvo. Oletko esimerkiksi oppinut uusia ja parempia tapoja toimia ammattijärjestön kautta?

muuta staattista organisaatiota. Onko esimerkiksi organisaatiosi yksinkertaisesti tunkkainen ja kaipaa parannusta?

muutosaloitteiden toteuttamisen aikataulusta on erilaisia ajatuksia.

kysymys

pitäisikö organisaatiomuutos toteuttaa vähitellen ajan myötä, vai pitäisikö sen tapahtua nopeasti?

keskustellessani tästä johtajien kanssa kysyn: ”Tykkäätkö vetää laastarin pois nopeasti vai hitaasti?”

molemmissa lähestymistavoissa on selviä etuja. Muutosten tekeminen nopeasti mahdollistaa kuitenkin sen, että organisaatio pääsee sinne, missä se haluaa olla nopeampi – ja hitaampi toteutus pitkittää usein kivuliasta prosessia.

onnistuneen, nopean muutoksen salaisuus on keskittyä muuttamaan niiden ajattelutapaa, joihin muutos vaikuttaa.

Daniel Pink kertoo kirjassaan Drive: the Surprising Truth About What Motivates Us, kuinka tärkeää on vaikuttaa työntekijän muutokseen.

lähtökohta on, että jotta organisaatio muuttuisi onnistuneesti, muutoksen on noustava työntekijöiden riveistä ylöspäin.

selvitä, mikä motivoi työntekijöitä muutokseen, ja kohdenna sitten ponnistelut siihen, mikä motivoi heitä.

11 vinkkiä onnistuneisiin Muutosaloitteisiin

auttavat työntekijöitä ymmärtämään ”miksi”

muutos voi olla vaikeaa. Työntekijät kehittävät rutiineja töissä, ja niiden muuttaminen vaatii ylimääräistä vaivaa. Auta työntekijöitä hyväksymään muutos selittämällä, miksi muutos on tehtävä ja mitä siitä seuraa.

esimerkiksi, jos vaihdat ohjelmistoa asiakkaiden seuraamiseksi, auta työntekijöitä ymmärtämään, miten parantunut teknologia helpottaa heidän työtään – kun he käyvät läpi oppimiskäyrän.

ota työntekijät mukaan

työntekijät tekevät päivittäisen työn. Ota heidät mukaan muutostyön suunnitteluun ja toteutukseen. Tee tämä varmistamalla työntekijöiden edustus suunnittelun toteutustiimeissä.

fokuksen muutos koko organisaatioon

organisaatiot tekevät usein sen virheen, että keskittävät ponnistelut yhteen osastoon tai alueeseen, joka tarvitsee muutosta. Onnistuaksesi tähtää koko organisaatioon ja työskentele jokaisen toiminta-alueen läpi.

luo strategioita työntekijöiden ajattelutapojen muuttamiseksi

ollaan todellisia, muutos ei ole monelle työntekijälle helppoa. Ota aikaa luoda strategioita, jotka auttavat työntekijöitä näkemään yli status quo ja parempaan, tulevaisuuden tilaan.

luo hyvin tarkat tavoitteet

ei ole paljon sekavampaa kuin pyrkiä johonkin, mutta ei olla selvillä tavoitteesta.

ota aikaa ja luo fiksuja tulostavoitteita muutospyrkimyksillesi. Yksityiskohdat auttavat työntekijöitä ymmärtämään, mitä yrität saavuttaa.

tarjoa tarvittavat resurssit

muutoksella on kustannuksensa. Ja usein se kustannus on käytettävissä olevien resurssien ja muutoksen tukemisen kannalta.

luo järjestelmiä ja prosesseja, jotka tukevat pyrkimyksiä ja varmistavat, että kaikki tarvittavat resurssit (ihmiset, aika ja raha) ovat käytettävissä, jotta saavutat tavoitteesi.

johtajuus

työntekijät seuraavat suuria johtajia. Tunnista johtaja, joka on innoissaan muutoksesta.

valitse johtajuus, joka puolustaa ja tukee muutospyrkimyksiä auttamalla työntekijöitä näkemään kokonaiskuvan ja valmentamalla heitä muutoksen mukanaan tuomien vääjäämättömien haasteiden läpi.

vain 22% työntekijöistä on vahvasti sitä mieltä, että heidän järjestönsä johdolla on selkeä suunta järjestölle.

laukasta – se on johtaja

toteuta nopeasti

tee suunnitelma ja toteuta se sitten nopeasti. Käytä suurta viestintätaktiikkaa varmistaaksesi, että kaikki työntekijät ymmärtävät ja ovat valmiita muutokseen.

Mitä nopeammin pystyt toteuttamaan, sitä nopeammin pääset takaisin hyväksyttäviin normeihin.

apu häiriötekijöihin

muutos voi aiheuttaa stressiä työntekijöille. Stressi häiritsee työn tekemistä.

harkittu toteutustaktiikka voi auttaa työntekijöitä voittamaan muutospyrkimysten usein mukanaan tuoman häiriötekijän ja lannistumisen.

viestintä usein

Muutospyrkimykset vaativat jatkuvaa viestintää. Tunnista viestinnän puolestapuhuja, joka voi auttaa kehittämään viestintäsuunnitelman työntekijöille.

silloin viestitään, viestitään ja viestitään lisää!

luo tukijärjestelmiä

muutostyöt tarvitsevat paljon tukea. Varmista, että sinulla on järjestelmät ja prosessit, jotka tukevat muutosta.

esimerkiksi, jos vaihdat ohjelmistoa, varmista, että koulutusta tai teknisiä ongelmia kohtaaville työntekijöille on tarjolla teknistä tukea.

huonosti suunnitellut muutostoimet voivat vaikuttaa työntekijöiden sitoutumiseen ja lopulta työntekijöiden tuottavuuteen.

työnantajat voivat auttaa työntekijöitä selviytymään organisaatiomuutoksesta:

• luomalla muutosstrategian;

kehittää erittäin selkeän viestintäsuunnitelman, joka auttaa työntekijöitä ymmärtämään, miksi muutoksen on tapahduttava;

pyytää työntekijöitä osallistumaan muutokseen;

harkittu ajoitus;

• ja hyvin määritellyt menettelyt muutoksen toteuttamiseksi.

käytä aikaa muutosaloitteen jokaisen yksityiskohdan suunnitteluun, laadi vahva viestintäsuunnitelma (joka auttaa työntekijöitä osallistumaan prosessiin) ja pystyt kääntämään organisaatiosi nopeasti ja onnistuneesti.

Onko organisaationne käynyt viime aikoina läpi uudelleenorganisointia tai uudelleensuunnittelua?