Por Grantham University 17 de mayo de 2019

Una empresa que quiere tener éxito en la economía actual necesitará comprender los recursos que utiliza, cómo funcionan en su modelo de negocio y cómo sacarles el máximo provecho. Esta guía introducirá a los gerentes y propietarios de negocios al concepto de recursos económicos, discutirá algunos de los desafíos que presentan y trazará estrategias que todo profesional de negocios debe comprender para administrar y evaluar los recursos. Al estudiar administración de empresas, los gerentes y propietarios pueden preparar a sus empresas y a sí mismos para el éxito.

¿Qué es un Recurso?

En el contexto de los negocios y la economía, un recurso es cualquier factor necesario para lograr un objetivo o llevar a cabo una actividad. En resumen, son los componentes que una empresa necesita para hacer negocios. Los recursos a menudo incluyen empleados, espacio de trabajo, equipo o capital. Comprender con precisión qué utiliza su negocio es fundamental para garantizar que está aprovechando al máximo los recursos disponibles y que no le falta ningún agujero en su modelo de negocio.

Tipos de recursos

Los recursos de una empresa se pueden dividir en varios tipos diferentes. Algunos de los más utilizados incluyen:

• Trabajo: Casi todas las empresas requieren mano de obra humana para superar una jornada laboral. El trabajo incluye a todas las personas que trabajan para usted y los trabajos que realizan.
• Gestión: Sin una mano guía, muchas empresas terminarían logrando muy poco. Es por eso que las habilidades de gestión y la ejecución son un recurso esencial para muchas empresas.
• Experiencia: Para ayudar realmente a un negocio a sobresalir, la mano de obra y la administración deben ejecutarse con experiencia. El conocimiento de su dominio y las prácticas que lo ayudan a tener éxito es crucial.
• Equipos: La mayoría de las empresas requieren herramientas especializadas para hacer su trabajo, ya sea hardware especial, una pieza única de software o una máquina diseñada para realizar una determinada tarea.
• Finanzas: Las finanzas de una empresa le permiten utilizar muchos de sus otros recursos. Esto puede incluir: el pago de salarios, la compra de equipos o el alquiler de un espacio de trabajo.
• Energía: En el siglo XXI, es difícil dirigir un negocio sin aprovechar la energía, ya sea en forma de gasolina para alimentar una flota de camiones o electricidad para mantener una oficina llena de computadoras en funcionamiento.
• Tierra: La tierra es un recurso excepcional en la medida en que no necesita ser producida. En su lugar, se puede refinar para adaptarse a las necesidades de un negocio en particular.
• Tiempo: Dado que ninguna empresa puede lograr sus fines instantáneamente, todas las empresas deben tratar el tiempo como un recurso. Dado que el costo del tiempo se mide en términos de otro recurso, el tiempo a menudo debe considerarse junto con recursos como la mano de obra, la energía y la tierra.

Estos son solo algunos de los recursos que muchas empresas utilizan a diario; esta no es una lista exhaustiva de recursos, ya que cada empresa tiene sus propias necesidades únicas. Al pensar en los recursos que utiliza su propio negocio, trate de considerar las cosas que necesita para continuar, tanto a escala diaria como a largo plazo.

¿Qué Es la Gestión de Recursos?

Los recursos que utiliza una empresa se pueden dividir en varios tipos. La gestión de recursos es el proceso de asignación de recursos para que una empresa complete su trabajo de la manera más eficiente posible. Este proceso a menudo lo realizan personas con capacitación en gestión de proyectos que tienen la experiencia y los antecedentes para hacer este tipo de juicios en nombre de una empresa.

Como gerente de negocios o propietario, depende de usted decidir cómo utilizar mejor los recursos que tiene disponibles, averiguar qué recursos adicionales puede necesitar y determinar dónde se están desperdiciando los recursos en su modelo de negocio. La gestión de recursos es una necesidad para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva con sus rivales.

Términos clave de Gestión de recursos

Algunos términos clave utilizados a menudo en las discusiones sobre gestión de recursos incluyen:

• Asignación de Recursos Multifuncionales: El proceso de asignación de recursos entre diferentes equipos funcionales dentro de una organización, donde cada equipo se centra en el mismo objetivo final.
• Asignación de recursos funcionales: El proceso de asignación de recursos dentro de un solo equipo funcional.
• Equipo funcional: Un equipo que tiene como objetivo satisfacer una sola función de proyecto. Algunos ejemplos de diferentes equipos funcionales dentro de la misma organización pueden incluir el equipo de redacción, el equipo de edición y el equipo de publicación.
• Gestión Organizacional: El proceso de administrar y asignar los recursos con la organización.
• Asignación de recursos: El proceso de asignación de recursos a tareas y proyectos con el objetivo de distribuirlos de manera eficiente.Matriz de asignación de recursos: Término asociado a la gestión de los recursos humanos. Las personas en una matriz de asignación de recursos están determinadas a tener una cierta relación con una tarea determinada, ya sea ser responsables, rendir cuentas, ser consultados o ser informados.
• Plan de recursos: Un plan integral de todos los recursos necesarios para completar una tarea determinada.
• Estructura de desglose de recursos: Dentro de un plan de recursos, la estructura de desglose de recursos determina la jerarquía entre los recursos, especialmente los recursos humanos.
• Dependencia de recursos: El fenómeno en el que una organización depende demasiado de un solo recurso, creando un cuello de botella para todos sus proyectos. Por ejemplo, si tiene cuatro licencias de software, pero ocho departamentos que necesitan su propia licencia, tiene un problema con la dependencia de recursos.
• Histograma de recursos: Una representación visual de todos los recursos involucrados en un proyecto y sus relaciones entre sí.
• Asignación excesiva de recursos: Un recurso que está asociado con demasiadas tareas. Por ejemplo, un empleado con exceso de trabajo.
• Planificación Estratégica: Una actividad de gestión organizacional que implica el establecimiento de prioridades, la asignación de recursos y el establecimiento de objetivos comunes.
• Tasa de utilización: La tasa a la que se utiliza un recurso. A menudo se usa en relación con el tiempo de un empleado y la cantidad de tiempo que gasta en una tarea determinada en comparación con la cantidad total asignada.

Beneficios de la gestión de recursos

Una buena gestión de recursos puede permitir a una empresa sobresalir en su dominio. Algunos de los beneficios de administrar los recursos de manera eficiente incluyen:

• Menos conflictos en el lugar de trabajo. Cuando los recursos de la empresa se gestionan bien, los equipos y las personas pueden sentir que tienen lo que necesitan con más frecuencia. Cuando tienen lo que necesitan, puede haber menos conflictos en el lugar de trabajo por recursos limitados. Una sólida estructura de desglose de recursos también crea el mecanismo para la resolución de conflictos dentro de la empresa, al identificar dónde se encuentran los recursos y las necesidades entre sí en toda la organización.
• Menores gastos generales. Una buena gestión de los recursos implica asignar los recursos de manera eficiente. Cuando esto se hace bien, hay menos necesidad de microgestión de proyectos. Si asigna recursos dentro de su negocio, puede ahorrar dinero en sus costos administrativos a largo plazo.
• Mayor productividad. La gran eficiencia en la gestión de recursos se extiende a todas las áreas de su negocio. Si es más eficiente en la distribución de los recursos de su empresa, todo su negocio podrá operar de manera más eficiente. Eso significa que los proyectos se realizan rápidamente y con menos recursos en general.
• Mejores beneficios. Cuando puede hacer su trabajo con costos generales más bajos y sus equipos son más productivos dentro de un período de tiempo determinado, tendrá el potencial de mejorar las ganancias de su empresa.
• Mejorar la calidad en proyectos y productos. Recuerde que la experiencia también es un recurso. Al asegurarse de que su negocio tenga mucha experiencia, también puede asegurarse de que puede entregar los tipos de productos de alta calidad que captan la atención de los clientes.
• Tasas de agotamiento reducidas. La gestión inteligente de recursos puede ayudarlo a obtener mucho trabajo de alta calidad de sus empleados sin presionarlos demasiado. Cuando los empleados no sufren agotamiento, es más fácil mantenerlos cerca, desarrollando conocimientos a través de la experiencia.

En última instancia, las empresas que practican una buena gestión de recursos pueden producir trabajos de mayor calidad más rápidamente y con menos gastos generales. Está claro que cada empresa debe examinar seriamente sus propias prácticas para encontrar los sistemas más eficientes de asignación de recursos.

Desafíos de la administración de recursos

La administración de recursos puede ser una bendición para su negocio, pero eso no significa que sea fácil. La administración efectiva de recursos puede ser difícil por varias razones:

• Sorpresas en el flujo de trabajo. No hay dos proyectos iguales, por lo que no hay dos proyectos que funcionen exactamente con el mismo plan. La buena gestión de los recursos a veces se ve dificultada por acontecimientos inesperados en un proyecto, a los que los administradores tendrán que adaptarse para garantizar que los equipos funcionales sigan funcionando de manera eficiente.
• Gestión de recursos humanos. Las personas constituyen una gran cantidad de los recursos de una empresa determinada, incluida la mano de obra, la experiencia y la gestión. Sin embargo, las personas son complicadas y no todas trabajan de la misma manera. Además, las personas pueden sufrir agotamiento si se convierten en víctimas de la asignación excesiva de recursos. Los buenos gerentes de recursos necesitan comprender las fortalezas y debilidades de sus empleados para asignarlos de manera eficiente y sin sobrecargarlos de trabajo.
• No hay suficientes recursos. A fin de cuentas, los recursos son limitados. Uno de los mayores desafíos de la gestión de recursos es encontrar dónde colocar los recursos limitados cuando no tiene suficiente para hacer todo a la vez.

Una buena gestión de recursos puede tener un gran beneficio para su empresa, pero también puede ser muy difícil de hacer de forma confiable. Las personas capacitadas en la mejora del rendimiento están mejor situadas para identificar y abordar las ineficiencias dentro del plan de gestión de recursos de una empresa.

Estrategias y Técnicas de Gestión de recursos

La gestión de recursos conlleva algunos desafíos, pero también hay técnicas y estrategias que pueden ayudarlo a superar estas dificultades y conducirlo hacia una asignación eficiente de recursos. Para los propietarios y gerentes de negocios que se sienten inseguros sobre cómo manejar las estrategias de gestión de recursos, realizar un MBA puede ayudarlo a aprender cómo utilizar eficazmente estas estrategias y saber qué técnica se adapta mejor a su situación.

Planificación de recursos

Gestión de recursos, como término, se refiere a la idea general de tomar decisiones informadas sobre dónde colocar los recursos para que su modelo de negocio funcione de manera eficiente. Sin embargo, la planificación de recursos se refiere a una estrategia en particular que puede hacer que su gestión de recursos sea más efectiva.

La planificación de recursos implica identificar todos los recursos que se necesitarán para completar un proyecto. Como estrategia, la planificación de recursos a menudo se realiza mejor cuando se escucha la opinión de los empleados. Hable con las personas que van a hacer el trabajo en su proyecto y descubra exactamente lo que necesitan para tener éxito. Al hacer esto antes de comenzar un proyecto, puede asegurarse de que sus equipos tengan todo lo que necesitarán antes de que comience el trabajo. Esto puede reducir los contratiempos en la ejecución de proyectos y ayudar a sus equipos a ser más eficientes.

Gestión de riesgos

Los eventos inesperados que surgen durante la ejecución de un proyecto son algunos de los desafíos más graves asociados con la gestión de recursos. Sin embargo, al contar los posibles riesgos antes de que comience un proyecto, considerar la probabilidad de cada riesgo individual y desarrollar un plan de gestión de riesgos, es posible suavizar algunos de los baches que las sorpresas pueden causar.

Considere algunos de los riesgos que las empresas a menudo enfrentan en sus operaciones diarias. Estos pueden incluir cosas como:

• Un corte de energía en la oficina;
• Empleados que llaman por enfermedad;
• Plazos de entrega de proyectos perdidos;
• Empresas asociadas que cierran negocios;
• Error humano.

La gestión de riesgos implica identificar los tipos de riesgos que un proyecto puede enfrentar y permitir una asignación de recursos flexible según sea necesario, para evitar que estos riesgos descarrilen un proyecto por completo.

Estimar y pronosticar

La asignación eficiente de recursos a menudo requiere que los gerentes y propietarios entiendan exactamente cuánto de un recurso determinado necesitará un proyecto. Sin embargo, este tipo de conocimiento solo está disponible después de que se haya completado el proyecto.

Aquí es donde entran en juego la estimación y la previsión. Las estimaciones precisas de las demandas de recursos de un proyecto o tarea en particular pueden ayudar a una empresa a informar su estrategia de gestión de recursos. Las estimaciones rara vez van a ser 100% precisas. Sin embargo, al evaluar las estimaciones pasadas en comparación con los requisitos de recursos reales y pedir a los empleados que documenten su uso de recursos a fondo, es posible perfeccionar su proceso de previsión y comprender sus necesidades de recursos con mayor claridad.

Nivelación de recursos

La nivelación de recursos, también conocida como suavizado de recursos, es el proceso de reasignación de recursos para evitar la subutilización y el agotamiento. Por ejemplo, si un equipo está terminando su proyecto antes de lo previsto, mientras que otro se está quedando atrás y se está estresando, la nivelación de recursos implicaría trasladar parte del trabajo del equipo con poco trabajo al proyecto retrasado. Haciendo esto, usted puede asegurarse de que su trabajo está siendo utilizado de manera eficiente, evitando los recursos de sobreasignación.

Gestión ágil de proyectos

Como señalamos anteriormente, los pronósticos perfectos de asignación de recursos son extremadamente raros, si no imposibles. Sin embargo, la gestión ágil de proyectos puede ayudar a mitigar los efectos de las imperfecciones en el proceso de previsión. La gestión ágil de proyectos implica abordar un proyecto con una visión amplia, en lugar de un objetivo único y bien definido. En lugar de diseñar un plan de proyecto rígido, la gestión de proyectos ágil requiere hacer pequeñas correcciones de curso a lo largo del camino. El resultado final es que los equipos que operan bajo una gestión de proyectos ágil son capaces de adaptarse a condiciones cambiantes y manejar sorpresas sin estar vinculados a una asignación de recursos fija desde el principio.

Lista de herramientas de gestión de recursos

Si es propietario o gerente de un negocio, la gestión de recursos no es algo que deba hacer solo. Hay una amplia variedad de herramientas que pueden ayudarlo a asignar recursos de manera más eficiente. Además, si bien tener herramientas es útil, un título en inteligencia de negocios puede equiparlo aún más con la experiencia, la capacitación y las habilidades que necesita para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos. Sin embargo, a continuación se presentan algunas herramientas de administración de recursos populares para ayudarlo a mantener los proyectos funcionando sin problemas:

• 10,000 ft — 10,000 ft es un software con funciones de administración de recursos. Es especialmente útil para ayudar a los gerentes a asignar las habilidades adecuadas para una tarea determinada. Incluye el seguimiento del tiempo y el seguimiento de los gastos para proyectos individuales, lo que permite a los administradores hacer un seguimiento de las necesidades de recursos pasadas y planificar una asignación de recursos más eficiente en el futuro.
• Asana-Asana es una aplicación de calendario popular que puede ayudarte a asignar y hacer un seguimiento de las tareas de tus empleados. Las tareas se pueden clasificar en proyectos específicos, pasar entre empleados y equipos y recibir etiquetas personalizadas en función de su estado. Asana puede ayudar a facilitar la asignación, ya que los gerentes crean y asignan tareas a los empleados, mientras que el progreso es visible durante toda la vida de una tarea.
• Epicflow-Epicflow está diseñado para ayudar a los gerentes a asignar recursos de manera más efectiva. Cabe destacar la integración de la gestión de recursos en una serie de proyectos diferentes, todos ellos procedentes del mismo grupo de recursos. También puede calcular automáticamente la prioridad de las tareas, asignando recursos de manera eficiente a las tareas que más necesitan.
• Teamdeck-Teamdeck es un software útil para administrar sus recursos humanos. Sus características incluyen programación, seguimiento del tiempo y administración de licencias, todo dentro de la misma vista, lo que le permite tomar decisiones informadas sobre cómo asignar su mano de obra.