Una de las características más importantes de VoIP es la capacidad de indicar la presencia a otros suscriptores de la red.

En un contexto empresarial, la información de presencia es una herramienta poderosa que permite a los empleados transferir llamadas entre departamentos/grupos sin interrumpir las llamadas de voz en curso o saber cuándo los colegas o jefes están ocupados en el teléfono y responder en consecuencia.

¿Qué es el Campo de lámpara ocupado (BLF)?

La información de presencia se muestra a los usuarios mediante el uso de botones dedicados en teléfonos IP llamados Campos de lámpara Ocupada. No todos los teléfonos tienen estos botones, por lo que una organización debe decidir si esta función es importante para ellos antes de comprar el hardware adecuado.

Aunque el esquema de color exacto difiere entre diferentes fabricantes de equipos originales, en general se utilizan verde, rojo y naranja para indicar los estados de disponibilidad, ocupado y error, respectivamente.

¿Cómo funciona?

Los teléfonos compatibles con BLF deben configurarse antes de que puedan mostrar información de presencia, generalmente a través de la interfaz de administración que se encuentra en el panel de control en línea.

Cuando se configura, el teléfono envía una solicitud a la centralita virtual IP pidiendo que se le notifique sobre el estado de una extensión en una lista de recursos en particular. El servidor autenticará al suscriptor (el teléfono que realiza la solicitud) y comenzará a monitorear la extensión.

La centralita IP enviará un mensaje SIP notificando al teléfono sobre el estado actual de la extensión, que debe ser reconocido por el dispositivo. A partir de entonces, el servidor supervisará la extensión/lista de extensiones solicitadas y enviará mensajes cuando cambie el estado.

De acuerdo con las reglas de la organización, BLF puede restringirse a equipos de proyecto, departamentos individuales o ubicaciones particulares. Los miembros individuales también pueden optar por no transmitir la información de presencia, siempre que tengan la autorización para hacerlo.

¿Cómo es útil?

La información de presencia, ejemplificada por el Campo de lámpara Ocupado, puede ser muy valiosa en muchas circunstancias. Por ejemplo, el BLF en el teléfono de una secretaria podría configurarse para mostrar datos de presencia de la línea del jefe.

Le permitirá a la secretaria saber (sin preguntar ni confirmar) cuándo el jefe está ocupado en otra llamada, si poner a la persona que llama actual en espera o dejarle pasar de otra manera.

Los datos de presencia también pueden ser útiles para los equipos que trabajan en un proyecto en particular. Los supervisores podrían monitorear la extensión de los miembros del equipo y viceversa para que todos se mantengan actualizados sobre el estado actual de cada uno.

Se asegura de que las llamadas externas (proveedores, socios o clientes) no tengan que ponerse en espera debido a otra llamada que se originó internamente (generalmente de supervisores, colegas, etc.).)

Otro uso de BLF es para centros de llamadas y grupos de atención al cliente. Los empleados pueden saber cuándo sus colegas están disponibles para atender una llamada de soporte o si el supervisor está ocupado y no puede estar con otro cliente en este momento.

BLF también se puede configurar para que otros empleados puedan recoger llamadas destinadas a una extensión en particular si ese colega no puede responder o está lejos de su escritorio.

Como podemos ver, la información de presencia es un concepto simple que transmite información compleja que puede ser increíblemente poderosa en diferentes contextos. Dado que más organizaciones están integrando VoIP en sistemas de comunicación unificados, la información de presencia seguirá ocupando un papel central.