» Enfoque la mente y manténgala alerta para que pueda intuir inmediatamente la verdad, que está en todas partes. «- Bruce Lee
Vivimos en una sociedad distraída. Tener enfoque es una moneda escasa. No es de extrañar que las distracciones afecten la productividad del lugar de trabajo. Ya en 2004, algunas investigaciones pusieron el costo de «no prestar atención» en 5 588 mil millones por año solo en los Estados Unidos.
Cuando las mentes de su equipo están en otro lugar, tanto la colaboración como la productividad se ven afectadas.
las Reuniones son un mal necesario. Los equipos resuelven problemas, mejoran su juego e innovan cuando trabajan juntos. Sin embargo, la mayoría de los ejecutivos pasan demasiado tiempo en las reuniones, hasta 23 horas a la semana, haciendo que sus mentes vaguen en lugar de estar presentes y concentrados.
La autoconciencia está recuperando el papel que merece en el lugar de trabajo. La investigación de Tasha Eurich, autora de Insight, muestra que la autoconciencia es la meta-habilidad del siglo XXI: las personas autoconcientes son más exitosas, más seguras de sí mismas, construyen mejores relaciones y son líderes más efectivos.
Registrarse antes de una reunión ayudará a tu equipo a eliminar las distracciones y recuperar la concentración. Permítanme explicar el «por qué» y el «cómo» hacerlo.
los Beneficios de una mentalidad de check-in
«Cómo ingresar un espacio y cómo salir de un espacio es tan importante como lo que sucede en el espacio.»- Emily M. Axelrod
El registro de entrada es una práctica intencional para que un equipo abra una reunión o sesión. Cada participante comparte lo que (mentalidad) está trayendo a la mesa antes de que comience la conversación de trabajo, uno a la vez. Cuando todos pueden eliminar sus distracciones personales, es más fácil concentrarse en hacer el trabajo. Un registro de mentalidad se refiere al estado de tu mente, no al del proyecto.
El registro de entrada aumenta la autoconciencia y aporta claridad sobre la posición de todos. Recuerda intencionalmente a los miembros del equipo el compromiso de trabajar juntos.
El check-in permite que las personas estén presentes: Preocuparse por lo que sucedió antes de la reunión o lo que sucederá después mantiene la mente ocupada de todos. El propósito de permitir que los participantes compartan lo que tengan en mente es conectarse con el ahora y el aquí. Cuando te das cuenta de lo que te distrae, es más fácil dejar esas cosas a un lado y meter tu mente en la reunión.
El check-in impulsa la comprensión: El ritual del check-in impulsa la conciencia personal y colectiva. Saber dónde está la mente de todos, impulsa la claridad. Puede ajustar la forma de facilitar la reunión o ser más tolerante si alguien está actuando a la defensiva o está más silencioso de lo habitual. Cuando entiendes la mentalidad de otra persona, te vuelves menos crítico de cómo se comportan.
El check-in da voz a todos: los equipos se benefician de la diversidad de pensamiento. La aptitud cultural es la capacidad de un grupo para expandir su perspectiva al fomentar ideas y puntos de vista diversos. Desafortunadamente, los introvertidos, los forasteros o los empleados subalternos, por nombrar algunos, se sienten intimidados para hablar. Temen ser juzgados. La oportunidad de compartir dónde está su mente fomenta un espacio para que todos hablen libremente.
El check-in refuerza la confianza: Cuando tienes una relación inquebrantable con alguien, es más fácil compartir tus puntos ciegos o debilidades. Sin embargo, ¿cuál es lo primero? Brené Brown dijo: «La vulnerabilidad no es debilidad. Es la medida más precisa de valor.»Compartir lo que mantiene la mente ocupada es el primer paso. Llevar a su yo vulnerable a una reunión alentará a otros a hacerlo también.
el Check-in nos recuerda que somos humanos: Nos criaron para pensar que el trabajo y la vida personal no deberían mezclarse. Sin embargo, la construcción de un muro entre los dos ha creado cualquier cosa menos equilibrio. Somos una sola entidad; lo que sucede en el trabajo no se queda en el trabajo.
Es hora de traer tu alma de vuelta al trabajo, como escribí aquí. Nuestro activo profesional más poderoso es nuestra humanidad. Sus creencias, mentalidades y emociones personales influyen en la forma en que juega en el trabajo. Y al revés.
Mi experiencia con los check-ins
» La falta de dirección, no la falta de tiempo, es el problema. Todos tenemos veinticuatro horas al día.― – Zig Ziglar
He utilizado check-ins a lo largo de mi carrera, pero no de forma consistente. No fue hasta hace más o menos tres años que recuperé el valor de este simple acto y comencé a implementar un enfoque más estructurado y con un propósito.
En mi trabajo anterior, traje una consultoría para ayudarnos a implementar una reorganización. Durante ese viaje, (re)descubrimos el check-in. Sin embargo, la reacción inicial fue todo menos positiva. La mayoría de la gente sentía que era innecesario o demasiado delicado. Otros, paradójicamente, pensaron que era una distracción.
Adoptar un nuevo proceso en el mundo corporativo es más estresante que cambiar tu apariencia personal. La gente tiende a rechazar y juzgar cualquier nuevo proceso que sea una desviación de los negocios como de costumbre. Especialmente uno que expone emociones y hace que los ejecutivos se sientan incómodos. Con el tiempo, sin embargo, el check-in se convirtió en una parte crítica de nuestras reuniones.
Mi viaje personal me ha ayudado a ser más empático cuando estoy entrenando a equipos para experimentar con este proceso.
Check-in: Un proceso paso a paso
Cuando — Al comienzo de cada reunión. Recuerda incluirlo en la agenda. Te recomiendo que empieces en pequeñas dosis. Comience con uno o dos equipos. Es mejor profundizar con una pareja en lugar de intentar cambiar a todos al mismo tiempo sin ganar profundidad o tracción.
Duración: El registro de entrada no debería tardar demasiado. Como regla general, apunte a cinco minutos como máximo para una reunión de 8 a 10 participantes. Inicialmente, los participantes no compartirán mucho y luego saltarán al otro extremo. Se necesita algún tiempo para encontrar el punto ideal entre las personas que permanecen en silencio o comparten en exceso.Roles
: Designe a un facilitador para que gestione el registro de entrada de manera oportuna y con propósito. Este rol debe rotar entre los miembros del equipo. La preparación es esencial. Todos en la sala participan independientemente de sus roles ( facilitadores y jefes también se registran). Algunas personas se sienten incómodas «compartiendo» delante de su jefe. Entiendo que es difícil, pero la recompensa — confianza exponencial y franqueza — vale la pena.
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Nuevo informe: El Futuro de la Gestión de la Fuerza de Trabajo Contingente
El ritual-El facilitador hace preguntas de check-in (ver ejemplos a continuación). Cada miembro toma un turno para responder. Podría ser en el orden de las agujas del reloj o al estilo de las palomitas de maíz (cualquiera toca cuando está listo). El moderador dice «gracias» o simplemente deja que la siguiente persona se registre. No hay lugar para más preguntas o comentarios. La gente simplemente necesita escuchar y estar presente. El lenguaje corporal puede interferir rápidamente. Lo que mantiene ocupadas las mentes de sus colegas podría ser inesperado. Evite hacer caras extrañas o cruzar los brazos cuando alguien más se está abriendo; puede ser contraproducente fácilmente.
Tenga esto en cuenta: Los Check-ins están destinados a proporcionar un espacio donde se escucha a la gente. Aprende a caminar en sus zapatos.
Preguntas de check-in
» Juzga a un hombre por sus preguntas en lugar de por sus respuestas.»- Voltaire
Hay tantas preguntas de check-in como equipos en la tierra. Aquí hay algunos que han demostrado ser muy efectivos en mi experiencia personal:
¿Qué ha llamado su atención? — Esta pregunta permite a la gente centrarse en lo que su mente está haciendo. ¿Está distraído por un problema personal, otra reunión o pensando en el juego de béisbol que está sucediendo ahora mismo? Esta pregunta le da a la gente espacio para decidir qué tan personal, o no, quieren ir.
¿Qué traes a esta reunión? – Esta pregunta invita a los participantes a reflexionar sobre cómo cada uno contribuye al equipo. Aportas tu estado mental, tus problemas y soluciones a un proyecto en particular. Tienes superpoderes y kriptonita que afectan la forma en que interactúas con otros miembros del equipo. Las personas pueden aprovechar cualquiera de estas áreas específicas para responder a la pregunta.
¿Qué tipo de día has tenido hasta ahora hoy? — Esta pregunta es similar a la anterior, pero se centra en el día en lugar de en la persona. Es más seguro, pero también crea cierto desapego que puede limitar la conciencia profunda.
Prefiero la segunda pregunta. Creo que la vulnerabilidad hace que los equipos sean más poderosos: Abordar los problemas de la manera más directa posible acelera la confianza. Pero no todas las organizaciones son iguales. Pruebe diferentes enfoques, vea lo que funciona para su equipo.
El espíritu detrás del check-in es lo que más importa. Desea aumentar la conciencia de sí mismo y del equipo. De todos modos, si el enfoque es lúdico, intelectualizado o emocional, todos necesitan jugar (con las mismas reglas).
Pruébelo para reuniones de clientes
Incluya el registro de entrada en las reuniones de clientes. He entrenado a algunos equipos para hacerlo y es poderoso. Cuando los clientes juegan con las mismas reglas, se convierten en parte de su equipo. Además, las tensiones con los clientes corporativos a veces son impulsadas por malentendidos. Cuando un cliente le dice que acaba de discutir con su marido, hace una diferencia. No solo te vuelves más comprensivo, sino que fortalece la confianza y las relaciones.
Agregue rondas de clausura a sus reuniones. Termina con el mismo espíritu con el que comenzó la sesión. Aporta claridad sobre los acuerdos y los próximos pasos. Una de las razones por las que la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo es que las personas salen de la sala sin claridad. La ronda de clausura debe abordar la mentalidad de todos sobre cómo fue la reunión.
Comportamiento de modelo a seguir. La gente se sentirá incómoda primero. Como líder, tienes que dar el salto y sumergirte más profundo que nadie. Su equipo pondrá a prueba su compromiso genuino con el cambio. Sé paciente. Si quieres que tu equipo se tome en serio el check-in, necesitas exponerte. No solo compartir lo que te mantiene distraído, sino el «por qué».»
Recuerde, los check-ins son cualquier cosa menos una distracción. El aumento de la autoconciencia hace que tu equipo deje de prestar atención para concentrarse. Comprender la mentalidad que cada uno trae a la mesa, hace que las reuniones sean más productivas.
¿Qué te llama la atención? Comparte tus pensamientos.
