¿Cómo sabe si su enfoque de gestión del cambio está configurado para tener éxito? Utilizando la Metodología Prosci como base, hemos creado una lista de verificación fácil de usar para guiarlo a través de su enfoque de gestión del cambio.

Utilice esta lista de verificación para examinar los siguientes elementos de su estrategia de gestión del cambio:

• Planificación de la gestión del cambio
• Preparación para la gestión del cambio
• Patrocinio
• Comunicación
• Coaching
• Gestión de la resistencia
• Formación
• Refuerzo

Esta lista de verificación es especialmente útil para prepararse para las próximas iniciativas, analizar el progreso de las iniciativas actuales y discutir la gestión del cambio con otros.

Cómo usar la lista de verificación

Las siguientes explicaciones le guiarán a través de cada elemento de la lista de verificación, por qué ese elemento es importante y cómo puede implementarlo.

Planificación de la gestión del cambio

Un enfoque estructurado de la gestión del cambio fue citado como el segundo contribuyente al éxito de la publicación Best Practices in Change Management – 11a Edición. El análisis ulterior de los datos muestra una correlación directa entre el uso de una metodología estructurada y la eficacia de la gestión del cambio, y la eficacia de la gestión del cambio está directamente vinculada al éxito de los proyectos.

Claves para la implementación:

• Use un enfoque estructurado y planificado
• Asegúrese de contar con los recursos necesarios
• Comience sus actividades de gestión del cambio al comienzo del proyecto, no como una idea tardía o adicional

Preparación para la gestión del cambio

Realizar evaluaciones de preparación para el cambio y preparación organizacional aclara dónde se encuentra hoy y qué debe hacer a continuación. La cantidad correcta de gestión del cambio depende tanto del cambio que esté implementando como de los grupos que experimenten el cambio.

Claves para la implementación:

• No evalúe por el solo hecho de evaluar; asegúrese de que los resultados le brindarán información importante e impactarán sus acciones futuras
• Personalice su estrategia y planes de gestión del cambio para que se ajusten al cambio específico que está administrando

Patrocinio

El patrocinio efectivo fue citado como el principal contribuyente al éxito en cada uno de los once estudios de evaluación comparativa del Prosci durante más de veinte años de investigación con más de 8,000 participantes de 85 países. En el último estudio, más de la mitad de los participantes calificaron la comprensión y ejecución de la gestión del cambio por parte de sus patrocinadores como insuficiente.

Claves para la implementación:

• No asuma que sus patrocinadores saben lo que significa ser un patrocinador efectivo del cambio; a menudo hay lagunas en el conocimiento de los patrocinadores
• Recuerde que el patrocinio es más que firmar un nombre en la carta de un proyecto; implica una participación activa y visible con el equipo del proyecto, los empleados y otros líderes sénior

Comunicación

La comunicación será fundamental para crear Conciencia y Deseo de cambios. La comunicación frecuente y abierta fue citada como el tercer factor de éxito crítico en las Mejores Prácticas en la Gestión del Cambio – 11a Edición.

Claves para la implementación:

• La comunicación más efectiva es cara a cara, por lo que no confíe exclusivamente en formas de comunicación escrita y electrónica de «difusión»
• Involucrar a los remitentes clave de mensajes de cambio, incluidos los líderes empresariales senior (para mensajes sobre los impactos del cambio en la organización) y los supervisores inmediatos (mensajes sobre los impactos del cambio en el individuo y «Qué hay para Mí»)

Coaching

El papel que desempeñan los supervisores inmediatos durante el cambio es crítico. Son los emisores preferidos de mensajes sobre cómo el cambio afecta a un individuo, y desempeñan un papel central en la identificación y gestión de la resistencia. Los gerentes intermedios fueron citados como uno de los principales resistencias a cambiar en el último informe de evaluación comparativa. Involucrarlos como entrenadores ayuda a abordar algunas de las principales causas de la resistencia de los gerentes.

Claves para la implementación:

• Al igual que con los patrocinadores, no asuma que los gerentes saben lo que significa ser un entrenador efectivo: algunos de los mejores gerentes no son gerentes de cambio efectivos sin el conocimiento y el apoyo adecuados
• Dar a los entrenadores la información que necesitan para ser los remitentes de mensajes clave sobre cómo el cambio afectará a las personas

Gestión de la resistencia

La resistencia al cambio por parte de empleados y gerentes ha sido citada como el principal obstáculo para el éxito del proyecto en los últimos once estudios de evaluación comparativa del Prosci. Las razones más comunes de resistencia no están vinculadas a la solución que está implementando. En cambio, a menudo están relacionados con el estado actual y la posible desinformación en la organización.

Claves para la implementación:

• Sea proactivo en la gestión de la resistencia identificando cómo podría verse y de dónde podría venir
• A menudo puede prevenir o mitigar las causas más comunes de la resistencia simplemente pensando en sus actividades de gestión del cambio al principio del ciclo de vida del cambio

El entrenamiento

El entrenamiento es una parte vital de la construcción de Conocimientos sobre cómo cambiar y la Capacidad de cambiar. Muchos profesionales del cambio están muy involucrados en la parte de capacitación de un proyecto. Confíe en las mejores prácticas a la hora de planificar y facilitar su formación.

Claves para la Implementación:

• Centrarse en la planificación y el diseño (incluidas las evaluaciones de las necesidades de capacitación y la participación con las audiencias afectadas), ya que se enumeró como el principal factor de éxito para la capacitación específica del proyecto
• Asegúrese de que su capacitación se imparta en el momento adecuado, cuando los empleados se encuentran en las etapas de conocimiento y capacidad del Modelo ADKAR

Refuerzo

Si las personas vuelven a la forma antigua de hacer las cosas después de la implementación, no solo ha perdido tiempo y recursos, sino que su solución no generará el beneficio o el retorno de la inversión lo esperabas. Si bien el refuerzo a menudo se pasa por alto, es el puente entre el período de cambio (el estado de transición) y cómo se harán las cosas después de la implementación (el estado futuro).

Claves para la implementación:

• Sea proactivo, sistemático y explícito al desarrollar los mecanismos para reforzar el cambio
• Involucre a patrocinadores y entrenadores en el Refuerzo, ya que serán claves para crear la expectativa de que el cambio se mantendrá

Acelere el cambio con un enfoque estructurado

La Lista de verificación para Su Enfoque de Gestión del Cambio puede permitirle ser proactivo, sistemático y exhaustivo en su trabajo de gestión del cambio. El lado de la gente de su cambio es demasiado importante para dejarlo al azar. Puede acelerar el cambio y minimizar la interrupción pensando en el futuro y utilizando un enfoque estructurado. Recuerde que el cambio de gestión no es:

• Sólo comunicación
• Simplemente ocuparse de resistencia
• formación
• Sólo patrocinio
• evaluar
• Sólo la identificación y mitigación de riesgos
• Sólo informar a la gente

la gestión del Cambio es el proceso, herramientas y técnicas para administrar las personas del lado del cambio para lograr un negocio resultado. Al comprender el cambio individual y organizacional, y las herramientas que tiene para influir en el cambio, puede acelerar la adopción del cambio en su organización.