Ahh forms formularios de solicitud de cheques, esa herramienta ubicua que se usa para solicitar pagos para todo tipo de cosas. Teóricamente, una solución, al facilitar la solicitud de un pago cuando falta una factura. En realidad, sin embargo, puede crear numerosos dolores de cabeza para las organizaciones que los usan, por no mencionar el hecho de causar pagos duplicados por la carga del barco. He aquí un vistazo a algunos de los problemas relacionados con los formularios de solicitud de cheques y algunas sugerencias para evitarlos.
Antecedentes
Los formularios de solicitud de cheques se utilizan en la mayoría de las organizaciones para solicitar el pago cuando una factura no está disponible o nunca se proporcionó. Idealmente, debe haber documentación de respaldo que aumente la solicitud de cheque y proporcione detalles sobre el monto del pago, el beneficiario y el motivo del pago. Dado que la mayoría de los pagos realizados en formularios de solicitud de cheques no pasarán por el riguroso emparejamiento de tres vías en cuentas por pagar (A/P), la documentación que respalda la solicitud de cheques es de suma importancia.
La única excepción a esto es cuando las organizaciones requieren una solicitud de cheque para cada pago individual. Si bien esto no se considera una mejor práctica, algunas organizaciones con requisitos regulatorios o de la industria únicos consideran necesario seguir este camino.
Donde las solicitudes de verificación Causan problemas
Los formularios de solicitudes de verificación se utilizan a menudo para acomodar las solicitudes de verificación urgente. Se trata de pagos únicos realizados a proveedores fuera del proceso normal de presentación de facturas. Por lo general, esto sucede cuando un pago se retrasa y un proveedor molesto amenaza con poner a la organización en espera de crédito.
Ya sea que el formulario de solicitud de cheque se use para un cheque urgente o simplemente porque la factura se ha extraviado — si no se adjunta la documentación adecuada, las posibilidades de un pago duplicado se disparan.
Sin la factura para realizar la coincidencia de tres vías, la orden de compra y el receptor (POR) a menudo permanecen abiertos en los libros de la organización. Esto puede florecer en tres tipos de problemas:
- El más obvio es un pago duplicado realizado cuando la factura finalmente aparece y se paga en A/P.
- El problema menos obvio es qué sucede con los receptores abiertos y las órdenes de compra cuando se preparan los estados financieros. Existe la posibilidad de que los estados puedan ver a los receptores abiertos como propiedad no reclamada.
- El último problema se refiere al fraude. Por desgracia, un gran número de pagos fraudulentos, más de lo que nos gustaría pensar, se emiten en solicitudes de cheques. ¿Cómo es posible? La respuesta más obvia es que un empleado torcido llena el formulario de solicitud de cheque y convence a un firmante autorizado para que lo firme o forja la firma él mismo.
El fraude también puede ocurrir en respuesta a un proveedor irritado que reclama falta de pago. Algunos proveedores han aprendido que, si se comunican por teléfono y generalmente son abusivos con el personal de A/P que amenaza con retener el crédito, a veces pueden hacer que un controlador acosado firme un formulario de solicitud de cheque que autoriza el pago. En uno de los ejemplos más atroces de este tipo de fraude, un vendedor realizó una acrobacia a gritos cada mes durante 18 meses, obteniendo el doble pago por cada uno. Con documentación turbia adjunta a cada formulario, fue difícil encontrar los duplicados hasta que se extrajo y revisó todo el archivo del proveedor.
Las mejores Prácticas del Formulario de Solicitud de Cheque
Requieren documentación para cada formulario de solicitud de cheque. Si una factura o copia de una factura no está disponible, adjunte una copia del contrato, un correo electrónico detallando los requisitos o lo que esté disponible. Se debe tener mucho cuidado para evitar enviar el formulario sin ningún documento justificativo.
En los casos extremos en los que no hay documentación disponible, debe requerir una firma adicional de un ejecutivo de muy alto nivel dentro de la organización, tal vez el controlador o el director financiero. La persona que hace la solicitud debe estar lista con una explicación realmente buena de por qué el cheque debe emitirse sin documentación. Las solicitudes sin documentación deben ser escasas y reducirse al mínimo. Si hay órdenes de compra (POS) pendientes y receptores relacionados con estas solicitudes, esa información debe incluirse en el formulario para que A/P pueda extinguirlas cuando se realice el pago.
Si hay una factura adjunta al formulario de solicitud de cheque, realice la coincidencia de tres vías normal extinguiendo tanto la orden de compra como el receptor abierto.
Conclusión
Los formularios de solicitud de cheques son un mal necesario en el mundo actual de las cuentas por pagar. Si los ejecutivos financieros trabajan duro para implementar las mejores prácticas, los problemas que causan se reducirán al mínimo.
