El sistema de contabilidad de una empresa se basa en un marco de cuentas que mantiene los ingresos, los gastos y otros datos organizados y listos para ser incluidos en un estado financiero.
Este marco, llamado el plan de cuentas, sirve como un índice de todas las cuentas financieras. Los contadores utilizan este cuadro de cuentas para identificar las transacciones a medida que las registran en el libro mayor de la empresa.
Configurar el Plan de cuentas
Cuando inicia un nuevo negocio, configura su plan de cuentas como primer paso para establecer el sistema de contabilidad de su empresa. Las pequeñas empresas no todas tienen el mismo plan de cuentas. Las cuentas que incluya dependen del tipo de negocio. Por ejemplo, si tienes un negocio de servicios, no tendrás una cuenta de inventario.
Cuando configure su plan de cuentas, piense en el futuro. No solo piense en las cuentas que necesita para su pequeña empresa ahora. Piense en las cuentas que puede necesitar durante 5 o 10 años e inclúyalas en su gráfico. Es posible que no tenga empleados ahora, pero en unos pocos años, puede agregar empleados a su negocio, así que planifique eso con su gráfico. Es posible que aún tenga que agregar cuentas a su gráfico a medida que avanza.
Debe crear un sistema de numeración para su plan de cuentas. Si va a utilizar un sistema de contabilidad computarizado, utilice un sistema de numeración de cuatro dígitos. Por lo general, se asigna un bloque de números a cada una de las categorías que componen el plan de cuentas, y se dejan números en blanco al final para agregar cuentas adicionales en el futuro.
Como parte del ciclo de contabilidad, el plan de cuentas se utiliza en las transacciones de diario, y hay cinco categorías en el cuadro de cuentas:
- Activos
- Responsabilidades
- Capital del Propietario
- Ingresos
- Gastos
Activos
La categoría de activos es donde se guardan la pista de lo que su empresa posee. Es posible que desee que su categoría de activos comience con el número 1000. Ese es generalmente el número que usan los programas de contabilidad computarizados. Numere cada cuenta de activos en una secuencia como 1000, 1010, 1020, etc., comenzando con los activos corrientes y pasando a los activos fijos.
Los activos corrientes incluirán cuentas de efectivo en caja, como efectivo en sus cuentas de cheques y de ahorros. Es posible que tenga clientes a los que extienda crédito, por lo que necesitará una cuenta de cuentas por cobrar. Si vende productos, necesitará una cuenta de inventario.
Después de su cuenta de activo fijo, ingrese una cuenta de depreciación acumulada. Siempre es un número negativo en el saldo y está directamente relacionado con sus activos fijos, ya que eso es lo que está depreciando. No dejar espacio para otras cuentas entre el inmovilizado y la amortización acumulada. Es posible que haya acumulado depreciación para más de un activo fijo. Puede depreciar sus edificios, vehículos, equipos comerciales, etc.
Pasivos
La categoría de pasivos es donde realiza un seguimiento de las obligaciones de deuda de su empresa o de lo que su empresa debe o puede deber en el futuro. Es posible que desee comenzar a numerar la sección de pasivos con 2000. Al igual que con la categoría de activos, desea seguir la forma tradicional del balance al desarrollar la sección de pasivos del plan de cuentas. Tendrá una sección de pasivos actuales y una sección de pasivos a largo plazo.
La sección de pasivos actuales incluirá cuentas de deuda a corto plazo, como cuentas por pagar, la cuenta en la que registrará lo que debe a sus proveedores. También incluirá sus cuentas de acumulación, que incluyen lo que debe en impuestos sobre la nómina e impuestos sobre las ventas. También tendrá una cuenta para los salarios acumulados. También puede tener una cuenta de pasivo actual para tarjetas de crédito a pagar y préstamos a corto plazo a pagar.
En el futuro, puede incurrir en alguna deuda a largo plazo, como una hipoteca. Debe incluir espacio en su plan de cuentas para otras cuentas de deuda a largo plazo.
Capital del propietario
Las cuentas de capital del propietario incluyen su inversión en el negocio. En caso de que decida contratar a otros inversores en algún momento, debe incluir cuentas de acciones comunes y, tal vez, acciones preferidas. Usted querrá una cuenta de ganancias retenidas para cualquier beneficio que devuelva a la compañía. Por lo general, comienza las cuentas de capital del propietario con 3000.
Ingresos
Ingresos por ventas es la primera cuenta en el plan de cuentas relacionada con la cuenta de resultados. Los ingresos por ventas son la principal fuente de ingresos para su negocio, y esta sección del plan de cuentas generalmente comienza con 4000. Junto con la cuenta de ingresos por ventas, es posible que desee incluir una cuenta para descuentos por ventas y devoluciones y asignaciones de ventas. También querrá incluir una cuenta de ingresos por intereses para cualquier ingreso que obtenga de las inversiones de su empresa.
Los costos de venta o los costos de los bienes vendidos suelen ser el siguiente tipo de cuenta a considerar. Incluso las empresas de servicios tienen que considerar los costos de venta. También incluye cuentas para descuentos de proveedores, costos de envío y costos de ventas varios.
Gastos
La última categoría que aparece en el plan de cuentas es la categoría de gastos, que por lo general está numerada como 5000. Una manera práctica de enumerar los gastos en el plan de cuentas es mirar el Anexo C del Formulario de Impuestos del IRS y seguir la forma en que se enumeran los gastos en ese formulario. Eso hace que sea fácil para usted y su contador cuando llegue el momento de los impuestos. Desarrolle una cuenta para cada uno de los gastos enumerados en el Anexo C más cualquier otro gasto específico de su empresa. Deje varias cuentas en blanco disponibles en caso de que las necesite en el futuro. Asigne un número en el rango 5000-5999 a cada uno.
